文/莊憶雯

檔案作為原生信息載體，在信息化背景下可利用現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效管理，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。要使信息技術(shù)更好地發(fā)揮作用，就必須加大科技運(yùn)用的力度，為企業(yè)提供信息化人才。但是，從現(xiàn)實(shí)情況來看，由于各方面因素影響，我國現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)都不重視檔案管理人員的信息管理水平，因此必須采取有效措施改變這一觀念。

一、企業(yè)開展信息化檔案管理是現(xiàn)實(shí)要求

企業(yè)中的檔案管理工作，要想為檔案管理工作的全面更新、檔案管理資源的高效利用提供可靠技術(shù)支撐，必須要積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。在信息化背景下，要利用現(xiàn)代技術(shù)開展檔案管理，就必須采取一定的措施增強(qiáng)工作人員之間的凝聚力和向心力，實(shí)現(xiàn)檔案工作的革新與發(fā)展。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)、管理等工作大多數(shù)是借助人工完成，但人工作業(yè)過程中極易出現(xiàn)各種失誤現(xiàn)象，最終導(dǎo)致檔案管理中存在缺漏等問題，進(jìn)而引發(fā)企業(yè)檔案管理工作中的大量問題。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展與引進(jìn)，檔案工作人員應(yīng)做好自身定位，明確檔案工作的實(shí)施需求，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，大多數(shù)是向企業(yè)決策者提供精準(zhǔn)的信息保障，助力企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

二、信息化技術(shù)的優(yōu)化作用

（一）實(shí)現(xiàn)工作的減負(fù)增效

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，檔案形式多數(shù)都是紙質(zhì)版，且開展檔案管理時(shí)的工作模式通常為人工管理。因紙質(zhì)材料對(duì)存儲(chǔ)條件具有嚴(yán)苛的要求，環(huán)境中的溫度、濕度等各種因素都極易影響檔案質(zhì)量，比如出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)、損毀等不良現(xiàn)象，影響企業(yè)檔案管理工作整體水平的同時(shí)，也不利于企業(yè)檔案資料的高效利用。借助信息化檔案管理模式，能將易變質(zhì)、損壞的檔案以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案永久保存的目的。此外，利用電腦對(duì)各類企業(yè)的文件進(jìn)行存儲(chǔ)，可減少對(duì)環(huán)境的多種影響，同時(shí)也可以節(jié)省大量的人力資源。

（二）推動(dòng)檔案管理高效化

紙質(zhì)版的檔案管理往往會(huì)面臨較為繁瑣、復(fù)雜的工作流程，且涉及的部門、程序較多，通常都需要大量工作人員進(jìn)行協(xié)同配合，才能保障檔案管理工作的順利開展、持續(xù)推進(jìn)。值得注意的是，此種管理模式下的檔案管理極有可能出現(xiàn)信息協(xié)調(diào)性不足、管理精細(xì)度不夠等現(xiàn)象，影響企業(yè)檔案管理工作的順利推進(jìn)。借助信息化檔案管理模式，能建立協(xié)同配合、精準(zhǔn)、翔實(shí)的檔案控制系統(tǒng)，以信息化技術(shù)支撐為出發(fā)點(diǎn)，既能有效地降低工作人員的工作量，也能實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效化、精細(xì)化管理目標(biāo)，還能為企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展、檔案資源的高效利用提供有利平臺(tái)。

（三）助力檔案管理持續(xù)發(fā)展

在新時(shí)代背景下，各種先進(jìn)技術(shù)的涌現(xiàn)和各種現(xiàn)代化管理理念的提出為各企業(yè)內(nèi)部管理工作和管理模式的優(yōu)化指明了方向。從近年來企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的實(shí)際情況來看，我國檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出螺旋式上升的趨勢(shì)。要保障檔案管理工作能與時(shí)俱進(jìn)，必然結(jié)合當(dāng)下信息技術(shù)的發(fā)展與建設(shè)，進(jìn)行管理方式的革新與升級(jí)，消除傳統(tǒng)檔案管理中的弊端。同時(shí)，企業(yè)相關(guān)管理人員應(yīng)意識(shí)到當(dāng)前檔案工作的局限性和滯后性，在此基礎(chǔ)上圍繞制度性、針對(duì)性、方向性的檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新。企業(yè)也應(yīng)高度重視懂專業(yè)、技術(shù)水平較高的復(fù)合型檔案管理人才的引進(jìn)，在為檔案管理工作注入新鮮血液的同時(shí)，還要以堅(jiān)實(shí)、強(qiáng)大的人力基礎(chǔ)助推傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的優(yōu)化、改革，為檔案管理持續(xù)發(fā)展提供助力。

三、檔案管理人員適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展存在的短板

（一）人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理

高校檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)不合理，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是其知識(shí)水平結(jié)構(gòu)不合理。在許多企業(yè)中，檔案管理工作人員只了解檔案管理相關(guān)方面的知識(shí)，對(duì)信息技術(shù)的掌握程度較低，加上企業(yè)缺少復(fù)合型人才，無法兼顧檔案管理工作與信息技術(shù)；另一方面是年齡結(jié)構(gòu)不合理。部分企業(yè)與部門對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致從事檔案管理工作的人員年齡體系單一，沒有形成合適的年齡比例，年齡大的人員對(duì)信息技術(shù)的接受能力相對(duì)較差，導(dǎo)致信息技術(shù)無法應(yīng)用在檔案管理工作中。

（二）管理人員信息化技術(shù)不足

要想進(jìn)一步提高檔案管理工作的整體質(zhì)量與效果，在檔案管理工作上應(yīng)更加重視運(yùn)用信息化技術(shù)，并不斷推廣[1]。要想有效發(fā)揮信息化技術(shù)在檔案管理工作的實(shí)際效果，就必須保證檔案管理工作人員能更好地利用信息技術(shù)。但從當(dāng)前實(shí)際情況來看，我國大部分檔案管理工作人員的職稱水平并不高，檔案管理工作與實(shí)際需求并不相符，對(duì)檔案管理工作的實(shí)際效果產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（三）管理理念較落后

隨著我國社會(huì)不斷發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理工作中獲得了廣泛應(yīng)用，在實(shí)際發(fā)展過程中獲得了非常好的效果。然而，我國許多檔案管理工作人員的思想觀念仍較為傳統(tǒng)，無法有效跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，利用陳舊的思想開展檔案管理工作，導(dǎo)致信息技術(shù)不能發(fā)揮出實(shí)際效果。究其原因，在于許多檔案工作人員觀念相對(duì)滯后，給檔案工作帶來很大的消極影響，信息化建設(shè)水平無法得到有效提高。

四、企業(yè)檔案管理人員存在問題的原因分析

（一）企業(yè)管理層的認(rèn)知程度偏低

現(xiàn)階段企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)并不是非常深刻，甚至他們對(duì)自己的工作也不熟悉。在這種情況下，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作在企業(yè)中的受關(guān)注度不夠，相關(guān)工作人員的素質(zhì)水平也很難得到提高。值得注意的是，眾多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理的制度和方式認(rèn)識(shí)不完整，造成基層工作人員在工作中經(jīng)常敷衍了事、玩忽懈怠，導(dǎo)致企業(yè)在檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)細(xì)節(jié)問題，一部分隱患在長時(shí)間不處理、不問責(zé)的情況下轉(zhuǎn)化為重大失誤。

（二）信息化技術(shù)引進(jìn)較弱

眾多企業(yè)的檔案管理工作仍舊依靠人工操作，檔案記錄的主要載體還是紙質(zhì)版本，在記錄、統(tǒng)籌、查找等方面既不能方便工作人員管理，又不利于后續(xù)查閱使用。各地區(qū)企業(yè)的基礎(chǔ)建設(shè)、資金存儲(chǔ)不同，在建設(shè)信息化檔案管理機(jī)制中的推廣速度和效果差異明顯。與此同時(shí)，一部分檔案管理工作人員專業(yè)能力較弱、信息化素養(yǎng)較低，且對(duì)檔案管理的重視程度不足，責(zé)任心不強(qiáng)，難以提升檔案工作水平，檔案管理信息化開展難度較大。

（三）檔案管理人員團(tuán)隊(duì)素質(zhì)偏低

企業(yè)對(duì)檔案管理人員的招聘與培訓(xùn)缺少完善的機(jī)制，造成了我國企業(yè)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低[2]。另外，在各項(xiàng)工作中并沒有制定完善的措施，基本上都是由企業(yè)中年齡較大的員工擔(dān)任相關(guān)工作，年齡結(jié)構(gòu)不合理。由于大多數(shù)工作人員的年齡較大，對(duì)新技術(shù)的接受和學(xué)習(xí)能力較弱，因此他們的信息技術(shù)知識(shí)掌握程度較低，總體素質(zhì)達(dá)不到相應(yīng)的工作要求。

五、信息化背景下企業(yè)檔案管理人員培養(yǎng)策略

（一）轉(zhuǎn)換檔案管理觀念

從信息化角度來講，要想提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，就必須轉(zhuǎn)變其觀念，促使其對(duì)檔案管理工作形成更高的認(rèn)識(shí)。在這一過程中，需要從以下幾個(gè)方面出發(fā)：首先，提高管理層對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作雖然不能直接體現(xiàn)出實(shí)際價(jià)值，但對(duì)企業(yè)其他工作卻具有非常積極的意義，所以企業(yè)管理一定要提高對(duì)這一工作的重視程度，確保員工利益，進(jìn)而使其擁有更強(qiáng)的工作素養(yǎng)。其次，提高檔案管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)。通過提高工作人員的認(rèn)識(shí)程度和思想，不斷提高檔案管理工作的實(shí)際效果。

（二）完善人才培訓(xùn)制度

在信息化背景下，保證檔案管理人才的建設(shè)自身需要建立更加完善的人才培訓(xùn)制度。從招聘工作開始，就要通過各項(xiàng)積極措施發(fā)揮出更好的效果。首先，制定招聘制度。招聘是人才培養(yǎng)的第一環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)需要，以便找到更好的人才。其次，提高檔案管理工作人員的培訓(xùn)效果。加強(qiáng)培訓(xùn)對(duì)員工來講具有非常積極的意義，不僅要培訓(xùn)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，還需要提高其信息技術(shù)的掌握水平，使其在工作中更好地利用相關(guān)技術(shù)提高整體管理效果。再次，企業(yè)要建立監(jiān)督制度，保證考核工作的實(shí)際效果，將各項(xiàng)工作落到實(shí)處，避免相關(guān)工作流于表面。最后，建立完善的激勵(lì)機(jī)制。在激勵(lì)工作中實(shí)現(xiàn)以人為本，讓員工能夠發(fā)揮出自身的全部價(jià)值，并使其獲得相應(yīng)的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)，讓工作人員在實(shí)際開展檔案管理過程中發(fā)揮更大的積極性。

（三）提升管理人員素養(yǎng)

公司要定期組織員工參加各種比賽，不斷提高工作人員的技術(shù)水平。幫助工作人員擺脫傳統(tǒng)思想，使其認(rèn)識(shí)到自身工作的實(shí)際作用，并幫助員工不斷提高責(zé)任意識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和社會(huì)的不斷發(fā)展，在開展經(jīng)營與生產(chǎn)的過程中，各項(xiàng)活動(dòng)會(huì)越來越復(fù)雜，檔案管理人員需要滿足實(shí)際需求，不斷提升自身素質(zhì)，才能為企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

綜上所述，任何行業(yè)在發(fā)展過程中只有不斷提升自身素質(zhì)，才能借助創(chuàng)新獲得更好的效果。對(duì)檔案管理工作來講，同樣需要不斷創(chuàng)新，使檔案管理工作更好地為企業(yè)與社會(huì)提供幫助。在社會(huì)建設(shè)的基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員需要不斷更新自身的知識(shí)觀念，建立正確的工作方式，學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，保證檔案管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供更大的幫助。