林政

（天津市正通物流配送有限公司，天津 300180）

隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化技術在各個行業(yè)領域中得到廣泛關注。信息化時代的到來，改變了傳統(tǒng)檔案管理模式的發(fā)展，實現(xiàn)對檔案信息的高效應用，有效結合信息化技術，實現(xiàn)對檔案信息的高效處理，有效提升了信息化技術檔案管理工作效率。

一、信息化技術在檔案管理中的價值意義

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，各個行業(yè)領域中實現(xiàn)了該技術的輔助應用，將信息化技術與檔案管理工作進行有機結合，體現(xiàn)出檔案管理信息化的優(yōu)越性，實現(xiàn)了檔案管理工作的創(chuàng)新改革。

（一）為檔案儲存帶來安全性

隨著市場競爭越來越烈，加大了對檔案管理工作的要求難度，尤其是檔案儲存是一個比較長期的管理工作，這對檔案信息的安全性有著更高的要求。因此，信息化技術在檔案管理工作中的有效應用，為檔案信息管理工作帶來了安全保障，加強了檔案管理工作者對檔案信息管理的保密意識，這對高效的檔案管理工作打下結實的基礎[1]。對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，因檔案信息儲存時間較長，很難為檔案信息的安全性帶來保障，這對檔案管理工作來說加大了難度。然而有效利用信息化技術實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，對檔案信息的安全隱患可以有效規(guī)避。通過信息化技術有效應用，可以將傳統(tǒng)的紙質檔案文件有效轉化為電子檔案，檔案管理人員只需要通過對電腦的操作，就可以實現(xiàn)對檔案信息的便捷查閱，這為檔案管理工作效率帶來了提升。再有，通過信息化技術實現(xiàn)了對檔案信息的開發(fā)利用，落實滿足了新時代需求的檔案管理發(fā)展規(guī)律，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作方式，有效提升了檔案管理工作的高效水平[2]。

（二）滿足了社會發(fā)展需求

信息化技術檔案管理工作體現(xiàn)出企業(yè)單位的信息化技術水平，可以說是直接反映出一個企業(yè)的實力水平，這對國家的信息化建設質量也有著直接的影響。通過對現(xiàn)代信息化技術的發(fā)展趨勢可以看出，信息化技術推動了社會經濟的發(fā)展趨勢，這為人類的發(fā)展進步打下了結實的基礎。將信息化技術與檔案管理工作進行有機結合，滿足了社會的發(fā)展需求，同時也是推動社會發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)構建系統(tǒng)化檔案信息管理體系，為企業(yè)的良好的發(fā)展水平奠定了有力基礎[3]。

二、信息化技術檔案管理中的應用特點

（一）轉變了檔案管理載體

信息化技術檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，它是兩種截然不同的管理載體，信息化技術檔案管理實現(xiàn)了檔案信息數字化管理方式，并利用計算機技術實現(xiàn)對檔案信息的虛擬化存檔管理工作。而傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質方式進行儲存，會因其載體空間等原因，對檔案信息的儲存內容帶來諸多受限。然而有效利用信息化集成技術，可以有效轉變檔案管理載體，實現(xiàn)了對檔案信息的全面操控，其中的檔案數據交換功能，有效打破了空間因素對檔案信息的管理限制。有效利用信息化技術，改變了傳統(tǒng)的紙質檔案管理，而是通過電子圖紙以及電子文件有效實現(xiàn)了對檔案信息的高效管理，改變了傳統(tǒng)的檔案管理載體方式，為信息化檔案管理奠定了良好的基礎[4]。

（二）改變了傳統(tǒng)檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理類型主要是以人事檔案、文書檔案以及科技檔案等多方面類型。通過對信息化技術的有效應用，有效改變了傳統(tǒng)的檔案的分類管理方式，并可以依據檔案管理標準實現(xiàn)具體化檔案管理流程方式。通過信息化技術與檔案管理工作進行有機結合，可以實現(xiàn)對網絡技術的設定指令操作，并且可以隨時進行調整。企業(yè)單位可以結合自身企業(yè)的發(fā)展狀況，對各個部門的檔案信息進行自動化分類管理，以此實現(xiàn)了科學化的檔案管理信息方式[5]。

三、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

隨著社會經濟的發(fā)展進步，落實滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，諸多企業(yè)單位逐漸開始引進信息化技術實現(xiàn)對檔案信息的管理工作，但是在實際管理中，仍有諸多的存在問題。

（一）檔案管理制度不完善

諸多企業(yè)單位對于檔案管理工作并沒有加以重視，對于檔案管理工作只是流域表面形式，使之檔案管理制度存在明顯的不足，使之檔案信息不能及時更新，導致檔案管理工作沒有發(fā)揮出真正作用。不僅如此，諸多單位并沒有構建科學的管理體系，同時也沒有明確檔案管理目標，無法對年限較長的檔案信息進行整合管理，加大了檔案管理人員的工作難度，無法提升工作效率[6]。

（二）檔案管理工作意識有待加強

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，會因單位或是個人的傳統(tǒng)管理認知的影響，沒有對檔案管理工作加強重視，嚴重削弱了檔案信息的管理價值作用。不僅如此，部分檔案管理人員在對檔案信息進行首次存檔后，并沒有對其信息進行定期更新，檔案信息只是實現(xiàn)了保存，但沒有對檔案進行實質性的管理，領導層的關注度也較少，檔案管理人員也逐漸降低了管理興趣，導致檔案管理水平普遍下降[7]。

（三）檔案管理設施有待進步

信息化時代的到來，加快了諸多企業(yè)的發(fā)展步伐，諾一個企業(yè)沒有構建一個良好的檔案儲存環(huán)境，勢必會導致檔案管理設施出現(xiàn)滯后的現(xiàn)象。通常而言，企業(yè)需要為檔案信息儲存設計專門的固定場所，但是在諸多的企業(yè)中，對于檔案儲存管理的場地仍然還是在辦公室內，或者是放在檔案管理人員的辦公桌上面，這對檔案信息的安全性以及私密性帶來諸多隱患。不僅如此，檔案信息沒有一個專門的儲存環(huán)境，會導致一些重要的檔案信息損壞丟失，這嚴重影響了檔案管理質量。再有，部分檔案管理人員因缺乏專業(yè)的管理技能方法，導致在進行管理工作時，影響了檔案管理質量，使之檔案管理工作無法順利展開[8]。

（四）沒有明確檔案管理工作理念

諸多企業(yè)單位在檔案管理工作理念方面還需要完善，對一個想要實現(xiàn)良好發(fā)展的企業(yè)來說，跟上時代的發(fā)展步伐，是高效檔案管理服務理念的前提。尤其在信息化時代大環(huán)境背景下，各企業(yè)單位需要與時俱進，落實滿足新時代的發(fā)展潮流，加強對企業(yè)內部的檔案信息化建設，這為創(chuàng)新改革檔案管理工作理念帶來有力支撐。不僅如此，還需要緊跟時代的發(fā)展步伐，對檔案管理存在需求的客戶進行有效開發(fā)，還需要結合自身企業(yè)的發(fā)展方向，積極引進先進的管理技術，以此實現(xiàn)對檔案管理理念的有效創(chuàng)新，使信息化技術發(fā)揮出它的真正作用，以此提升企業(yè)單位的整體管理水平[9]。

四、信息化技術在檔案管理中應用策略

（一）做到了檔案信息的便捷分類，提供了方便快捷的查詢功能

檔案管理人員利用信息化技術，可以實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，落實滿足了方便快捷的查詢服務。例如，企業(yè)單位人事檔案管理會涉及許多其他方面的工作，且每一項工作環(huán)節(jié)都需要由專人執(zhí)行，如評定員工職稱、選拔領導干部等等，會涉及到諸多的年度工作評級工作。尤其是在評定職稱工作，這需要全面考慮評定人員的學習成果以及具體的工作年限等綜合問題，這就需要有效的信息依據作為參考，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說需要通過個人對檔案文件進行一一核對，并且還會存在漏項等問題，然而有效引進先進的信息化技術，通過該技術中的查詢功能，實現(xiàn)了對檔案信息的便捷調取，提升了檔案信息的高效查詢[10]。

（二）加強了檔案信息的安全性，提供備份保存功能

檔案管理工作是一個長期的工程，隨著檔案信息的日益增多，會導致出現(xiàn)部分檔案丟失或是損壞的現(xiàn)象問題。通過對信息化技術的有效應用，有效解決了檔案損壞或是丟失等問題，這為檔案信息管理的安全性帶來保障，將檔案信息轉化為電子信息儲存形式，實現(xiàn)了對檔案信息的具體化儲存。不僅如此，因信息化技術具有超大的儲存空間，可以利用可移動磁盤對檔案信息進行備份管理，實現(xiàn)對檔案信息管理的雙重保護，實現(xiàn)了全方位的安全儲存性能[11]。

（三）信息化技術引入，創(chuàng)建了良好溝通平臺

隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息化技術應運而生，諸多的企業(yè)單位，通過對信息化技術的有效引入，實現(xiàn)了企業(yè)內部多個部門的有效溝通，為其提供了方便快捷的查詢服務，這為各個部門的友好合作奠定了有力基礎。各個部門通過信息平臺獲得相應權限，實現(xiàn)了與其他部門的共同開展工作，有效提升了檔案管理工作效率，這為企業(yè)的良好發(fā)展帶來積極促進的作用[12]。

（四）與檔案管理相關方面的信息化技術的應用

對于過去的檔案信息管理系統(tǒng)，是通過對數據庫技術的應用，對檔案信息進行電子文檔的信息儲存方式，但是因受早期文件系統(tǒng)的影響，還是存在許多的客觀問題，尤其是在檔案信息檢索以及數據共享方面，出現(xiàn)了數據信息冗余的問題情況，這也正是早期文件系統(tǒng)無法發(fā)揮其真正作用的主要因素。隨著信息化技術的到來，檔案管理工作逐漸實現(xiàn)了電子文檔的儲存使用，實現(xiàn)了對電子檔案文檔的高效管理，做到了高效信息檢索服務，有效降低了檔案信息冗余的問題發(fā)生，滿足了信息共享的服務需求，提上了檔案管理的儲存效率，還實現(xiàn)了對數據庫的統(tǒng)一構建，充分發(fā)揮出了信息化技術對數據信息的管理優(yōu)勢，在龐大的檔案信息儲存空間內，實現(xiàn)了高效的檢索服務。不僅如此，還加強了檔案信息的保密安全性能，結合信息化技術，實現(xiàn)了對檔案信息管理的工作水平的提升。除此之外，對計算機網絡的類型規(guī)模實現(xiàn)了各類軟件的構成，落實資源共享的服務發(fā)展，同時還實現(xiàn)了數據信息接收、傳輸等各項服務功能，有效減低了大量的資源浪費，從而提升經濟效益[13]。

總結

綜上所述，信息化技術有效應用于檔案管理工中來，可以實現(xiàn)對檔案管理工作效率的提升，節(jié)省了大量資源的投入，發(fā)揮出檔案資源的真正用途。不僅如此，實現(xiàn)了檔案資源的多重備份，實現(xiàn)了與多個部門的共享服務，建立了高效的信息溝通，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值。