李海燕

（宿州學(xué)院黨政辦公室，安徽 宿州 234000）

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展帶來社會信息化的影響與驅(qū)動下，教育信息化已是迫在眉睫。網(wǎng)絡(luò)在高校管理中的應(yīng)用推動了高校無紙化辦公的進程，而計算機與高校文件收發(fā)的結(jié)合產(chǎn)生的文件收發(fā)系統(tǒng)促進高校管理水平的提升、工作效力的提高，是高校向教育信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的重要標志。

一、文件收發(fā)系統(tǒng)含義及管理人員

文件收發(fā)系統(tǒng)是為了促進高校信息交流、共享，提升教育教學(xué)質(zhì)量、推動高校管理科學(xué)化，將計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與高校文件收發(fā)結(jié)合，利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備對文件進行接收、登記、報送、批辦、承辦、存檔的辦公應(yīng)用系統(tǒng)。文件收發(fā)系統(tǒng)規(guī)范了高校文件處理的流程，確保了文件接收的安全性，具有節(jié)約成本、加快信息傳遞，提高辦事速度與效力的特點［1］。

系統(tǒng)操作人員指所有可使用文件收發(fā)系統(tǒng)負責(zé)文件流轉(zhuǎn)或文件流轉(zhuǎn)其中一個環(huán)節(jié)的高校工作人員。包括系統(tǒng)管理員、部門管理員、普通操作人員和檔案管理員，身份不同，各自的權(quán)限不同。

系統(tǒng)管理員是文件系統(tǒng)的研發(fā)人員或高校網(wǎng)絡(luò)信息中心工作人員，主要負責(zé)系統(tǒng)的調(diào)試、維修、故障排除，設(shè)置其他所有系統(tǒng)操作人員的權(quán)限，是確保系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵人員。

部門管理員是負責(zé)按要求將本部門需印發(fā)的、已起草完畢的文件上傳至文件收發(fā)系統(tǒng)，包括格式是否正確、內(nèi)容是否正確等。關(guān)注文件流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，負責(zé)跟蹤、督辦以及流傳過程中被退回文件的處理。

檔案管理員是指文件處理完畢后按文件的類型和時間先后順序?qū)ξ募M行歸檔的工作人員。

二、文件收發(fā)系統(tǒng)模式構(gòu)成及文件處理流程

高校文件收發(fā)系統(tǒng)包括收文系統(tǒng)和發(fā)文系統(tǒng)兩個方面，承載了學(xué)校所有上行文和下行文的傳閱、審批、執(zhí)行，決定了學(xué)校所有工作執(zhí)行的依據(jù)、力度和效力，影響整個學(xué)校的運作［2］。

（一）收文系統(tǒng)

收文系統(tǒng)，處理上級下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)學(xué)校發(fā)展的各類文件的文件處理系統(tǒng)，經(jīng)過文件接收人員對接收的上級文件進行登記，辦公室主任請示主要領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)簽批，收文人員根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)批示，轉(zhuǎn)給分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)直接負責(zé)的部門等幾個環(huán)節(jié)。

收文登記：文件接收人員對接受的上級文件進行登記。包括文件標題、文件號、來文單位、緊急程度、編號、正文。提交辦公室主任。

請示：辦公室主任根據(jù)文件的性質(zhì)呈報主要領(lǐng)導(dǎo)（行政類事務(wù)呈報校長批示，黨內(nèi)事務(wù)呈報黨委書記批示），并結(jié)合學(xué)校實際提出擬辦意見。

主要領(lǐng)導(dǎo)簽批：主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容簽批給直接負責(zé)部門或相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，可同時簽發(fā)多個分管領(lǐng)導(dǎo)或多個直接分管的部門。

分發(fā)：文件登記員根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)批示直接提交相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)直接分管部門。

分管領(lǐng)導(dǎo)簽批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)的批示及文件內(nèi)容簽發(fā)給所分管的部門，可同時簽發(fā)多個分管部門。

責(zé)任部門辦理：文件責(zé)任部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示對文件進行閱辦，填寫辦理結(jié)果，并轉(zhuǎn)給文件登記員。

歸檔：文件登記員根據(jù)文件處理情況，對已辦理的文件進行歸檔。

（二）發(fā)文系統(tǒng)

發(fā)文系統(tǒng)，學(xué)校內(nèi)部文件的處理系統(tǒng)，包括校級文件和部門文件兩類。校級文件指各部門上傳的，以學(xué)校名義下發(fā)的，關(guān)乎全校師生員工利益，需要全體師生員工周知、執(zhí)行的事項。需經(jīng)過文件起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審閱、辦公室初審、辦公室復(fù)審、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批、主要領(lǐng)導(dǎo)簽批、檔案室?guī)讉€環(huán)節(jié)。部門文件指本部門職責(zé)范圍內(nèi)，以部門名義下發(fā)的，需要其他學(xué)院、部門周知或協(xié)調(diào)處理的事項。包括部門人員起草，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審閱、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批等環(huán)節(jié)。下面以校級文件為例概述發(fā)文流程。

文件起草：根據(jù)起草文件的事項選擇校級文。文件起草者即文件發(fā)起人需要填寫的內(nèi)容包括文件標題、緊急程度、公開范圍和文件的內(nèi)容。

部門領(lǐng)導(dǎo)的審核。部門領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)待辦事項中打開需處理的文件，可在系統(tǒng)上直接進行修改，或提出修改意見、退回文件發(fā)起人。或確定無問題后從系統(tǒng)轉(zhuǎn)發(fā)給辦公室，由辦公室進行初審。

辦公室初審：辦公室秘書人員主要從合法性、合規(guī)性、必要性、內(nèi)容的完整性、起草文件的條件、權(quán)限等方面對待辦文件進行審核，如不符合，可退回發(fā)起人，要求按有關(guān)規(guī)定重新研究、起草。如無問題提交辦公室領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。

辦公室復(fù)審：辦公室主任對文件的再一次把關(guān)，主要是審核文件是否符合學(xué)校章程，是否符合學(xué)校發(fā)展規(guī)劃，是否與學(xué)校先行的其他發(fā)展措施相悖。如不符合，可退回發(fā)起人，要求按有關(guān)規(guī)定重新研究、起草。如無問題提交文件起草單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核。

分管領(lǐng)導(dǎo)審核：根據(jù)權(quán)限，確定文件涉及范圍，若關(guān)于“三重一大”事項管理或者其他重要行政管理的文件審核無問題后應(yīng)提交學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審核。

主要領(lǐng)導(dǎo)審核：從學(xué)?，F(xiàn)在及未來發(fā)展出發(fā)，是否同意文件印發(fā)。并轉(zhuǎn)給辦公室文件初審者。

制發(fā)文件：辦公室秘書根據(jù)文件智能屬性及領(lǐng)導(dǎo)簽批意見制發(fā)文件。制發(fā)文件要嚴格按照《黨政機關(guān)電子公文處理辦法》《黨政機構(gòu)公文處理辦法》《黨政機關(guān)公文格式國家標準》等執(zhí)行，并將紅頭文件上傳至文件收發(fā)系統(tǒng)，并流轉(zhuǎn)文件發(fā)起人。

分發(fā)：文件發(fā)起人根據(jù)文件需要閱知的范圍在系統(tǒng)內(nèi)進行分發(fā)。需要周知或執(zhí)行文件精神的單位可隨時查閱。

歸檔：檔案工作人員根據(jù)文件性質(zhì)進行分類存檔。電子文檔更加便于查閱、調(diào)檔。

文件收發(fā)系統(tǒng)對學(xué)校文件的產(chǎn)生過程和上級文件的簽批過程進行了電子形式的記錄和歸檔，形成一個傳統(tǒng)文件、電子文件、檔案管理于一體，相互獨立又相互并存的文件管理系統(tǒng)。同時，處理結(jié)果的不可改動性使學(xué)校文件的處理更加規(guī)范和標準，對學(xué)校文件管理、處理人員的要求也更高。

三、收發(fā)系統(tǒng)在高校行文件處理中的優(yōu)勢

（一）加快信息傳遞 提高辦事效率

傳統(tǒng)文件從印制、發(fā)送到執(zhí)行耗時長、不安全。文件送達單位后與單位的內(nèi)部文件一樣從登記到承辦又要經(jīng)過文件處理中心到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)再到相關(guān)部門，層層傳達的繁瑣過程，費時費力效力低。此外，如遇領(lǐng)導(dǎo)因參加會議、學(xué)術(shù)研討等工作原因不在校，文件則無法批示，工作無法進行。盡管可以以傳真等形式發(fā)送，但需要傳真機、電話，傳遞的過程又存在安全隱患，影響了文件傳遞的效果。不能及時接受上級文件指示，學(xué)校工作缺乏執(zhí)行依據(jù)，影響了師生員工的學(xué)習(xí)生活，影響了學(xué)校的發(fā)展進程。而網(wǎng)絡(luò)發(fā)展在高校辦公中應(yīng)用研發(fā)的文件收發(fā)系統(tǒng)，從文件接收到文件批示、處理，傳遞速度快、安全性高。即使領(lǐng)導(dǎo)因公外出，也可以不受時間、空間的限制，隨時隨地通過文件收發(fā)系統(tǒng)及時對重要文件作出批示、做出重要決定。文件收發(fā)系統(tǒng)使高校能夠及時傳達上級文件精神、全面開展學(xué)校工作，實現(xiàn)了高校真正意義上的現(xiàn)代化辦公［3］。

（二）節(jié)約辦公成本 減輕工作量

傳統(tǒng)文件信息的傳達有兩種形式：一是召開專題會議，下發(fā)文件。由于會議地點及參會人員的分散性，從下發(fā)通知到會議召開需要一定的時間，影響信息的傳達。而參會人員在途中消耗的時間與費用既影響了參會人員所在單位、部門工作的運轉(zhuǎn)，又增加了辦公費用；二是以郵件的形式寄送，需要專車、專職人員，耗時耗力。同時印發(fā)文件所耗費的紙張及油墨費用在高校各部門的年度預(yù)算中所占比例不小。而文件收發(fā)系統(tǒng)以電子文件的形式生產(chǎn)、傳閱文件，既能及時了解信息，又能節(jié)約了文件印發(fā)的紙墨費用，節(jié)省了時間與財力。同時文件的傳遞也無需工作人員層層送達，節(jié)省了人力。此外，文件收發(fā)系統(tǒng)大大減輕了文件收發(fā)人員的工作量與責(zé)任，傳統(tǒng)文件收發(fā)需要文件收發(fā)員手工呈送、催辦，文件收發(fā)系統(tǒng)節(jié)省了文件收發(fā)人員的呈送的時間。同時系統(tǒng)鏈接的收文短消息提醒可以讓收文者及時知道有未處理的文件，避免了因文件未及時處理而歸責(zé)文件收發(fā)員的情況。

（三）規(guī)范文件流程 提高管理水平

傳統(tǒng)文件收發(fā)技術(shù)落后，受距離的限制導(dǎo)致文件在收發(fā)的過程中經(jīng)常發(fā)生丟失或接受時間延誤。而文件收發(fā)人員水平落后，認識不高，在文件流轉(zhuǎn)的過程中或處理之后沒能及時接收、歸檔，或夾雜、私藏等造成文件丟失或部分丟失的情況時有發(fā)生。［4］沒有按照文件收發(fā)的規(guī)定程序執(zhí)行，造成上級指示沒有落實，學(xué)校工作沒有開展，承辦部門收到文件信息不完整，不能及時準確完成工作；檔案部門收取文件不完整，給日后文獻的查找?guī)聿槐?。文件收發(fā)系統(tǒng)以電子文檔的形式規(guī)范文件的流程，從登記到承辦結(jié)束，每一步都有時間記錄，層層審核，有不符合規(guī)范的發(fā)回重新修訂，不存在無文件、文件資料不全的現(xiàn)象。確切的文件記錄明確責(zé)任到人，增強了文件處理人員對文件收發(fā)工作重要性的認識，規(guī)范了文件流程，提高文件管理，增強了學(xué)校的核心競爭力。

四、結(jié)束語

計算機以及網(wǎng)絡(luò)在人們生活中廣泛普及，為了進一步解決人們生活、工作上的各種需求，各類軟件系統(tǒng)的不斷涌現(xiàn)，在高校行政管理中無紙化辦公系統(tǒng)應(yīng)用更加廣泛，作為無紙化辦公系統(tǒng)內(nèi)容之一的文件收發(fā)處理系統(tǒng)不僅降低了高校行政管理的人力財力，極大地提高信息的傳遞與共享，規(guī)范了文件收發(fā)的流程，如此優(yōu)越而又有廣大前景的辦公系統(tǒng)必將在推動我國高校國際化發(fā)展中發(fā)揮重要作用。