李巧玲

（中石化地球物理有限公司華北分公司，河南 南陽 473132）

檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性可以作為衡量企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)。高質(zhì)量的檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)營者及時(shí)掌握企業(yè)整體運(yùn)營狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略，為企業(yè)決策提供支撐依據(jù)，也有利于企業(yè)經(jīng)營成果通過數(shù)據(jù)及時(shí)展示，增強(qiáng)與企業(yè)有關(guān)合作方和地方政府的認(rèn)可度。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）節(jié)約信息收集成本，提高管理效率

傳統(tǒng)的檔案搜集工作程序，從提交申請開始，經(jīng)各部門的審批簽發(fā)到正式建檔需要經(jīng)由多個(gè)環(huán)節(jié)，若某一環(huán)節(jié)因其他工作事由不能及時(shí)到場審批，就無法進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，從而導(dǎo)致周期較長。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)收集和填報(bào)檔案信息，通過無紙化辦公方式，檔案提交人員依照規(guī)范格式向檔案信息系統(tǒng)登記上傳信息，檔案管理人員向各部門報(bào)送審閱和簽發(fā)信息，各部門可以不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，隨時(shí)登錄進(jìn)行審批簽發(fā)，極大程度地縮減收集信息的成本，提高企業(yè)管理效率。

（二）檔案管理更為便利

將檔案數(shù)字化后建成信息數(shù)據(jù)庫，將檔案信息進(jìn)行整理、分類、整序和排列，通過搜索關(guān)鍵詞等信息，管理人員可以在信息化管理系統(tǒng)迅速查詢所需檔案信息，及時(shí)掌握檔案借閱和歸還狀態(tài)，極大地提高檔案管理效率。

（三）信息內(nèi)容的長效保存

隨著信息的不斷更新和補(bǔ)充，受限于紙質(zhì)檔案存儲對場地空間的容納率的客觀要求，檔案存儲用地逐漸增加，對年久的檔案進(jìn)行定期銷毀。同時(shí)，由于紙質(zhì)檔案不能受潮、近火等特點(diǎn)，極易老化、破損和丟失，對保存環(huán)境條件也提出較高的要求。不同于紙質(zhì)檔案的保管，數(shù)字化檔案更加集成化，可以通過云存儲等現(xiàn)代技術(shù)，利用少量的設(shè)備和很小的空間存儲更多的信息內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高密度收集，同時(shí)保障信息內(nèi)容的永久保存，不易丟失和破損。

（四）有助于信息的交互共享

傳統(tǒng)的檔案管理方式基本是依靠人員走動進(jìn)行手工操作來實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，煩瑣的程序以及異地的交接極大地影響了檔案信息共享的及時(shí)性，以至于因調(diào)閱信息的困難性導(dǎo)致檔案信息被閑置下來，沒有得到充分利用，失去了信息共享的效用。通過互聯(lián)網(wǎng)等信息化等技術(shù)手段，搭建檔案信息傳遞的交互平臺，可以有效實(shí)現(xiàn)與各級檔案中心的信息內(nèi)容的交互傳遞，通過數(shù)據(jù)信息共享，保證信息更新的及時(shí)性，便于相關(guān)部門及時(shí)掌握信息，推進(jìn)后續(xù)工作的開展。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要前提。不少企業(yè)的檔案管理工作只對信息資料進(jìn)行簡單收集、分類和整理，未按照國家相關(guān)規(guī)定和方法進(jìn)行統(tǒng)一的檔案分類、編碼、歸檔及備案，同時(shí)也缺乏相應(yīng)的檢索工具，相關(guān)使用人員無法有效利用檔案，導(dǎo)致檔案價(jià)值無法發(fā)揮。檔案不僅只局限于紙質(zhì)類型，其還包括了其他材質(zhì)，如絲帛等檔案類型。因此，在檔案管理運(yùn)輸過程中，一旦出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r，極容易造成檔案的損毀，對其使用和開發(fā)價(jià)值造成不利影響。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，針對信息資源的處理、存儲方面較為簡單，大多保存方式與紙質(zhì)檔案保存方式相同，但在實(shí)際保存過程中，部分材質(zhì)檔案資源對存放環(huán)境有著較高的要求，如存放在陽光直射的地方，容易出現(xiàn)氧化等問題，會導(dǎo)致信息資源無法發(fā)揮作用。因此，傳統(tǒng)檔案管理方式需要耗費(fèi)大量的物力、人力，并且工作效率較低。

（二）檔案管理模式的不完善

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，人們獲取信息資源的渠道和途徑越來越廣，信息使用效率提高，而信息查詢費(fèi)用減少。傳統(tǒng)的檔案管理模式的局限性，導(dǎo)致信息獲取難度相對較大，檔案信息資源利用價(jià)值降低，所以對檔案信息資源管理模式予以創(chuàng)新，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享勢在必行。但由于不少企業(yè)檔案管理工作中計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化技術(shù)應(yīng)用力度不足，缺乏相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息資源開發(fā)利用滯后，服務(wù)方式靈活性不足等，對檔案信息資源的有效開發(fā)利用造成阻礙。

三、信息時(shí)代企業(yè)檔案管理工作措施

（一）完善管理制度

首先，在影響檔案信息資源開發(fā)利用的諸多因素當(dāng)中，人是最重要因素，人的積極主動性的發(fā)揮關(guān)鍵在于制度，所以創(chuàng)新挖掘檔案管理人員潛力的制度非常關(guān)鍵。其次，對企業(yè)檔案文化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化。組織檔案工作人員參與到檔案論壇、檔案知識競賽等群眾性的文化活動當(dāng)中，通過各種激勵(lì)方式，凝聚檔案人員的智慧，激發(fā)檔案人員的工作熱情，促使檔案人員將時(shí)間與精力投入到開發(fā)與利用檔案信息化資源當(dāng)中去，更充分地發(fā)揮出自身的作用。最后，推行檔案工作目標(biāo)考核制度。對檔案工作人員的專業(yè)知識理論定期進(jìn)行考核，推廣年終測評制度，利用考試、考核的方法，敦促檔案工作人員不斷努力學(xué)習(xí)新知識。只有提高檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)，才能更好地適應(yīng)企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)利用的全新要求。

（二）增強(qiáng)檔案開發(fā)利用意識

為了保證企業(yè)檔案信息化資源高效開發(fā)和利用，需要讓企業(yè)人員充分認(rèn)識到檔案信息化的重要意義。在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息化水平直接影響企業(yè)的市場競爭實(shí)力與企業(yè)發(fā)展速度。企業(yè)檔案管理人員要將宣傳工作做到位，讓全體人員真正意識到企業(yè)檔案信息資源是重要的企業(yè)財(cái)富，能夠給企業(yè)提供更多的有效幫助，明確企業(yè)檔案信息化資源給企業(yè)未來發(fā)展帶來的積極指導(dǎo)作用。充分調(diào)動起員工的工作積極性，要讓他們在工作出現(xiàn)困難時(shí)能積極利用檔案信息資源尋求解決方法，真正靈活運(yùn)用檔案信息化資源。

（三）加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)

加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)工作是檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)必須要貼合國家信息管理標(biāo)準(zhǔn)以及上級管理部門信息管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要根據(jù)企業(yè)自身工作特點(diǎn)和未來的發(fā)展需要制定完善合理的檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度，要確保信息數(shù)據(jù)格式與數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、檔案管理信息系統(tǒng)、查閱交互平臺等方面的統(tǒng)一設(shè)定，嚴(yán)格要求企業(yè)各部門人員數(shù)據(jù)按標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行采集和傳遞，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督管理工作，防止數(shù)據(jù)采集途徑不一導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不閉合或矛盾等問題，同時(shí)防止因?yàn)閿?shù)據(jù)格式的差異所造成的數(shù)據(jù)傳輸失敗、解碼出錯(cuò)等問題。保證各部門之間的數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)和各級部門管理工作的效率。

（四）促進(jìn)檔案安全管理工作

“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理顯得尤為重要，由于信息的公開以及透明的特性，做好安全管理是時(shí)代的重要要求，這就需要從以下方面著手：一是要建立檔案安全管理體系，有效確保信息收集和使用的保密性；二是要加強(qiáng)檔案安全管理意識的樹立，在檔案管理過程中重視信息的安全，防治檔案信息的流失；三是要從用戶、系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫等方面出發(fā)，進(jìn)行反復(fù)的確認(rèn)，將檔案安全管理落到實(shí)處。

（五）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對檔案提供服務(wù)的速度要求更快，對檔案信息量的需求也更大，對企業(yè)收集檔案信息資源的方式方法也出現(xiàn)了改變，利用計(jì)算機(jī)對檔案的信息進(jìn)行管理成為不可或缺的重要措施。推行現(xiàn)代化檔案管理工作，計(jì)算機(jī)是必備的。檔案工作需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加快推進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享是現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)，檔案管理現(xiàn)代化作為檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要時(shí)期，我們應(yīng)以檔案管理現(xiàn)代化為切入點(diǎn)，深入高效開發(fā)檔案信息資源，讓企業(yè)員工能夠利用企業(yè)局域網(wǎng)來查找檔案信息資源，利用企業(yè)局域網(wǎng)為企業(yè)各個(gè)部門提供及時(shí)精準(zhǔn)的服務(wù)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立沖破時(shí)空和地域的限制，讓使用者更快捷地利用檔案信息資源，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，促進(jìn)檔案事業(yè)快速發(fā)展。

結(jié)束語：在信息時(shí)代背景下，企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作加強(qiáng)重視，對傳統(tǒng)的管理觀念予以轉(zhuǎn)變，積極接受現(xiàn)代技術(shù)和新的管理理念，使工作人員的理念更新，增強(qiáng)服務(wù)意識，對檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，在加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用的同時(shí)，加強(qiáng)檔案資源管理的規(guī)范化管理，不斷拓展檔案資源，強(qiáng)化檔案安全保障體系，促進(jìn)檔案資源的共享，使檔案使用價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化。