◇內(nèi)江市人事考試中心 趙 爽

科學(xué)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn),數(shù)字信息化時代的到來，各行各業(yè)都將隨之逐漸產(chǎn)生重大變化。與此同時也對綜合性很強(qiáng)的檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作必須與科技發(fā)展的節(jié)奏相適應(yīng)，要把先進(jìn)的信息技術(shù)手段與之結(jié)合，建立起一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化檔案管理模式，才能與時俱進(jìn)。本文擬結(jié)合筆者自身多年從事檔案管理的工作經(jīng)驗，對幾點機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作中普遍存在的問題進(jìn)行了剖析，并希望為大家在相關(guān)管理工作中提供一些值得借鑒的辦法。

科學(xué)信息技術(shù)的突飛猛進(jìn),數(shù)字信息化時代的到來，各行各業(yè)都將隨之逐漸產(chǎn)生重大變化。與此同時也對綜合性很強(qiáng)的檔案管理工作提出了較高的要求，檔案工作必須與科技發(fā)展的節(jié)奏相適應(yīng)，要把先進(jìn)的信息技術(shù)手段與之結(jié)合，建立起一種區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化檔案管理模式，才能與時俱進(jìn)。本文擬結(jié)合筆者自身多年從事檔案管理的工作經(jīng)驗，對幾點機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作中普遍存在的問題進(jìn)行了剖析，并希望為大家在相關(guān)管理工作中提供一些值得借鑒的辦法。

計算機(jī)科學(xué)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛躍式發(fā)展，把人們推向了數(shù)字化時代。如今在這種競爭加劇的市場經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展時期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項工作都必須隨著時代的發(fā)展而不斷前進(jìn)，才可以保證在激烈的競爭中穩(wěn)步發(fā)展。在科技高速發(fā)展的時代背景下，所有行業(yè)為滿足新時代發(fā)展需求，都已經(jīng)進(jìn)行了大膽的革新。其中機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項重要工作—檔案管理工作，也通過引入數(shù)字化建設(shè)的理念，大大提高了工作品質(zhì)和效能，在檔案管理工作中發(fā)揮積極影響。所以，在數(shù)字化檔案管理工作的實施方案中，很有必要從實踐視角出發(fā)加以分析。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作在單位的管理發(fā)展過程中起到了很關(guān)鍵的角色，因為檔案不只是一個單位內(nèi)所有工作機(jī)構(gòu)正常運轉(zhuǎn)的原始憑證和原始記錄，同時還可以為單位的決策管理等方面提供重要的信息資料。因此，很有必要分析研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理工作中所面臨的現(xiàn)實問題，并研究加強(qiáng)數(shù)字化檔案保護(hù)工作的可行對策，對于提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)部管理控制水平和工作質(zhì)量效果具有非常重要的意義。

一、數(shù)字化檔案管理的意義

信息技術(shù)時代改變著人類的生活與工作方式，人們生活節(jié)奏逐步加快，工作效率日益提升，同時也促進(jìn)了市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與經(jīng)濟(jì)國際化趨勢的推進(jìn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理模式一直以來以紙質(zhì)文書為主，這早已趕不上精細(xì)化的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展腳步。因此積極探索實施數(shù)字化檔案管理模式，這不僅是信息技術(shù)精細(xì)化發(fā)展的必然內(nèi)在要求，同時也已經(jīng)是當(dāng)今信息化技術(shù)時代發(fā)展的新常態(tài)趨勢。信息數(shù)字化檔案管理工作的成功實施，已經(jīng)有效地促進(jìn)了我們國家黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的平穩(wěn)、健康、可持續(xù)發(fā)展，對于促進(jìn)當(dāng)前國民經(jīng)濟(jì)健康較快發(fā)展產(chǎn)生著一定的積極作用。檔案管理所涵蓋的內(nèi)容比較多，范圍比較寬，信息量也比較大。檔案信息既體現(xiàn)著機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個管理部門在其管理發(fā)展過程中的真實情況，也涉及著機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中的所有重大決策、專業(yè)信息和技術(shù)信息等等，能夠?qū)淼墓芾戆l(fā)展計劃提出關(guān)鍵的決策基礎(chǔ)，所以檔案保管工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位長期穩(wěn)定健康發(fā)展的最關(guān)鍵的客觀保證因素之一，而科學(xué)管理、規(guī)范化、高效率的檔案保管工作能夠有效提升其各項工作的效率和工作品質(zhì)。

二、數(shù)字化檔案管理面臨的主要問題

（一）設(shè)施設(shè)備建設(shè)不到位。

目前，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位為滿足時代的發(fā)展，提高工作效率，已對數(shù)字化檔案管理等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行了相應(yīng)配置，但檔案管理數(shù)字化進(jìn)程仍然被一些問題所困擾。一是硬件設(shè)備功能滯后。據(jù)了解大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位所使用的復(fù)印打印一體機(jī)掃描機(jī)、計算機(jī)等設(shè)施設(shè)備使用時間相對較長，加之兼容性等問題不能按照數(shù)字化高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)要求對設(shè)備進(jìn)行及時的升級更新，導(dǎo)致檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量要求得不到保證，嚴(yán)重的阻礙了檔案數(shù)字化管理工作的推進(jìn)。二是硬件設(shè)施老化。最基礎(chǔ)的硬件設(shè)施建設(shè)關(guān)系到是否能做好檔案的數(shù)字化管理工作，就以單位當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r來說，雖然已對數(shù)字化檔案管理等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行了相應(yīng)配置，但是由于大部分硬件設(shè)施均存在不同程度的老化，且未能及時更換新的設(shè)施設(shè)備，導(dǎo)致工作速度與效能都如法滿足單位發(fā)展的需要。三是還有的單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)比較落后。計算機(jī)機(jī)房的建設(shè)往往比較陳舊，沒有配置相應(yīng)的應(yīng)急設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等，大大增加了風(fēng)險因素，對單位檔案管理工作的數(shù)字化推進(jìn)工作存在嚴(yán)重的制約作用，甚至?xí)挝坏陌l(fā)展起到負(fù)面影響。

（二）檔案管理和自動化辦公管理系統(tǒng)無縫銜接難以實現(xiàn)。

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中一些檔案保存時間久遠(yuǎn)，且大多以紙質(zhì)文件形式呈現(xiàn)，難以實現(xiàn)全部錄入電腦之中，因此必須按照不同情況，合理采取應(yīng)對方法，以確保紙質(zhì)文檔和數(shù)字檔案之間的精準(zhǔn)銜接。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，為確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，一般情況下委托專業(yè)的科技軟件開發(fā)人員對檔案管理軟件進(jìn)行研制，而單位所使用的辦公自動化管理系統(tǒng)則由主管部門統(tǒng)籌或本單位根據(jù)自身需要開發(fā)或設(shè)計，由于平臺不同，開發(fā)設(shè)計單位不同，導(dǎo)致兩系統(tǒng)互不兼容，要在兩個系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫銜接是很難做到的，也就意味著要在這兩個應(yīng)用軟件之間建立規(guī)范統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)也是很難實現(xiàn)的。當(dāng)然，兩系統(tǒng)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，也在一定程度上限制了單位檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)展。

（三）缺乏專業(yè)的技術(shù)人才。

數(shù)字科技的迅速發(fā)展孕育著大批的新行業(yè)、新職位，而在近幾年人社部發(fā)布的50余個新職業(yè)項目中，大部分都和數(shù)字化技術(shù)有關(guān)，比如網(wǎng)絡(luò)營銷師。這種新興崗位的市場需求很大，因此數(shù)字化人才培養(yǎng)也將成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位爭搶的焦點。但是從另一方面看，新興職業(yè)的興起時間都比較短，而數(shù)字化技術(shù)人才培養(yǎng)供給增長速度又遠(yuǎn)趕不上市場對于數(shù)字技術(shù)人才培養(yǎng)的需求增長速度，從而導(dǎo)致職業(yè)技能培訓(xùn)院校對這方面人才培養(yǎng)缺失，人才需求鏈與產(chǎn)業(yè)鏈發(fā)生脫節(jié)。在檔案管理人員中存在年齡偏大并對數(shù)字化管理接收程度低的檔案管理人員，也存在年級偏小、工作經(jīng)歷不足且一人身兼數(shù)職的兼職人員管理檔案的情況，因此要求各機(jī)關(guān)事業(yè)單位在這類人員任用、培養(yǎng)等方面予以重視。

三、加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效對策

（一）更新硬件設(shè)備。

為提供一個良好環(huán)境來保障檔案數(shù)字化管理發(fā)展進(jìn)程，各單位一定要確保專項經(jīng)費的預(yù)算和投入，定期更換硬件設(shè)施設(shè)備，才能確保檔案數(shù)字化工作的順利推進(jìn)。第一，可通過"云"存儲等多種方式，做好原有設(shè)備的存儲工作，待硬件設(shè)備更換好之后再完成數(shù)據(jù)的下載操作。第二，做好所有設(shè)施設(shè)備的調(diào)試工作，特別是對計算機(jī)系統(tǒng)的調(diào)試，數(shù)字化文檔主要通過其承載，在上傳、保存瀏覽等操作中，直接考驗著計算機(jī)系統(tǒng)性能、安全穩(wěn)定性，當(dāng)然計算機(jī)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定，也為各項工作的開展起到了有力的保障作用。第三，在配備符合要求的硬件設(shè)備外，還必須創(chuàng)造良好的環(huán)境來保障這些硬件設(shè)備的工作。一方面，提供專用房間放置檔案數(shù)字化的各種硬件設(shè)施，并定時定人做好衛(wèi)生保潔，同時對檔案查閱人員以及檔案的用處等情況做好登記，可有效減少或防止檔案流失等問題;另外，還必須安排專人對以上設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行定期檢測，著重檢測計算機(jī)等設(shè)施設(shè)備，以確保整個管理系統(tǒng)均不出現(xiàn)問題。

（二）做好數(shù)字化檔案的精細(xì)化管理。

數(shù)字化檔案管理工作既有優(yōu)勢也存在缺點，優(yōu)點是具有簡單、便捷等一系列區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理方式，但是缺點也很明顯，對管理人員的素質(zhì)要求很高，一旦出現(xiàn)管理不善等問題，極大可能導(dǎo)致數(shù)字化文件的流失甚至損毀，比如以上所說到的難以做到無縫銜接的檔案管理與自動化辦公管理系統(tǒng)，就是相關(guān)問題處理不當(dāng)導(dǎo)致的。為減少大量的紙質(zhì)檔案資料的積累，可將紙質(zhì)文檔以數(shù)字形態(tài)存放于計算機(jī)里面，不至于長期保存和查閱而損毀或遺忘。同時在存儲技術(shù)上應(yīng)用了先進(jìn)的數(shù)字化方案，具備了兼容性強(qiáng)、可行性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、便捷性高、支持電腦上網(wǎng)檢索與實時信息瀏覽等諸多優(yōu)點。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要通過把握重要環(huán)節(jié)的方式來推動檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，其中包含書面化、全面化、同步化、專業(yè)化等環(huán)節(jié)。要精細(xì)化管理文件資料的形成、收集、整理、歸檔、移交等全過程，并明確安排檔案管理專員，通過定期開展檔案相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，促使更加深入地了解專業(yè)知識，以達(dá)到進(jìn)一步提高工作質(zhì)效的作用。

（三）多方向加強(qiáng)人才培養(yǎng)。

在當(dāng)下，全能復(fù)合型人才的培養(yǎng)是當(dāng)務(wù)之急的大事，同時也是當(dāng)今時代檔案管理的新需要。一是要通過開展繼續(xù)教育加大檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)力度，結(jié)合數(shù)字化檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)、新要求，培養(yǎng)要與發(fā)展需求相適應(yīng)，還應(yīng)對計算機(jī)硬件設(shè)施操作等基礎(chǔ)能力加以培訓(xùn)。二是可優(yōu)先選拔計算機(jī)能力熟練的人員作為檔案管理人員，入職前要對其進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的專項培訓(xùn)。這樣一來，能使檔案管理人員即能熟練運用計算機(jī)設(shè)備開展檔案管理工作，還可以解決數(shù)字化檔案管理中可能會發(fā)生的問題，對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)發(fā)揮著重大意義。三是機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可對外招募全能復(fù)合型管理人才，同時，單位可通過對檔案管理工作人員采取建章立制的方式，建立激勵機(jī)制，提高工資酬勞，提供晉升空間，納入考核評比，以此充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，以提高數(shù)字化檔案管理水平。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今這種信息科技快速發(fā)展的數(shù)字化時期，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位各方面的工作要求將日益提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也必須與時俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，才能緊跟時代發(fā)展的步伐，才可以實現(xiàn)精細(xì)化高標(biāo)準(zhǔn)管理的要求。所以，積極踐行和完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作，積極創(chuàng)新檔案管理工作模式和方法，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的重要責(zé)任和義務(wù)。任何一個檔案工作人員都必須有緊迫感，樹立創(chuàng)新意識，提升業(yè)務(wù)能力，以全面提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理水平而努力前進(jìn)。