張慧利

濟(jì)寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院 山東濟(jì)寧 272037

目前，我國檔案管理工作在新時期背景下出現(xiàn)了巨大變化，呈現(xiàn)出檔案資源數(shù)據(jù)日益豐富、檔案信息愈加多元化的特征，加之計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、方式、方法、管理制度逐漸暴露出越來越多的問題，難以順應(yīng)新時期的發(fā)展需求。在此形勢下，改革創(chuàng)新檔案管理工作刻不容緩。

1 新時代背景下檔案管理面臨的問題

1.1 檔案管理理念缺陷

在現(xiàn)階段企事業(yè)單位管理過程中，對檔案管理工作缺乏認(rèn)識、思考和探索。許多企事業(yè)單位不能正確認(rèn)識到檔案的價值以及檔案管理對生產(chǎn)經(jīng)營的重要性，沒有把檔案管理列為單位管理的重要內(nèi)容之一，沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，沒有明確的檔案管理計劃，沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，這導(dǎo)致檔案管理在思想上和工作上缺乏必要的引導(dǎo)、支持和幫助，影響了檔案的有效管理，嚴(yán)重限制了檔案發(fā)揮其獨(dú)特的價值和作用。

1.2 管理制度問題

制度是任何一項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必備依據(jù)，檔案管理也不例外。然而，在實(shí)際情況中，我國大部分企事業(yè)單位普遍處于欠缺制度保障的局面，其中的突出不足有以下兩點(diǎn)：第一，尚未明確分配各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，經(jīng)常存在一人同時兼顧多項(xiàng)檔案管理工作的情況，此外也容易出現(xiàn)工作人員冗雜、部門閑職過多、人力資源浪費(fèi)嚴(yán)重等問題[1]。第二，尚未明確績效考核機(jī)制，觀察我國各地檔案管理工作現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，管理流于形式的現(xiàn)象非常嚴(yán)重，究其原因主要是績效考核機(jī)制的缺失所致，工作人員責(zé)任心薄弱，工作不積極，檔案管理過于追求面子化工程，降低了工作質(zhì)量，難以體現(xiàn)檔案資源的社會價值。

1.3 檔案管理信息化水平不高

信息化的管理，是當(dāng)前各個領(lǐng)域管理工作發(fā)展的大勢所趨，檔案管理亦是如此。但是當(dāng)前的檔案管理工作依然存在信息化水平不高的情況，這是無法否認(rèn)的問題。特別是鎮(zhèn)級企事業(yè)單位的檔案管理工作，受經(jīng)費(fèi)等各個方面因素的局限，檔案管理的信息化程度依然不高，雖然部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)已經(jīng)陸續(xù)開展了電子檔案管理體系的建設(shè)工作，但是因原有的紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，電子檔案的建檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理程序也不夠規(guī)范，所以數(shù)字化檔案的整理記錄面臨難關(guān)，特別是因缺少統(tǒng)一的、專業(yè)化的信息化檔案管理平臺，加之信息化檔案的共享，很容易出現(xiàn)安全隱患。

2 新時代背景下檔案管理改進(jìn)措施

2.1 樹立先進(jìn)的檔案管理理念

在社會發(fā)展的新的時期，為確保企事業(yè)單位在檔案管理工作中的創(chuàng)新性水平，企事業(yè)單位檔案管理工作首先需要改變檔案舊觀念，確立改革、開放、整合、融合的檔案發(fā)展新理念。第一，要提高管理人員和普通員工對檔案管理的重視程度，重視檔案資源建設(shè)工作，樹立“大檔案”觀念，科學(xué)整合檔案信息資源。第二，要轉(zhuǎn)變以往的“重視收藏、忽視使用”的觀念，檔案管理工作不僅需要注重檔案資料的收納整理工作，還要重視檔案資源開發(fā)工作，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)公司發(fā)展的切入點(diǎn)、結(jié)合點(diǎn)，將檔案資料提供給生產(chǎn)部門與其他部門，全面提升檔案資料的利用率，確保單位各方面工作的有效實(shí)施[2]。第三，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立創(chuàng)新性管理理念，在實(shí)際工作中要勤于思考，不能只局限于以往的工作理念，應(yīng)當(dāng)多思考怎樣能夠?qū)n案管理方法、思路與措施進(jìn)行創(chuàng)新，爭取突破單位原有的檔案管理內(nèi)容和體制，全面增強(qiáng)單位檔案管理創(chuàng)新效果。

2.2 構(gòu)建完善的管理體系

針對目前檔案管理呈現(xiàn)出來的不正之風(fēng)，各地企事業(yè)單位要盡快完善檔案管理體系，制定與本機(jī)構(gòu)工作實(shí)際情況相符，貫徹落實(shí)了國家相關(guān)法律法規(guī)要求以及政府政策方針的檔案管理規(guī)章制度規(guī)范，讓檔案管理工作健康有序發(fā)展，真正解決檔案管理的混亂局面，切實(shí)發(fā)揮管理制度的保障作用。通過制度的制定和執(zhí)行，堵住檔案管理工作紕漏，降低檔案管理過程風(fēng)險與安全隱患，實(shí)行合理的獎懲機(jī)制、績效考核機(jī)制，做到有功及時賞，有錯嚴(yán)肅罰，體現(xiàn)規(guī)章制度具有的約束與激勵雙重功能，令檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展始終建立在公正公平基礎(chǔ)原則上，保持檔案管理長久活力，調(diào)動工作人員責(zé)任心與工作激情。

2.3 加快檔案管理信息化建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)是必然需求，隨著時代的發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案存儲量越來越大，資料的類型愈發(fā)復(fù)雜，內(nèi)容更多，原有的紙質(zhì)檔案也需要陸續(xù)錄入信息化平臺，為了實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)，提升信息化水平，做好檔案管理體系的信息化建設(shè)，必須要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便捷、精準(zhǔn)等優(yōu)勢，結(jié)合自動化辦公系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等等，形成更加完整的管理體系[3]。特別是要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的同步，紙質(zhì)檔案的錄入雖然需要一定的時間，但是利用掃描技術(shù)等能夠迅速提取檔案信息的技術(shù)，能夠一定程度加快紙質(zhì)檔案錄入的進(jìn)度。

3 結(jié)語

綜上所述，企事業(yè)單位的檔案管理方式不可能一成不變，需充分結(jié)合時代的發(fā)展變化。所以對于企事業(yè)單位而言，需要積極轉(zhuǎn)變態(tài)度，進(jìn)而能夠在根本上將以往粗放式的檔案管理方式，為企事業(yè)單位未來的發(fā)展奠定更好的發(fā)展基礎(chǔ)。