王瓊

摘 要：在新時期發(fā)展形勢下，如何做好檔案信息化建設與檔案管理，適應社會新時期發(fā)展需要，值得相關部門及人員深思，為此，文章從檔案信息化概念及特征出發(fā)，通過對檔案信息化建設相關內容的闡述以及當前檔案管理上常見問題的思考，提出一些有利于檔案信息化建設與檔案管理相關對策，從而促進檔案管理工作跟上時代發(fā)展的節(jié)奏。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

引言

推動檔案管理工作信息化不但可以提高檔案利用的效率、加強對檔案實物的保護，還可以挖掘檔案資源在多方面的應用，充分發(fā)揮檔案資源的價值。在檔案館（室）建設中，必須要對檔案信息化建設的作用進行深入研究，通過多種方式提高對檔案管理信息化的重視，從檔案管理機制、設備等多個維度切入，積極推動信息化建設工作，引入多元化的技術手段， 切實提升檔案信息化建設工作的效率以及建設質量，確保該工作的具體效用可以得到充分展現(xiàn)，以此促進檔案管理工作實現(xiàn)快速化發(fā)展。

1檔案信息化概述與特征

1.1檔案信息化概述

檔案信息化是指在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織領導下，在檔案管理活動中應用現(xiàn)代化的信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。從檔案管理模式上講，是利用計算機和網絡技術，從檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網絡化、社會化。以往傳統(tǒng)檔案管理通常以紙質檔案為主，在檔案歸檔整理上工作量大、效率不高，很難在檔案資料整理過程中不出現(xiàn)失誤或錯誤，保存過程中還會出現(xiàn)丟失或損毀等問題，在信息化時代發(fā)展中，該模式已經不能適應當前社會的需求。檔案信息化管理能較好改善傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題，使檔案管理的質量和水平得到有效提升。

1.2檔案信息化的特征

檔案信息化建設工作主要是突破傳統(tǒng)檔案管理的模式，向信息化和多元化方向發(fā)展。在檔案日常管理工作中，通過建立電子文件管理和數(shù)據(jù)庫，加強現(xiàn)代信息化技術的應用，從而促進檔案信息化建設，使得檔案信息化建設成為檔案管理的主要形式。另外，檔案信息化管理還具有較多的特點及優(yōu)勢，如：有效提高檔案管理工作效率、便于檔案資料查找、有效保護實物資料等。

2檔案信息化建設與檔案管理的常見問題

2.1無法正確認識以及應用檔案信息化

信息技術不斷發(fā)展，公文處理、合同管理、人力資源管理和財務共享等多種管理系統(tǒng)出現(xiàn)在大眾視野，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經無法順應新時期的發(fā)展要求。對此，需積極轉變傳統(tǒng)的管理方式，跟上時代發(fā)展的腳步，引導工作人員高度重視檔案管理。如今，部分檔案管理人員并不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作采用傳統(tǒng)的工作模式即可滿足現(xiàn)階段的工作要求，無需設置現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。這些人員從思想上便忽視了檔案管理工作，阻礙了企業(yè)信息化建設的長足進步，同時也降低了檔案管理的效率。

2.2對信息資源的利用觀念存在很大問題

傳統(tǒng)的檔案管理目的是對信息進行管理和保存，而在這個信息化的時代，信息資源的重要性越來越受重視，檔案管理信息化建設就是為了企業(yè)單位更好地分享資源、使用資源。但是目前許多檔案管理人員的想法較為保守，只在意檔案信息的存放，對于檔案信息的分享和共享的概念存在著很大的問題，最終導致檔案管理水平無法提高。

2.3檔案工作的重視程度不夠

目前很多企業(yè)單位都在向互聯(lián)網媒體轉變，現(xiàn)在較火的短視頻平臺就是一些企業(yè)單位宣傳和拓寬業(yè)務的好渠道。對于檔案管理工作而言，企業(yè)單位相關負責人的重視程度存在一定的問題，尤其是對檔案管理信息化建設的意識和重視程度十分欠缺，導致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大，他們對于新事物的接受能力較差， 思想觀念比較保守，這對于檔案管理的發(fā)展有著嚴重的影響，而且他們一直在使用紙質的檔案管理模式，對于新型的網絡技術的使用并沒有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設。

3對于檔案信息化建設的檔案管理工作的優(yōu)化對策

3.1通過科學的方式對檔案管理機制進行優(yōu)化

對于檔案管理機制不完善等一系列矛盾問題，檔案管理部門應當扭轉傳統(tǒng)思維觀念，正確認識檔案管理機制的重要性，并結合具體工作需求， 通過科學的方式對檔案管理機制進行改進以及優(yōu)化，從而為檔案管理工作提供重要的參考依據(jù)。在實際操作的過程中，各地企事業(yè)單位必須要制定與本單位實際工作高度相符的管理機制，對國家有關法律法規(guī)進行綜合性考慮與分析，保障檔案管理機制具備相對較強的科學性以及合理性，確保檔案管理機制的效用得到充分展現(xiàn)。在開展檔案管理工作的過程中，可以利用完善制度的模式對消除檔案管理工作中所存在的不足之處，妥善處理檔案管理工作中所存在的矛盾問題。與此同時，還必須完善績效考核機制、獎懲機制，對明確落實檔案管理人員的基本任務，圍繞檔案管理工作開展績效考核，要按照相關規(guī)定給予其一定的獎勵，對于那些以一顆消極態(tài)度進行工作的人員給予懲處，充分展現(xiàn)出該制度在約束、激勵兩個方面的重要性作用，保證檔案管理工作的開展是以公平、公正為原則，充分激發(fā)管理人員的積極性，推動檔案管理工作實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展的目標。

3.2加強信息化管理技術的應用

檔案信息化建設與檔案管理中，應注重其信息化管理手段的提升，是保證檔案管理效率和質量的重要基礎。首先要完善信息化管理制度，并嚴格執(zhí)行檔案管理制度，促進實際管理水平的提高。其次要積極應用先進的管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，確保最大限度上提高檔案管理的信息化水平，促進現(xiàn)代檔案信息化建設的健康發(fā)展。

3.3增加檔案管理人員的專業(yè)能力

人才是當今社會發(fā)展中重要的因素，檔案管理人員是主要的落實者和信息管理的推動者，也是檔案信息化建設中的重要保障，增強自身的管理能力和素養(yǎng)，對檔案的管理工作有直接的影響。因此，單位想要加快檔案信息化進程，就可通過培訓、開交流會、專題講座等形式，對檔案管理人員技能進行培訓，從多方面提高檔案管理人員的專業(yè)水平、能力。同時， 還可以培訓其先進的管理思想、理念等，培養(yǎng)其創(chuàng)新意識，讓培訓者在培訓的過程中通過專業(yè)知識的理解能夠累計更多知識，掌握核心內容，相關部門還應該做到：招人才、愛人才、留人才的良好工作氛圍，工作單位應該賞罰分明，這樣可以促進檔案管理工作者在工作實踐中、工作崗位能發(fā)揮自己的特長，將自己飽滿的熱情投入檔案管理工作，為促進檔案信息化建設的快速發(fā)展。

4結束語

綜上所述，關于檔案管理信息化建設工作，其可以促使檔案管理工作的服務水平得到顯著化提升，為管理者、應用者帶來極大的便利，保證檔案資源得到良好運用，使檔案管理工作的效用得到充分展現(xiàn)。同時，有關單位還必須要進一步強化檔案管理工作，找出檔案管理工作過程中所存在的一系列不足之處，然后結合具體需求制定科學化、合理化的信息化建設發(fā)展方案，妥善處理檔案管理工作過程之中所存在的不足之處，使檔案管理的效能得到充分展現(xiàn)。

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