文/包潔瓊

在信息化時(shí)代的背景下，我國檔案管理工作發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，呈現(xiàn)出檔案資源日漸豐富、檔案信息更加多元化的發(fā)展趨勢，而傳統(tǒng)檔案管理的模式、理念、制度、方法等均暴露出越來越多的問題，已經(jīng)難以適應(yīng)如今的社會(huì)發(fā)展需求。在此情形下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)勢在必行[1]。如何規(guī)范化、科學(xué)化地管理檔案，加強(qiáng)檔案管理工作是我國各地、各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)面臨的一大挑戰(zhàn)。

一、加強(qiáng)檔案管理工作的重要性

檔案因社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)形成，可確保歷史情況記錄的真實(shí)性與客觀性，而非隨意捏造。一些寶貴的檔案資源有當(dāng)事人真實(shí)歷史痕跡的親筆手稿，有些檔案資源經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人員簽署或批示。規(guī)范化、科學(xué)化地對(duì)其進(jìn)行管理，可以最大程度地發(fā)揮出這些檔案資源的實(shí)際價(jià)值，提取其中的有效信息[2]。相關(guān)檔案人員需要做好檔案編碼、保存、借閱等工作，盡可能地提升檔案資源的利用率。當(dāng)前，我國檔案事業(yè)飛速發(fā)展，企業(yè)與機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門都在積極進(jìn)行創(chuàng)新改革，轉(zhuǎn)變工作理念，將檔案工作的重點(diǎn)由單一保存轉(zhuǎn)化為開發(fā)與利用檔案資源的綜合服務(wù)，并借助信息化手段強(qiáng)化檔案管理工作，使檔案服務(wù)的功能更加強(qiáng)大。

二、檔案資源利用的內(nèi)涵

檔案資源中涵蓋著歷史發(fā)展和過去的工作情況，對(duì)機(jī)關(guān)或企業(yè)而言，關(guān)系到相關(guān)工作的順利實(shí)施。不論任何時(shí)期，檔案都能作為關(guān)鍵且真實(shí)的歷史憑證，是工作中的重要參考資料。檔案資源利用指的是檔案利用者借助工作系統(tǒng)查找和利用檔案信息，滿足利用需求的行為過程，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源潛在利用價(jià)值的過程。檔案信息資源開發(fā)則是指加工、整理檔案信息，發(fā)掘其中有價(jià)值的信息資源，最大程度為人們所利用，從而提高檔案資源信息利用效率的過程。

三、檔案工作的現(xiàn)狀

（一）管理理念較為落后

部分企業(yè)和機(jī)關(guān)單位不夠重視檔案管理工作，檔案人員認(rèn)為工作內(nèi)容僅僅是抄錄、保存檔案，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的實(shí)際價(jià)值，也沒有明確認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步所起到的作用和對(duì)提高經(jīng)濟(jì)效益的重要性[3]。落后的檔案管理理念無法取得理想的檔案管理成果，檔案如果沒有得到妥善管理，可能會(huì)出現(xiàn)檔案資源信息泄露、丟失、不完整等現(xiàn)象。由于重視度不足，一些企業(yè)和機(jī)關(guān)單位的檔案管理設(shè)備未能及時(shí)更換，存在破損、老舊等問題，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，對(duì)檔案管理工作的改進(jìn)與創(chuàng)新形成了阻礙[4]。

（二）管理制度不夠完善

要推動(dòng)工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就必須建立健全相應(yīng)制度，檔案管理工作同樣如此。完善的管理制度能夠保障檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性、細(xì)致性與合理性，最大限度地防止出現(xiàn)紕漏，保障檔案管理的整體水平[5]。當(dāng)前，我國企業(yè)和機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作尚缺乏科學(xué)制度保障，主要體現(xiàn)在以下兩部分：一是沒有明確分配檔案管理的具體任務(wù)，檔案人員的權(quán)責(zé)界限模糊，時(shí)常出現(xiàn)一人兼顧多項(xiàng)工作的情況。一旦出現(xiàn)問題，檔案人員容易相互推諉，并且可能造成人員冗雜、閑置過多、人力資源浪費(fèi)等問題；二是沒有明確建立績效考核機(jī)制，管理過于表面化、形式化，難以激發(fā)工作人員的工作積極性，無法有效發(fā)揮出檔案資源的社會(huì)價(jià)值。

（三）管理方法比較單一

隨著社會(huì)的飛速進(jìn)步，檔案管理方法也應(yīng)朝著多元化的趨勢前進(jìn)。但如今，仍有許多企業(yè)與機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作存在管理方法過于陳舊、單一、落后的問題，一些檔案人員并未經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，其綜合素質(zhì)不足，沒有充足的理論知識(shí)與先進(jìn)的檔案管理手段。落后的檔案管理方法不僅使檔案管理內(nèi)容枯燥乏味，還會(huì)降低檔案管理的工作效率。同時(shí)，一些企業(yè)和機(jī)關(guān)單位還存在現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用不足的問題，沒有充分借助信息化時(shí)代的優(yōu)勢，不能為檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展提供動(dòng)力。

（四）缺乏專業(yè)人才

由于一些企業(yè)和機(jī)關(guān)單位不夠重視檔案管理工作，許多檔案管理人員存在管理水平較低、知識(shí)儲(chǔ)備不足、信息素養(yǎng)較差等問題，甚至由其他崗位的工作人員兼任，缺少專業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任心。管理人員能力方面的限制使檔案管理工作難以做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理的專業(yè)化、信息化開展形成了不利影響。一些企業(yè)和機(jī)關(guān)單位沒有構(gòu)建完善的人才培養(yǎng)規(guī)劃，不夠重視檔案人員的培訓(xùn)工作。

四、加強(qiáng)檔案管理工作的策略

（一）提高重視程度

以往，許多人認(rèn)為檔案管理工作屬于幕后工作，沒有顯著的工作成績，也沒有給予足夠的重視。新時(shí)代的企業(yè)與機(jī)關(guān)單位要想推動(dòng)經(jīng)營管理，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行、企業(yè)順利發(fā)展、社會(huì)平穩(wěn)進(jìn)步等方面的積極影響。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、艱巨、需要長期堅(jiān)持的工程，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位應(yīng)將檔案管理納入到重點(diǎn)工作的范疇之中，有效、有序落實(shí)各項(xiàng)管理內(nèi)容，如果發(fā)現(xiàn)不足，應(yīng)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處理。除此之外，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位還可以加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，通過現(xiàn)代化宣傳的方式，利用微信、微博等平臺(tái)向人們宣傳檔案工作的效益與價(jià)值，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，在工作人員心中樹立檔案管理意識(shí)，鼓勵(lì)更多人參與檔案管理工作，構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理新模式。

（二）完善管理體系

面對(duì)檔案管理工作中存在的問題，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位要積極完善檔案管理體系，結(jié)合自身實(shí)際情況、遵循國家相關(guān)法律法規(guī)與政府的政策方針，盡可能建立健全檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理工作更為規(guī)范化，推動(dòng)其有序發(fā)展。企業(yè)和機(jī)關(guān)單位應(yīng)發(fā)揮管理制度的保障作用，解決管理混亂局面，利用完善的制度來減少管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)，消除安全隱患。企業(yè)和機(jī)關(guān)單位還可應(yīng)用科學(xué)合理的績效考核機(jī)制與獎(jiǎng)懲機(jī)制，發(fā)揮規(guī)章制度激勵(lì)和約束的雙重功能，充分激發(fā)工作人員的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其工作積極性，在保障公正、公平的基礎(chǔ)上，推動(dòng)檔案管理工作的開展。

（三）落實(shí)服務(wù)功能

檔案管理工作有著十分重要的服務(wù)功能，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位要通過合理的方式落實(shí)檔案服務(wù)，突破傳統(tǒng)服務(wù)模式的桎梏，盡可能地減少被動(dòng)提供檔案服務(wù)的情況。相關(guān)檔案人員要積極主動(dòng)地挖掘檔案資源中的價(jià)值，提供個(gè)性化檔案服務(wù)，通過數(shù)字檔案館、大數(shù)據(jù)技術(shù)等方式豐富檔案管理工作的服務(wù)性內(nèi)容，拓展檔案服務(wù)的途徑。企業(yè)落實(shí)檔案服務(wù)功能能夠增強(qiáng)自身綜合實(shí)力，增強(qiáng)自身市場競爭力，有利于促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。機(jī)關(guān)單位落實(shí)檔案服務(wù)功能可加快精神文明建設(shè)的步伐，推動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平。

（四）注重人才培養(yǎng)

檔案人員是檔案管理工作的實(shí)施者、執(zhí)行者，其專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視檔案人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)其專業(yè)能力與計(jì)算機(jī)操作能力。檔案管理涉及多方面的內(nèi)容，檔案人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)水平與信息素養(yǎng)，并且要提高自身的安全意識(shí)與能力，認(rèn)識(shí)到檔案安全保護(hù)工作的重要性，有效保障檔案的安全性與可靠性。

五、促進(jìn)檔案資源有效利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

檔案信息開發(fā)利用的方法主要包括檔案借閱、檔案公布、檔案編研等。其中，檔案借閱涵蓋檔案外借、檔案閱覽、檔案咨詢等內(nèi)容；檔案公布包括網(wǎng)站發(fā)布、媒體公布等方面；檔案編研是指檔案工作人員根據(jù)一定主題，選取具有實(shí)用價(jià)值及研究價(jià)值的檔案信息，對(duì)其進(jìn)行研究與編輯加工，并將其轉(zhuǎn)變?yōu)楦m合用戶使用的形式。在檔案資源利用的過程中，檔案人員應(yīng)堅(jiān)持需求向?qū)?、資源整合、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)等原則，積極加快檔案信息資源開發(fā)。作為檔案工作人員，應(yīng)及時(shí)了解掌握企業(yè)和機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案的利用需求，借助各類渠道向特定利用群體傳遞信息，收集反饋信息，對(duì)改進(jìn)開發(fā)利用的內(nèi)容、方向進(jìn)行調(diào)整，從而提升檔案資源的利用效率。在利用檔案時(shí)應(yīng)合理應(yīng)用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案工作的信息化水平，特別在檔案信息檢索效率與查詢效率方面。企業(yè)和機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的信息化建設(shè)，爭取早日實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，推動(dòng)檔案資源的利用。在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位要重視設(shè)備的引進(jìn)與更新，還要堅(jiān)持更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序，做好計(jì)算機(jī)硬件的維護(hù)工作，有效延長設(shè)備的使用時(shí)間。同時(shí)檔案部門要重視對(duì)外溝通交流，積極推動(dòng)檔案資源的利用和共享。

六、結(jié)語

檔案資源是社會(huì)的寶貴財(cái)富，豐富的檔案信息可以作為重要的參考依據(jù)，幫助解決許多問題。當(dāng)前，我國的檔案管理還存在一些問題需要加以改進(jìn)，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位要認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性，通過提高重視程度、完善管理體系、落實(shí)服務(wù)功能、應(yīng)用信息技術(shù)、注重人才培養(yǎng)等方式加強(qiáng)檔案管理工作，充分發(fā)揮出檔案資源的作用。信息化時(shí)代為檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來了發(fā)展機(jī)遇，企業(yè)和機(jī)關(guān)單位要積極、充分地利用信息技術(shù)的優(yōu)勢改進(jìn)檔案管理工作，創(chuàng)新檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理方法，推動(dòng)檔案資源的有效開展與合理應(yīng)用。