鐘紅麗

（南京科技職業(yè)學院，江蘇 南京 210048）

數(shù)字化時代背景下，各類信息傳播的范圍更廣，傳播速度更快，對檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響。新時期檔案管理人員在檔案工作中要主動利用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進檔案信息化、標準化和制度化建設(shè)。標準化是指為了更好地獲得最佳秩序，對可能出現(xiàn)的各種問題制定共同遵守的規(guī)則，進而確保相關(guān)工作順利有序地開展。檔案標準化是通過制定與檔案工作相關(guān)的制度標準，實現(xiàn)統(tǒng)一的檔案管理工作流程，獲得最佳效益的全部過程。當然，標準化建設(shè)對于推動檔案事業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化具有重要的現(xiàn)實意義。

1 數(shù)字化時代檔案標準化建設(shè)的內(nèi)在要求

檔案管理工作涉及到多個環(huán)節(jié)，但首先就要確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，制定科學合理的檔案標準。檔案標準是檔案管理工作的重要組成部分，也是一項系統(tǒng)工程。數(shù)字化時代背景下，檔案標準化建設(shè)是檔案管理工作的重要方面之一。

（1）數(shù)字化時代檔案標準化建設(shè)具備系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。數(shù)字時代為人們信息傳遞創(chuàng)造了有利條件，同時也衍生出了海量的數(shù)字化檔案，這些數(shù)字化檔案既是檔案管理部門必須收集的重要對象，也是實施檔案管理的主要主體。因此，新形勢下，有必要在檔案標準化建設(shè)過程中制定更為完善的檔案標準體系，其中包含檔案內(nèi)容標準、格式標準、載體標準、形式標準以及相關(guān)配套標準。這些檔案標準彼此聯(lián)系，又統(tǒng)一在檔案標準化建設(shè)的系統(tǒng)之內(nèi)，對于檔案管理工作開展產(chǎn)生重要影響。例如在檔案服務(wù)過程中如果服務(wù)對象在檔案檢索過程中缺乏標準的檔案目錄和標志，勢必會影響檔案檢索效率。因此，檔案管理部門應將檔案標準化建設(shè)看作是一個動態(tài)的系統(tǒng)工程，在檔案標準化建設(shè)過程中應堅持系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性原則，對檔案各項標準堅持動態(tài)化管理，通過制定、執(zhí)行、反思和修正循環(huán)，確保檔案標準更加契合檔案管理工作的實際需要。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為檔案信息管理創(chuàng)造了新的空間，同時也帶來了海量的檔案數(shù)據(jù)，使得檔案工作也處于不斷變化之中，這就需要在檔案標準化建設(shè)過程中對內(nèi)外部因素進行綜合統(tǒng)籌，形成動態(tài)協(xié)調(diào)的合作關(guān)系。這樣才能夠進一步提升檔案標準化水平，構(gòu)建更為完善的檔案管理體系，為廣大人民群眾提供更高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（2）數(shù)字化時代檔案標準化建設(shè)要具備開放性和科學性。信息時代背景下，檔案管理的主要對象變得越來越多元化。檔案管理部門需要針對不同類型的檔案制定相應的標準，同時還要兼顧各類檔案主體的實際情況，合理的對檔案管理標準進行調(diào)整，更加契合檔案工作重點和業(yè)務(wù)需要。因此，從這一角度看，只有建立具備開放性、科學性的檔案標準體系，才能夠確保檔案工作順利開展，才能夠提升檔案管理質(zhì)量，才能更好地推動檔案事業(yè)發(fā)展。檔案作為人類記憶的延續(xù)和載體，已經(jīng)成為知識傳輸?shù)闹匾~帶，很多重要的知識資源正是通過檔案的形式實現(xiàn)了共享。因此，檔案管理部門在檔案標準化建設(shè)過程中也應該加強與其他部門的合作，將廣大人民群眾納入到服務(wù)對象之中，實現(xiàn)更多優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源有效共享，而標準化正是促進這一紐帶形成的關(guān)鍵所在。數(shù)字化時代，檔案信息具備了開放性和共享性的特點，為檔案信息資源開發(fā)和利用創(chuàng)造了有利條件。新時期，檔案管理部門在推進檔案信息化和現(xiàn)代化進程中應將開放和共享作為主要發(fā)展思路。同時，在推進檔案標準化建設(shè)過程中也應該將開放和共享作為主要指導思想，更好的彰顯和釋放檔案信息的價值和作用。檔案管理效率對于檔案價值的釋放起著關(guān)鍵作用，同時也影響檔案服務(wù)工作的開展。為此，一方面，檔案管理要充分認識到數(shù)字信息技術(shù)對于檔案管理以及檔案標準化建設(shè)產(chǎn)生的深遠影響。對檔案標準化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，進一步提升檔案管理效率。充分發(fā)揮檔案標準化的功能和作用。另一方面，數(shù)字檔案建設(shè)為檔案共享創(chuàng)造了可能。檔案管理人員可以利用檔案管理平臺和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，避免檔案資源浪費。

2 數(shù)字化時代檔案標準化建設(shè)的現(xiàn)實困境

數(shù)字時代背景下，部分檔案管理部門在檔案標準化建設(shè)過程中，還存在重視程度不足，檔案管理標準化程度不高，數(shù)字檔案標準化技術(shù)水平落后等現(xiàn)實問題，在一定程度上影響了檔案標準化建設(shè)的推進，同時也客觀限制了檔案管理質(zhì)量的提升，因此有必要對數(shù)字時代背景下檔案標準化建設(shè)存在的現(xiàn)實困境進行分析，進一步理清存在的主要問題，為后續(xù)檔案標準化建設(shè)提供更為完善的思路。

（1）檔案標準化建設(shè)重視程度高。部分檔案部門主要領(lǐng)導對于檔案標準化建設(shè)重視程度不高，檔案標準化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，既需要國家出臺宏觀政策推進檔案標準化建設(shè)，也需要各級檔案管理部門結(jié)合本單位實際，對檔案標準制度機制進行梳理，嚴格落實國家關(guān)于檔案標準化建設(shè)的各項要求，并投入必要的人力、物力、財力，才能夠為檔案標準化建設(shè)提供扎實的基礎(chǔ)。但當前部分檔案管理部門主要領(lǐng)導沒有充分認識到數(shù)字時代背景下檔案標準化建設(shè)的現(xiàn)實意義，也沒有投入必要的人力、物力和財力，導致檔案標準化建設(shè)更多停留在文件和口頭層面，并沒有深入結(jié)合單位檔案標準化建設(shè)實際，推動各項工作，也沒有結(jié)合檔案標準化建設(shè)的具體情況，對檔案標準化建設(shè)存在的具體問題進行梳理召開專門會議，研究檔案標準化建設(shè)的相關(guān)方案和具體措施，在很大程度上影響了本單位檔案標準化的建設(shè)質(zhì)量。

（2）現(xiàn)階段數(shù)字檔案標準化程度不高。當前部分單位在檔案管理過程中對不同類型的電子檔案處理流程沒有形成統(tǒng)一規(guī)定，也沒有對處理格式進行標準化操作，降低了檔案管理效果。具體看，現(xiàn)階段數(shù)字檔案標準化程度不高主要體現(xiàn)在以下兩方面，一方面，部分單位在檔案管理過程中沒有形成統(tǒng)一的電子檔案標準格式，檔案管理人員在電子檔案收集和錄入過程中隨意性較大，電子檔案內(nèi)容和格式不統(tǒng)一，不利于后期檔案編研和檔案信息資源開發(fā)利用。同時，單位在檔案管理流程和利用流程方面沒有形成統(tǒng)一的管理機制，增加了檔案管理成本，降低了檔案工作效率，出現(xiàn)了重復勞動等問題。另一方面，部分單位沒有充分認識到數(shù)字檔案標準化建設(shè)的重要性和必要性，在檔案管理過程中沒有按照一體化和流程化的思路來推進檔案管理工作，難以形成一體化檔案管理目標。在檔案共享階段，沒有形成上下級單位和業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位完整的共享系統(tǒng)，檔案共享工作推進緩慢。

（3）數(shù)字檔案標準化面臨技術(shù)瓶頸。任何事物都具有兩面性，數(shù)字時代背景下，檔案標準化建設(shè)也存在其固有缺陷。數(shù)字時代背景下，檔案信息資源種類繁多，增加了檔案管理難度。在檔案管理過程中需要檔案管理人員具備一定的信息素養(yǎng)，能夠識別數(shù)字檔案各種類型，并嚴格按照檔案管理標準開展檔案管理工作。目前檔案標準研究還存在幾方面問題亟待解決，一方面，檔案標準化理論研究與實踐出現(xiàn)了脫節(jié)問題，檔案標準化理論研究雖然形成了相對完備的體系，檔案標準化動機存在偏頗，導致檔案標準化研究成果指導性不強、可操作性有限。檔案安全建設(shè)相對滯后，也在一定程度上影響了檔案信息安全。當前部分檔案部門在檔案標準化建設(shè)過程中，對于大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)引入不夠全面，導致檔案標準化建設(shè)只圍繞著紙質(zhì)檔案來開展，相應的電子檔案標準化建設(shè)就相對落后，而當前檔案部門電子檔案已經(jīng)成為主流，檔案標準化建設(shè)也應該將主要精力放在電子檔案領(lǐng)域。另一方面，數(shù)字檔案標準化建設(shè)還面臨著人才缺乏問題。部分檔案管理部門檔案管理人員并非科班出身，對于檔案標準化建設(shè)重視程度不足。在具體制度機制落實過程中，還存在著麻痹大意，粗心等問題。同時很多檔案管理人員年齡較大，對于數(shù)字檔案標準化建設(shè)涉及到的技術(shù)手段掌握得不夠全面，難以將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案標準化建設(shè)有機結(jié)合，也在一定程度上降低了檔案標準化建設(shè)質(zhì)量。

3 數(shù)字化時代檔案標準化建設(shè)的有效策略

數(shù)字時代背景下，檔案標準化建設(shè)勢在必行。各級檔案部門在推進檔案標準化建設(shè)過程中要充分認識到檔案標準化的系統(tǒng)性和艱巨性。檔案標準化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，并不是一件一蹴而就的事情，在建設(shè)過程中需要不斷地調(diào)整和完善，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案標準化建設(shè)與檔案管理工作的適應。從長遠看，檔案標準化建設(shè)更有利于推進檔案事業(yè)發(fā)展，提升檔案管理質(zhì)量。因此，新形勢下有必要將檔案標準化建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的重要方面，在具體實施過程中，一方面，要建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案標準化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。另一方面，要健全檔案工作規(guī)范，健全檔案標準化工作保障，提升檔案管理標準。

（1）建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。大數(shù)據(jù)庫作為檔案信息存儲的重要載體，也是檔案標準化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。如果沒有檔案數(shù)據(jù)庫就無法實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的全面收集和整理，檔案標準化建設(shè)就會迷失方向，缺少對象。因此，新時期在檔案標準化建設(shè)過程中應將檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為重要方面，切實保障檔案數(shù)據(jù)收集的全面性、系統(tǒng)性和完整性。一是要重視標準化檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要結(jié)合檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實際需要，完善檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)準入標準、運行標準、流程標準、開發(fā)標準、共享標準等等，切實保障大數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一性，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。二是結(jié)合大數(shù)據(jù)庫建設(shè)實際需要完善數(shù)據(jù)庫前后臺操作系統(tǒng)。要通過檢索技術(shù)引入、優(yōu)化系統(tǒng)功能，在保障數(shù)據(jù)輸入準確性和完整性的基礎(chǔ)之上，進一步提升大數(shù)據(jù)庫檔案運行效率。三是要主動地引進現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案數(shù)據(jù)庫標準化建設(shè)提供完善的技術(shù)保障。一方面，要充分認識到大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)對當前檔案管理工作產(chǎn)生的深刻影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案標準化建設(shè)和大數(shù)據(jù)庫建設(shè)有機結(jié)合，為大數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供更為先進的技術(shù)保障，進一步提升大數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量。另一方面，要主動地樹立數(shù)據(jù)安全意識，要求檔案管理人員在檔案管理過程中要嚴守保密原則，切實保障大數(shù)據(jù)庫檔案信息安全，為后續(xù)標準化建設(shè)和相關(guān)工作開展奠定基礎(chǔ)。

（2）健全檔案工作規(guī)范。檔案工作規(guī)范化是標準化的具體體現(xiàn)，新形勢下，在檔案工作開展過程中應將工作規(guī)范作為衡量檔案工作質(zhì)量的重要標準。當前部分檔案部門在檔案標準化建設(shè)過程中對于檔案工作規(guī)范化重視程度不足，在很大程度上影響了檔案信息的開發(fā)和共享，因此，為切實保障檔案標準化建設(shè)的有序推進，有必要健全檔案工作規(guī)范，為相關(guān)工作落實提供更為完善的制度依據(jù)和規(guī)范保障。一是要結(jié)合檔案管理各項工作要求，對當前檔案工作的各項規(guī)范進行重新梳理，對不適合數(shù)字時代背景的檔案管理制度機制要及時地予以廢止，對當前在檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，要通過制度規(guī)范的形式加以固化，使檔案規(guī)范化工作開展有所依據(jù)，進一步提升檔案工作規(guī)范水平。另一方面，要給予檔案工作規(guī)范足夠的重視。無論是檔案管理部門的主要領(lǐng)導，還是具體的檔案工作人員都要嚴格落實相關(guān)制度機制，堅持照章辦事，優(yōu)化檔案管理工作流程，進一步提升檔案管理質(zhì)量。

（3）健全檔案標準化工作保障。檔案標準化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，既需要領(lǐng)導的重視，也需要完善相應制度機制，同時還需要應用的人力、物力、財力投入，這樣才能夠確保檔案標準化工作的有序推進。為此，一是檔案管理部門的主要領(lǐng)導要從大局出發(fā)，給予檔案標準化工作足夠的重視，經(jīng)常過問檔案標準化建設(shè)進展，對于檔案標準化建設(shè)過程中遇到的問題要召開專門會議進行討論和分析，找到問題存在的原因，并拿出具體的解決措施，充分激發(fā)檔案工作人員的主動性和積極性，通過集思廣益的形式解決好問題和矛盾，為檔案標準化工作有序推進提供扎實的組織保障和領(lǐng)導保障。二是要加大對檔案標準化建設(shè)資金投入，檔案管理部門的主要領(lǐng)導要充分認識到當前檔案標準化工作的艱巨性，并結(jié)合檔案標準化工作資金需求，完善檔案標準化工作資金投入制度機制，將檔案標準化工作所需要的資金納入年度預算之中，確保檔案標準化工作能夠獲得持續(xù)的資金投入，為相關(guān)工作開展奠定堅實的資金基礎(chǔ)。三是要加強檔案管理人員的教育培訓，要組建標準化工作隊伍，作為推進檔案標準化工作的主力軍。在人才引進方面要面向全社會公開招聘優(yōu)秀的檔案管理人才，通過專業(yè)人才隊伍建設(shè)，為檔案工作標準化和信息化奠定扎實的人才保障。此外，要加大對檔案管理人員的教育培訓。當前很多檔案管理人員并非科班出身，在能力和專業(yè)素質(zhì)方面還存在著諸多局限，為了更好地適應檔案標準化建設(shè)的要求，有必要對這些檔案管理人員進行系統(tǒng)的教育培訓。要將職業(yè)道德教育、制度規(guī)章培訓和現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案專業(yè)人才培訓的重點，進一步提升檔案專業(yè)人才的服務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理人員的標準化知識能夠與時俱進，更好地適應新時期檔案工作標準化的具體要求。

總之，數(shù)字時代背景下檔案標準化建設(shè)的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了變化，為了更好地完成檔案標準化建設(shè)重任，檔案管理部門有必要給檔案標準化足夠的重視并充分認識到數(shù)字信息技術(shù)對于檔案標準化產(chǎn)生的影響，在此基礎(chǔ)之上，加大對檔案標準化專業(yè)人才培養(yǎng)，完善制度機制，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案標準化工作落實創(chuàng)造有利條件，提升檔案標準化水平，更好地促進檔案事業(yè)發(fā)展。