梨樹縣機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 王世軍

檔案是一種重要的信息載體，承載著機(jī)關(guān)單位工作人員的業(yè)績(jī)等個(gè)人真實(shí)信息，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作是整個(gè)機(jī)關(guān)事務(wù)工作的重要組成部分之一，因此，提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理效率是機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、傳統(tǒng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作模式的局限性

當(dāng)前的檔案管理方法依然沿用傳統(tǒng)模式，由于查詢權(quán)限的限制，檔案查詢的服務(wù)對(duì)象一般為領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不對(duì)外開放，在我國(guó)機(jī)關(guān)事務(wù)改革不斷推進(jìn)的形勢(shì)下，逐漸暴露出來(lái)這種封閉式檔案管理模式的弊端，主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（1）重視度不高。個(gè)別單位對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作重視不夠，存在重經(jīng)濟(jì)、輕管理的傾向，忽視了機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的責(zé)任，而且主要責(zé)任人責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。就目前來(lái)看，檔案管理工作還沒(méi)有引起足夠重視，這種不重視直接導(dǎo)致了機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作的不重視，只是象征性地將信息備案于紙面上，隨著工作內(nèi)容的增加，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案更加不易尋找。同時(shí)，在機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理中，主要責(zé)任人員責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為只需要保存不泄密即可，不能將機(jī)關(guān)事務(wù)檔案按照信息的種類、性質(zhì)和重要性進(jìn)行分類儲(chǔ)存，這將極大影響機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的有效利用。

（2）過(guò)于封閉，影響了機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的利用。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的使用一般需要領(lǐng)導(dǎo)審批或?qū)ｉT的介紹信，查詢條件過(guò)高，一般人很難接觸、查詢到自己的檔案，而且，機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理服務(wù)方式過(guò)于單一，經(jīng)常坐等人上門咨詢，要想查詢相關(guān)檔案必須到機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，這種方式嚴(yán)重阻礙了機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的充分利用。

（3）機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高?，F(xiàn)在機(jī)關(guān)事務(wù)檔案主要責(zé)任人仍存在由辦公室秘書兼任的情況，導(dǎo)致管理團(tuán)隊(duì)服務(wù)意識(shí)差、專業(yè)技能不熟練。這樣一支隊(duì)伍很難給予機(jī)關(guān)事務(wù)檔案優(yōu)質(zhì)和高效的管理，在工作時(shí)，過(guò)于重視紅頭文件利用和儲(chǔ)存而影響了其他檔案的利用和儲(chǔ)存，對(duì)于非紅頭文件，為了貪圖一時(shí)方便會(huì)下意識(shí)忽略該文件，過(guò)一段時(shí)間再次查詢此文件時(shí)，產(chǎn)生文件真?zhèn)尾幻鞯那闆r，而且檔案管理手段常采用原始的手工記錄，經(jīng)常產(chǎn)生重復(fù)性的無(wú)效勞動(dòng)，即使存在相關(guān)的機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理軟件，也沒(méi)有后期維護(hù)，而且各個(gè)單位的軟件無(wú)法相互調(diào)用。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率的方法

隨著互聯(lián)網(wǎng)+概念的普及，使得部分機(jī)關(guān)單位、企業(yè)開始將自身的發(fā)展現(xiàn)狀與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)+進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化辦公以提高工作效率。目前檔案信息正處于改革階段，信息技術(shù)的創(chuàng)新注定要求檔案管理向著由簡(jiǎn)單到復(fù)雜、由經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理過(guò)渡，在這個(gè)階段包括以下幾個(gè)方面。

（一）完善檔案管理制度

完善機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理制度，就是對(duì)現(xiàn)有制度“取其精華去其糟粕”。在機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理建設(shè)過(guò)程中，通過(guò)不斷創(chuàng)新和完善，提升檔案的管理制度，不可避免要對(duì)現(xiàn)有的制度刪繁就簡(jiǎn)，但是對(duì)于一些原則性的問(wèn)題卻不能夠刪減，必須確保檔案信息管理質(zhì)量，所以要對(duì)檔案資源管理工作進(jìn)行梳理，找出重點(diǎn)工作，并且制定相應(yīng)的工作制度，完善檔機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的硬件設(shè)備以及環(huán)境能夠顯著增加檔案管理人員的工作效率。一個(gè)健全的檔案管理制度，能夠完善檔案信息的收集、管理與鑒定，努力向著電子檔案發(fā)展，最大程度地實(shí)現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變，使其最大程度地發(fā)揮其作用，嚴(yán)格按照操作流程對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案進(jìn)行管理和儲(chǔ)存。

檔案?jìng)浞葜贫纫彩菣n案管理制度的重中之重，能夠確保在檔案缺失時(shí)，通過(guò)備份復(fù)原檔案信息。雖然現(xiàn)有的信息技術(shù)很發(fā)達(dá)，但是在相關(guān)人員的操作中仍然會(huì)出現(xiàn)電腦木馬、文件誤刪除和文檔無(wú)法修復(fù)等問(wèn)題，這時(shí)就可以通過(guò)備份來(lái)彌補(bǔ)失誤，避免工作受影響。

（二）加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)，就是加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案人員對(duì)信息化設(shè)備的掌握程度。要與時(shí)俱進(jìn)，在出現(xiàn)關(guān)于檔案設(shè)備的新型軟件或者硬件時(shí)，根據(jù)自身需求實(shí)施更新設(shè)備，并提升檔案管理人員關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)+的相關(guān)知識(shí)，增加主要人員的規(guī)模，通過(guò)大范圍、多角度和常審查的培訓(xùn)模式，加大人才數(shù)量。例如，每個(gè)月月中組織相關(guān)的講座，提升管理人員的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能，在購(gòu)買新設(shè)備新軟件或者對(duì)自身設(shè)備進(jìn)行升級(jí)時(shí)，要針對(duì)新功能對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)已有功能進(jìn)行鞏固聯(lián)系。其次，提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視程度有了提高，下面的工作人員才能夠在領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵(lì)下轉(zhuǎn)變自身觀念，通過(guò)積極主動(dòng)的自我學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案的管理進(jìn)行探索和研究，進(jìn)而提升自己。

加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)，就是將紙質(zhì)版檔案作為電子版檔案的有效備份。機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員在進(jìn)行檔案的保存和管理中，不僅僅只是通過(guò)電子檔案進(jìn)行管理，最主要的還是將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，增加其準(zhǔn)確性，一旦電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題，能夠通過(guò)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行輔助，避免出現(xiàn)疏漏，而且在管理人員對(duì)電子檔案進(jìn)行修改保存后，還需要對(duì)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行額外材料添加，標(biāo)清添加時(shí)間，由經(jīng)辦人簽名。

（三）加大機(jī)關(guān)事務(wù)檔案人才培養(yǎng)

加大機(jī)關(guān)事務(wù)檔案人才培養(yǎng)就意味著提高管理人員整體素質(zhì)。目前的機(jī)關(guān)事務(wù)檔案部門常被人稱為“冷板凳”，是專門收留“老弱病殘”的部門，這造成了機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員工作素質(zhì)差、主動(dòng)進(jìn)取意識(shí)薄弱和服務(wù)意識(shí)差等問(wèn)題，必須改變這種錯(cuò)誤的認(rèn)知，提高管理人員整體素質(zhì)，重視檔案管理工作，多引進(jìn)檔案管理人才，這也是迅速優(yōu)化機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式的一條捷徑，他們的加入會(huì)使機(jī)關(guān)事務(wù)單位的檔案部門真正成為所在單位的信息提供中心，而不是單純的資料保管中心。要解決上述問(wèn)題，可以通過(guò)以下三方面入手：

一是基于機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作的重點(diǎn)，加大引進(jìn)人才的福利待遇，以吸引計(jì)算機(jī)、情報(bào)學(xué)、檔案學(xué)等優(yōu)秀人才。二是結(jié)合當(dāng)前機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作模式以及互聯(lián)網(wǎng)+對(duì)檔案管理的具體需求，加大機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作人員入職前的培訓(xùn)力度，提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作人員競(jìng)爭(zhēng)力，提升其服務(wù)意識(shí)，優(yōu)化檔案管理工作人員的知識(shí)層次。三是多舉辦趣味性的技能比賽，將機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作融入比賽中，寓教于樂(lè)的同時(shí)提升機(jī)關(guān)事務(wù)檔案工作人員的專業(yè)技能。

（四）提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的創(chuàng)新性

提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的創(chuàng)新性不僅包括技術(shù)的創(chuàng)新還包括機(jī)關(guān)事務(wù)檔案檔案管理人員的自主創(chuàng)新能力。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)新，人們生活的水平提高，對(duì)檔案管理提出了更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性，主要在于將互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)、智能互聯(lián)技術(shù)、無(wú)線終端技術(shù)充分運(yùn)用于機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，進(jìn)而獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。具體措施主要包括以下兩點(diǎn)：第一，機(jī)關(guān)事務(wù)單位可以通過(guò)建立檔案中心，建立相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)和數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案服務(wù)并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性的建設(shè)等途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)。第二，機(jī)關(guān)事務(wù)單位利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，運(yùn)用數(shù)形結(jié)合的思想，提供分析報(bào)告，既可以為領(lǐng)導(dǎo)在機(jī)關(guān)事務(wù)管理、工作決策等方面提供及時(shí)、可靠的依據(jù)，也可以全面推進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化、社會(huì)化建設(shè)的進(jìn)程。

機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理人員加強(qiáng)自主創(chuàng)新、主要體現(xiàn)為與時(shí)俱進(jìn)、積極學(xué)習(xí)各項(xiàng)管理工作、完善自身的管理理念，進(jìn)而確保檔案信息化技術(shù)的發(fā)展，滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求。首先要確保檔案儲(chǔ)存的有效性、規(guī)范化、準(zhǔn)確性，不斷研究檔案信息的多樣性和廣泛性。除此之外，要提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，除了具備檔案管理所需要的基本知識(shí)之外，還要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、編程技術(shù)，能夠?qū)n案的著錄、編研、檢索等語(yǔ)言進(jìn)行熟練編程，采用編程的方法通過(guò)計(jì)算機(jī)將繁瑣的工作解決，實(shí)現(xiàn)將互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)與實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)結(jié)合，提高工作效率。

總之，在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代，要充分重視檔案管理工作的重要性，通過(guò)完善檔案管理制度、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)、加大機(jī)關(guān)事務(wù)檔案人才培養(yǎng)和提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理的創(chuàng)新性等措施，能夠顯著提高機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率。同時(shí)還應(yīng)該為機(jī)關(guān)事務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新和檔案信息化建設(shè)提供政策保障、資金保障和人才保障，加大對(duì)檔案工作的宣傳力度，形成全員參與的良好檔案工作局面。