趙善棟

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的深入應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案利用已不能滿足日益多樣化、個(gè)性化的需求，快速、便捷地共享檔案資源成為公眾的迫切需求?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。實(shí)施國(guó)家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程?！?020 年6 月20 日頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》中規(guī)定：“國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。”一系列國(guó)家政策法規(guī)的出臺(tái)，推動(dòng)了檔案資源共享的發(fā)展，對(duì)構(gòu)建區(qū)域一體化檔案資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)區(qū)域一站式檔案資源整合共享，促進(jìn)區(qū)域社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高區(qū)域檔案服務(wù)整體水平具有重要意義。

一、檔案資源共享存在的問(wèn)題

區(qū)域檔案資源共享的概念：“一定區(qū)域內(nèi)，在不改變檔案現(xiàn)有的保管位置和實(shí)體所有權(quán)的情況下，根據(jù)數(shù)字檔案資源的特點(diǎn)以及用戶的需求，借助各種現(xiàn)代化技術(shù)、方法和手段，將區(qū)域內(nèi)比較分散的數(shù)字檔案資源進(jìn)行聚合與重組，建立區(qū)域性的數(shù)字檔案資源中心或檔案資源共享平臺(tái)，以增強(qiáng)信息之間的相關(guān)性，提高數(shù)字檔案資源的管理效率和利用效率，最終實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)數(shù)字檔案資源的最佳社會(huì)共享和利用?！盵1]雖然我國(guó)目前已有眾多省份建立了檔案資源共享平臺(tái)，但均處在探索階段，存在許多問(wèn)題和面臨許多挑戰(zhàn)。

1.缺乏協(xié)同合作意識(shí)造成區(qū)域整體協(xié)同共建不足。一是檔案館內(nèi)部各個(gè)科室之間沒(méi)有形成協(xié)同機(jī)制，如檔案歸檔、檔案利用查詢、檔案信息化、檔案編研，各科室之間出現(xiàn)各自為政的局面；二是檔案館館際之間由于缺乏協(xié)同合作意識(shí)，各館的管理體制、服務(wù)對(duì)象、檔案資源開(kāi)發(fā)不同等因素，沒(méi)有主動(dòng)采取有效的措施，互通有無(wú)、共建共享檔案資源數(shù)據(jù)。

2. 用戶多樣化的需求造成檔案資源共享服務(wù)的沖突。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用者迫切需要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查詢、傳遞、共享檔案信息，但現(xiàn)實(shí)情況不容樂(lè)觀：一是多數(shù)檔案館未能實(shí)現(xiàn)在線查詢、傳遞檔案，而是要檔案利用者到現(xiàn)場(chǎng)才能查閱、復(fù)印、掃描原件；二是部分市、縣綜合檔案館實(shí)現(xiàn)“就近查檔、跨館服務(wù)”，還未能實(shí)現(xiàn)跨城市的檔案利用服務(wù)，檔案利用者無(wú)法查詢到異地城市的個(gè)人檔案，從而導(dǎo)致檔案利用率降低。

3. 檔案數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)不同造成了資源共享的困難與阻礙。共享的前提是豐富的館藏資源檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)化，但目前各檔案館實(shí)際操作的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有所差別，如檔案收集、整理、分類標(biāo)準(zhǔn)不一，給檔案共享增加了難度。而龐大的數(shù)據(jù)資源的增加帶來(lái)了檔案管理的問(wèn)題，如著錄和檢索的方法不同，使檔案查詢難度增大、效率降低。

4.檔案資源整合不足造成了資源共享壁壘。一是由于館藏?cái)?shù)字資源有限，數(shù)字化進(jìn)程緩慢，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源種類不多，因而開(kāi)放不足。二是檔案館因具體整理標(biāo)準(zhǔn)不一，造成檔案數(shù)據(jù)格式不一，因而難以實(shí)現(xiàn)檔案資源整合。而且多數(shù)檔案館的整合僅局限在各自館內(nèi)，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)館際之間的互聯(lián)互通、共建共享，沒(méi)有建立起協(xié)同機(jī)制，導(dǎo)致檔案資源共建共享障礙和壁壘的形成。

二、加強(qiáng)區(qū)域檔案資源共享的策略

建立檔案資源共享的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。為滿足公眾全方位、多層次需求，建立區(qū)域檔案資源共享是大勢(shì)所趨。而加強(qiáng)區(qū)域檔案數(shù)據(jù)共享，必須立足于國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)建立區(qū)域檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)。

1.樹(shù)立檔案資源開(kāi)放共享意識(shí)，創(chuàng)新檔案共享頂層設(shè)計(jì)。協(xié)同、創(chuàng)新檔案服務(wù)，打破檔案數(shù)據(jù)共享壁壘，拓寬檔案共享在硬件儲(chǔ)存設(shè)備和管理服務(wù)的邊際，達(dá)到館際的融合、統(tǒng)一，從而建立起檔案數(shù)據(jù)協(xié)同整合共享體系，在整體規(guī)劃、政策、措施和行動(dòng)上做到區(qū)域聯(lián)動(dòng)。一方面，體系的建立必須要借助大數(shù)據(jù)的支持，才能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享；另一方面，在共建共享的過(guò)程中，要對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)籌安排，對(duì)不同的檔案資源統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為不同檔案館之間的信息資源有效共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如，湖州市建設(shè)了“湖州市數(shù)字檔案資源共建共享工程”，該工程整合全市各個(gè)綜合檔案館的檔案資源，實(shí)現(xiàn)了“資源自建、跨館出證、異地查檔、信息共享”的目標(biāo)[2]。

2.推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，加強(qiáng)電子檔案歸檔。由于共享數(shù)字檔案不受地域的限制，在檔案?jìng)魉汀⒐蚕?、整合編研方面效率更高，從而?shí)現(xiàn)檔案利用效益最大化。而檔案資源共建共享的前提是要強(qiáng)化檔案的電子化和數(shù)字化及電子檔案的歸檔工作，在2016 年發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中取消了“雙套制”歸檔的要求，因此電子檔案“單套制”必然成為發(fā)展趨勢(shì)。如，2017 年1 月，浙江省發(fā)布的《浙江省公共數(shù)據(jù)和電子政務(wù)管理辦法》中提到，“各級(jí)行政機(jī)關(guān)可以單獨(dú)采用電子歸檔形式”。因此，檔案館對(duì)于歸檔的電子檔案要有所側(cè)重，建立各類數(shù)字檔案資源庫(kù)群，全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，為建設(shè)數(shù)字檔案館奠定數(shù)字資源基礎(chǔ)。“2017年2 月22 日，浙江省杭州市的城建檔案館也通過(guò)了國(guó)家示范數(shù)字檔案室的測(cè)試，成為全國(guó)首家專業(yè)檔案館。該檔案館以“互聯(lián)網(wǎng)+”為基石，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘?qū)I(yè)館藏資源，使檔案資源公共服務(wù)作用得到充分發(fā)揮，從而實(shí)現(xiàn)專業(yè)館藏資源的整合與共享?！盵3]該館的成功實(shí)踐首先源于提前謀劃，2011 年就開(kāi)始以建立數(shù)字檔案館為目標(biāo)，對(duì)標(biāo)對(duì)表進(jìn)行充實(shí)完善，以數(shù)據(jù)為要，十二五設(shè)立了“存量檔案數(shù)字化”建設(shè)目標(biāo)，完成528 萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化率達(dá)99%。

3.注重社交媒體信息存檔，建立社會(huì)化存檔框架。新興社交媒體包括官媒、自媒，因來(lái)源豐富、主體不同、視角多元，同樣具有存證作用，因而歸檔的范圍要擴(kuò)大到檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁(yè)、微博、微信公眾號(hào)及社交媒體平臺(tái)等?？梢哉f(shuō)，國(guó)家、機(jī)構(gòu)和個(gè)人都是歷史的記錄者，涵蓋各個(gè)階段和各個(gè)領(lǐng)域，應(yīng)注重進(jìn)行收集和存檔。如，新冠疫情期間社交媒體的特殊作用難以替代，已然成為全面“抗疫”記憶庫(kù)的有機(jī)組成。社交媒體作為抗擊疫情的發(fā)聲與行為陣地，所形成的數(shù)量大、范圍廣和內(nèi)容多樣的信息具有高度的證據(jù)、記憶、資源與資產(chǎn)價(jià)值，應(yīng)在跨平臺(tái)、跨主體、跨形式、跨內(nèi)容的前提下實(shí)現(xiàn)整體存檔，為檔案社會(huì)化全景實(shí)踐提供試驗(yàn)場(chǎng)。因此，要“重視和將強(qiáng)抗擊疫情工作中社交媒體檔案與網(wǎng)頁(yè)信息的收集與管理”[4]。如，浙江省檔案館發(fā)布的新冠疫情防控專題網(wǎng)絡(luò)檔案資源收集與歸檔工作方案就將有關(guān)疫情的網(wǎng)頁(yè)歸檔和保存，全面、真實(shí)地記錄全省的戰(zhàn)疫全貌。截至2020 年6 月，浙江省檔案館已采集多媒體文件10389 個(gè)，圖片文件5826 張，靜態(tài)網(wǎng)頁(yè)93576 頁(yè)，合計(jì)數(shù)據(jù)達(dá)201GB。正如馮惠玲教授在第二屆檔案社交媒體圓桌會(huì)議上所指出的那樣：“檔案人是記錄的保管者，社交媒體作為新興的傳播方式產(chǎn)生的文件應(yīng)該能使其若干年以后還有跡可循?！?/p>

4. 制定檔案數(shù)據(jù)共享標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案資源共享平臺(tái)。一是建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)字檔案信息資源搜集、電子檔案資源管理整個(gè)過(guò)程中，以同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)入，在檔案信息化技術(shù)方面保持技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)一致性，達(dá)到檔案館間以相同的標(biāo)準(zhǔn)有效銜接，提高檔案數(shù)據(jù)共享效率。二是針對(duì)檔案館間不同類型的檔案信息資源，選擇相匹配的共享模式，在保障檔案信息資源安全的前提下，構(gòu)建起檔案信息資源共享平臺(tái)。在構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中控制和管理，如通過(guò)P2P 技術(shù)，對(duì)儲(chǔ)存在不同檔案館的資源建立對(duì)等網(wǎng)絡(luò)，不同的檔案館賬戶端既是使用者又是提供者、共享者。對(duì)于檔案館與政府及社會(huì)組織可以建立信息共享聯(lián)盟，向社會(huì)全面提供在線資源共享服務(wù)。目前，廣西在進(jìn)行檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，“廣西檔案信息資源共享平臺(tái)是以全區(qū)檔案信息資源為基礎(chǔ)，依托廣西電子政務(wù)外網(wǎng)，打破地域限制，為檔案利用者提供一站式服務(wù)的平臺(tái)”[5]?！巴ㄟ^(guò)檔案信息資源共享平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)北部灣經(jīng)濟(jì)區(qū)市級(jí)檔案館及部分縣級(jí)檔案館‘就近查檔、跨館服務(wù)’真正做到‘讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿’，讓檔案更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、服務(wù)民生，助力“最多跑一次”政務(wù)改革落地見(jiàn)效?！盵6]

5.加強(qiáng)區(qū)域特色檔案資源整合，強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)化能力。一是建立區(qū)域特色檔案資源庫(kù)。運(yùn)用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，對(duì)區(qū)域特色檔案資源進(jìn)行挖掘分析，重新深度整合和加工，充分挖掘出檔案資源的價(jià)值，并“建立了專題檔案或?qū)ｎ}檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如南寧市檔案館的‘綠城風(fēng)情’，北海市檔案館的‘海上絲綢之路’‘近代西洋建筑’等”[7]。再如21 世紀(jì)初期啟動(dòng)的“‘國(guó)家文化信息資源共享工程’，圍繞特定主題對(duì)我國(guó)特色文化資源信息進(jìn)行整合，面向中華優(yōu)秀文化和地區(qū)特色文化開(kāi)展，與特色主題相關(guān)的文本檔案、音頻檔案、影像檔案等均可歸入數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)之中。在數(shù)據(jù)信息采集過(guò)程中能夠?qū)n案模塊倉(cāng)儲(chǔ)與圖書(shū)資料等結(jié)合，在一定程度上減少數(shù)據(jù)孤島的存在，推動(dòng)檔案信息資源的‘跨界’交流”[8]。二是特色流程檔案資源庫(kù)建設(shè)流程共享，即把采集、分類、編目、儲(chǔ)存等整個(gè)流程經(jīng)驗(yàn)共享。把不同的館藏資源匯聚起來(lái)，凸顯每個(gè)館藏的區(qū)域資源特點(diǎn)，形成檔案資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并應(yīng)用數(shù)據(jù)化、可視化等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)跨文件、跨庫(kù)智能查詢，獲取知識(shí)，以滿足用戶的各項(xiàng)多元化、個(gè)性化需求。如洛桑聯(lián)邦理工學(xué)院與威尼斯州檔案館合作，運(yùn)用機(jī)器視覺(jué)算法，從檔案中獲取有效信息，建立舊時(shí)社會(huì)關(guān)系網(wǎng)，形成鏈圖，復(fù)原城市演變過(guò)程，再現(xiàn)歷史事實(shí)和圖景，讓用戶得到多圖層體驗(yàn)。

6.建立跨部門、跨平臺(tái)、跨層級(jí)、跨區(qū)域的政府機(jī)構(gòu)合作與聯(lián)盟，實(shí)現(xiàn)區(qū)域統(tǒng)籌?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：“利用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)推動(dòng)轄區(qū)檔案資源跨館利用、跨館出證工作；積極應(yīng)對(duì)新技術(shù)、新業(yè)態(tài)、新模式發(fā)展對(duì)檔案工作的要求和影響，對(duì)檔案管理理念和管理模式進(jìn)行創(chuàng)新；探索檔案區(qū)域協(xié)作發(fā)展模式，促進(jìn)館際合作?！睓n案部門可以借助電子政務(wù)與政府部門、企事業(yè)單位協(xié)同合作，各平臺(tái)通過(guò)互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)整合共享，在多地區(qū)、多系統(tǒng)一網(wǎng)通辦、一網(wǎng)統(tǒng)管、一站式服務(wù)中發(fā)揮關(guān)鍵性支撐作用，在眾多領(lǐng)域中打造一個(gè)跨區(qū)域的公共服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源跨部門、跨平臺(tái)、跨層級(jí)、跨區(qū)域的信息互認(rèn)共享。2015 年，廣西北部灣經(jīng)濟(jì)區(qū)（北欽防）簽訂檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展合作框架協(xié)議。“根據(jù)協(xié)議，三市緊緊圍繞廣西北部灣經(jīng)濟(jì)區(qū)同城化發(fā)展戰(zhàn)略，按照統(tǒng)籌發(fā)展、資源共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、合作共贏的原則，共建檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展平臺(tái)，提升廣西北部灣經(jīng)濟(jì)區(qū)檔案工作水平，更好地為推進(jìn)廣西北部灣經(jīng)濟(jì)區(qū)協(xié)同發(fā)展提供檔案服務(wù)?！盵9]跨城市一體化發(fā)展越來(lái)越受到重視而得到發(fā)展，從新基建、數(shù)字經(jīng)濟(jì)、智慧城市多領(lǐng)域探索檔案資源共享一體化發(fā)展趨勢(shì)和方向，為區(qū)域發(fā)展整合新資源，促進(jìn)區(qū)域各地協(xié)同發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)智慧。