福建省三明市明溪縣融媒體中心 江月蘭

基層單位開展檔案管理工作時，普遍欠缺關注力，未深刻意識到檔案管理工作對單位未來發(fā)展的重要意義。在具體的檔案管理工作中，不具備優(yōu)良的法律意識，也未參照具體標準進行技術操作。因此，在日后開展檔案管理工作時，應正視檔案管理過程中存在的問題，只有深入剖析，才能在此基礎上完善管理措施，增強檔案管理效果，為基層單位推進各項工作提供充足支持。

一、基層單位加強檔案管理工作的重要意義

若想切實提高檔案管理工作品質(zhì)，首要任務就是增強基層單位檔案管理人員的工作責任感，促使其對檔案管理工作產(chǎn)生清晰的認知。若能保質(zhì)保量完成檔案管理工作，則會為其未來發(fā)展帶來堅定力量?；鶎訂挝坏臋n案管理工作，并非僅是針對現(xiàn)有工作進行總結，還需要對過往工作加以歸納，總結工作經(jīng)驗。檔案管理工作是考量檔案管理人員工作效率、質(zhì)量的前提，加強檔案管理工作規(guī)范化，是基層單位落實各項工作的重要基礎，也是立足現(xiàn)狀展望未來、規(guī)劃未來的核心依據(jù)。為此，基層單位應注重檔案管理工作，準確認知單位發(fā)展現(xiàn)狀，從而發(fā)現(xiàn)并解決單位在實際運營時遇到的問題，不斷推動單位各項工作迅速落實。

二、新形勢下基層單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理效率低下

現(xiàn)階段，大多基層單位在檔案管理工作中仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，在一定程度上導致檔案管理水平越來越滯緩。眾所周知，紙質(zhì)檔案空間占有量大且難以保存，如果站在綜合角度進行分析，會為檔案歸檔工作帶來諸多難度。另外，一些基層單位并未構建完整的信息管理系統(tǒng)，在檔案管理過程中極易出現(xiàn)細節(jié)錯誤，嚴重浪費人力資源。由于所應用的檔案管理方式相對落后，從而影響了檔案應用質(zhì)量。

（二）檔案管理機制不全

部分基層單位在檔案管理方面，并未完善檔案管理機制。檔案管理工作存在隨意性，且缺少嚴謹?shù)目茖W管理手段。在具體工作中，常常出現(xiàn)混亂、無序等現(xiàn)象。與此同時，檔案記錄內(nèi)容清晰度不足，檔案歸類工作相對隨意，在整理檔案時，沒有明確的方向，未制定嚴謹?shù)臋n案執(zhí)行方案，致使檔案管理模式缺乏先進性、創(chuàng)新性，長期下來便會導致檔案管理工作越來越滯后，難以從整體上提升檔案管理水準[1]。

（三）檔案檢索流程繁雜

歸整檔案、分類檔案的本質(zhì)目的在于提高基層單位日常工作中查詢檔案與檢索檔案的便利度。然而，一些基層單位并未針對這項工作予以高度重視，在檢索檔案與查詢檔案時，通常采取人工檢索方法，導致檔案查閱時間長，有時還出現(xiàn)檢索并不完善的情況，導致檔案管理效率日漸下滑，嚴重影響單位檔案管理工作水平的提高。

（四）檔案管理水平不高

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，部分基層單位并不重視檔案管理工作，上至單位領導者，下至基層檔案管理人員，均未深刻意識到檔案管理工作的重要性，也未曾采取系統(tǒng)性手段收集檔案與管理檔案，部分單位僅僅將財務檔案和人事檔案歸檔，其他檔案的儲存效果并不如意。同時，許多單位仍采用“兼職”檔案人員管理檔案。一些基層單位的人員檔案管理專業(yè)水平有待提升。檔案管理屬于綜合工作，若想做好這份工作，不僅需要相關人員具備扎實的文字功底及專業(yè)知識，還需要擁有檔案整理經(jīng)驗。然而，大多基層單位并未聘用專職檔案管理人員，由兼職人員負責檔案管理工作，極有可能出現(xiàn)時間不夠用或者業(yè)務技能不精湛等問題，致使檔案管理效率和質(zhì)量大打折扣?；鶎訂挝魂P于檔案管理人員的培訓少之又少，由于較少接受檔案管理部門的專業(yè)培訓，致使檔案管理人員缺少系統(tǒng)性學習檔案管理理論知識的機會，導致其自身檔案管理理論知識與技能跟不上時代發(fā)展的步伐。

（五）硬件設施不到位

首先，缺少專業(yè)檔案室。受資金以及辦公用房等各種因素的制約，一些基層單位未創(chuàng)建專業(yè)的檔案室，常常將檔案堆放在各部門辦公室中。由于辦公室內(nèi)人員偏多，增加了檔案保存隱患，極有可能導致部分檔案被泄密。其次，檔案室缺少現(xiàn)代硬件設施，一些單位即使成立了檔案室，但是未安裝檔案柜、防盜門窗、報警設備和監(jiān)控設備等，檔案管理“八防”落實不到位，同樣會增加檔案保存隱患[2]。最后，檔案數(shù)字化程度偏低，未形成系統(tǒng)性的電子檔案，與現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理目標仍有一定差距，嚴重影響檔案開發(fā)率和利用率。

三、新形勢下加強基層單位檔案管理工作的對策

（一）高度重視檔案管理工作，提高管理效率

傳統(tǒng)檔案管理理念及具體執(zhí)行方法，不符合創(chuàng)新改革要求，會在一定程度上制約檔案管理的有效性?；鶎訂挝恍杞Y合現(xiàn)有工作情況，不斷探索檔案管理創(chuàng)新模式，增強檔案管理工作實效性。所以，在基層單位日常推進檔案管理工作時，應增強檔案管理重視程度，合理優(yōu)化檔案管理的各項要求與標準，增強檔案管理科學認知，改變錯誤的管理方法，并加強宣傳教育工作，增強基層單位內(nèi)部所有職工對檔案工作管理的認知程度，立足新形勢，不斷探索檔案管理的多方面工作。

（二）注重檔案管理制度建設，提高規(guī)范化水準

所謂管理制度，主要針對管理方法、原則、機制、目標等進行了細致規(guī)劃?？茖W的管理制度可以簡化檔案管理過程，提升管理效率?；鶎訂挝粰n案管理工作屬于制度性頗強的工作，從收集檔案、保管檔案到利用檔案，整個過程均需要有嚴謹?shù)闹贫燃右砸?guī)范，這樣才能保證工作質(zhì)量，真正達到全面收集、妥善保管以及高效利用檔案的核心目標。為此，應對現(xiàn)有的制度加以梳理，及時修訂不合理制度，在制定規(guī)則時要保持細化原則，確保檔案管理規(guī)范極具針對性、可操作性[3]。具體來說，應注重監(jiān)督檢查，并創(chuàng)建完善的獎懲機制，將制度執(zhí)行情況和每一項考核與評先評優(yōu)結果掛鉤，從而提高相關人員遵守制度執(zhí)行工作的自覺性及積極性。另外，要注重制度宣傳，讓單位內(nèi)部全體人員養(yǎng)成自覺遵守檔案管理相關制度的意識。

（三）完善檔案檢索系統(tǒng)，增強現(xiàn)代化管理效果

基層單位檔案管理工作針對性頗為明顯，尤其是在經(jīng)濟迅速發(fā)展的時代，現(xiàn)代化管理體系對基層單位檔案管理工作提出了更高的要求。為此，若想切實達到現(xiàn)代化管理檔案的目的，就應積極采用先進技術，構建完善的檔案檢索系統(tǒng)，以便切實提高檔案管理體系的有效性、完善性。對于基層單位而言，檔案管理及檔案儲存極其關鍵。為了切實增強檔案管理的實效性，極有必要創(chuàng)建完整的檔案檢索系統(tǒng)。立足大局看問題，基層單位構建全面的電子檢索體系，通過合理應用現(xiàn)代化管理技術，便可以提高檔案檢索體系的完善性。另外，要保障所制定的檢索系統(tǒng)和單位具體情況相符，以便為提升單位檔案管理工作效率提供強有力的支持和保障。

（四）組建高素質(zhì)檔案管理隊伍，提高職業(yè)素養(yǎng)

上述提到過，在基層單位開展檔案管理工作時，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)偏低的問題。為此，在新形勢下，基層單位應積極組建高素質(zhì)檔案管理隊伍，并提高檔案管理隊伍中每一名檔案管理人員的綜合職業(yè)素質(zhì)及能力，這樣才能在增強檔案管理意識的基礎上，推動單位的各項檔案管理工作有序落實，增強檔案資源應用價值。具體來說，在新形勢下，基層單位在檔案管理工作中，應改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高對各種檔案管理途徑的認知，提升檔案管理工作效率[4]?；鶎訂挝灰聶n案管理觀念，合理應用檔案資源，針對復雜檔案資源進行標引及歸類，凸顯檔案管理價值。另外，基層單位為了提升檔案管理效率，要注重提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，定期組織專項培訓，進一步提升檔案管理人員對檔案管理工作的認知，在實踐中鍛煉業(yè)務操作能力，在實踐中互動交流，從而達到“取長補短”的效果。此外，相關檔案管理人員必須積極參加每年由國家、省市組織的檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓，不斷學習業(yè)務標準，提升操作技能，以更高的水平參加檔案資源管理及檔案資源應用過程。

（五）科學增加檔案管理資金投入，引入先進硬件設備

為了解決單位硬件管理不足以及數(shù)字化創(chuàng)新探索效率不高等問題，各基層單位應科學增加檔案管理各項資金投入，采購先進的硬件設備，投入到檔案管理工作中。一方面，基層單位應針對每一年的工作預算展開合理規(guī)劃，將檔案管理列為重點，注重提升檔案管理創(chuàng)新能力、發(fā)展能力。在新形勢下，基層單位要合理購進先進的硬件設備，如掃描儀和計算機等，以便為單位的檔案管理工作提供硬件設備保障，為基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展注入動力[5]。同時，也便于基層單位檔案管理人員深入開展檔案資源管理和利用工作，全面提升檔案管理工作各環(huán)節(jié)的效率。另一方面，基層單位應不斷創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)人工操作方法與理念，結合新形勢制定新要求。這就意味著基層單位要不斷創(chuàng)新標準化檔案管理要求及技術標準，量化分析管理體制。此外，基層單位應定期進行智能化檔案管理工作的探索，提高自動搜集與管理檔案數(shù)據(jù)的能力，要求每個部門都能逐步建構數(shù)字化檔案管理平臺，利用先進的大數(shù)據(jù)及其他技術管理創(chuàng)新檔案資源，從而收獲更有價值的檔案管理成果。

四、結束語

綜上所述，基層單位應在新形勢下加強檔案管理工作力度，致力于創(chuàng)新管理方面的探索，結合新形勢帶來的針對性改革要求，推動檔案管理工作落到實處。在日常管理單位檔案時，無論單位領導還是檔案管理員工，都應高度重視并強化檔案管理工作，合理落實與完善檔案管理工作要求及標準，增強檔案管理工作創(chuàng)新動力，解決檔案管理難題，致力優(yōu)化與開發(fā)檔案資源，將所有檔案資源應用到合理之處，為基層單位未來發(fā)展貢獻力量。