廉俊芳

（內(nèi)蒙古京隆發(fā)電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 豐鎮(zhèn) 012100）

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，它有著非常重要的價值，一直以來各級單位都非常重視檔案管理，并且建設(shè)了專門的檔案室用以存放檔案。然而近年來網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，人類已進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化建設(shè)和運用水平不斷提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式已經(jīng)難以滿足檔案管理快速發(fā)展的需求。數(shù)字化背景之下，信息渠道不斷拓寬，信息資源不斷豐富，要想在海量的信息之中快速定位所需的檔案異常困難，這就使得檔案數(shù)字化建設(shè)變得越來越迫切。在這種背景之下，應(yīng)當(dāng)充分利用計算機(jī)、掃描儀、多媒體等技術(shù)，建立信息平臺、資源庫等形式，大力推動檔案數(shù)字化建設(shè)，使檔案管理更加高效。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案數(shù)字化建設(shè)，是指利用數(shù)字化技術(shù)手段,比如高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的紙質(zhì)文件、聲像文件以及曾經(jīng)歸檔保存的電子檔案，組織成為有序、規(guī)范、系統(tǒng)性的檔案信息庫。檔案是文化最重要的載體，是對個人、社會、民族、國家最重要的歷史文化記憶的承載，它也提供著人類社會未來文化發(fā)展的基礎(chǔ)的視域。相比較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案數(shù)字化著眼于應(yīng)用信息技術(shù)生成和管理，實現(xiàn)了檔案開發(fā)利用的規(guī)范性、安全性、效益性。檔案信息數(shù)字化包括兩個層級：一是在目錄管理上實現(xiàn)數(shù)字化，目錄是檔案資料的“菜單”，也是各種檔案資料的簡化符號，通過數(shù)字化目錄，可以快速把握檔案的整體內(nèi)容，并且可以更加便捷地進(jìn)行搜索；二是在檔案全文信息上實現(xiàn)數(shù)字化，檔案資料可以通過數(shù)字化技術(shù)，制作成為電子文檔、圖片、視頻等各種形式，更加方便存放、管理和利用。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，出現(xiàn)了掃描、電子資源庫、硬盤等各種技術(shù)條件，新技術(shù)設(shè)備具有存儲方便、空間較小、檢索方便、同步備份等傳統(tǒng)檔案不可比擬的優(yōu)勢，電子檔案對于存儲單位和查閱者來說都大幅度降低了經(jīng)濟(jì)成本和時間成本，因此推動檔案數(shù)字化具有重要的意義。

（一）有利于提高經(jīng)濟(jì)效益長久以來，傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)文本、實物等，數(shù)量龐大，隨著時間的流逝會越積越多，需要很大的成本來進(jìn)行防蟲、防光，而且對檔案庫房有很高的要求，比如室內(nèi)要保持恒溫、恒濕，要具有防火、防潮等相關(guān)的功能。同時隨著檔案數(shù)量的增多，對其管理所增加的勞動付出也會不斷增加；相應(yīng)地，也需要增加越來越多的檔案管理人員。檔案保管、整理、存儲都需要檔案人員具備相關(guān)專業(yè)背景和技能，大量的專業(yè)技術(shù)人員的配備，這無疑都增加了單位的成本。而數(shù)字化檔案管理通過新形式，將主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象數(shù)字化處理，極大地節(jié)省了人力、財力和空間，避免了大量的資源浪費，這有助于提升經(jīng)濟(jì)效益。

（二）有利于提高管理效率傳統(tǒng)的檔案管理主要是靠管理人員來進(jìn)行分類、歸檔和查找等，即便費盡了周折，耗費大量的人力、精力去查閱，依然難以達(dá)到預(yù)想的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)一個顯而易見的好處是，實現(xiàn)了檔案資料的及時、快捷歸檔，并同時生成了即時、詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，為日后的檔案管理、查詢和使用帶來了很大的方便。檔案查閱者只要按照檔案存儲單位的電子終端要求操作，便可檢索并查閱到想要的檔案，省去紙質(zhì)檔案的查找、翻閱甚至還要原始抄錄之苦。同時檔案數(shù)字化主要是依托于信息技術(shù)，比如計算機(jī)、掃描儀等，根據(jù)檔案情況，分門別類進(jìn)行掃描、整理和歸檔即可，只需要很少的專業(yè)工作人員便能夠管理數(shù)量龐大的檔案資料，這極大地提升了檔案管理的效率。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

（一）對檔案數(shù)字化建設(shè)重視不夠意識決定行為，沒有足夠的意識，就很難制定明確的目標(biāo)和具體的行動計劃，更難以落到實處。一方面是檔案歸屬和保存的部門重視不夠，認(rèn)為一個單位的發(fā)展主要是要保證硬件的發(fā)展，檔案數(shù)字化短時期內(nèi)往往需要投入大量人力、物力和財力，這一般不是單位領(lǐng)導(dǎo)首要考慮的工作,所以容易忽視檔案數(shù)字化建設(shè)工作；另外一方面,來自傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛。檔案管理歷史悠久，檔案具有一定的特殊性，在以前信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代，檔案主要是紙質(zhì)文本、實物等，雖然保存比較麻煩，但是卻在一代代人的努力之下，形成了檔案管理的固有體系，并且在實踐中成了習(xí)慣，很多人也已經(jīng)沉溺于傳統(tǒng)的檔案管理模式,并且產(chǎn)生很大惰性，很多年紀(jì)偏大的檔案管理員認(rèn)為這是最好的檔案管理方式，不愿意接受新事物、新的管理模式，固守陳規(guī)，不能與時俱進(jìn)，這也在一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化的工作。

（二）檔案管理人員專業(yè)能力不足不論是傳統(tǒng)的檔案管理，還是當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理，都需要一定的人來操作，只是兩者對于人的專業(yè)能力、綜合水平有不同的要求，特別是在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，對于從業(yè)人員的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的檔案管理。目前很多單位的檔案管理人員年齡偏大，雖然他們有較豐富的檔案管理經(jīng)驗，但是由于他們意識上的局限、對于新生事物往往充滿抵觸和恐懼，不愿意接受新事物，所以綜合多種因素的影響，使得他們學(xué)習(xí)新技術(shù)比較困難。這使得檔案數(shù)字化建設(shè)中的計算機(jī)掃描、圖形處理、音頻視頻處理等對技術(shù)要求較高的工作難以高標(biāo)準(zhǔn)完成，這也極大地制約了檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)存在安全隱患檔案數(shù)字化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展而興起的，雖然這為提高檔案管理水平，提升檔案管理效率和效益帶來了新機(jī)遇，但是由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性的特點，加上現(xiàn)在有很多黑客，給數(shù)字化檔案管理帶來了一定的威脅，使得檔案數(shù)字化建設(shè)推進(jìn)受到了一定的阻力。數(shù)字化檔案受到來自網(wǎng)絡(luò)病毒的破壞，甚至遭到國際敵對勢力的黑客攻擊，這給檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了很多的安全隱患，這讓很多部門對檔案數(shù)字化充滿擔(dān)憂，甚至以此為借口拒絕檔案數(shù)字化。這需要我們有更高端的技術(shù)和更專業(yè)的人才來解決問題。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的策略檔案管理

（一）提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識當(dāng)前，很多人還是認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式比較好用，特別是很多年齡偏大的檔案從業(yè)人員，早已習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理，對于新生事物和現(xiàn)代信息技術(shù)缺乏認(rèn)識和了解，在觀念和認(rèn)識上沒有跟上時代發(fā)展的步伐，而要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，需要從以下幾個方面著手。首先要提高人們對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識。按照相關(guān)規(guī)定，部門或單位檔案必須定期向本單位或本部門檔案館移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。但是在實際檔案管理中，由于諸多原因的影響和限制，導(dǎo)致這一規(guī)定并沒有得到全面的貫徹執(zhí)行，這就需要我們提高認(rèn)識，高度重視檔案管理，認(rèn)真按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求把檔案管理工作落到實處。其次，檔案管理部門要重視檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案管理的權(quán)責(zé)部門要深刻認(rèn)識到當(dāng)今時代數(shù)字化的大趨勢，認(rèn)識到數(shù)字時代的來臨是大勢所趨，所以數(shù)字化是每個行業(yè)必須要經(jīng)歷的，這樣從思想上意識到檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的大方向，這樣無論是人力、物力和財力都是檔案管理部門必須要投入的，這樣檔案數(shù)字化從管理部門因意識不到位不愿推動，到主動建設(shè)，這是檔案數(shù)字化的重要保障。

（二）完善檔案數(shù)字化建設(shè)設(shè)備傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)文檔，而數(shù)字化的檔案是紙質(zhì)、電子、視頻、圖片等多種形式并存，其存儲要分類進(jìn)行，需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，所以數(shù)字化的建設(shè)需要多方的配合。第一，首先要有科學(xué)的規(guī)劃。檔案的數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，需要有一個科學(xué)的頂層設(shè)計，從數(shù)字化的方案制定，到紙質(zhì)檔案的整理、掃描、歸檔，都需要有一個科學(xué)、高效、可行的計劃。另外數(shù)字檔案的大量后續(xù)工作也需要有一個科學(xué)的管理機(jī)制，這需要相關(guān)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科學(xué)規(guī)劃和認(rèn)真落實。第二，要加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入。檔案數(shù)字化建設(shè)是一個重要項目，也是一個系統(tǒng)工程，它需要大量資金的支撐，所以各級單位、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理特別是檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，比如可以在每年的預(yù)算中增加檔案管理預(yù)算，也可以將檔案數(shù)字化建設(shè)作為工程項目，納入單位的資金預(yù)算。第三，要不斷完善設(shè)施、設(shè)備。檔案數(shù)字化建設(shè)不是空口說說就能夠?qū)崿F(xiàn)的，它是基于信息技術(shù)的快速發(fā)展而發(fā)展的，而信息技術(shù)必須要通過一定的設(shè)施、設(shè)備來實施，所以完善設(shè)施、設(shè)備是實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)條件，比如打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)、錄音機(jī)、計算機(jī)以及存儲器等相關(guān)的設(shè)備，這些設(shè)備可以將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化檔案，也可以直接形成數(shù)字化檔案，而且通過存儲器、芯片等來實現(xiàn)更加便捷的存儲和管理。

（三）培養(yǎng)檔案數(shù)字化人才人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的根本，是檔案數(shù)字化的重要基礎(chǔ)，沒有專業(yè)的人才隊伍，就談不上建設(shè)現(xiàn)代檔案體系。特別是信息技術(shù)的發(fā)展，對人的要求越來越高，需要大量具有一定現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)的專業(yè)技術(shù)人員，要建設(shè)一支合格的數(shù)字化人才隊伍要在以下幾個方面努力。第一，提高檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)。提高檔案管理人員的現(xiàn)代技術(shù)素養(yǎng)，尤其是要提高計算機(jī)水平素養(yǎng)，要提升檔案管理人員的信息技術(shù)處理能力。檔案數(shù)字化是基于信息技術(shù)快速發(fā)展而興起的，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理一個最大的區(qū)別就是信息化，需要運用各種信息技術(shù)設(shè)備和軟件獲取、轉(zhuǎn)化檔案。所以要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，比如開展檔案數(shù)字化理論學(xué)習(xí)，組織檔案數(shù)字化實操，還可以由專業(yè)人員進(jìn)行現(xiàn)場，從而提升檔案人員的信息處理能力。第二，要提升檔案管理人員的專業(yè)能力。檔案管理不僅需要熟練運用和掌握計算機(jī)的能力，同時也需要具有檔案管理能力?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段，X 才檔案管理提出了新的要求，工作人員必須具備信息化背景下的專業(yè)檔案管理能力，要在原來傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，更新知識結(jié)構(gòu)、管理模式，提升管理能力，能夠熟練地運用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案存儲、檢索以及運用，使檔案“活”起來，充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。第三，要提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力。檔案管理人員要隨時關(guān)注社會發(fā)展的動向，關(guān)注國際國內(nèi)檔案發(fā)展的理論和實踐成果，通過專業(yè)學(xué)習(xí)、自主學(xué)習(xí)和集中培訓(xùn)等各種途徑，學(xué)習(xí)新的檔案管理理念和知識，學(xué)習(xí)新的實用技術(shù)，不斷運用到檔案管理工作的實踐中，不斷提升綜合水平和工作效率，使檔案管理工作不斷與時俱進(jìn)，檔案使用更髙效、更安全，檔案服務(wù)更智能化、人性化。

總之，檔案具有非常重要的作用，中華文明的延續(xù)得益于歷史檔案資料的保存和傳承，所以各種檔案的保存具有非常重要的意義。全球化和信息化時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理問題日益顯露，難以滿足當(dāng)前各行各業(yè)對檔案的需求，信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種技術(shù)手段的不斷創(chuàng)新，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可能。所以今天的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，充分運用技術(shù)手段，完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理隊伍，切實推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。