摘要:在信息化時(shí)代,高校的檔案工作也面臨著改革挑戰(zhàn)。在檔案工作中,運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理有利于適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代,提高檔案管理的效率效果。為促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用,本文對(duì)數(shù)字化檔案管理在高校檔案管理中的作用進(jìn)行分析,探究高校如何做好數(shù)字化檔案管理。
關(guān)鍵詞:重要作用;高校檔案;檔案管理;數(shù)字化
引言:
和檔案管理的傳統(tǒng)方式比,在數(shù)字化的檔案管理中,它利用信息技術(shù)開展管理工作,存在查找便利、傳遞簡單和節(jié)省空間等的優(yōu)勢。高校檔案一般比較復(fù)雜,檔案量較大,管理的傳統(tǒng)方式不能適應(yīng)當(dāng)下變化明顯的管理需求。所以,高校需要看到數(shù)字化的檔案管理在檔案工作中能發(fā)揮的作用,積極探索數(shù)字化的檔案管理模式。
一、數(shù)字化檔案管理在高校檔案管理中的作用
首先,數(shù)字化管理有利于檔案信息高效的共享,促使高校不同部門的檔案資源都被有效整合,促進(jìn)不同部門的檔案資源彼此交流,有利于檔案資源提高利用率。而數(shù)字化管理也有利于高校及各單位等的交流,為教師的應(yīng)聘、學(xué)生的求學(xué)等方面提供檔案資源的良好平臺(tái),節(jié)省更多使用檔案的時(shí)間。其次,在數(shù)字化管理中,高校能將全部檔案以數(shù)字化模式儲(chǔ)存,這和傳統(tǒng)檔案及其儲(chǔ)存方式相比,有利于空間的節(jié)省,并且能完整保存各類檔案,簡化檔案管理的操作步驟,使得檔案管理的各項(xiàng)操作均能在計(jì)算機(jī)中完成,充分提升了管理的效率及準(zhǔn)確率。而在數(shù)字化管理中,要查找檔案則能在檔案平臺(tái)中隨時(shí)檢索,這有利于檢索效率的提升。
二、高校如何做好數(shù)字化檔案管理
(一)加強(qiáng)信息安全保障
數(shù)字化檔案和傳統(tǒng)檔案有著不同載體,所以在此類檔案的管理中,也會(huì)有不同的管理要求。一般來講,對(duì)紙質(zhì)檔案的管理,要求在檔案室中做好防蟲、防霉等工作,而紙質(zhì)檔案的保密性,主要指檔案的借閱應(yīng)該做好登記,管理員應(yīng)該將檔案保密法嚴(yán)格遵守,不能隨意外借檔案,若有人借閱檔案便要如期歸還等等。但在數(shù)字化管理中,檔案資料可能存儲(chǔ)在光盤、磁盤等載體中,它們的占用空間比較小,但是存儲(chǔ)的空間比較大。要對(duì)此類檔案做好管理,便需要對(duì)系統(tǒng)安全問題充分考慮。因?yàn)閿?shù)字化的檔案能在計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行閱讀和查詢,所以高校需要保障網(wǎng)絡(luò)安全,在管理設(shè)備上裝好殺毒軟件,建立防火墻,避免外來的病毒、黑客等因素影響檔案的安全。此外,數(shù)字化檔案往往需要利用檔案系統(tǒng)進(jìn)行查閱、儲(chǔ)存或共享,所以,在檔案系統(tǒng)中,高校需要視檔案人員、校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的不同需求,為其管理、查閱的賬號(hào)設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限。一般來講,檔案人員應(yīng)該有移動(dòng)、修改和共享檔案等的權(quán)限,而校內(nèi)學(xué)生應(yīng)該有查閱、下載檔案等基礎(chǔ)權(quán)限,對(duì)用戶權(quán)限的正確劃分,避免了一些用戶查閱、下載、修改到不符合其系統(tǒng)權(quán)限的檔案,充分保障了檔案安全。
(二)改進(jìn)檔案管理制度
在檔案工作中,為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理,高校應(yīng)該完善檔案管理的現(xiàn)有體制,針對(duì)于檔案人員的工作行為和需求,制定檔案工作的管理制度,以此約束檔案人員的行為,并促使各人員提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和責(zé)任心。此外,在大數(shù)據(jù)時(shí)代,檔案資料在高校管理和發(fā)展中能發(fā)揮的作用變得更為明顯,檔案管理不再是高校中被邊緣化的工作,為促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步,提高檔案人員的工作主動(dòng)性、規(guī)范性,高??梢詫n案人員的待遇適度調(diào)整起來,給予檔案人員晉升的一定空間,將其薪資待遇和工作表現(xiàn)等方面聯(lián)系起來,協(xié)助檔案人員對(duì)檔案知識(shí)及技能的學(xué)習(xí)研究,推動(dòng)檔案工作的效率提升。
(三)加強(qiáng)管理隊(duì)伍培訓(xùn)
在培訓(xùn)工作中,高校不但要對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案知識(shí)和技能的培訓(xùn),同時(shí)需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培訓(xùn)。在信息化時(shí)代,數(shù)字化管理模式的建設(shè),需要高校擁有了解檔案管理,同時(shí)了解數(shù)字化、信息化等技術(shù)的復(fù)合型管理人才。但是,在檔案管理的傳統(tǒng)模式中,會(huì)只關(guān)注檔案的保存,并沒有關(guān)注利用。應(yīng)該不斷提升檔案人員的工作主動(dòng)性,使其能在工作中愿意對(duì)新的理念和技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí),引起他們?cè)谒枷肷系某浞种匾暋?/p>
此外,需要提升檔案人員的信息技術(shù)素養(yǎng)培養(yǎng)。數(shù)字化管理需要新的技術(shù)支持,檔案人員不但要掌握檔案管理的常規(guī)制度和方法,還需要學(xué)習(xí)數(shù)字化管理的技術(shù)知識(shí),了解操作系統(tǒng)的操作模式等。同時(shí),高校需要提高檔案人員的檔案鑒別能力。因?yàn)樵诒4鏀?shù)字化的檔案時(shí),檔案會(huì)受光盤、磁盤等載體所影響,它們都需要利用計(jì)算機(jī)正確轉(zhuǎn)換,而雖然此類方式的速度比較快,也能節(jié)省空間,但高校需要考慮到,受技術(shù)等因素所影響,檔案轉(zhuǎn)換會(huì)有信息錯(cuò)誤、信息不全等問題,所以檔案人員應(yīng)該對(duì)檔案有良好鑒別能力。
(四)加強(qiáng)設(shè)備資金投入
在高校中,負(fù)責(zé)檔案的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案工作定期了解,聽取負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作的匯報(bào),學(xué)校也需要對(duì)檔案管理的具體辦法進(jìn)行制定,利用制度對(duì)檔案進(jìn)行管理,利用技術(shù)促進(jìn)管理水平的提升。同時(shí),高校需要為檔案工作提供必要的物質(zhì)條件支持,為檔案工作配置一些先進(jìn)設(shè)備,并對(duì)高素質(zhì)的檔案人員進(jìn)行選拔和培養(yǎng)。
(五)及時(shí)更新檔案信息
在高校中,會(huì)有很多的教師和學(xué)生,學(xué)校的檔案也會(huì)有很多的類別,如教學(xué)、黨群、行政和科研等等。在傳統(tǒng)的檔案管理中,只有各部門將資料上交至檔案室經(jīng)過對(duì)檔案的整理后,高校才能查閱檔案了解相關(guān)狀況。而在數(shù)字化檔案的運(yùn)用中,數(shù)字化的檔案資源共享便利,在檔案形成后,各部門以檔案系統(tǒng)便能查閱相關(guān)檔案。所以,高校應(yīng)該及時(shí)將一些資料信息的變化狀況體現(xiàn)在檔案中,及時(shí)修改檔案,提高檔案信息的有效性。
結(jié)束語:
在高校的檔案工作中,數(shù)字化檔案管理的運(yùn)用,提高了檔案工作的效率效果,促進(jìn)了檔案工作模式的完善。為促進(jìn)數(shù)字化檔案的運(yùn)用,高校需要認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案管理的作用價(jià)值,從多種途徑出發(fā),建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式。
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作者簡介:李文,1982年6月,女,漢族,內(nèi)蒙古阿榮旗,大學(xué)本科,初級(jí),研究方向:檔案管理。