高萌

（黑龍江省商務經濟研究中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

當今是信息技術快速發(fā)展的時代，企業(yè)在發(fā)展的過程中對信息的需求逐漸增大，對電子信息依賴程度逐漸升高的趨勢使得檔案管理部門有必要對檔案管理規(guī)范化。各個企業(yè)在發(fā)展的過程中都會產生很多的數(shù)據，這些數(shù)據對企業(yè)未來的發(fā)展具有重大的意義，這就要求檔案管理部門能夠提高檔案管理的效率，提高檔案工作人員的工作素養(yǎng)，讓信息技術和檔案管理工作相結合，使得檔案管理更加規(guī)范化，從而推動企業(yè)能夠得到更好的發(fā)展。

一、檔案規(guī)范化管理的必要性及意義

（一）檔案規(guī)范化管理是企業(yè)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展的客觀需要

如今在信息時代不斷地發(fā)展下，企業(yè)的經營環(huán)境也出現(xiàn)了較大的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經不能滿足當今企業(yè)的發(fā)展需求，在一定程度上阻礙了檔案的管理效率。因此檔案的管理部門應當對檔案的管理模式進行創(chuàng)新，使得檔案管理可以符合規(guī)范化，對于檔案管理工作過程中出現(xiàn)的不規(guī)范的地方，例如在對檔案管理時檔案的丟失，損壞等情況，尤其是在一個企業(yè)的檔案信息中包含著人事檔案和財務檔案等，一旦這方面的檔案出現(xiàn)丟失給企業(yè)造成的損害是非常大的。這就要求企業(yè)的檔案管理部門一定要對檔案管理工作加強規(guī)范化，嚴格制定檔案管理流程，提高檔案管理工作人員的工作素質和效率等。

（二）檔案規(guī)范化管理有利于提高企業(yè)檔案管理人員的能力素質

在檔案管理工作中檔案管理人員的作用是非常重要的。檔案管理人員的工作能力會直接影響到檔案管理工作的質量。在從前的檔案管理工作中，由于工作人員的失誤，常常會出現(xiàn)檔案丟失或者是遭到破壞的局面，這都是因為管理人員工作態(tài)度不嚴謹以及工作能力不合格造成的。而加強檔案管理的規(guī)范化，則可以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在工作中存在的問題，督促員工對問題加以改正。另外從檔案管理人員自身的角度而言，由于檔案管理規(guī)范化進程的推進對員工的要求更高，因此工作人員應當對自身在該崗位上的發(fā)展以及該工作對工作人員高素質的要求，管理人員本身都應當自覺地提高工作能力和工作素養(yǎng)。

二、檔案管理規(guī)范化管理的具體策略

（一）提高工作人員對檔案管理工作的認識

檔案管理的規(guī)范化過程中最關鍵的角色就是檔案部門的工作人員，因此加強檔案管理部門工作人員對檔案管理規(guī)范化的重要性是非常有必要的，將會在根本上推動管理規(guī)范化的進程。因此企業(yè)應當提高檔案管理部門工作人員對該工作的深刻認識，從培養(yǎng)員工的工作素養(yǎng)開始，在培養(yǎng)的過程中逐漸地滲透這種認識，例如讓檔案管理工作的員工可以認識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，如果企業(yè)在這一過程中得到發(fā)展對于員工自身的發(fā)展來說意味著什么。將從前員工的被動性轉變?yōu)橹鲃有?，進而提高檔案管理的工作效率，使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮更加積極的作用。

（二）借助現(xiàn)代化設備

隨著信息技術的高速發(fā)展，現(xiàn)在很多企業(yè)在檔案管理工作中都對采用了電子信息化的檔案管理模式，在這種模式的作用下檔案的管理效率大幅增長，并且推動了檔案管理工作的規(guī)范化，為企業(yè)的發(fā)展提供了更加全面的信息，促進了企業(yè)發(fā)展。檔案管理工作的規(guī)范化可以與信息化建設相結合，不過在對信息化建設進行應用時需要對轉化問題進行解決，例如對傳統(tǒng)方法應當如何進行處理，怎樣可以提高轉化的合理性，從而提高檔案管理和信息化建設結合過程中的規(guī)范性。

（三）加強對工作人員的技能培訓

檔案管理過程的規(guī)范化通常與工作人員的工作質量、工作效率有著直接關系。基于此，為了確保檔案管理工作過程的工作效率，檔案管理過程的規(guī)范化，檔案部門除了要確保工作人員的工作意識外，還應認識到工作人員工作技能的重要作用。同時只有工作人員的工作都具有效率，才能夠確保檔案工作具有整體上的效率，具有規(guī)范化特點。一般情況下，相關單位的檔案管理工作向信息化轉變后，工作人員的工作性質會發(fā)生變化即由傳統(tǒng)的紙質檔案管理轉變?yōu)樾畔⒛Ｊ降臋n案管理，這種轉變更為需求工作人員熟悉對計算機的操作。而以往的工作人員通常會缺乏對計算機技術的了解，同時缺乏對電子檔案的管理經驗。因此，檔案管理部門應認識到對檔案管理人員進行操作技能培訓的重要性，并積極實行對工作培訓，如培訓的過程中，促使工作人員掌握基本的檔案錄入、整理、存儲等工作，同時教授工作人員一些工作技巧，以使工作人員的工作效率提高，促使檔案管理部門的工作具有規(guī)范化。

三、結語

綜上所述，在當今時代下，企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展，就需要對信息進行更加快速的，全面地掌握。而企業(yè)中的檔案部門的主要作用就在于對信息進行收集并將信息以各種形式進行保存，再對該信息進行合理地分享。這就對檔案管理部門的規(guī)范化提出了較高的要求，尤其是對于一個企業(yè)的發(fā)展來說，檔案管理的規(guī)范化會提高工作效率，確保檔案管理的實效性和可靠性。因此檔案管理部門一定要認識到檔案管理規(guī)范化的重要性，根據檔案部門的現(xiàn)狀采取相應的規(guī)范措施。在對檔案管理工作人員進行培訓的同時也應當積極地引進相關人才，以提高檔案管理部門的整體素養(yǎng)，推動檔案管理規(guī)范化的進程得到進一步發(fā)展。