方素潔

（桐廬華數(shù)數(shù)字電視有限公司，浙江 杭州 311508）

在企業(yè)的工程建設(shè)和公務(wù)往來中形成的具有保存價值的一些圖片、文字、聲音、錄像等相關(guān)數(shù)據(jù)被稱為數(shù)字化檔案。這些檔案構(gòu)成國有企業(yè)數(shù)字化檔案的重要部分，在公務(wù)活動中具有不可取代的參考和資政功能。隨著近些年來，國有企業(yè)注重加強檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化，并不斷增強數(shù)字化管理的意識。現(xiàn)在依據(jù)筆者的相關(guān)工作實踐，來探討檔案數(shù)字化的實踐方法。當前國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)以及解決對策進行簡單的策略分析。

1 國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理環(huán)節(jié)中存在的薄弱環(huán)節(jié)

1.1 企業(yè)對檔案數(shù)字化的作用地位認識不到位

很多企業(yè)認為檔案數(shù)字化整理工作存在的作用并不大。大部分企業(yè)在檔案數(shù)字化工作中，工作制度的設(shè)置往往很多年都不會進行調(diào)整；而且在對檔案數(shù)字化工作制度進行設(shè)置時，對該崗位的設(shè)置也不會引起足夠的重視；很多的數(shù)字化檔案往往在個人的業(yè)務(wù)科室中進行存放，也沒有在企業(yè)中形成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)移的習慣，沒有指定專門的管理人員進行整理，這非常不利于檔案進行數(shù)字化的安全管理。數(shù)字化管理的好處是能夠幫助檔案快速的定位以及實時的更新，因此在使用的過程中，可以在短時間內(nèi)完成對企業(yè)效率的提升，但是由于認識方面的不足，因此在更新以及使用方面存在很大的問題，甚至在部分的國企之中，已經(jīng)有了相關(guān)的配套設(shè)備，但是在使用的時候，依舊按照傳統(tǒng)的使用方式進行，這樣的情況比比皆是，嚴重影響了當前國企檔案工作的發(fā)展，造成了國企運行效率低下的情況，不利于國企的進步，所以必須轉(zhuǎn)變這樣的認識，才可以優(yōu)化當前的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的進步和發(fā)展。

1.2 工作人員對檔案數(shù)字化的重要性認識不夠

很多企業(yè)在檔案數(shù)字化管理中，工作人員的重視程度不夠。各個企業(yè)的檔案管理工作往往具有銜接性與連續(xù)性，當前國有企業(yè)檔案數(shù)字化人員的工作現(xiàn)狀來看，一是工作人員往往兼顧多種身份，沒有一心一意來對待這項工作；二是企業(yè)的崗位調(diào)整會出現(xiàn)變動頻繁的現(xiàn)象，未能及時參加系統(tǒng)的培訓和學習，在業(yè)務(wù)能力的處理上不熟練；三是工作人員的學歷偏低，造成業(yè)務(wù)水平偏低，管理經(jīng)驗也非常有限，在對檔案數(shù)字化進行處理的過程中僅僅滿足分類等基本要求，使得檔案數(shù)字化在管理中不夠?qū)I(yè)、不夠規(guī)范，保管分散等。這無疑會對檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的開展產(chǎn)生非常大的影響。這也是造成國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)的主要原因。第四就是在檔案管理過程中，缺乏相關(guān)的培訓工作，數(shù)字化技術(shù)更新速度是非常快的，并且每次較大的更新，都會在一定程度上優(yōu)化操作方法，提升操作的效率，但也需要一定時間的適應(yīng)，因此增設(shè)培訓工作是非常有必要的，但是在當前的國企之中，對于這方面培訓工作，往往較少，工作人員在實際的工作過程中，還需要自己進行摸索，有效適應(yīng)當前的變化，才可以完成相關(guān)的工作，這就造成了當前的學習成本以及學習時間方面的壓力比較大，工作效率的增長速度自然相對緩慢，無法有效實現(xiàn)工作的進步和發(fā)展。

1.3 檔案數(shù)字化投入不夠，管理存在參差不齊的現(xiàn)象

企業(yè)對檔案數(shù)字化的投入也缺乏一定力度的支持。很多企業(yè)因為辦公用房比較緊張，數(shù)字化檔案一般都存在辦公室，這會間接地導致檔案資料的安全產(chǎn)生相應(yīng)的威脅。部分企業(yè)對檔案數(shù)字化的管理沒有設(shè)置專門的數(shù)字化檔案室，還有一些企業(yè)即使設(shè)置了數(shù)字化檔案室，在檔案數(shù)字化的管理中并不具備安全管理的要求，距離合格的檔案室還存在一定的差距。甚至有些企業(yè)在進行材料積累時，會產(chǎn)生堆積成山的情況，缺少必要的設(shè)備進行存儲。此外在部門的配置之中，國企本身的信息需要進行聯(lián)網(wǎng)操作，這樣一方面方便了工作中遠距離的操作，一方面也可以隨時進行更新，但是網(wǎng)絡(luò)本身的開放性導致了網(wǎng)絡(luò)中存在很多的惡意信息，國企本身的檔案需要有一定的保密性，因此需要加強對于防火墻方面的建設(shè)，但是在實際的執(zhí)行過程中，這方面做得不是很好，嚴重影響了當前的信息安全，對國企的發(fā)展也會造成一定的影響，不利于國企的發(fā)展和進步。最后就是缺乏專業(yè)的信息部門，國企的信息設(shè)備維護工作大多是外包進行的，但是隨著信息化的發(fā)展，如今信息化對于日常的工作影響非常大，不僅在數(shù)字化檔案之中需要大量的信息技術(shù)參與，同時在日常的工作中同樣如此，所以在這樣的情況下，為了保證國企信息化的發(fā)展，需要有配套的信息部門，主要負責對國企的信息化進行有效的補充和完善，同時在更新以及維護的過程中，能夠更好更快地解決問題，實現(xiàn)國企管理的發(fā)展。

2 提高國有企業(yè)檔案數(shù)字化管理水平的措施

2.1 提高部門的安全認識，加強檔案數(shù)字化管理宣傳

在企業(yè)不定期舉辦檔案數(shù)字化展覽、開辟有關(guān)檔案數(shù)字化的專欄、利用企業(yè)微信公眾號等多種方式加強檔案數(shù)字化工作的宣傳，真正做到讓檔案數(shù)字化管理意識深入人心。一是將檔案數(shù)字化工作明確到崗位，將責任落實到工作中的每一位成員。二是要不斷增強工作管理人員對檔案數(shù)字化的服務(wù)意識。要從服務(wù)人民群眾的宗旨出發(fā)，不斷嘗試為人民群眾服務(wù)的方法，真正做到對數(shù)字化檔案進行合理化地利用，不斷了解人們的需要，進而為廣大的人民群眾提供最為高效的檔案數(shù)字化管理服務(wù)，提高檔案數(shù)字化管理人員的責任意識與事業(yè)感，真正地為人們解決實際中出現(xiàn)的問題，排除他們工作中的后顧之憂。三是做好信息化方面的安全建設(shè)，國企可以結(jié)合自身的情況，如果體量相對較小，且信息的重要程度不高，可以讓相關(guān)的人員購置市面上常見的一些安全軟件等，維護當前數(shù)字化檔案的安全。如果本身的重要程度較高，且體量較大，最好是可以聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)安全公司，定制符合自身情況的安全信息防火墻，從而保證自身的安全，實現(xiàn)對國企信息安全的維護。

2.2 建立專門的檔案數(shù)字化管理制度，規(guī)范制度管理

檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲和利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施。這就要求在進行檔案數(shù)字化管理中，一要對檔案數(shù)字化進行全面的材料梳理，對檔案中的“原料”問題進行恰當?shù)慕鉀Q。二是要精準對檔案數(shù)字化進行管理。按照《國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》規(guī)定，對檔案數(shù)字化中的管理界限進行清楚的劃分，對檔案的歸檔情況進行精準判斷；在對檔案進行整理的過程中，要對數(shù)字化中的種類以及載體進行嚴格的把控，真正將檔案數(shù)字化中的問題進行規(guī)范化解決。三是要制定符合國家規(guī)定、符合企業(yè)實際的可操作的流程制度，建立安全可靠的保障體系，確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)的安全。四是在具體的執(zhí)行過程中，需要做好對于相關(guān)制度的執(zhí)行流程，整個過程在操作的時候，需要保證操作的流程可靠，且可以復(fù)制，并且進行嚴格的規(guī)定，建立起整個執(zhí)行流程的嚴肅性，每一個步驟需要進行兩次或多次的審核，防止出現(xiàn)信息不實或者失誤的現(xiàn)象，保證當前的信息有效。通過上述的方式，才可以建立起完善的流程以及體系，從而確保當前的檔案信息工作能夠有效執(zhí)行，且達到預(yù)期的效果。

3 檔案數(shù)字化準備工作

首先要做好檔案數(shù)字化的登記和預(yù)存的相關(guān)工作。在實際的數(shù)字化過程中，可將其分為已經(jīng)入庫和未曾入庫的兩種，已經(jīng)入庫的進行清點和預(yù)處理，對其目錄、檔案的頁數(shù)進行清點登記；對于即將入庫的則需從起草、流轉(zhuǎn)、簽發(fā)、整理、歸檔到移交等進行每一個步驟的體現(xiàn)。工作人員在這個過程中，也需要及時掌握記錄在檔案入庫之中存在的不足，及時向上級部門反映，不斷優(yōu)化當前的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的發(fā)展和進步，推動檔案工作的有效實施。

其次，要對相關(guān)的文件進行消毒?？梢圆扇「邷鼗蛘叩蜏氐姆绞竭M行，也可以借由蒸熏中藥來達到防蟲殺蟲的效果。然后進行內(nèi)容檢查工作，主要針對已入庫的檔案數(shù)字化，要仔細觀察與辨別其文字以及相關(guān)的圖文色彩，最終決定要使用的工具進行文件掃描，同時在掃描時對文件進行逐份檢查，確保數(shù)字化的質(zhì)量。在數(shù)字化的時候，需要保證檔案符合以下的基本情況，第一是檔案本身的掃描需要保證其清晰度，可以直觀進行查看，并且不會有出錯的部分。第二則是在掃描的過程中，需要保證整個掃描完成之后，檔案不會出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，由于國企檔案本身的數(shù)量較多，因此這種情況在實際的執(zhí)行之中非常常見，因此可以確定兩到三人的小組進行掃描工作，三人確定之后才可以執(zhí)行，最大程度減少出錯的概率，實現(xiàn)檔案的有效錄入。

最后，就是明確檔案數(shù)字化的方案。一是成立專門的檔案數(shù)字化工作小組，確定專人負責；二是明確檔案數(shù)字化的工作流程、安裝系統(tǒng)、確定外包服務(wù)單位、消毒、整理等以及注意事項。開展檔案數(shù)字化工作，要以延長檔案的使用壽命為基礎(chǔ)，使檔案更好地為人們服務(wù)。三是做好相關(guān)軟件功能的保證，檔案管理軟件的開發(fā)可以進行外包，并且邀請相關(guān)的人員進行長期的維護，在出現(xiàn)問題的時候，第一時間能夠找到相關(guān)的負責人，并且對存在的問題進行解決，實現(xiàn)當前檔案管理工作的發(fā)展。

4 檔案數(shù)字化中需關(guān)注的方面

4.1 提升計算機系統(tǒng)的維護水平

為了有效排除計算機系統(tǒng)的故障，必須加強維護計算機系統(tǒng)。第一，硬件系統(tǒng)的故障，相對來說比較容易解決，只需要將損壞的硬件更換更大存儲量的系統(tǒng)硬盤或者速度更快的處理器，使得計算機的硬件系統(tǒng)變得更加良好，來滿足檔案管理的需求。第二，軟件系統(tǒng)的故障，雖不難解決，但需要更高成本來購買更加合適的管理軟件，既要提升軟件的運行效率和流暢度，也要提升軟件與系統(tǒng)的匹配程度，使得管理檔案更加方便。第三，做好相關(guān)使用的培訓，不管是硬件或者軟件，在實際的操作中，依舊需要一定的入門門檻，檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)的時間相對較短，因此在實際的執(zhí)行過程中，必然會出現(xiàn)一定的問題，所以在實際的執(zhí)行過程中，需要做好檔案管理人員的信息化培訓工作，在實際的執(zhí)行過程中，做好對信息化的有效控制，保證工作人員能夠短時間快速上手，完成對檔案的有效管控，實現(xiàn)檔案管理工作的發(fā)展。

4.2 提升防火墻的安全水平

防火墻的作用主要是維護計算機系統(tǒng)的安全，進而維護公司機密的安全，雖然出現(xiàn)問題的幾率不大，但問題出現(xiàn)就會特別嚴重。企業(yè)必須根據(jù)自身的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，改進軟件的功能，修復(fù)軟件的漏洞，對防火墻進行適當?shù)呐渲靡赃_到最好的防護效果。其次就是可以結(jié)合企業(yè)的情況，體量較大的國企可以設(shè)置專門的網(wǎng)絡(luò)安全部門，全天候監(jiān)督防火墻的安全以及信息的安全工作，在遇到危險的時候，可以及時做出反應(yīng)，從而有效對問題進行解決，保證當前的信息能夠?qū)崿F(xiàn)安全的管制。如果公司體量較小，可以進行外包，并且對網(wǎng)絡(luò)安全出現(xiàn)的問題進行一個初步的培訓，讓工作人員在遇到安全隱患的時候，采用斷網(wǎng)或者斷電的方式，第一時間作出反應(yīng)，隨后外包公司解決當前存在的問題，這樣才可以實現(xiàn)安全、有效的管理，實現(xiàn)當前檔案信息化的發(fā)展。

4.3 做好更換系統(tǒng)時檔案備份工作

在更換軟件系統(tǒng)時，必須備份檔案。這是檔案管理的基本常識，為了避免發(fā)生類似問題，可將程序設(shè)置在電腦中。當遇到系統(tǒng)更新時，電腦可以自動備份所有文件檔案，備份原有的電腦程序；如遇系統(tǒng)更新失敗，原系統(tǒng)自動恢復(fù)。這樣可以避免更新系統(tǒng)之后，導致丟失重要檔案。隨著云端技術(shù)的發(fā)展，如今在日常的生活中已經(jīng)有了非常大的普及，其也可以應(yīng)用在檔案的維護工作之中，在云端選擇的時候，和防火墻一樣，可以選擇市面上已經(jīng)有的相關(guān)云端服務(wù)，也可以根據(jù)自身的情況進行定制，這樣可以最大程度保證當前的信息安全，做好信息的防護工作。

5 結(jié)束語

綜上所述，加大檔案數(shù)字化管理投入，真正做到檔案基礎(chǔ)落實。在進行檔案數(shù)字化管理的過程中，各個部門要對檔案工作進行積極的部署以及研究，真正解決檔案數(shù)字化中存在的問題，對檔案管理中需要的人員和設(shè)備進行積極配置，真正地將檔案數(shù)字化管理工作落到實處。