王 來 東

大數(shù)據(jù)作為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的延伸，不同于日常的計算機軟件，其不僅具有獲取、管理、加工信息的能力，還擁有分析、計算、統(tǒng)計、預(yù)測等高級技能。大數(shù)據(jù)可以為檔案管理工作帶來可量化變革，所有的檔案信息將存在于透明的空間內(nèi)，管理人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)工具動態(tài)跟蹤檔案信息的變化。對高校檔案的合理應(yīng)用可以為高校的學術(shù)研究提供重要參考，為師生更好了解學校發(fā)展歷程提供翔實資料。檔案管理工作既是高校學術(shù)管理的一部分，也是高校提升學術(shù)水平、增強自身影響力的重要途徑。受歷史遺留問題的影響，高校檔案管理工作無法獨立進行，存檔和查閱相對困難，大數(shù)據(jù)的運用可以優(yōu)化高校檔案管理模式。結(jié)合集成化系統(tǒng)對檔案館的各類檔案快速整理、存儲與查閱，擴充檔案館檔案資源，使檔案更具有實用價值。

一、山東高校檔案管理工作現(xiàn)狀

由于各種原因，我國有關(guān)高校曾歷經(jīng)大規(guī)模的整合與調(diào)整，各合并單位的檔案都是一個獨立分支，檔案見證了高校各個階段的發(fā)展歷程，是高校教學科研與管理工作的延續(xù)。高校檔案資料的有效利用可以方便高校領(lǐng)導結(jié)合學校發(fā)展情況，調(diào)整教學工作和學術(shù)研究工作策略。本文主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺對山東省59所(不包括3所985、211)本科院校檔案館(室)開展網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，調(diào)取這些學校檔案管理體系數(shù)字化建設(shè)的進程，對各高校檔案管理內(nèi)容和檔案服務(wù)體系進行梳理，分析其檔案管理存在的主要問題。以學校各類檔案的調(diào)研數(shù)據(jù)為樣本，從而得知目前各高校檔案管理中檔案內(nèi)容的完整性、檔案服務(wù)的開放性、檔案管理模式的創(chuàng)新化、檔案材料的安全保密性以及檔案管理隊伍方面存在的問題。

通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前山東已有39所高校區(qū)分不同種類的文件進行分類管理，約占66%；20所高校采用統(tǒng)一整理的方式，約占30%，這其中有11所高校由各二級院系自行管理檔案，全部集中在民辦高校。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)在我省高校檔案管理工作中的普及程度較高，少數(shù)高校已開展檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的對接，數(shù)字化工作開展較為超前；在檔案服務(wù)開放性工作中，主要以對學校師生的借閱、查詢?yōu)橹?，該部分?nèi)容主要以畢業(yè)生檔案為主；根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，約有一半以上高校在服務(wù)中主要包括現(xiàn)場查閱和電話查詢兩種類型，數(shù)據(jù)檢索大多依靠人工檢索完成；在安全保密方面，幾乎所有高校建立檔案安全管理制度，也就是說高校普遍重視對檔案的安全和保密制度的建立，多數(shù)高校安裝自動滅火、自動報警系統(tǒng)，在相關(guān)電子檔案的防護中，45所高校定期備份了電子檔案資源，其中10所高校建立機密檔案保險柜；在管理服務(wù)方面，管理人員的相關(guān)數(shù)據(jù)不容樂觀，其中高學歷和高職稱的人數(shù)較少，占比約為30%左右，真正具有檔案管理專業(yè)出身或經(jīng)過全面專業(yè)化培訓的人員少之又少。雖然有約95%左右的高校制定檔案管理制度，但根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，管理人員大多按照自己的經(jīng)驗開展工作，對制度的執(zhí)行率不高。

二、山東高校檔案管理工作的問題

(一)檔案的齊全性、完整性有待提高

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分高校的檔案存在不齊全和個別卷宗不完整現(xiàn)象，加之各部門的兼職檔案員缺乏責任心造成一項專檔不齊全，部分檔案卷宗由于沒能及時進行登記和分類，檔案資料提取難度較高。加上管理人員并未堅持統(tǒng)一管理原則，疏忽部分檔案的管理工作造成檔案卷宗內(nèi)容不完整。目前各檔案館工作人員多由其他崗位調(diào)入，基本沒有本專業(yè)的技術(shù)人員，不能充分認識檔案的重要性，也不重視檔案的更新和流通，其基本停留在傳統(tǒng)意義上的簡單歸檔、存檔、查檔工作。部分重要紙質(zhì)版檔案在多次整理和分類后，容易丟失，特別是高校合并過程中，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一完整的管理制度，檔案工作出現(xiàn)管理空白，極易產(chǎn)生丟失、損毀以及責任不明的情況。

(二)檔案管理人員意識有待增強

由于部分紙質(zhì)版檔案相對比較珍貴，部分紙頁泛黃，利用數(shù)字化設(shè)備掃描時會產(chǎn)生相應(yīng)的誤差，很難將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案。但高校為提高檔案的使用效率，又必須加快推進數(shù)字化檔案建設(shè)，這種矛盾無法在短時間內(nèi)解決。而部分高校在檔案管理過程中，主要運用傳統(tǒng)方式，即利用人工進行存取查閱，效率不高。造成此類現(xiàn)象的主要原因是高校過于注重科研和教學工作，忽視行政管理特別是檔案管理的重要性。高校尚未建立科學的管理和評價機制，這在檔案管理工作中尤為明顯，檔案管理人員自身管理意識不強，如管理人員過度重視行政、人事、科研檔案，對業(yè)務(wù)活動性檔案和資產(chǎn)管理檔案重視度不夠[1]。高校的檔案資源管理不可能完全用計算機代替人工，檔案信息的收集和整理仍會出現(xiàn)一定偏差。

(三)檔案管理方式有待轉(zhuǎn)變

當前大部分管理人員將檔案管理的重心放在檔案存儲上，對檔案的檢索和使用意識不強，部分高校在檔案管理中，多以文字性檔案為主，非文字性檔案的采集數(shù)量較少；而通常非文字資料，如視頻、實物，音像等更能生動反映高校發(fā)展的歷程。部分管理人員認為，檔案的管理只是簡單地對檔案進行分類和保存，并未站在檔案的價值角度去思考管理方式。部分高校檔案館沒有足夠的現(xiàn)代化設(shè)備，在檔案管理方面仍需要花費較長時間進行分類和整理；在提取檔案時，管理人員也只能提取文字性資料，對視頻、音像等缺乏統(tǒng)一的存儲和提取制度。加上由于環(huán)境的影響，部分紙質(zhì)版檔案容易霉變，影響檔案的閱讀性。檔案是了解歷史的重要途徑，但由于多數(shù)管理人員只注重檔案的保存，檔案的參考價值不能有效發(fā)揮，部分學校因管理人員人手不足的原因，多數(shù)檔案查詢業(yè)務(wù)沒有開展，限制學校檔案的借閱，造成檔案資源浪費。

(四)檔案安全保密工作不完善

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)對高校檔案管理的負面影響主要表現(xiàn)在預(yù)測性不高、隱私性不強兩方面。大數(shù)據(jù)最大的優(yōu)勢就是利用已有數(shù)據(jù)預(yù)測未知情況，但由于高校教育的特殊性，大數(shù)據(jù)對高校部分學科發(fā)展前景和檔案管理未來的判斷并不準確。加之學校的使用手段有限，大數(shù)據(jù)在檔案管理的預(yù)測方面仍停留在初步階段。隱私性是大數(shù)據(jù)運用中因管理使用不規(guī)范而形成的弊端之一，高校部分檔案需要嚴格的保密，如學生檔案、教職工的個人檔案等，這些檔案中包含有個人信息。在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息一旦泄漏，后果不堪設(shè)想。但由于種種原因，大數(shù)據(jù)并不能完全做好數(shù)據(jù)資源的保密措施，部分特殊檔案的收集和管理還需要靠紙質(zhì)版開展，密級檔案更需專門保存，這些都將會導致檔案管理工作開放性的整體滯后。

三、高校檔案大數(shù)據(jù)管理平臺構(gòu)建

大數(shù)據(jù)正在給人類生活帶來巨大變革，智能計算和智能分析使高校檔案管理變得更加便捷，只有充分了解大數(shù)據(jù)自身缺陷，才能拿出合理解決方案，優(yōu)化高校檔案管理的大數(shù)據(jù)平臺，盡可能的規(guī)避大數(shù)據(jù)運營中的弊端，提高大數(shù)據(jù)在高校檔案管理的利用率。

(一)檔案數(shù)據(jù)的收集

大數(shù)據(jù)可以結(jié)合用戶提供的數(shù)據(jù)處理和轉(zhuǎn)換信息，為用戶保留歷史信息同時，在最短時間內(nèi)計算數(shù)據(jù)資源，保證用戶數(shù)據(jù)的及時更新和反饋。大數(shù)據(jù)在檢索檔案資源時，可以依據(jù)資源類型建立數(shù)據(jù)中心，記錄每份檔案資源的建檔數(shù)據(jù)、建檔時間，更加方便檔案管理工作開展，也更方便用戶通過關(guān)鍵詞快速、有效地提取所需信息，減少搜索信息時間。大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢還在于通過虛擬檔案的存儲，降低后期管理和整理的成本。隨著高校教學工作的深入發(fā)展，高校檔案數(shù)量也會呈海量增加，檔案見證高校發(fā)展的過程，需要被合理保護。檔案卷宗數(shù)量的增加無疑對后期的存儲、修復(fù)、檢索工作帶來壓力，部分紙質(zhì)檔案由于歷史悠久，還需要重點儲存，管理和修復(fù)成本會不斷攀升。而數(shù)字化檔案管理基本解決了這一問題，即便紙質(zhì)檔案損壞，也不會影響檔案的價值。數(shù)字化檔案管理提供了足夠的存放空間，檔案管理不再受傳統(tǒng)條件的限制，通過海量的檔案信息，實現(xiàn)檔案資源的調(diào)配和虛擬存儲，管理人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)資源不斷充實檔案信息。

(二)改進檔案數(shù)據(jù)的處理與保存

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)材料為主，在長期保存中容易破損或污染，失去原有價值。數(shù)字化管理模式，可以實現(xiàn)不同時期、不同種類的檔案歸類存檔，長期保存。而且大數(shù)據(jù)可以壓縮電子檔案，這相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加節(jié)省檔案館室的空間。管理人員只需要根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、類型等快速分類和整理檔案資料，鑒定過程也更加容易。簡而言之，大數(shù)據(jù)可以簡化檔案資源的保存、檢索、提取程序，更加方便管理人員管理，也縮短尋找信息的時間[2]。

(三)檔案數(shù)據(jù)的智能預(yù)測

大數(shù)據(jù)最大的價值是其可以通過各種類型的算法，結(jié)合用戶個人查詢和提取的數(shù)據(jù)資料、預(yù)測未來趨勢[3]。通過大數(shù)據(jù)、人工智能深度分析不同類型圖書資源的規(guī)律，結(jié)成新的數(shù)據(jù)知識，并廣泛用于教育的各個環(huán)節(jié)，以數(shù)據(jù)支持高等教育發(fā)展，最終達到教學質(zhì)量和學術(shù)水平有效提高。大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)本質(zhì)性的區(qū)別就是預(yù)測性，大數(shù)據(jù)分析可以通過智能理解學術(shù)語言、自動集成和分類信息，挖掘高校檔案資源數(shù)據(jù)的潛在信息，結(jié)合檔案資源，對不同行業(yè)未來發(fā)展態(tài)勢做出預(yù)測，為專業(yè)人員的學術(shù)研究提供方向。

四、構(gòu)建高校檔案大數(shù)據(jù)管理服務(wù)體系

(一)完善檔案元數(shù)據(jù)

在計算機時代，互聯(lián)網(wǎng)的存儲單位是MB級別，但隨著科技的發(fā)展，高校數(shù)字化檔案呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，原有的MB級別存儲單位已無法滿足大量的電子版檔案數(shù)據(jù)。因此，大數(shù)據(jù)目前可以發(fā)展至PD、ED級別，結(jié)合智能的算法，實時處理和統(tǒng)計新的數(shù)據(jù)信息。大數(shù)據(jù)信息量大的特點還表現(xiàn)在數(shù)據(jù)壓縮和處理技術(shù)上。當前大數(shù)據(jù)處理普遍采用分布式進行，通過大規(guī)模并行處理數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)模化。由于各種智能工具、服務(wù)工具的推進，數(shù)據(jù)處理平臺可以利用壓縮功能將原有的大型文件壓縮成KB級別的文件，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的廣泛存儲。管理人員可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)大量廣泛地采集學校學術(shù)活動、教學活動以及其他日常行政活動的原始數(shù)據(jù)，將最原始的數(shù)據(jù)通過存儲和計算方法分類管理，在原始檔案中增加部分原始數(shù)據(jù)，通過增加元數(shù)據(jù)增加信息的準確性，提高檔案的完整性。

(二)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫

高校檔案館資源不再是傳統(tǒng)的封閉模式，任何形式的數(shù)據(jù)都可能在大數(shù)據(jù)中呈現(xiàn)，小到個人發(fā)布的頭條新聞、圖片、圖表，大到日志數(shù)據(jù)、論文資源庫等都可以通過大數(shù)據(jù)平臺呈現(xiàn)。高校檔案館可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)開放平臺，上傳開放性的電子檔案，結(jié)合大數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)檔案數(shù)字化，從而實現(xiàn)高校資源的互動流通。高校的檔案資源可以結(jié)合大數(shù)據(jù)推薦系統(tǒng)和集成系統(tǒng)，廣泛搜集與檔案資源類型相關(guān)的信息，如音頻、視頻等，通過標注互聯(lián)網(wǎng)資源或傳統(tǒng)紙質(zhì)化資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲多樣化。由于大數(shù)據(jù)的類型較多，有價值的信息頻率較高，高校檔案資源可以結(jié)合大數(shù)據(jù)的海量資源改變單一的文字性檔案，加入音頻、圖片、視頻等檔案資料的管理。管理人員可以建立數(shù)字檔案庫，正確分類各類電子檔案，結(jié)合近期的檔案內(nèi)容挖掘有效信息，并將其上傳至云系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的海量存儲。

(三)建立智能管理系統(tǒng)

檔案資源會隨學校的發(fā)展而逐漸增多，如不能結(jié)合已有的材料，及時調(diào)整管理模式，則會使檔案材料變得復(fù)雜繁瑣，管理起來更加困難。為提高高校檔案管理效率，必須建立智能管理系統(tǒng)，降低管理人員檢索和整理數(shù)據(jù)的時間。在智能化管理系統(tǒng)中，管理人員只需登錄系統(tǒng)就可以跳出添加、修改界面。管理人員只需操作鼠標，即可實現(xiàn)檔案的自動化分類。對于部分無法掃描成電子版的紙質(zhì)檔案，管理人員也可以利用自動管理系統(tǒng)，檢索紙質(zhì)版檔案的存放位置。

(四)提高管理人員整體素質(zhì)

大數(shù)據(jù)的運用離不開管理人員的支持，高校可以選拔和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，改變現(xiàn)有的檔案管理人員結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的大數(shù)據(jù)應(yīng)用技能。如可以在招聘環(huán)節(jié)標注優(yōu)先選拔經(jīng)驗豐富、具有一定計算機操作能力的人員，配備1—2名較專業(yè)的計算機及大數(shù)據(jù)應(yīng)用型人才。同時還需要重視對檔案管理人員的培養(yǎng)，定期為管理人員講解大數(shù)據(jù)的新功能，培訓管理人員的計算機操作技能。以計算機和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)為主，構(gòu)建人員培訓和考核機制，讓管理人員擁有大數(shù)據(jù)的意識。為滿足檔案管理工作的專業(yè)化和現(xiàn)代化，檔案管理工作人員必須學習大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，還可以通過送出學習或者集中培訓的方式，讓檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)知識，這可以幫助工作人員轉(zhuǎn)變管理理念，促進利用大數(shù)據(jù)的能力，實現(xiàn)檔案信息的可視化發(fā)展。另外，高校需要普及大數(shù)據(jù)的知識，讓管理人員了解大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的同時，降低泄露檔案信息的可能性，增加管理人員運用大數(shù)據(jù)時的安全意識。電子檔案相比紙質(zhì)版檔案更容易變更信息，管理人員需要定期查詢電子檔案的完整性，結(jié)合大數(shù)據(jù)的分析功能，整合各類電子檔案；結(jié)合大數(shù)據(jù)歸檔工具，了解學校各類檔案的使用情況，掌握學校教學、管理方面的發(fā)展情況。

(五)健全檔案管理評價體系

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的評價體系亟需優(yōu)化。評價體系應(yīng)該是以提高檔案使用效率，提高服務(wù)和歸檔質(zhì)量為目的，相關(guān)人員可以充分利用評價日志分析檔案運營管理體系，結(jié)合檔案管理的透明度和公開性，進行自我修正和完善，推行全面的檔案信息評價機制。在評價體系中，管理人員需要階段性填寫管理日志，方便其他管理人員查看。同時，根據(jù)檔案實際需求，在數(shù)據(jù)庫中建立評價模塊，形成科學有效的規(guī)范運營管理制度。檔案的安全性也是檔案評價體系的重要指標，管理人員需要針對檔案的安全性建立安全體系，對檔案管理的整體工作流程進行安全認證，如可以利用身份證識別、大數(shù)據(jù)加密技術(shù)等實現(xiàn)檔案的安全管理[4]。

(六)構(gòu)建完備的檔案修復(fù)與保密措施

1.檔案的修復(fù)備份。在高校檔案管理工作中，部分缺失的檔案可以通過現(xiàn)代化技術(shù)進行修復(fù)完善。管理人員可以利用數(shù)據(jù)資源庫，尋找有關(guān)檔案資源的內(nèi)容，補足剩余檔案。對于已達到保管期限的檔案，檔案管理人員在放棄這些檔案的同時，可以結(jié)合大數(shù)據(jù)的分析工具，尋找過期檔案中的有效信息，重新規(guī)整過期檔案，成為新的檔案。由于紙質(zhì)版檔案的數(shù)量較為龐雜，種類過多，如果管理人員沒有一定的經(jīng)驗，很難在短時間內(nèi)搜索有效信息。而數(shù)字檔案雖進行存檔分類，但部分管理人員無法有效識別檔案的存放編碼，就無法知道存放位置，提取和存儲效率就較低。學?？梢岳脭?shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建定時記錄、查詢、使用、借閱等板塊，既要實現(xiàn)用戶反復(fù)查詢的功能，也要幫助管理人員客觀記錄各時間段數(shù)據(jù)的集合，客觀的反映檔案管理的實際變化。結(jié)合檔案的存放編碼和存放位置，識別檔案借閱和歸還的有效信息。管理人員可以利用數(shù)據(jù)庫將不同類型的檔案資源放置在不同的檔案管理板塊中，通過數(shù)據(jù)庫的分類功能提高檔案檢索的專業(yè)性[5]。

2.原始數(shù)據(jù)的追蹤與記錄。管理人員可以充分利用大數(shù)據(jù)的運算和存儲優(yōu)勢，對各類檔案記錄項目進行元數(shù)據(jù)追加，確保檔案采集的有效性。以大數(shù)據(jù)資源庫為依據(jù)，對檔案的查詢次數(shù)、查詢內(nèi)容等進行記錄。管理人員可以利用特色數(shù)據(jù)庫和開發(fā)機制，整合檔案元數(shù)據(jù)，擴大檔案數(shù)據(jù)的采集范圍，做到多層次、精細化發(fā)展，防止部分檔案資源空缺，最大限度的避免信息的丟失和遺漏現(xiàn)象。

3.數(shù)據(jù)私密的構(gòu)建。規(guī)范檔案管理體系還應(yīng)包含員工在使用大數(shù)據(jù)時的守則，例如如何操作大數(shù)據(jù)設(shè)備，在登錄時需要注意的事項等，防止操作不當引發(fā)的數(shù)據(jù)泄露。大數(shù)據(jù)由于功能比較強大，會在部分時間內(nèi)產(chǎn)生不穩(wěn)定性，學校需要通過安全的病毒查殺軟件，建立檔案管理防火墻，將重要的文件進行備份存儲，設(shè)置專門的服務(wù)器保存私密性文件，或者可以將重要的文件上傳至云空間，減少大數(shù)據(jù)的弊端。高?？梢詾槊恳晃还芾砺毠ぬ峁┫鄳?yīng)的檔案管理類型，減輕不同職工的管理負擔，在檔案管理資源庫中，注冊管理員賬號，讓不同的管理員可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)溝通交流，避免職權(quán)交叉帶來的管理低效性。

綜上所述，大數(shù)據(jù)正在給人類的生活帶來巨大的變革，智能計算和智能分析使高校檔案管理變得更加便捷，但大數(shù)據(jù)也有其自身缺陷。只有對其缺陷更加了解，才能拿出合理的解決方案，并盡可能的規(guī)避大數(shù)據(jù)的弊端，提高大數(shù)據(jù)在高校檔案管理中的利用。高校需要正確認識大數(shù)據(jù)技術(shù)的利弊，發(fā)揮大數(shù)據(jù)在檔案資源管理的最大優(yōu)勢，使檔案管理工作向綜合化、專業(yè)化、數(shù)字化方向發(fā)展。