◎溫婷
在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展與事業(yè)單位改革不斷深化的當(dāng)下,以往我國事業(yè)單位所采取的行政管理模式,與單位自身運(yùn)行發(fā)展不相適應(yīng)。由于傳統(tǒng)的模式過于陳舊,可能存在職能定位不清、行政執(zhí)法事權(quán)不完善、管理流程混亂、財(cái)政資金使用不當(dāng)、行政效率過低等問題,若是仍舊未能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與優(yōu)化,必然會影響到單位自身管理水平的提升,且不利于單位履行社會服務(wù)職能。新形勢下,我國事業(yè)單位運(yùn)營管理發(fā)生變化,內(nèi)部控制已經(jīng)成為其中最為重要的內(nèi)容,近幾年學(xué)術(shù)界對事業(yè)單位內(nèi)控的研究更加深入,加上大型企業(yè)在內(nèi)控體系建設(shè)方面的成功經(jīng)驗(yàn),都為事業(yè)單位構(gòu)建科學(xué)合理的內(nèi)控制度、確保制度貫徹落實(shí)提供有利條件。本文對事業(yè)單位內(nèi)部控制相關(guān)理論進(jìn)行簡單概述,對其中存在的問題展開分析,提出目前單位的內(nèi)控環(huán)境有待優(yōu)化、控制活動有待規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)評估不到位等,并重點(diǎn)從多個(gè)方面討論了具體的完善策略,希望可為各單位進(jìn)一步建立健全內(nèi)控體系、全面提升內(nèi)控有效性提供一定借鑒參考。
事業(yè)單位承擔(dān)社會服務(wù)職能,如今我國社會環(huán)境已經(jīng)發(fā)生變化,事業(yè)單位運(yùn)營管理與發(fā)展面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)??傮w來看,必須將控體系建設(shè)提上日程,同時(shí)加強(qiáng)內(nèi)控制度的貫徹落實(shí)。才能確保事業(yè)單位的良性運(yùn)行。然而,目前仍有單位在內(nèi)控方面存在各種問題,未能以解決問題的思路來對內(nèi)控體系加以優(yōu)化,導(dǎo)致內(nèi)控管理工作效率低下,內(nèi)部控制的作用根本無法真正發(fā)揮。本文將就此展開分析與論述,提出針對性的措施來幫助單位不斷提升內(nèi)控管理水平。
根據(jù)國家有關(guān)部門下達(dá)的政策文件,包括《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《單位內(nèi)控規(guī)范》等,可認(rèn)為內(nèi)部控制是單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo),通過采取制定內(nèi)控制度、規(guī)范制度執(zhí)行程序等,由單位各層級各部門全面參與,對經(jīng)濟(jì)活動的風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)有效的防范以及管控。
近幾年,我國事業(yè)單位改革不斷深化,加上外部經(jīng)濟(jì)形勢的復(fù)雜多變,要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)營與長遠(yuǎn)發(fā)展,各單位則務(wù)必做好內(nèi)部控制工作,不斷調(diào)整與優(yōu)化內(nèi)控體系,確定新的管理方向與模式。事業(yè)單位內(nèi)部控制的意義如下:一是有利于提升單位公共服務(wù)水平,通過建立規(guī)范性的內(nèi)控制度,將制度落實(shí)于實(shí)際工作,從預(yù)算嚴(yán)格把關(guān),強(qiáng)化監(jiān)督管控工作,既保證內(nèi)控制度的落實(shí),又從預(yù)算角度實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,提高資源的利用效率,并且促使單位工作效率得以提升,最終達(dá)到為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)的目的;二是有利于遏制各種腐敗現(xiàn)象,內(nèi)部控制在事業(yè)單位資金管理、資產(chǎn)經(jīng)營中都起到帶頭作用,以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)控制度以及規(guī)定,約束單位相關(guān)人員的工作行為,明確劃分權(quán)責(zé)利,由專業(yè)人士負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作,落實(shí)責(zé)任制度,對單位財(cái)政資金,固定資產(chǎn)等加以嚴(yán)控,提升經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài),全面掌握具體變動情況,并且更加有效的對貪污私吞等腐敗現(xiàn)象進(jìn)行控制。
近幾年,國家在事業(yè)單位內(nèi)控方面的研究更加深入,理論基礎(chǔ)更加扎實(shí),并對多次下達(dá)相關(guān)文件,要求各單位以政策為導(dǎo)向建設(shè)內(nèi)控體系,實(shí)現(xiàn)內(nèi)控有關(guān)的新要求、新規(guī)定。但據(jù)了解可知,目前仍有相當(dāng)一部分單位存在內(nèi)控環(huán)境待優(yōu)化的問題。歸根結(jié)底是因?qū)?nèi)控不夠重視,并未從思想層面加深對內(nèi)部控制的認(rèn)知與理解,導(dǎo)致內(nèi)控的實(shí)施基礎(chǔ)較為薄弱,難以充分發(fā)揮內(nèi)控作用。有的單位甚至將內(nèi)部控制局限于財(cái)務(wù)層面,僅僅要求財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé),根本沒有形成全員參與、全員配合的良好局面,且對內(nèi)部控制的認(rèn)識有偏差,根本無法滿足新時(shí)期單位建立并執(zhí)行內(nèi)控制度的需求。
事業(yè)單位控制活動多種多樣,涉及預(yù)算、資產(chǎn)等多個(gè)方面,只有以完善的制度為保障,對單位員工的行為以及各項(xiàng)控制活動加以規(guī)范,才能真正體現(xiàn)內(nèi)控價(jià)值。然而,部分事業(yè)單位的內(nèi)控管理制度仍存在缺陷,如崗位職責(zé)劃分不明確、制度文件不規(guī)范、部門將協(xié)調(diào)性不足等,甚至針對一些重要的控制活動缺少制度約束,可能導(dǎo)致具體業(yè)務(wù)開展不順,執(zhí)行效率大大降低。另外,單位業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控制度也需要進(jìn)一步完善,尤其是在預(yù)算方面,未能實(shí)施全面預(yù)算管理,從預(yù)算編制到預(yù)算考核的整個(gè)過程,制度建立、執(zhí)行與銜接不到位,對于其中的預(yù)實(shí)偏差問題更是難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決。
風(fēng)險(xiǎn)評估是內(nèi)控的一大要素,單位構(gòu)建完整的內(nèi)控體系時(shí),風(fēng)險(xiǎn)評估是其中不可或缺的內(nèi)容。風(fēng)險(xiǎn)因素存在于事業(yè)單位各項(xiàng)目、各活動中,在單位履行社會服務(wù)職能時(shí),也會因各種因素影響到工作目標(biāo)的達(dá)成與最終效果。由于在傳統(tǒng)理念中事業(yè)單位不具有營利性,這也就導(dǎo)致了現(xiàn)如今各單位缺少足夠的風(fēng)險(xiǎn)意識,對風(fēng)險(xiǎn)因素把握不準(zhǔn),無法更加準(zhǔn)確地預(yù)測、評估風(fēng)險(xiǎn),一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)也不能實(shí)現(xiàn)有效的控制,引發(fā)后續(xù)更多的問題。部分單位缺少風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制,只是在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生且造成影響之后,才采取措施進(jìn)行補(bǔ)救,此時(shí)風(fēng)險(xiǎn)的危害根本難以降低,甚至常會導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)急劇發(fā)生,產(chǎn)生不可估量的損失。
新時(shí)期,事業(yè)單位內(nèi)部控制更加強(qiáng)調(diào)單位全員的參與,而確保內(nèi)部信息與溝通順暢為必然條件。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天,各種技術(shù)的涌現(xiàn)為單位貫徹執(zhí)行內(nèi)控制度、完善內(nèi)控體系提供有利條件,在信息化環(huán)境中單位內(nèi)部控制同時(shí)面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)??v觀現(xiàn)階段我國事業(yè)單位在內(nèi)控方面的信息化建設(shè),可知都存在建設(shè)層次偏低的問題,通常情況下只是簡單的引入軟件或者構(gòu)建系統(tǒng),并沒有重點(diǎn)關(guān)注如何解決信息與溝通不暢這一問題,依然普遍存在信息孤島的現(xiàn)象,部門之間無法實(shí)現(xiàn)信息共享,對內(nèi)部控制的實(shí)施造成一定影響。
做好評價(jià)與監(jiān)督工作,可促使事業(yè)單位內(nèi)控有效性的不斷提升。但是目前事業(yè)單位卻存在內(nèi)控評價(jià)與監(jiān)督機(jī)制缺失的問題,主要是因過多地將重心放在建立內(nèi)控制度上,一般完成制度建立之后,將其“束之高閣”,并沒有更加關(guān)注制度的具體執(zhí)行與落實(shí),缺少對制度建立、執(zhí)行等的評價(jià)與監(jiān)督,評價(jià)目的片面、范圍狹窄,監(jiān)督力度不足且缺少獨(dú)立性。這種情況下則會導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部控制失去原本的價(jià)值與作用,極易流于形式。
良好的內(nèi)控環(huán)境對內(nèi)控是否能夠順利實(shí)施起著決定性作用,尤其是現(xiàn)如今外部環(huán)境愈加復(fù)雜多變,要想進(jìn)一步夯實(shí)內(nèi)控實(shí)施基礎(chǔ),我國事業(yè)單位必須對其環(huán)境進(jìn)行不斷的優(yōu)化。首先,要從思想層面予以內(nèi)部控制高度重視,加大有關(guān)內(nèi)部控制的宣傳力度,覆蓋單位領(lǐng)導(dǎo)層到基層員工,使他們能夠?qū)?nèi)部控制的內(nèi)涵、意義等有更加深入的認(rèn)知與準(zhǔn)確的定位,并且定期召開總結(jié)大會,督促各部門員工參悟其中,加深內(nèi)部交流與聯(lián)系,努力創(chuàng)設(shè)更加良好的內(nèi)控環(huán)境;其次,要注重對單位內(nèi)控人員的教育培訓(xùn),尤其是財(cái)務(wù)內(nèi)部控制,結(jié)合內(nèi)控工作開展情況確定培訓(xùn)的主題與內(nèi)容,確保通過培訓(xùn)可有效解決實(shí)際問題,提升單位內(nèi)控管理能力,為了避免出現(xiàn)部分員工應(yīng)付差事的問題,還應(yīng)建立培訓(xùn)機(jī)制,下發(fā)階段性的培訓(xùn)目標(biāo),同時(shí)采取多元化的培訓(xùn)形式,包括專家講座、對外交流學(xué)習(xí)等等,以此來調(diào)動員工的積極性,促使單位員工責(zé)任心、服務(wù)意識的不斷增強(qiáng);最后,要完善單位組織架構(gòu),可具體劃分為決策機(jī)構(gòu)、執(zhí)行機(jī)構(gòu)以及監(jiān)督機(jī)構(gòu),堅(jiān)持三權(quán)分立與不相容崗位相分離的原則,逐漸形成內(nèi)部相互制衡、相互影響的機(jī)制,確保各部門與各崗位能夠在內(nèi)控工作中起到應(yīng)有的作用。
“無規(guī)矩不成方圓”,對于事業(yè)單位內(nèi)控管理而言,更要建立更加完善的內(nèi)控制度,以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度為保障,實(shí)現(xiàn)對單位員工行為準(zhǔn)則的嚴(yán)格約束,規(guī)范單位各項(xiàng)流程,嚴(yán)格按照流程推進(jìn)。在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對控制活動的進(jìn)一步規(guī)范。具體做法如下:第一,結(jié)合事業(yè)單位的特征,以及“放管服”以來,存在的層級執(zhí)法事權(quán)不清現(xiàn)象,全面實(shí)施行政執(zhí)法責(zé)任制,以國家有關(guān)部門下達(dá)的政策文件為根本,著眼于執(zhí)政為民,成立行政執(zhí)法小組,下設(shè)法制辦公室,由專門管理人員依法行使監(jiān)管職責(zé),并且對單位現(xiàn)階段的一切制度進(jìn)行重新排版與補(bǔ)充,將不同層級、不同崗位的人員職責(zé)以及義務(wù)體現(xiàn)出來,在實(shí)踐中不斷加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督,以更加公開透明的責(zé)任事項(xiàng)增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任心,進(jìn)而通過有效的行政執(zhí)法事權(quán),對單位一系列控制活動進(jìn)行規(guī)范;第二,單位層面的內(nèi)控制度還應(yīng)實(shí)現(xiàn)部門之間的相互監(jiān)督,立足于實(shí)際,出臺相應(yīng)的制度文件,由專人監(jiān)督制度與措施的實(shí)施情況,更加突出部門之間的合作與配合,以此大大提高內(nèi)控管理的效率,保證制度的貫徹落實(shí);第三,業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控制度,對應(yīng)到具體的業(yè)務(wù)中,結(jié)合業(yè)務(wù)的特征與開展需求,不斷完善制度。例如單位的預(yù)算業(yè)務(wù),采取全面預(yù)算控制手段,先是建立健全的預(yù)算管理機(jī)構(gòu),確保全員參與,以單位財(cái)務(wù)部門為核心,自上設(shè)立預(yù)算管理委員會,自下事業(yè)預(yù)算管理辦公室,明確預(yù)算責(zé)任主體,在各部門的參與以及配合下,完成各項(xiàng)工作;建立預(yù)算編制管理制度、預(yù)算執(zhí)行過程控制與監(jiān)管制度、預(yù)算考核制度等,編制過程中,合理選用零基預(yù)算法,確保編制的科學(xué)性,預(yù)算執(zhí)行中,加強(qiáng)預(yù)算分析與過程跟蹤管控,及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差問題,在嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徟鷻C(jī)制下優(yōu)化預(yù)算調(diào)整,以防出現(xiàn)過多預(yù)算超支的情況,考核時(shí)以預(yù)算分析報(bào)告為考核依據(jù),合理設(shè)置預(yù)算考核指標(biāo),并將考核機(jī)制與激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制相結(jié)合,表彰優(yōu)秀部門,警示表現(xiàn)不佳的部門,予以相對應(yīng)的激勵(lì)手段與懲戒方法。
現(xiàn)如今,我國事業(yè)單位必須改變以往的傳統(tǒng)管理理念,結(jié)合改革背景下事業(yè)單位的變化,更加重視風(fēng)險(xiǎn)評估,強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識,逐步建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系,由風(fēng)控小組負(fù)責(zé)急需處理風(fēng)險(xiǎn)問題,以防問題的嚴(yán)重化,對單位效益產(chǎn)生影響。以某單位為例,該單位在為了提升風(fēng)險(xiǎn)評估與控制水平,采取了如下措施:一是從單位實(shí)際出發(fā),結(jié)合具體的業(yè)務(wù)特征確定風(fēng)險(xiǎn)評估的目標(biāo),先對如何控制風(fēng)險(xiǎn)展開分析,再擬定實(shí)施方案,將風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)工作詳細(xì)分解至單位各部門,形成良好的先提條件;二是,由單位風(fēng)控小組負(fù)責(zé)對大量信息的收集與匯總,采取多元化的手段展開風(fēng)險(xiǎn)因素分析,為風(fēng)險(xiǎn)預(yù)知與識別做好準(zhǔn)備,把握影響單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的關(guān)鍵點(diǎn);三是將定性與定量分析相結(jié)合,展開更加深入的風(fēng)險(xiǎn)分析與評估,對風(fēng)險(xiǎn)因素出現(xiàn)原因、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性、風(fēng)險(xiǎn)造成的影響等合理評估,充分研究,理論與實(shí)踐相結(jié)合,將不同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類,形成完整的風(fēng)險(xiǎn)清單,其中包括風(fēng)險(xiǎn)可能性、風(fēng)險(xiǎn)影響等信息,安排好順序之后,從中確定最為重要的風(fēng)險(xiǎn)因素;四是風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與及時(shí)應(yīng)對,風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的主要目的是避免突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)問題為單位造成不可估量的損失,單位應(yīng)做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警提示,對此提出明確要求,可以信息技術(shù)為依托,建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng),全方位監(jiān)測單位各項(xiàng)活動的發(fā)生,當(dāng)出現(xiàn)異常情況時(shí)第一時(shí)間發(fā)出信號,由相關(guān)人員采取具體的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施,之后還應(yīng)將風(fēng)險(xiǎn)控制后的效果匯總成報(bào)告,進(jìn)行客觀的評價(jià),若是仍存在一定的風(fēng)險(xiǎn),需要對實(shí)施方案加以完善。
事業(yè)單位要想提升內(nèi)控有效性,必須實(shí)現(xiàn)單位各職能部門、各崗位之間的配合與協(xié)作,不斷強(qiáng)化內(nèi)部信息與溝通,只有這樣才能在全員參與下,確保內(nèi)控的實(shí)施效果。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,如今已然邁進(jìn)了數(shù)字化時(shí)代,將各種先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于內(nèi)部控制中,也是各單位完善內(nèi)控管理體系的一項(xiàng)必然舉措。因此,我國事業(yè)單位應(yīng)在內(nèi)控方面加強(qiáng)信息化建設(shè),提升內(nèi)控管理的信息化層次,為制度落地提供有利條件。一方面,從制度執(zhí)行角度,單位可采取信息化手段,將分級授權(quán)、分事行權(quán)等嵌入信息系統(tǒng),強(qiáng)調(diào)各系統(tǒng)之間的聯(lián)系與結(jié)合,在規(guī)范化的線上流程中實(shí)現(xiàn)程序化管控;另一方面,單位還應(yīng)配備高水平信息化技術(shù)人才,注重關(guān)鍵崗位的人才考評與調(diào)動,組建更加專業(yè)化的管理隊(duì)伍,加快單位自身的信息化建設(shè)進(jìn)程;建立橫向協(xié)調(diào)、縱向深入的溝通渠道,搭建內(nèi)部信息溝通平臺,要求各部門按照具體的職責(zé)義務(wù)來提供準(zhǔn)確且真實(shí)的數(shù)據(jù),經(jīng)監(jiān)管與審核后上傳至平臺,供單位各部門人員查詢與使用,針對數(shù)據(jù)造假的行為也必須加大懲罰力度,以進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)信息的完整性;定期升級單位信息管理系統(tǒng),根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求來拓展功能模塊,不斷擴(kuò)大信息化建設(shè)的范圍,連接各個(gè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口,切實(shí)提升信息傳遞與溝通效率,以防再次出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。
事業(yè)單位內(nèi)控制度執(zhí)行是否良好與單位是否建立監(jiān)督機(jī)制有著必然關(guān)聯(lián)。加大內(nèi)部監(jiān)督力度,可以說是提升內(nèi)控有效性的重要手段,因此,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化監(jiān)督職能,實(shí)現(xiàn)強(qiáng)有力的監(jiān)督管控,建立更加完善的內(nèi)控評價(jià)與監(jiān)督機(jī)制。首先,根據(jù)單位層級劃分與崗位設(shè)置,確定內(nèi)控評價(jià)與監(jiān)督的主體,由此對評價(jià)監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)加以細(xì)化,制定更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?shí)施方案;其次,推進(jìn)內(nèi)控評價(jià)的合理化與公正化,設(shè)計(jì)評價(jià)流程,采取問卷調(diào)查、考核打分等不同方式,對內(nèi)控制度建立內(nèi)控制度執(zhí)行等展開綜合評價(jià),注重內(nèi)部溝通,將評價(jià)結(jié)果匯總并反饋,指出實(shí)際問題;最后,在監(jiān)督方面,應(yīng)設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門,增強(qiáng)內(nèi)審部門的權(quán)威性與獨(dú)立性,持續(xù)性改進(jìn)審計(jì)制度,優(yōu)化審計(jì)方法,由專職審計(jì)人員對單位重大項(xiàng)目與活動展開全方位的跟蹤,尤其是側(cè)重于費(fèi)用支出審批、預(yù)算資金使用等,收集大量的信息數(shù)據(jù),落實(shí)一系列監(jiān)督事項(xiàng),全面掌握具體情況,反饋現(xiàn)存問題,力求及時(shí)且有效的整改,形成審計(jì)反饋用于優(yōu)化內(nèi)控體系建設(shè),完善的內(nèi)控體系減少并杜絕形式審計(jì)。此外,事業(yè)單位還應(yīng)擴(kuò)充內(nèi)部監(jiān)督的主體,即實(shí)現(xiàn)單位全員的參與,通過設(shè)立郵箱、召開會議等形式,由員工對單位內(nèi)控制度體系中的切實(shí)問題進(jìn)行反饋,并從實(shí)際工作角度提出期望,以此不斷推進(jìn)單位內(nèi)控制度體系的運(yùn)行與完善。
根據(jù)上述的分析可知,在改革不斷深化的今天,我國事業(yè)單位發(fā)展環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了變化,要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)行與長足發(fā)展,各單位必須對內(nèi)控體系加以優(yōu)化與完善,將內(nèi)部控制在各方面的作用與價(jià)值充分體現(xiàn)出來。具體而言,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在全面掌握內(nèi)控理論基礎(chǔ)的前提下,從單位自身實(shí)際出發(fā),分析其內(nèi)控體系構(gòu)建現(xiàn)存問題,通過采取針對性的措施,高效解決一系列問題,使得單位內(nèi)控水平有所提升,增強(qiáng)內(nèi)控執(zhí)行力,為單位各項(xiàng)活動的開展提供保障,并促使單位更好地履行社會服務(wù)職能,真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展。