◎陳文賢

引言：

事業(yè)單位承擔社會服務職能，是為滿足廣大人民群眾在生活、醫(yī)療等各方面所需而設立的組織。事業(yè)單位各項工作與活動的順利開展，離不開充足的物資作為基礎保障，如何合理管理各類物資，是新時期事業(yè)單位在運行發(fā)展中需重點關注的問題。但是，當前我國一大部分單位并未高度重視物資管理，依然采取粗放式的物資管理模式，沒有基于有效的內部控制，加強對物資的管理，存在內控意識薄弱、預算管理控制不合理、存貨管理制度不完善等實際問題，整體來看單位的物資管理工作成效并不樂觀，還會導致大量國有資產(chǎn)流失，影響到單位的正常運行與長遠發(fā)展。基于這一背景，本文就提升事業(yè)單位物資管理的有效措施展開分析與論述。

一、事業(yè)單位物資管理的意義

事業(yè)單位的穩(wěn)定運行與發(fā)展，離不開各類物資，物資類型多種多樣，主要用于滿足日常工作以及各項活動開展的需要，例如，部分辦公用品具有低值易耗品特征，一般情況下購買與使用的頻率較高。隨著事業(yè)單位改革的不斷深化，基于市場大環(huán)境，物資管理也逐漸成為體現(xiàn)單位綜合管理水平的一項重要工作。要想確保物資的合理使用，體現(xiàn)不同物資的實用價值，加強物資管理，改進管理方法尤為關鍵。開展物資管理工作，對物資從采購到使用的整個過程加以嚴控，規(guī)范流程，進行定期的盤點與清查，可確保賬實相符，不會出現(xiàn)嚴重的物資流失現(xiàn)象。而且，在強有力的管理與監(jiān)督下，可以及時發(fā)現(xiàn)物資損壞、物資報廢等情況，由單位物資管理人員查明原因之后，上報給管理部門，根據(jù)上級指示再進行合理的處理，能夠實現(xiàn)最大程度確保物資安全完整，體現(xiàn)出物資的價值。通過進一步加強物資管理，既可以從預算角度，以更符合單位實際的物資采購計劃來進行采購工作，遵循降本增效的原則，控制額外的成本支出，又可以經(jīng)物資領用程序，有序發(fā)放各部門所需的物資，減少庫存量，不出現(xiàn)物資長期擱置，提高每一項物資的使用效率，并促使單位的經(jīng)濟與社會效益同步提升。

二、事業(yè)單位物資管理現(xiàn)狀分析

（一）內控意識薄弱，物資管理存在內控風險

由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，目前部分事業(yè)單位習慣以簡單的程序與方法來開展物資管理工作。盡管近幾年國家在內部控制方面的理論研究不斷深入，實踐經(jīng)驗更加豐富，且先后出臺了多項政策文件，為事業(yè)單位加強物資管理指明方向，但是受傳統(tǒng)思想觀念和單位的管理制度影響，關于物資管理的內控意識較為薄弱，并沒有將內部控制與物資管理相結合，物資管理工作中仍存在內控風險。例如，崗位職責劃分不明確，物資管理崗位的職能定位較為模糊，可能與單位其他崗位的職務交叉，工作內容重疊，某環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題之后，不能第一時間問責到人，更是頻頻發(fā)生相互推諉、不愿承擔責任的問題。

（二）預算管理控制不合理，導致物資采購成本偏高

對事業(yè)單位而言，要想嚴格控制物資采購成本，并且確保物資采購計劃的合理性與可行性，做好相應的預算管理控制工作尤為關鍵。但是據(jù)了解可知，部分單位的預算管理與物資管理相脫節(jié)，預算管理控制不合理，在編制物資管理計劃之前，并沒有完成各項調研分析準備工作，這種情況下就會導致物資的盲目采購，與單位實際需求不相符。事業(yè)單位全面預算管理的實施情況不佳，預算意識沒有貫穿于單位的物資需求、申請、批準、采購、保管、申領等各項工作的全過程，缺少完善的管理體系，還會因預算控制不當，導致物資采購成本居高不下，根本難以實現(xiàn)“降本增效”

（三）存貨管理制度不完善，難以規(guī)范物資領用

“無規(guī)矩不成方圓”，對于事業(yè)單位物資管理而言，亦要以嚴謹?shù)囊?guī)章制度為保障，約束單位各部門人員，在制度的作用下盡可能避免出現(xiàn)違規(guī)違紀等行為。然而，部分事業(yè)單位尚未建立完善的存貨管理制度，根據(jù)計劃采購物資之后，就不再重點加強后續(xù)的管理，尤其是難以規(guī)范物資的領用。例如，有的單位大量庫存物資積壓，沒有及時發(fā)放至相應的職能部門，在物資領用過程中，缺少標準的程序與機制，領用程序并不嚴格，存在物資申請表和領料單數(shù)量不一致的問題，而庫管人員沒有進行仔細的檢查核對就將物資出庫，出庫時也未能同時填寫出庫單，之后可能因工作繁忙而遺忘，造成程序漏洞，不利于后續(xù)的物資清查盤點工作的順利開展。

（四）物資管理人員綜合素養(yǎng)較低，影響工作實效

目前，部分事業(yè)單位的物資管理人員綜合素養(yǎng)較低，影響具體的工作成效。如物資采購人員，在正式上崗之前缺少系統(tǒng)性的培訓，對自身崗位職責的認知不清，且沒有充分了解預算與采購需求，專業(yè)能力水平不高，更是未能掌握與供應商談判的技巧，難以使單位采購到質優(yōu)價廉的物資，不能節(jié)省經(jīng)費的支出。還有庫管人員，缺少防范意識、風險意識以及主動意識，往往只是根據(jù)上級的要求被動檢查物資，問題發(fā)生之后才予以補救，在物資入庫檢查、申請領用等過程中，存在不足，而且一些錯誤的行為也會影響到物資的完整性、安全性，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生影響。

（五）物資管理信息化建設不到位，管理效率難提升

盡管在信息技術高速發(fā)展的今天，將信息技術應用于物資管理中，已經(jīng)成為必然趨勢，各事業(yè)單位也將信息化建設提上日程。但是據(jù)了解可知，目前仍有一些單位還是以手工編制賬簿為主，物資管理方面的數(shù)據(jù)處理難度大、工作量大，即消耗大量時間精力，也不能確保工作質量。有的事業(yè)單位已經(jīng)建立了物資管理系統(tǒng)，卻沒有實現(xiàn)信息資源的共享，該系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間尚未有效對接，如預算管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)等，存在信息孤島的現(xiàn)象，還可能因數(shù)據(jù)傳遞不及時、溝通不到位等，造成重復勞動、資源配置不合理，顯然不利于提高物資管理工作效率。

三、新時期加強事業(yè)單位物資管理的有效措施

（一）強化內控意識，基于內控視角建立健全物資管理體系

內部控制在事業(yè)單位物資管理中的作用十分重要。因此，各單位應當強化內控意識，把握內控的要素，基于內控視角，建立健全物資管理體系。首先，重視內控理念的宣傳，組織宣傳引導活動，覆蓋單位的各個職能部門，使得全體職工都能夠正確認知、了解內部控制，主動承擔責任并且積極配合，逐漸形成全員參與、全員配合的良好局面，為進一步加強物資內控管理創(chuàng)造條件；其次，結合內控中的“不相容職務相分離”，明確劃分采購管理、資產(chǎn)管理、存貨管理等職責，以免出現(xiàn)問題相互推諉，無法問責到人，提高單位物資管理工作的規(guī)范性；再次，以政府采購制度、預算制度、稽核制度、物資領用發(fā)放制度等，約束單位相關人員的實際行為，從根本上杜絕隨意占用單位資產(chǎn)、不合理使用物資等現(xiàn)象的出現(xiàn)；最后，完善單位的內控監(jiān)督機制，加大監(jiān)督力度，落實監(jiān)督職能，設立內部審計部門，要求獨立完成對物資采購、物資收發(fā)等活動的審計監(jiān)督，監(jiān)督管控的過程中若是發(fā)生異常情況，在查明原因并上報管理層后，及時采取相應的改善措施。

（二）落實全面預算管理，實現(xiàn)全過程控制，降低物資采購成本

針對預算管理與物資管理相脫節(jié)，導致物資采購計劃不合理，采購成本居高不下的問題，新時期我國事業(yè)單位應當落實全面預算管理，結合其全員參與、全面覆蓋的特點，加深與物資管理的聯(lián)系，將預算意識貫穿于全程，并且加強過程監(jiān)管與控制，確保物資采購計劃符合實際，降低采購成本[2]。

第一，預算編制環(huán)節(jié)，既要注重單位各職能部門的參與以及配合，落實預算編制責任，加強內部溝通與協(xié)商，又要分析物資價格變動規(guī)律，把握市場情況，再經(jīng)規(guī)范性的編制流程，由上級下達預算目標，各部門按需填寫申報計劃，完成初步的部門預算編制，進一步完善預算編制方法，采取零基預算、滾動預算等，實現(xiàn)細化，經(jīng)多級審核、多次修改之后，確保預算編制的科學性，更加直觀地體現(xiàn)出單位各部門對不同物資的需求，統(tǒng)一研究年度采購種類和數(shù)量，基于此制定相應的物資采購計劃，降低采購的隨意性。

第二，預算批復環(huán)節(jié)，保證批復工作按程序推進，從預算視角，增強物資管理的合規(guī)性與嚴肅性。單位財會部門應當對內部預算批復實行統(tǒng)一管理，由專職預算管理人員，全權負責，根據(jù)單位實際，選擇批復方法，包括總額控制、分期批復、逐項批復等，針對后續(xù)的預算追加調整，實行無特殊情況一律不得隨意調整的原則，以防個人原因下的物資管理不當，造成部分材料或者資產(chǎn)流失，而獲得追加預算，導致相關物資管理人員的責任心大大降低。

第三，預算執(zhí)行環(huán)節(jié)，事業(yè)單位必須強化執(zhí)行過程的控制與監(jiān)管，明確各預算責任中心的具體職責與義務，建立資金支付控制、執(zhí)行分析控制、審查監(jiān)督控制等機制，并且嚴格履行審批流程，以防出現(xiàn)越級審批的行為，確保預算執(zhí)行的效率以及進度。執(zhí)行環(huán)節(jié)，關于單位物資的儲備、消耗等管理，將所采購的物資按照部門申請，一一下發(fā)，規(guī)范物資領用以及使用，物資數(shù)量上盡可能實現(xiàn)合理的最小化，降低倉庫貨物占有率，并且滿足全面預算中的庫房管理費、物資損耗費逐年下降的要求。從管理視角出發(fā)，貫徹“算管結合，算為管用”，結合預算執(zhí)行全過程的有效監(jiān)督以及控制，掌握物資的消耗情況，將成本預算落到實處，根據(jù)預算來不斷優(yōu)化物資管控，更加真實地反映單位物資狀況。

第四，決算與評價環(huán)節(jié)，即對預算執(zhí)行進行總結，編制年度報告，認真填寫相應的表格，反映單位財務狀況，并且通過統(tǒng)一平臺實行預決算公開，符合財政部展開專項檢查工作的要求；加強預算績效評價控制，既要包含基礎性的財務指標，又要根據(jù)工作實際，設置預算執(zhí)行、庫存物資收發(fā)與管理、預算目標達成情況等各項指標，綜合考量在全面預算作用下單位庫存物資管理工作的效率、完成質量等，并且將評價考核與激勵獎懲相對接，以此促進全面預算管理的落實，大大提高物資管理的水平。

（三）建立完善的存貨管理制度，杜絕出現(xiàn)跑冒滴漏現(xiàn)象

事業(yè)單位必須建立存貨管理制度，嚴格規(guī)范整個流程，加大管控，杜絕出現(xiàn)跑冒滴漏的現(xiàn)象。一要明確存貨管理的目的是保障庫存物資的安全完整，根據(jù)國家有關法律法規(guī)以及關于內控管理下達的文件通知，制定存貨管理制度；二要把握存貨管理的重點，首先，應加強物資采購管理，根據(jù)預算安排物資采購計劃，當采購物資入庫后，及時發(fā)放；其次，分析庫存與實耗，盡可能避免過多的材料積壓，每一項新購置的物資，都需要以發(fā)票為依據(jù)，列明數(shù)量、品種等關鍵信息，入庫的物資也要加強管理，減少損耗；三要簽訂關于物資的購銷合同，由單位庫管人員加強入庫管理工作，仔細審核、驗收物資，檢查品種、數(shù)量、規(guī)格等供貨單、發(fā)票等是否一致，若是發(fā)現(xiàn)物資破損，在查明原因后及時解決問題，以防驗收了不合規(guī)的物資；四要改善物資領用出庫管理，領用手續(xù)必須完整，各部門負責領用人員，如實填寫申請表，說明物資用途，經(jīng)審批通過之后方可領用物資，庫管人員將物資出庫之后，同時填寫出庫單，并實行“一式三聯(lián)”；五要加大后續(xù)的監(jiān)督力度，由庫管人員定期檢查物資情況，完成盤點清查工作，保證賬實相符，以防發(fā)生跑冒滴漏，并且對于庫存量過剩的情況，及時與使用部門溝通和分析，測算下一年的使用量，再通知采購部門按下一年的實際使用量編制采購預算。

（四）加強物資管理隊伍建設，提升物資管理工作實效

事業(yè)單位要想提升物資管理工作的完成效率，則應當組建一支更加專業(yè)的物資管理隊伍，由優(yōu)秀且綜合素養(yǎng)高的人員作為支撐。事業(yè)單位可加大教育培訓的力度，側重于對單位倉儲管理人員、采購人員等的培訓工作，采取多樣化的培訓方式，以督促相關人員積極參與。例如，邀請專門的學者、專家展開培訓講座，讓物資管理者了解更多相關的知識，不斷提升自身的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)；引導物資管理者運用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等渠道學習物資管理的相關法律政策和知識，進一步提高物資管理的水平。除此以外，信息化時代單位物資管理必然使用了相應的信息系統(tǒng)，因此還要加強管理人員的系統(tǒng)操作能力，通過專題培訓，理論與實踐相結合，實現(xiàn)在物資管理工作中充分運用信息化。例如，清查車輛、房屋、土地等固定資產(chǎn)后，將清查的數(shù)據(jù)信息以電子表格的形式記錄下來，如此清查資產(chǎn)的數(shù)據(jù)信息會更加有效、真實，更有利于事業(yè)單位開展固定資產(chǎn)管理工作。

（五）構建物資管理信息系統(tǒng)，發(fā)揮信息化管理的作用

事業(yè)單位應構建物資管理信息系統(tǒng)，將信息化管理的優(yōu)勢與作用充分發(fā)揮出來。一方面，強化物資管理相關人員的信息化認知度，由單位管理層牽頭，貫徹落實新理念、新方法，促使信息技術、信息化管理手段與物資管理相結合，既要注重技能培訓，信息素養(yǎng)的提高，又要加大在物資管理方面的信息化建設力度，促使物資管理人員參與其中，根據(jù)實際工作需求，對物資管理信息系統(tǒng)的功能、性能等提出想法；另一方面，在認識到物資管理信息化的重要性、必要性基礎之上，單位可以根據(jù)實際需求，與技術服務型企業(yè)建立合作關系，共同擬定符合單位自身情況的物資管理信息化建設方案，從長遠角度出發(fā)，引入先進的軟件系統(tǒng)，滿足物資管理工作的多樣化需求。另外，物資的采購、入庫、領用等流程都包含在信息系統(tǒng)中，借助信息技術，將各方面的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計整理，便于單位管理者對物資領用、物資采購等情況有更加全面的了解，同時在應用中不斷完善系統(tǒng)的查詢、報表等功能，自動更新庫存數(shù)據(jù)，將物資系統(tǒng)與預算、成本、財務等系統(tǒng)相對接，實現(xiàn)資源共享，降低重復勞動，加深部門之間的溝通與聯(lián)系，進一步實現(xiàn)資源的合理配置，從源頭上提高工作效率與質量。

結束語：

根據(jù)上述的分析可知，新形勢下我國各級事業(yè)單位做好物資管理工作是十分必要的，既可以順應改革趨勢，更好地應對當前的大環(huán)境，又可以確保單位各項資源的優(yōu)化配置以及合理使用，避免出現(xiàn)過多的物資浪費。但是物資管理工作相對復雜，涉及多個管理部門，這也就要求事業(yè)單位從實際出發(fā)，持續(xù)改善物資管理的手段，按照規(guī)章制度以及規(guī)范程序，做好物資采購、驗收、保管、發(fā)放等方面的工作，全面提升物資管理水平，從而進一步推動單位自身的可持續(xù)健康發(fā)展。