曾 毅/湖北省檔案館

檔案開(kāi)放審核是各級(jí)檔案館一項(xiàng)十分重要的業(yè)務(wù)工作，是檔案館履行法定職責(zé)、科學(xué)管理檔案、服務(wù)社會(huì)發(fā)展、保障公民權(quán)利的重要舉措。目前，各級(jí)檔案館依然存在檔案開(kāi)放審核權(quán)責(zé)不清、開(kāi)放率較低、已開(kāi)放檔案利用率不高、利用者難以快速精準(zhǔn)獲得所需信息、檔案“供需”脫節(jié)等問(wèn)題。今年新修訂檔案法正式施行，檔案開(kāi)放審核工作有了新的變化并面臨挑戰(zhàn)。如何在確保檔案信息安全的前提下，整合檔案開(kāi)放審核力量，共享開(kāi)放檔案資源，提高開(kāi)放檔案利用效率，滿(mǎn)足社會(huì)各界日益增長(zhǎng)的檔案信息利用需求，是眾多學(xué)者和實(shí)踐部門(mén)人員關(guān)注的重要問(wèn)題。

1 變化與挑戰(zhàn)

1.1 主要的變化

第一，檔案封閉時(shí)限縮短。新修訂檔案法規(guī)定，檔案封閉時(shí)限由檔案形成滿(mǎn)三十年縮短為檔案形成滿(mǎn)二十五年。第二，開(kāi)放檔案主體拓展。原檔案法規(guī)定檔案開(kāi)放主體是“國(guó)家檔案館”，新修訂檔案法第二十七條修改為“縣級(jí)以上各級(jí)檔案館”，同時(shí)增加了“國(guó)家鼓勵(lì)和支持其他檔案館向社會(huì)開(kāi)放檔案”的表述。第三，可提前開(kāi)放檔案門(mén)類(lèi)擴(kuò)大。原檔案法規(guī)定“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于三十年”，新修訂檔案法第二十七條表述為“經(jīng)濟(jì)、教育、科技、文化等類(lèi)檔案”，增加了教育類(lèi)檔案。第四，履行開(kāi)放責(zé)任約束。新修訂檔案法第二十八條規(guī)定“檔案館不按規(guī)定開(kāi)放利用的，單位和個(gè)人可以向檔案主管部門(mén)投訴，接到投訴的檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)調(diào)查處理并將處理結(jié)果告知投訴人”；第四十八條規(guī)定“不按規(guī)定向社會(huì)開(kāi)放、提供利用檔案的”，可以“由縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)、有關(guān)機(jī)關(guān)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分”。第五，開(kāi)放審核主體前置。新修訂檔案法第三十條規(guī)定“館藏檔案的開(kāi)放審核，由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)。尚未移交進(jìn)館檔案的開(kāi)放審核，由檔案形成單位或者保管單位負(fù)責(zé)，并在移交時(shí)附具意見(jiàn)”。為區(qū)別檔案開(kāi)放審核與檔案價(jià)值鑒定，新修訂檔案法將“開(kāi)放鑒定”的表述規(guī)范為“開(kāi)放審核”。

1.2 面臨的挑戰(zhàn)

從新修訂檔案法對(duì)于檔案開(kāi)放審核工作要求的變化中，可以發(fā)現(xiàn)各級(jí)檔案館和檔案形成（保管）單位都面臨了新的挑戰(zhàn)[1]。第一，檔案館開(kāi)放審核工作量更大。檔案封閉期限由30年縮短至25年，直接增加了檔案開(kāi)放審核的工作量，如筆者所在單位湖北省檔案館到期應(yīng)開(kāi)放檔案數(shù)量由20萬(wàn)卷增加到近24萬(wàn)卷，增加約20%。第二，檔案館檔案開(kāi)放責(zé)任更實(shí)。新修訂檔案法明確了檔案館不按規(guī)定開(kāi)放利用檔案的追責(zé)條款，體現(xiàn)了法律權(quán)責(zé)一致的原則，倒逼各級(jí)檔案館必須重視并抓好檔案開(kāi)放審核工作，不能流于形式。第三，檔案開(kāi)放審核工作協(xié)同要求更高。新修訂檔案法厘清了檔案館與檔案形成（保管）單位在開(kāi)放審核中的責(zé)任分工，賦予檔案形成（保管）單位直接責(zé)任，這有助于提高檔案開(kāi)放審核工作的專(zhuān)業(yè)性和準(zhǔn)確性，但檔案形成（保管）單位“從零開(kāi)始”的難度顯而易見(jiàn)，需要各級(jí)檔案館與檔案形成（保管）單位通力協(xié)作，形成開(kāi)放審核工作合力。

2 檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

針對(duì)當(dāng)前檔案開(kāi)放審核工作實(shí)踐中的主要問(wèn)題，以及新修訂檔案法施行后檔案開(kāi)放審核工作的一系列變化與面臨的挑戰(zhàn)，研究建立檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制，通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)，整合協(xié)同一定區(qū)域范圍內(nèi)各檔案館和檔案形成（保管）單位的檔案資源、審核人員力量、開(kāi)放成果、利用信息等，科學(xué)客觀地分析評(píng)估開(kāi)放利用效果，優(yōu)化配置審核力量、合理確定審核任務(wù)、共享使用審核成果，將目前“模糊化、經(jīng)驗(yàn)化、人為化”的“單兵式”開(kāi)放審核，轉(zhuǎn)變?yōu)榇髷?shù)據(jù)時(shí)代的“數(shù)據(jù)化、精確化、可控化”的“集團(tuán)式”的開(kāi)放審核，更好地提高檔案開(kāi)放審核工作成效[2]。

2.1 檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制的構(gòu)成

檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制總體分為4個(gè)部分，即用戶(hù)運(yùn)行機(jī)制、合作運(yùn)行機(jī)制、行政管理機(jī)制和技術(shù)支持機(jī)制。該機(jī)制以用戶(hù)運(yùn)行機(jī)制為主導(dǎo)，以合作運(yùn)行機(jī)制為基礎(chǔ)，以行政管理機(jī)制為依托，以技術(shù)支持機(jī)制為保障[3][4]，具體包括以下幾個(gè)方面。第一，用戶(hù)運(yùn)行機(jī)制是該協(xié)同機(jī)制的“窗口”，直接服務(wù)于利用者，主要包括用戶(hù)信用信息、需求信息、行為習(xí)慣信息及交互信息等部分。用戶(hù)使用感受是協(xié)同機(jī)制建設(shè)過(guò)程中需要考慮的重要內(nèi)容，既要考慮利用者的方便快捷，也要考慮審核者的工作效率。通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)收集上述幾部分信息，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)用戶(hù)需求，及時(shí)調(diào)整和精確控制開(kāi)放審核工作。

第二，合作運(yùn)行機(jī)制是該協(xié)同機(jī)制的核心，主要包括各級(jí)檔案館審核、檔案形成（保管）單位審核和其他力量協(xié)助審核等部分。各級(jí)檔案館和檔案形成（保管）單位在檔案開(kāi)放審核中必須“分工不分家”，各級(jí)檔案館要發(fā)揮在開(kāi)放審核政策理解、標(biāo)準(zhǔn)把握、人員力量等方面的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案形成（保管）單位給予支持和幫助；檔案形成（保管）單位要認(rèn)真研判檔案中涉及的專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，必要時(shí)還應(yīng)邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)或?qū)＜夜餐瑢彾?，最終形成統(tǒng)一、專(zhuān)業(yè)、準(zhǔn)確的開(kāi)放審核結(jié)果。

第三，行政管理機(jī)制是該協(xié)同機(jī)制依法有序開(kāi)展工作的基本保證，主要包括審核行為監(jiān)督、疑難判定、效益評(píng)估、利益分配等部分。依照開(kāi)放審核法規(guī)政策規(guī)定，通過(guò)必要的行政管理手段監(jiān)督審核行為、判定審核疑難、評(píng)估審核效益以及分配審核利益等，確保開(kāi)放審核工作在規(guī)范統(tǒng)一的情況下運(yùn)行。

第四，技術(shù)支持機(jī)制是本協(xié)同機(jī)制的后臺(tái)支撐，主要包括開(kāi)放審核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)采集匯總挖掘、平臺(tái)安全保密可控等部分。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)將“檔案保管—開(kāi)放審核—用戶(hù)使用”這條基本的“存審用”業(yè)務(wù)線(xiàn)進(jìn)行數(shù)據(jù)化、結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)融合數(shù)據(jù)采集匯總挖掘、平臺(tái)安全保密可控等方面工作，為開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制提供有力的技術(shù)支撐。

2.2 檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制的建設(shè)步驟

一是起步階段。建立基于覆蓋各級(jí)檔案館已開(kāi)放檔案的大數(shù)據(jù)平臺(tái)，重點(diǎn)收集用戶(hù)利用檔案的多維數(shù)據(jù)，如，用戶(hù)身份職業(yè)特征、用戶(hù)利用檔案目的、頻率、效果等，改變偏重統(tǒng)計(jì)查檔人次是否增加、忽視查檔效果是否提高的傳統(tǒng)統(tǒng)計(jì)模式，以客觀數(shù)據(jù)量化分析開(kāi)放審核工作成效，找準(zhǔn)開(kāi)放利用之間的“供需矛盾”，評(píng)估下步審核計(jì)劃的針對(duì)性，為改進(jìn)開(kāi)放審核工作提供依據(jù)。

二是完善階段。針對(duì)檔案開(kāi)放審核工作實(shí)際，將各級(jí)檔案館和檔案形成（保管）單位統(tǒng)一納入大數(shù)據(jù)平臺(tái)，突破傳統(tǒng)的以行政區(qū)域劃限的“單館審核”機(jī)制，落實(shí)新修訂檔案法規(guī)定檔案形成（保管）單位的開(kāi)放審核職責(zé)，建立區(qū)域性開(kāi)放審核機(jī)構(gòu)或模式，以用戶(hù)需求或目標(biāo)任務(wù)為牽引，針對(duì)某一類(lèi)型、某一階段、某一事件的檔案，匯集區(qū)域內(nèi)審核力量的合力，通過(guò)平臺(tái)集中審核，實(shí)現(xiàn)審核過(guò)程成果的互通協(xié)同，并可動(dòng)態(tài)掌控開(kāi)放審核的進(jìn)度、成果，實(shí)現(xiàn)人智技融合，達(dá)到動(dòng)態(tài)平衡[5]。

三是成熟階段。大數(shù)據(jù)平臺(tái)足夠成熟時(shí)，開(kāi)放審核工作不僅要滿(mǎn)足用戶(hù)普遍性需求，更需要滿(mǎn)足用戶(hù)個(gè)性化需求。開(kāi)放審核工作應(yīng)在按計(jì)劃完成預(yù)定任務(wù)的同時(shí)，對(duì)用戶(hù)的個(gè)性化、臨時(shí)性審核申請(qǐng)做出即時(shí)響應(yīng)。分析用戶(hù)過(guò)往查檔用檔行為數(shù)據(jù)和相關(guān)檔案信息開(kāi)放風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，就審核申請(qǐng)的目的和產(chǎn)生的影響做出預(yù)判結(jié)論，決定開(kāi)放申請(qǐng)能否通過(guò)審核。這樣既能最大程度滿(mǎn)足用戶(hù)需求，也可以保證檔案信息安全，真正實(shí)現(xiàn)從“供給主導(dǎo)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨笾鲗?dǎo)”。

3 檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制平臺(tái)架構(gòu)

檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制平臺(tái)架構(gòu)（Archival Opening Architecture，以下簡(jiǎn)稱(chēng)AOA）是面向用戶(hù)需求，依托大數(shù)據(jù)平臺(tái)，通過(guò)數(shù)據(jù)重構(gòu)開(kāi)放審核的“檔案保管—開(kāi)放審核—用戶(hù)使用”的“存審用”業(yè)務(wù)線(xiàn)，實(shí)現(xiàn)更廣范圍內(nèi)的開(kāi)放審核力量?jī)?yōu)化組合、開(kāi)放審核任務(wù)合理分配和開(kāi)放審核成效科學(xué)評(píng)估。AOA架構(gòu)的基礎(chǔ)分別由效能評(píng)價(jià)模塊、業(yè)務(wù)控制模塊、技術(shù)規(guī)范模塊和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模塊4個(gè)子模塊組成，這4個(gè)子模塊之間相互關(guān)聯(lián)，其中效能評(píng)價(jià)模塊為牽引模塊，業(yè)務(wù)控制模塊為核心模塊，技術(shù)規(guī)范模塊和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模塊為基礎(chǔ)模塊[6]。

3.1 效能評(píng)價(jià)模塊

效能評(píng)價(jià)模塊主要圍繞利用者和審核者兩個(gè)維度評(píng)定開(kāi)放審核工作成效。該模塊將收集利用者每一次的查檔數(shù)據(jù)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)其查檔需求的響應(yīng)時(shí)間和查檔成功率及滿(mǎn)意度，分析已開(kāi)放檔案數(shù)量、內(nèi)容與需求之間的差距，及時(shí)反饋給審核機(jī)構(gòu)（人員）。這樣，在積累了一定數(shù)據(jù)之后，通過(guò)定量化管理方式進(jìn)行有效評(píng)估，分析開(kāi)放審核與實(shí)際利用之間的匹配程度，使管理者通過(guò)AOA更直觀掌握開(kāi)放審核工作的投入、產(chǎn)出和效果之間的聯(lián)系，不斷優(yōu)化開(kāi)放檔案的種類(lèi)、內(nèi)容，更好地為利用者服務(wù)。該模塊還收集審核人員的工作數(shù)據(jù)，分析影響審核結(jié)果因素，評(píng)價(jià)審核人員優(yōu)勢(shì)和弱項(xiàng)，便于平臺(tái)合理為審核人員進(jìn)行編組，以及科學(xué)評(píng)估審核小組績(jī)效。

3.2 業(yè)務(wù)控制模塊

業(yè)務(wù)控制模塊是AOA的核心。根據(jù)“檔案保管—開(kāi)放審核—用戶(hù)使用”這一基本的“存審用”業(yè)務(wù)線(xiàn)，構(gòu)成業(yè)務(wù)控制模塊。該模塊最突出的特點(diǎn)就是不完全按照傳統(tǒng)的行政區(qū)域分配審核任務(wù)，而是從審核任務(wù)實(shí)際需求出發(fā)，先分析相應(yīng)檔案信息在平臺(tái)中的實(shí)際狀態(tài)，再根據(jù)效能模塊的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，安排最適合承擔(dān)此項(xiàng)審核業(yè)務(wù)的人員（組），審核結(jié)果經(jīng)確認(rèn)后在平臺(tái)內(nèi)共享使用。這樣，從審核業(yè)務(wù)的產(chǎn)生源頭就突破完全按行政區(qū)域開(kāi)展審核工作的現(xiàn)行模式，可實(shí)現(xiàn)省域或市域的各檔案館及檔案形成（保管）單位之間建立協(xié)同合作關(guān)系，既可優(yōu)化組織審核力量，又能避免重復(fù)審核，從而提高效率。

3.3 技術(shù)規(guī)范模塊

技術(shù)規(guī)范模塊主要由訪(fǎng)問(wèn)和響應(yīng)、框架和基礎(chǔ)、接口和集成、安全和保密4個(gè)服務(wù)子模塊組成，它從總體上定義了實(shí)現(xiàn)平臺(tái)功能所需軟硬件必須遵循的通用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，突出平臺(tái)的外延性、兼容性，保證使用者后期維護(hù)和升級(jí)的便利性。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者參照這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，依照不同單位（機(jī)構(gòu)）的特定需求，開(kāi)發(fā)出特定的服務(wù)產(chǎn)品或子系統(tǒng)。另外，技術(shù)規(guī)范模塊尤其需要注重身份識(shí)別認(rèn)證、信息加密傳輸、信息合法利用等安全功能。

3.4 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模塊

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模塊是將開(kāi)放審核工作整個(gè)流程的各要素信息，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和分類(lèi)精準(zhǔn)表達(dá)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)內(nèi)部以及與其他信息平臺(tái)之間的無(wú)縫鏈接，從而實(shí)現(xiàn)信息交換。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模塊把開(kāi)放審核元數(shù)據(jù)，如檔案信息各種要素、審核結(jié)果、利用信息等，轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式數(shù)據(jù)，并區(qū)分文本、圖片、音視頻等不同格式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，通過(guò)有效的數(shù)據(jù)挖掘算法，在底層進(jìn)行規(guī)范有效的數(shù)據(jù)交換，提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的復(fù)用率，實(shí)現(xiàn)真實(shí)業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)化。

3.5 可行性分析

第一，AOA架構(gòu)設(shè)計(jì)理論既有規(guī)范性也有開(kāi)放性，遵循頂層架構(gòu)模型中定義統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范以及面向服務(wù)的架構(gòu)方法進(jìn)行設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)。第二，運(yùn)用頂層架構(gòu)中效能管理方法，在平臺(tái)建設(shè)之初就對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，在建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行跟蹤，在建設(shè)之后進(jìn)行評(píng)估，以效能評(píng)價(jià)推進(jìn)信息化平臺(tái)建設(shè)。第三，運(yùn)用頂層架構(gòu)業(yè)務(wù)機(jī)能分類(lèi)定義的方法，使平臺(tái)功能易于更新，滿(mǎn)足平臺(tái)的可持續(xù)發(fā)展的需求。因此，利用AOA架構(gòu)進(jìn)行檔案開(kāi)放審核協(xié)同機(jī)制設(shè)計(jì)，可以解決當(dāng)前檔案開(kāi)放審核工作存在的共性問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放審核工作數(shù)據(jù)化、精確化、個(gè)性化，滿(mǎn)足檔案從業(yè)者和檔案利用者對(duì)檔案開(kāi)放審核工作的共性要求和特性需求。