廖澤龍

摘要：近年來，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室行政管理工作逐漸向綜合化方向發(fā)展，很多管理機(jī)構(gòu)和管理職能也發(fā)生了巨大變化，行政管理的重要性逐漸突出。但是，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊懀瑢?dǎo)致辦公室行政事務(wù)管理工作無法持續(xù)開展下去，阻礙組織機(jī)構(gòu)行政發(fā)展水平的提升，同時(shí)影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，作為辦公室行政事務(wù)管理工作者，應(yīng)將辦公室行政事務(wù)管理的職能完全發(fā)揮出來，以促進(jìn)企業(yè)的有序運(yùn)作和可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);辦公室;行政管理優(yōu)化;措施

引言

行政管理工作在企業(yè)辦公室內(nèi)發(fā)揮著關(guān)鍵作用，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。在辦公室行政工作中包含非常多的工作內(nèi)容，而且綜合性較高，涉及范圍較廣，行政管理工作對(duì)于企業(yè)上下級(jí)工作起到了橋梁作用，關(guān)系著企業(yè)的正常運(yùn)營。對(duì)于電力企業(yè)而言，沒有良好的行政管理工作支撐，就不會(huì)有公司的長遠(yuǎn)運(yùn)營和發(fā)展，通過有效的組織與協(xié)調(diào)管理等工作，促使企業(yè)向預(yù)期方向前進(jìn)[1]，從而達(dá)到長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。所以，電力企業(yè)行政管理人員需要探討行政工作中存在問題，及時(shí)探討問題的解決辦法，促進(jìn)辦公室行政管理工作的科學(xué)開展。

1企業(yè)辦公室行政管理內(nèi)容分析

1.1檔案管理

檔案管理作為辦公室的重要工作，有著十分重要的核心管理作用，需要對(duì)其他各個(gè)部門的檔案管理、績效考核等進(jìn)行報(bào)關(guān)，并且還需對(duì)于檔案進(jìn)行集中分類管理工作，需要保證檔案的時(shí)效性和分類的規(guī)劃性，主要有視頻、檔案袋、影音資料、視頻、策劃等資料。需要集中審查、集中保管，重點(diǎn)使用等。

1.2文書管理

文書管理作為辦公室的重點(diǎn)工作之一，需要對(duì)于各部門檔案和資料進(jìn)行分類、儲(chǔ)存以及發(fā)布等。辦公室人員在文件的整理過程當(dāng)中需要以不同部門、不同文件、不同分類的方式進(jìn)行，因?yàn)楦鱾€(gè)部門的檔案存在誤區(qū)，因此需要不同的處理方式。再者，需要對(duì)于文檔進(jìn)行高效高質(zhì)量地整理和保存，需要對(duì)于文檔進(jìn)行更加細(xì)致地劃分工作，采取不同的程序和人員分工，達(dá)到更高效、更優(yōu)質(zhì)的效果。

1.3會(huì)議管理

會(huì)議管理制度貫穿到公司上下的整個(gè)計(jì)劃和運(yùn)營過程中，需要辦公室對(duì)各個(gè)部門的會(huì)議盡心統(tǒng)一計(jì)劃和安排，合理地安排時(shí)間，并且加強(qiáng)對(duì)于會(huì)議的審核工作和報(bào)備機(jī)制，針對(duì)到每個(gè)員工，并進(jìn)行集中統(tǒng)計(jì)和分配，可以更好地開展行政工作[2]，同時(shí)對(duì)于怠職的員工還可以及時(shí)地進(jìn)行剔除和糾正，可以更好地節(jié)約會(huì)議成本，達(dá)到管理的目的，提高工作效率。

2電力企業(yè)辦公室行政管理的特點(diǎn)

2.1服務(wù)性

企業(yè)辦公室行政工作具備著較強(qiáng)的服務(wù)性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。行政工作的主要職責(zé)是協(xié)助企業(yè)決策人員完成相應(yīng)的工作內(nèi)容，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開展。

（2）為各職能部門服務(wù)。行政工作人員需要保持各部門之間的緊密溝通與聯(lián)系，做到各部門的相互配合，確保企業(yè)內(nèi)部工作的高效開展。行政部門在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著關(guān)鍵作用，促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部管理的協(xié)調(diào)性，讓各項(xiàng)工作開展更具效率。

（3）為員工服務(wù)。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部工作人員日常工作內(nèi)容，積極解決工作中的問題，充分調(diào)動(dòng)每一位工作人員的積極性，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的管理環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)行政工作的落實(shí)與優(yōu)化。

2.2復(fù)雜性

辦公室行政管理工作存在著極強(qiáng)的復(fù)雜性，在實(shí)際的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中，行政部門需要做到對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)事物的分析，雖然工作過程中遇到的都是小事，但是過多的小事堆疊在一起，造成了事物處理的繁雜性，一旦處理不當(dāng)，不僅會(huì)影響到工作效率，還會(huì)給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在企業(yè)行政管理工作中，工作人員需要加大對(duì)行政工作的正確認(rèn)知，做到對(duì)各細(xì)節(jié)的分析，無論事務(wù)大小都應(yīng)該保持正確的工作態(tài)度[3]，做到以人為本的原則，注意問題解決的方式方法，確保企業(yè)各項(xiàng)工作的科學(xué)開展。

2.3困難性

首先，行政管理工作需要保持其時(shí)效性，針對(duì)工作復(fù)雜程度展開分析，對(duì)于一些需緊急完成的工作要做到馬上執(zhí)行，不允許出現(xiàn)延誤。

其次，落實(shí)科學(xué)的溝通和交流。在企業(yè)發(fā)展中，行政工作人員需要協(xié)調(diào)好上下級(jí)部門之間的關(guān)系，注意企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的掌握。行政工作人員主要做到的工作內(nèi)容是上傳下達(dá)，讓企業(yè)各部門凝聚力提升，塑造良好的企業(yè)形象。

最后，工作職責(zé)較大。在行政管理工作中包含為企業(yè)決策人員安排會(huì)議、對(duì)物品的采購和發(fā)放等，為確保各項(xiàng)工作的積極開展，行政工作人員需要做到對(duì)各領(lǐng)導(dǎo)層和員工的需求分析，認(rèn)真落實(shí)工作職責(zé)。

3加強(qiáng)供電企業(yè)辦公室行政管理改革優(yōu)化工作措施

3.1明確辦公室行政事務(wù)管理工作職能范圍

由于辦公室的行政事務(wù)管理工作是一項(xiàng)突發(fā)性強(qiáng)、范圍寬、不確定性高的工作，在實(shí)際的操作中需要按照對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)需求來進(jìn)行職責(zé)與職能的調(diào)整和劃分。基于職責(zé)范圍事務(wù)的具體分析，就需要讓界定變得更加的明確，這樣就會(huì)對(duì)于工作人員進(jìn)行直接的安排。為了高效發(fā)展辦公室工作，就需要做好統(tǒng)籌處理，將對(duì)應(yīng)的責(zé)任管理體系加以完善，基于定責(zé)、定崗、定標(biāo)準(zhǔn)等要求來明確各項(xiàng)工作，這樣才可以確保辦公室整體工作效率的提升。定責(zé)，要求結(jié)合實(shí)際情況，將各個(gè)崗位的責(zé)任進(jìn)一步明確，確保真正做到人崗匹配、分工明確、權(quán)責(zé)對(duì)等;定崗，需要基于單位的實(shí)際要求，設(shè)置好必不可少的工作崗位;定標(biāo)準(zhǔn)，要結(jié)合崗位的實(shí)際工作要求明確崗位工作實(shí)施細(xì)則，明確日常的工作管理規(guī)范[4]，這樣就能按照既定的工作流程和職能權(quán)限，確保各項(xiàng)工作的順利開展。

3.2構(gòu)建完善辦公室行政管理體系和機(jī)制

企業(yè)須結(jié)合實(shí)際情況建立完善的辦公室行政管理體系和機(jī)制，從思想層面上強(qiáng)化辦公室行政管理人員的責(zé)任意識(shí)?？茖W(xué)調(diào)控單位各部門之間的合作關(guān)系，在正確的服務(wù)意識(shí)引導(dǎo)下嚴(yán)格按照上級(jí)下達(dá)的文件精神執(zhí)行相關(guān)工作。對(duì)于下屬部門同樣需要開展規(guī)范化管理工作，以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益為首要目標(biāo)，避免經(jīng)濟(jì)成本損耗的同時(shí)將現(xiàn)有人力、物力以及財(cái)力資源進(jìn)行有效整合[5]。另外，企業(yè)還應(yīng)及時(shí)改變傳統(tǒng)陳舊的管理方式，保證辦公室行政管理體系的科學(xué)性和有效性，督促相關(guān)管理人員明確自身職責(zé)和定位，通過以身作則的方式起到良好的示范帶頭作用，有效解決企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題，同時(shí)結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀不斷優(yōu)化行政管理模式，提高單位服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，充分發(fā)揮行政管理部門的職能。

3.3加大信息管理系統(tǒng)建設(shè)的力度

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室的行政事務(wù)管理與網(wǎng)絡(luò)之間的聯(lián)系變得越來越密切，而現(xiàn)代化的行政事務(wù)管理雖然在效率方面有了一定的提升，但是依舊需要引入大量先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，這樣才能做到與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，基于辦公室行政事務(wù)管理的角度出發(fā)，需要對(duì)于具體的管理要求有充分的考慮。第一，構(gòu)建相對(duì)應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。第二，將技術(shù)加以落實(shí)，并且持續(xù)做好改進(jìn)處理，這樣才可以讓企業(yè)的實(shí)際需求與行政事務(wù)管理直接匹配起來。同時(shí)，在具體構(gòu)建行政事務(wù)管理系統(tǒng)的時(shí)候一定不要吝嗇資金與技術(shù)方面的投入，實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)設(shè)備的相互融合，提供高程度的保障，服務(wù)于行政事務(wù)管理工作的有序開展。如，針對(duì)行政事務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，首先就需要針對(duì)其行政事務(wù)的具體內(nèi)容加以分析，以明確行政事務(wù)各個(gè)系統(tǒng)的具體作用以及對(duì)應(yīng)的功能組成。

3.4強(qiáng)化辦公室行政人員能力

一直以來，人力就是生產(chǎn)的原動(dòng)力，針對(duì)企業(yè)的辦公室行政事務(wù)管理而言也是如此。隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息化的不斷發(fā)展，企業(yè)對(duì)于擁有對(duì)應(yīng)職務(wù)能力的人才需求也逐漸擴(kuò)大，行政管理人員作為公司的樞紐，需要發(fā)揮其主管領(lǐng)導(dǎo)作用，領(lǐng)導(dǎo)公司朝著更加全面的方向進(jìn)發(fā)，因此對(duì)于人才的招聘和培養(yǎng)就顯得尤為重要。因此，企業(yè)就需要對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平進(jìn)行不同階段和不同層級(jí)的逐一考核，企業(yè)對(duì)于人才進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，進(jìn)行必備的考核制度和激勵(lì)懲罰制度，通過對(duì)于行政管理人員的業(yè)務(wù)監(jiān)督，達(dá)到職務(wù)與公司上下的發(fā)展相互匹配的作用，合理的獎(jiǎng)懲制度也是對(duì)于員工的工作態(tài)度的一種督促，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量[6]。除此之外，還需要員工緊隨時(shí)代的步伐，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式和管理技能，發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，從而更加提升管理人員的行政管理水平，探索更科學(xué)的管理方法。

4結(jié)束語

綜上所述，電力企業(yè)辦公室行政管理工作十分重要，通過科學(xué)行政管理工作能夠推進(jìn)企業(yè)綜合效益增長，保障企業(yè)更具競爭價(jià)值。因此，企業(yè)辦公室行政管理工作人員需要通過不斷總結(jié)優(yōu)化辦公室工作內(nèi)容，做到對(duì)工作職責(zé)的科學(xué)劃分，結(jié)合實(shí)際情況建立相應(yīng)的管理制度與管理體系，促進(jìn)行政管理工作的科學(xué)開展，更好地為企業(yè)服務(wù)。

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