文·崔學(xué)政 張磊

為貫徹落實(shí)《檔案法》，提升檔案信息化水平，“十三五”期間，平度市檔案館科學(xué)制定工作方案，創(chuàng)新采用“三集中、兩統(tǒng)一”的方法，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，分批實(shí)施完成全市鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)近40年檔案進(jìn)館工作，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）要求，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體和原生電子文件、數(shù)字化成果同步進(jìn)館，為縣域鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案規(guī)?；M(jìn)館，提升檔案數(shù)字化、信息化水平積累了經(jīng)驗(yàn)。

一、深入細(xì)致調(diào)研，摸清鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案實(shí)底

平度市檔案館館藏建設(shè)前期發(fā)展較快，1988年館藏量達(dá)到3萬卷。之后由于庫房飽合、舊城改造等原因，再未接收鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館。2016年，平度市委市政府加大對(duì)檔案事業(yè)的投入，規(guī)劃建成5000余平方米的平度市檔案館新館。平度市檔案館抓住新館投入使用的有利時(shí)機(jī)，結(jié)合國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館創(chuàng)建，迅速啟動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館工作。

平度市所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）歷經(jīng)數(shù)次裁撤合并，時(shí)間跨度長(zhǎng)，機(jī)構(gòu)設(shè)置變化大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案相對(duì)復(fù)雜。平度市檔案館業(yè)務(wù)科人員結(jié)合歷年檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)和檔案代管臺(tái)賬，采取逐個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案室親手清點(diǎn)的方式，歷時(shí)三個(gè)月，完成全市20個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）28處檔案室（庫房）檔案清點(diǎn)工作，摸清各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)進(jìn)館檔案的全宗、類別、數(shù)量和保管條件等詳細(xì)情況。

調(diào)研結(jié)果顯示，平度市1976年設(shè)置有45處鄉(xiāng)鎮(zhèn)（公社），至1994年合并為32處鄉(xiāng)鎮(zhèn)，2000年合并為30處鎮(zhèn)（街道），到目前裁撤為20處鎮(zhèn)（街道），共計(jì)95個(gè)全宗，近10萬卷（件）檔案應(yīng)該整理并數(shù)字化后接收進(jìn)館。

二、先行試點(diǎn)，為檔案規(guī)?；M(jìn)館探索方案

根據(jù)調(diào)研情況，平度市檔案館研究確定了“先行試點(diǎn)、分步實(shí)施、有序推進(jìn)”的鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館工作思路。為使試點(diǎn)工作最大程度反映實(shí)際情況，市檔案館精心選擇了機(jī)構(gòu)沿革變化較小的仁兆鎮(zhèn)和機(jī)構(gòu)沿革相對(duì)復(fù)雜的東閣街道作為試點(diǎn)單位。兩處鎮(zhèn)（街道）共抽調(diào)機(jī)關(guān)干部8人，歷時(shí)五個(gè)月，完成了2700卷和6200余件檔案實(shí)體整理和案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄錄入以及全宗指南的編撰等工作，檔案全文數(shù)字化工作由中標(biāo)的檔案數(shù)字化公司負(fù)責(zé)，檢查驗(yàn)收后移交進(jìn)館。

通過試點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題：一是工作量大。進(jìn)館檔案時(shí)間跨度近40年，案卷質(zhì)量與進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)差距較大，普遍存在整理不規(guī)范、裝具需要更換等問題，整理工作量大；根據(jù)國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館創(chuàng)建要求，增量檔案全部數(shù)字化，數(shù)字化工作量同樣巨大。二是工作效率難以提高。鎮(zhèn)和街道作為基層政府，擔(dān)負(fù)村級(jí)組織（社區(qū)）管理、黨建、扶貧和鄉(xiāng)村振興等責(zé)任，工作頭緒多壓力大，抽調(diào)得力干部整理檔案相對(duì)困難。個(gè)別抽調(diào)人員與原單位不脫崗，影響檔案工作進(jìn)度。三是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)難度大。鎮(zhèn)（街道）檔案進(jìn)館工作人員經(jīng)常更換，增加了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作量。

三、分類施策，全面完成鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案規(guī)?；M(jìn)館

針對(duì)試點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的問題，平度市檔案館研究制定甲乙兩套鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案規(guī)?；M(jìn)館方案，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）自行選擇。甲方案是由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）抽調(diào)得力干部組成檔案進(jìn)館工作小組，負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案的整理和案卷級(jí)目錄、文件級(jí)目錄數(shù)字化工作，由數(shù)字化公司負(fù)責(zé)檔案全文數(shù)字化工作。乙方案是各鎮(zhèn)（街道）與中標(biāo)的數(shù)字化公司簽訂協(xié)議，由數(shù)字化公司全面負(fù)責(zé)進(jìn)館檔案的整理及數(shù)字化工作。兩種方案均由檔案館提供整理場(chǎng)地和數(shù)字化場(chǎng)所，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和安全管理；各鎮(zhèn)（街道）與數(shù)字化公司簽訂合同，除雙方留存外，交檔案館一份備案。

甲方案優(yōu)勢(shì)在于調(diào)用機(jī)關(guān)干部整理檔案，人力開支較少，適合經(jīng)濟(jì)條件弱的鄉(xiāng)鎮(zhèn)；乙方案優(yōu)勢(shì)在于由檔案數(shù)字化公司整理檔案，專業(yè)化程度高，工作效率高，各鎮(zhèn)（街道）只需安排一名熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員現(xiàn)場(chǎng)聯(lián)系，減輕抽調(diào)人員的壓力，不足之處在于向社會(huì)購買專業(yè)服務(wù)多，花費(fèi)較高，適合經(jīng)濟(jì)條件較好的鄉(xiāng)鎮(zhèn)。到2020年底，平度市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）均按計(jì)劃順利完成進(jìn)館檔案整理和數(shù)字化工作，其中3個(gè)鎮(zhèn)（街道）采用甲方案，17個(gè)鎮(zhèn)（街道）采用乙方案。

四、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案規(guī)?；M(jìn)館工作的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)

（一）積極爭(zhēng)取上級(jí)支持

平度市檔案館完成方案初稿后，邀請(qǐng)青島市檔案局（館）專家對(duì)方案進(jìn)行指導(dǎo)，根據(jù)專家提出的意見修改完善；爭(zhēng)取市委市政府支持，以兩辦文件形式轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于全市各鎮(zhèn)（街道）檔案向市檔案館移交工作實(shí)施方案》，提高了進(jìn)館單位的重視程度。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，提高工作效率

平度市檔案館專門成立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案規(guī)?；M(jìn)館工作領(lǐng)導(dǎo)小組，館長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管副館長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，有關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員；明確責(zé)任分工，檔案業(yè)務(wù)科負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和數(shù)字化安全工作，檔案管理科負(fù)責(zé)檔案質(zhì)量檢查和接收進(jìn)館工作，在領(lǐng)導(dǎo)小組的統(tǒng)一指揮下，各科室團(tuán)結(jié)協(xié)作，密切配合，有效提高工作效率。

（三）深入調(diào)研，先試點(diǎn)后推廣，將前期準(zhǔn)備工作做實(shí)做細(xì)

平度市檔案館在認(rèn)真調(diào)研，摸清各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)應(yīng)進(jìn)館檔案情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合館藏臺(tái)賬，編制了《各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）進(jìn)館檔案全宗和目錄一覽表》，將95個(gè)全宗逐個(gè)目錄（類別）列明起始卷號(hào)和起至?xí)r間；根據(jù)試點(diǎn)情況和上級(jí)專家意見，完善了《關(guān)于全市各鎮(zhèn)（街道）檔案向市檔案館移交工作實(shí)施方案》，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）根據(jù)經(jīng)濟(jì)條件和工作實(shí)際自行選擇方案，避免了“一刀切”，有效提高了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）開展檔案進(jìn)館工作的積極性和主動(dòng)性。

（四）采取“三集中、兩統(tǒng)一”的方法，保證檔案進(jìn)館質(zhì)量和效率

平度市檔案館提供檔案整理和數(shù)字化場(chǎng)所，各鎮(zhèn)（街道）集中時(shí)間、集中地點(diǎn)、集中人員，接受檔案館統(tǒng)一業(yè)務(wù)指導(dǎo)，最后由數(shù)字化公司統(tǒng)一進(jìn)行檔案全文數(shù)字化。市檔案館加強(qiáng)檔案整理和數(shù)字化過程中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，研究制定了《鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館操作規(guī)程》，對(duì)檔案清點(diǎn)、裝運(yùn)、整理、數(shù)字化、抽檢驗(yàn)收、消毒滅菌和上架等各個(gè)環(huán)節(jié)提出規(guī)范化要求。指導(dǎo)數(shù)字化公司按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017）要求，開展檔案全文數(shù)字化工作，重視原生電子文件收集歸檔，保證進(jìn)館檔案和數(shù)字化成果質(zhì)量。

（五）加強(qiáng)安全管理，確保檔案和信息安全

平度市檔案館根據(jù)國(guó)家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號(hào)），制定了完備的管理制度并張掛上墻，內(nèi)容涵蓋數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理、數(shù)字化場(chǎng)所的安全管理、數(shù)字化加工設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理、檔案實(shí)體的安全管理、檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理等各個(gè)方面，分管領(lǐng)導(dǎo)定期調(diào)度，確保各項(xiàng)制度得到落實(shí)。同時(shí)，結(jié)合國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)評(píng)和山東省綜合檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)工作，對(duì)國(guó)家和省市領(lǐng)導(dǎo)及專家的指導(dǎo)意見即知即改，確保檔案安全。