文/中國兵器科學(xué)研究院寧波分院 陶明杰 張激 劉保勝

利用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)檔案的過程稱為檔案信息化。軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是指建設(shè)單位在項(xiàng)目論證、申報(bào)、審批、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的，并經(jīng)過一定整理，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等文件資料。軍工固定資產(chǎn)投資檔案管理工作是軍工能力建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄和重要環(huán)節(jié)，是反映一個(gè)科研單位軍工核心能力建設(shè)的有力憑證，對推動(dòng)武器裝備科研工作的持續(xù)發(fā)展起著重要作用。網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，使檔案的載體和記錄方式呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢的要求。檔案管理信息化已成為全國檔案工作的發(fā)展目標(biāo)。因此，加強(qiáng)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是軍工能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者的迫切任務(wù)。

一、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的意義

（一）提高檔案管理工作效率。檔案信息化，是指把記錄于不同載體上的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，再通過網(wǎng)絡(luò)互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，最終形成結(jié)構(gòu)有序的檔案信息庫。

通過建立軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理體系，可以實(shí)現(xiàn)包括歸檔、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)分析等檔案自動(dòng)化管理，使檔案實(shí)體管理程序簡單化，減少了不必要的手工作業(yè)，有助于檔案管理工作者把更多的時(shí)間和精力放在檔案編研、發(fā)掘檔案利用價(jià)值方面。通過建立軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理體系，只需通過檔案管理系統(tǒng)，即可查詢項(xiàng)目檔案的數(shù)字化版本。數(shù)字信息經(jīng)存儲(chǔ)之后，可以反復(fù)利用，使原始檔案的使用率有效降低，從而保護(hù)了檔案原件。

（二）提升檔案工作服務(wù)水平。通過將軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化后，科研人員可通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息檢索，還可以通過多種形式的檢索方式查找所需信息，較傳統(tǒng)手工形式的檢索大幅節(jié)省了檢索時(shí)間、提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化后，通過檔案服務(wù)共享平臺(tái)拓展服務(wù)空間，使檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性得到更好的發(fā)揮，滿足多元化利用需求。檔案管理信息化后，可以將檔案以文字、圖像、音頻、視頻等多媒體形式予以展現(xiàn)，使檔案實(shí)現(xiàn)由信息資源向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理信息化要求檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)。在信息化時(shí)代，軍工能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理理論、技術(shù)和方法，還要掌握專業(yè)的信息技術(shù)知識(shí)和技能，具備數(shù)據(jù)開發(fā)、設(shè)備維護(hù)、信息系統(tǒng)更新的能力，熟練掌握現(xiàn)代化的電子設(shè)備使用技術(shù)等。因此，檔案管理人員應(yīng)自覺迎合信息化時(shí)代的新要求，轉(zhuǎn)變管理意識(shí)，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)和綜合素質(zhì)，努力探索現(xiàn)代化的服務(wù)方式，強(qiáng)化自身工作責(zé)任意識(shí)，以助于單位檔案管理水平的提升。

二、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的問題

（一）制度不夠完善。軍工單位大多把科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)、科技成果作為主要考核指標(biāo)，由于檔案管理不能使科研單位產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，使得很多單位還沒有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，忽視了檔案管理的潛在價(jià)值。缺乏相對完善的檔案管理制度，制度未落實(shí)或執(zhí)行，是導(dǎo)致當(dāng)前軍工單位檔案管理模式和服務(wù)水平不能充分滿足信息化時(shí)代下檔案管理要求的重要原因。

（二）檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。目前，大多數(shù)軍工科研單位檔案室配備的檔案管理設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、掃描儀等，但這些設(shè)備只能完成對檔案的簡單數(shù)據(jù)處理，使用單機(jī)版作為軟件，不能實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)據(jù)共享和傳遞，無法滿足檔案管理的需求。檔案信息化建設(shè)需要一定的信息基礎(chǔ)設(shè)施投入，如計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等，但是這些基礎(chǔ)設(shè)施需要大量的經(jīng)費(fèi)投入。一些單位對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不夠到位，在信息基礎(chǔ)設(shè)施方面的投入力度不足，歸檔材料大多數(shù)還是紙質(zhì)檔案，在項(xiàng)目建設(shè)中形成的如視頻、音頻等非紙質(zhì)載體資料無法實(shí)現(xiàn)歸檔，導(dǎo)致軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理信息化水平偏低。

（三）檔案管理高素質(zhì)人員緊缺。信息時(shí)代軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目呈現(xiàn)出檔案形式多元化的趨勢，衍生出諸如辦公自動(dòng)化、電子文檔、圖像、視頻等多媒體檔案信息，這就要求檔案管理人員除了具備專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要具備數(shù)據(jù)開發(fā)、設(shè)備維護(hù)、信息系統(tǒng)更新的技能。但是目前大多數(shù)軍工能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員達(dá)不到以上要求，很多檔案管理人員不是檔案或信息專業(yè)出身，因此培養(yǎng)適應(yīng)信息化需要的檔案管理高素質(zhì)、綜合性人才是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。

（四）可能引發(fā)的安全隱患。信息化為我們帶來高效、便捷的同時(shí)，我們也要對其可能引發(fā)的安全隱患有清醒的認(rèn)識(shí)。首先，電子環(huán)境中的檔案存在長期保存的安全問題。電子檔案主要存儲(chǔ)于磁性、光學(xué)載體等介質(zhì)上，外界環(huán)境與運(yùn)行環(huán)境會(huì)對這些載體的使用壽命產(chǎn)生一定的影響。此外，磁性、光學(xué)載體存儲(chǔ)密度高，一張光盤的丟失可能造成上千份檔案的丟失。其次，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案存在被篡改、竊取以及截取等安全隱患，從而造成檔案信息的丟失、泄密，給檔案信息系統(tǒng)的安全性帶來一定威脅，對檔案管理工作產(chǎn)生不利影響。因此，提高檔案信息化的安全意識(shí)、增強(qiáng)檔案信息化的安全保障體系建設(shè)、防止涉密數(shù)據(jù)信息的泄漏，已成為目前亟待解決的難題。

三、軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)。無規(guī)矩不成方圓，管理標(biāo)準(zhǔn)和制度的建設(shè)是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行的重要保障。軍工單位可根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，圍繞電子文件歸檔管理、數(shù)字檔案查詢利用、數(shù)據(jù)信息維護(hù)、檔案安全保密管理等方面，制定適合自身的軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化管理制度，使電子檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)有章可循，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）做好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃。合理科學(xué)的規(guī)劃、減少盲目建設(shè)和重復(fù)建設(shè)對檔案信息化事業(yè)的發(fā)展具有重大意義。軍工單位的檔案信息化建設(shè)既要遵循國家標(biāo)準(zhǔn)與原則，又要不斷完善自身的建設(shè)規(guī)劃，找到適合本單位的發(fā)展路徑。第一，要以充分調(diào)研、合理論證和科學(xué)規(guī)劃為基礎(chǔ)，在研究制定規(guī)劃時(shí)要注重實(shí)用性和可行性，精準(zhǔn)發(fā)力，把有限的資源投入到檔案信息化管理的關(guān)鍵部位。第二，要統(tǒng)籌兼顧，促進(jìn)單位辦公系統(tǒng)和檔案信息化系統(tǒng)的有效銜接，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)電子文件的在線移交、傳遞和查閱。第三，規(guī)劃要具有可擴(kuò)展性。檔案信息化建設(shè)與計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)密切相關(guān)，由于計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施更新?lián)Q代非?？?，因此軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性建設(shè)工程，不可能一勞永逸，應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷調(diào)整并完善建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施方案，合理制定每個(gè)階段的目標(biāo)。但要注意不要盲目追求高新尖的硬件設(shè)施，避免造成不必要的資源浪費(fèi)。

（三）加強(qiáng)科研檔案信息的安全保障體系建設(shè)。檔案信息的安全保障體系建設(shè)是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。軍工單位要按照檔案信息化管理工作的特點(diǎn)及要求，完善檔案管理安全保障體系，包括制定安全規(guī)章制度、合理分配和有效監(jiān)督各類人員的管理權(quán)限。采用可靠的安全保障技術(shù)，充分利用多種多樣的安全防護(hù)措施，構(gòu)建全方位、立體化的安全防護(hù)體系，保障檔案的信息系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全以及網(wǎng)絡(luò)安全，配置防火墻、漏洞掃描等基本安全設(shè)備，利用加密技術(shù)、身份認(rèn)證、權(quán)限控制、物理隔離等技術(shù)手段，確保檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸和管理中的安全。按照“業(yè)務(wù)誰主管、保密誰負(fù)責(zé)”的原則，單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全責(zé)任體系的建設(shè)。在信息化時(shí)代背景下，做好軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息的安全保障工作是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，構(gòu)建科研檔案的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，需要我們?nèi)w檔案管理人員不斷努力探索。

（四）建設(shè)高素質(zhì)、綜合性檔案管理人才隊(duì)伍。為適應(yīng)新時(shí)代信息化的要求，檔案管理人員要同時(shí)具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)和信息處理技能，因此軍工能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者要自覺提升自身素質(zhì)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷用新知識(shí)和新技術(shù)來充實(shí)自己。軍工單位也要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，有針對性地提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)，爭取培養(yǎng)出高素質(zhì)、綜合性檔案管理人才。

四、結(jié)語

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案信息化是軍工核心能力建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，是反映軍工能力建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)全過程的原始憑證，也是科研單位武器裝備研制順利開展和科研能力水平的具體體現(xiàn)。檔案信息化建設(shè)是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理發(fā)展的必然趨勢，作為軍工能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者，唯有不斷提高綜合素質(zhì)和能力水平，適應(yīng)新形勢下軍工能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的要求，才能充分發(fā)揮軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的價(jià)值與作用，滿足科研院所對固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的利用需求，提升檔案服務(wù)工作水平和質(zhì)量。