鄧曉燕（武昌工學(xué)院會計學(xué)院）

■ 總賬模塊簡介

總賬系統(tǒng)是用友u8軟件財務(wù)會計部分最核心的一個子系統(tǒng)，其基本功能是利用建立的會計科目體系，輸入和處理各種記賬憑證，完成憑證審核和記賬、對賬、結(jié)賬，輸出各種賬簿。

■ 設(shè)錯教學(xué)法在總賬模塊應(yīng)用的原理

總賬模塊正常運行，其前提是系統(tǒng)初始化中的選項設(shè)置、基礎(chǔ)設(shè)置、期初數(shù)據(jù)和日常業(yè)務(wù)中代表各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)四項資料彼此之間的高度統(tǒng)一。即使任何兩項資料之間出現(xiàn)不一致性，均會導(dǎo)致賬務(wù)處理無法繼續(xù)進行。設(shè)錯教學(xué)法的應(yīng)用原理即在于打破這種一致性，因為每一個“一致性”打破的背后均代表著一個設(shè)錯點。

■ 應(yīng)用舉例

（一）基礎(chǔ)設(shè)置——期初數(shù)據(jù)——業(yè)務(wù)資料

基礎(chǔ)設(shè)置環(huán)節(jié)主要包括設(shè)置各模塊公用的基本信息、基礎(chǔ)檔案以及單據(jù)等。在基本信息中可以修改企業(yè)建賬過程中設(shè)定的會計期間、編碼方案和數(shù)據(jù)精度；在基礎(chǔ)檔案中能夠設(shè)置企業(yè)的部門、人員、客戶、供應(yīng)商、存貨以及財務(wù)、收付結(jié)算等信息。

①基本信息中的編碼方案是為了便于對經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分級核算、統(tǒng)計和管理，編碼規(guī)則設(shè)置的主要目的為規(guī)定各種編碼的級次以及各級的長度，編碼方案的有效設(shè)置將會影響基礎(chǔ)檔案的相關(guān)內(nèi)容，進而影響期初數(shù)據(jù)的錄入及后期賬務(wù)處理。以會計科目編碼方案為例，軟件預(yù)置為1級，級長為4。此處需要根據(jù)公司實際情況進行修改，增加級數(shù)和級長，例如可以改為“4-2-2-2”模式，表示總共有4級，第一級的級長為4，2-4位的級長為2。如果此處不作修改，在會計科目界面無法增加明細科目，進而在期初數(shù)據(jù)中無法錄入相關(guān)明細科目的期初余額，日常憑證處理時部分明細科目無法錄入。

②部分基礎(chǔ)檔案設(shè)置的前提是先確定基礎(chǔ)檔案的分類編碼方案，比如部門、人員、客戶、供應(yīng)商、存貨等的設(shè)置。

③部分基礎(chǔ)檔案設(shè)置的前提取決于賬套建立時錄入的相關(guān)信息，比如客戶、供應(yīng)商和存貨是否進行分類管理，是否進行外幣核算等。例如，建賬時系統(tǒng)提供是否進行外幣核算的備選項，假定不做勾選，那么在基礎(chǔ)檔案中將不顯示“外幣設(shè)置”的錄入界面；會計科目“銀行存款”的外幣核算則顯示為灰白色，表示無法進行編輯，該科目不能進行外幣設(shè)置，進而影響該外幣賬戶期初余額的錄入以及日常憑證處理部分的外幣業(yè)務(wù)。

④部分基礎(chǔ)檔案之間存在相互勾稽關(guān)系，比如進行項目核算時，首先要對相關(guān)會計科目勾選“項目核算”的輔助核算，在此基礎(chǔ)上才能進行項目目錄的設(shè)置，而項目目錄的設(shè)置又是后續(xù)期初余額錄入界面相關(guān)科目輔助期初余額錄入的基礎(chǔ)。例如設(shè)置“產(chǎn)品”項目，那么首先需要將“庫存商品”、“主營業(yè)務(wù)收入”和“主營業(yè)務(wù)成本”幾個科目勾選項目核算，其次在項目目錄中設(shè)置“產(chǎn)品”項目大類，選擇上述科目，然后錄入具體的產(chǎn)品類別，在產(chǎn)品類別的基礎(chǔ)上錄入產(chǎn)品的項目檔案。項目目錄設(shè)置完成之后，才能到“庫存商品”科目的期初余額界面，錄入各產(chǎn)品檔案的具體期初數(shù)據(jù)。

⑤部分基礎(chǔ)檔案直接對業(yè)務(wù)資料的填制產(chǎn)生影響。例如，在會計科目的設(shè)置界面，我們需要指定庫存現(xiàn)金和銀行存款為出納的專管科目，假設(shè)不進行指定，后續(xù)則無法進行出納簽字和現(xiàn)金日記賬以及銀行存款日記賬的查詢。另外，如果企業(yè)需要編制現(xiàn)金流量表，同樣需要指定相應(yīng)的現(xiàn)金流量科目，若不指定，后續(xù)憑證填制中無法進行相應(yīng)科目的現(xiàn)金流量錄入。

（二）期初數(shù)據(jù)——業(yè)務(wù)資料

期初數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)資料的影響主要體現(xiàn)在如下兩個方面：

其一，部分會計科目本身應(yīng)該有期初數(shù)而未在期初余額界面錄入，或者是錄入的期初余額小于相反方向?qū)嶋H發(fā)生的金額，那么憑證處理過程中這些科目將會出現(xiàn)金額赤字。例如，“庫存現(xiàn)金”科目在憑證處理中進行貸記時，前提條件必須是期初數(shù)大于等于貸記數(shù)，如果期初數(shù)為零或者有余額但余額小于貸記數(shù)，那么“庫存現(xiàn)金”科目會出現(xiàn)赤字，顯然，這是違背會計核算基本原理的。常見的出現(xiàn)赤字的科目主要是資金類科目和往來類科目。

其二，期初余額錄入之后需要試算平衡。如果期初余額試算不平衡，可以對業(yè)務(wù)資料進行憑證填制和審核，但是不允許記賬。另外，期初余額在平衡的基礎(chǔ)上，必須確保數(shù)據(jù)準確，因為一旦在業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)進行完第一次記賬，期初余額將變成“只讀”狀態(tài)，無法再進行修改。

（三）賬套信息——業(yè)務(wù)資料

賬套信息包含著企業(yè)的重要信息和會計政策，比如制單控制、憑證控制、權(quán)限控制等，賬套信息的設(shè)置直接關(guān)系著日常業(yè)務(wù)的正常運行。

①制單控制中，可以設(shè)置是否進行序時控制，一旦勾選了序時控制，在對業(yè)務(wù)資料進行憑證填制時必須嚴格地按照時間先后順序進行控制；赤字控制首先給出控制范圍，用戶可以選擇對所有科目進行赤字控制，也可以僅控制資金及往來類科目，赤字控制的方法又分為“提示”或者“嚴格”。在“提示”的情況下，憑證出現(xiàn)赤字時，系統(tǒng)僅做出“出現(xiàn)赤字”的提示；在嚴格控制的情況下，憑證出現(xiàn)赤字是無法進行保存的，制單人必須首先更正錯誤或者更改赤字控制設(shè)置。另外，由于總賬子系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)還存在數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，總賬子系統(tǒng)的部分會計科目在勾選相應(yīng)輔助核算時，可能已經(jīng)設(shè)置了受控系統(tǒng)，科目一旦設(shè)置了受控系統(tǒng)，科目本身在業(yè)務(wù)的憑證處理環(huán)節(jié)是不能自由使用，系統(tǒng)會提示“該科目已受控！”在此背景下，我們有兩種渠道可以進行設(shè)置，其一是在會計科目界面將科目的受控系統(tǒng)調(diào)整為空白，取消受控；其二是會計科目界面不動，在總賬模塊修改制單控制，設(shè)置為可以使用應(yīng)收受控科目、應(yīng)付受控科目和存貨受控科目。

②憑證控制中，如果設(shè)置了“現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目”，假設(shè)之前已經(jīng)指定了現(xiàn)金流量科目，那么在憑證填制環(huán)節(jié)一旦出現(xiàn)現(xiàn)金流量科目，則必須要錄入相應(yīng)的現(xiàn)金流量項目，否則憑證無法保存，如果沒有設(shè)置“現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目”，那么現(xiàn)金流量項目的錄入則屬于制單人的自由選擇項；如果勾選了“同步刪除業(yè)務(wù)系統(tǒng)憑證”，總賬子系統(tǒng)在刪除其他子系統(tǒng)傳遞過來的憑證時，相應(yīng)子系統(tǒng)的憑證數(shù)據(jù)會同步刪除，如果沒有勾選，總賬子系統(tǒng)刪除時子系統(tǒng)則僅僅標記為“作廢”。另外，是否進行憑證斷號的填補，銀行科目的結(jié)算方式以及往來科目的票據(jù)號是否必須錄入，這些都會對后續(xù)業(yè)務(wù)資料的賬務(wù)處理產(chǎn)生影響。

③權(quán)限設(shè)置中，系統(tǒng)可以對制單細節(jié)進行控制，可以設(shè)置制單權(quán)限是否控制到科目，由此限定每個制單人可以使用的會計科目；設(shè)置是否控制到憑證類別，限定每個制單人可以填制的憑證類別；設(shè)置操作員有什么樣的金額權(quán)限，限定不同級別的制單人可以填制的金額；設(shè)置憑證是否必須經(jīng)過出納簽字，憑證是否必須經(jīng)過會計主管簽字，能否查詢、修改、作廢他人填制的憑證等等。這些設(shè)置都會直接影響操作員對于業(yè)務(wù)資料賬務(wù)處理的權(quán)限問題。

（四）業(yè)務(wù)資料——業(yè)務(wù)資料

業(yè)務(wù)資料之間的勾稽關(guān)系主要體現(xiàn)在以下四個方面：

其一，日常業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。這種數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系最為簡單，僅僅要求會計人員對業(yè)務(wù)較為熟練即可，軟件操作層面并沒有太大的技術(shù)含量。

其二，其他子系統(tǒng)與總賬子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞。其他子系統(tǒng)在完成日常的業(yè)務(wù)處理后，會將自身業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)閼{證傳遞給總賬子系統(tǒng)，由總賬子系統(tǒng)負責(zé)審核和記賬?？傎~子系統(tǒng)在負責(zé)審核時，發(fā)現(xiàn)錯誤會將憑證打回，由原子系統(tǒng)修改業(yè)務(wù)資料之后重新提交傳遞直至憑證審核、記賬、對賬以及結(jié)賬。結(jié)賬時需注意，由于存在數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，必須確保在其他子系統(tǒng)結(jié)賬完畢的情況下，最后進行總賬子系統(tǒng)的結(jié)賬。

其三，總賬子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)與期末業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)傳遞。由于總賬子系統(tǒng)的期末業(yè)務(wù)采用的是轉(zhuǎn)賬設(shè)置加生成模式，轉(zhuǎn)賬設(shè)置環(huán)節(jié)的易錯點主要體現(xiàn)在自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置上借貸方的設(shè)置和各種期初、期末、發(fā)生函數(shù)的調(diào)用。在憑證的生成環(huán)節(jié)，必須要確保前期所有的憑證已經(jīng)記賬，因為期末憑證生成時是從會計賬簿取數(shù)，如果沒有記賬，期末轉(zhuǎn)賬時會提示“余額為0”導(dǎo)致轉(zhuǎn)賬失敗。

其四，總賬子系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)傳遞。企業(yè)最常見的期末業(yè)務(wù)主要包括期間損益結(jié)轉(zhuǎn)、采用自定義轉(zhuǎn)賬方式計算的應(yīng)交企業(yè)所得稅以及采用對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)方式計算所得稅費用轉(zhuǎn)入本年利潤之后的凈利潤。上述三項期末業(yè)務(wù)之間由于存在數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系，而期末業(yè)務(wù)的憑證生成又是從會計賬簿取數(shù)，所以必須是前一筆憑證審核記賬之后才能進行下一筆，否則容易出現(xiàn)錯誤。