文/武漢大學城市設(shè)計學院黨政辦公室 肖俊

學院辦公室的主要職能是圍繞學院中心工作，做好綜合服務(wù)、協(xié)調(diào)溝通、信息處理、監(jiān)督管理等工作。辦公室人員一般由各類專任秘書人員組成，如行政秘書、教學秘書、人事秘書、財務(wù)秘書、科研秘書等，在不同學校和院系，因為歷史因襲、工作機制不同，各辦公室的設(shè)置和稱謂略有差別。在新時代“雙一流”建設(shè)的偉大征程中，高校辦公室工作的理念、方式、能力、水平的狀況將直接影響辦公室的工作效率和質(zhì)量，影響學校教學科研的正常開展和整體形象。作為高校二級單位學院的辦公室人員，既是學院領(lǐng)導班子的“智囊團”和“推進器”，也是學院師生與學校溝通聯(lián)絡(luò)的橋梁和紐帶，辦公室人員的綜合素質(zhì)和管理能力顯得尤為重要。

一、“雙一流”建設(shè)對高校辦公室工作提出的新要求

“雙一流”建設(shè)是黨和國家在社會主義建設(shè)新的歷史階段對我國高等教育作出的重大戰(zhàn)略部署，是新時代高等教育發(fā)展的指揮棒。“一流”不僅僅體現(xiàn)在大學和學科上，而是體現(xiàn)在大學教學科研、管理服務(wù)的方方面面，一流管理是任何一個追求卓越的世界一流大學永恒不變的執(zhí)著追求，也是體現(xiàn)一流大學水平和能力的重要組成部分，高校管理定位不高，工作不到位，實難行遠。高校辦公室工作的運轉(zhuǎn)效率和水平是衡量一所大學管理水平的重要“風向標”和“晴雨表”。根據(jù)筆者的工作體會，在新的形勢下，加強和改進高校管理工作，既要在頂層設(shè)計、管理體制機制改革上下功夫，更應(yīng)在基層，特別是二級院系的管理工作尤其是辦公室工作上下功夫，因為執(zhí)行層面的管理水平和效率直接影響到學校政令決策的暢通，也關(guān)系到學校的長遠發(fā)展。

二、新時代高校院系辦公室工作要實現(xiàn)三個“到位”

（一）參謀輔助到位。學院辦公室人員作為學院領(lǐng)導班子的“智囊”和助手，參謀輔助是第一位的任務(wù)。1.圍繞中心，總攬全局，做到“參之有物”。學院辦公室作為學院的參謀，必須圍繞學校和學院工作的中心，把握學校發(fā)展大局和學院工作重點謀劃，落實紛繁蕪雜的具體事務(wù)。只有總攬全局，才能把握形勢。比如，辦公室人員協(xié)助院領(lǐng)導起草黨代會報告、學院工作總結(jié)等綜合性日常報告的過程中，工作人員需要進行充分的信息搜集，準確把握學院整體工作情況，了解學院各項工作的發(fā)展狀況，逐條梳理，分析歸納，才能提出有針對性、可操作性的意見和建議，才能將工作成果轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導科學決策的重要依據(jù)。只有這樣，參謀工作才能言之有物，輔助工作才能有的放矢。2.準確把握領(lǐng)導工作意圖，做到“謀之有道”。悉心領(lǐng)會、準確把握上級指示精神和學校領(lǐng)導、職能部門的工作思路和決策取向，是學院辦公室人員參謀輔政的關(guān)鍵，辦公室工作人員應(yīng)始終堅持“身在兵位、胸為帥謀”的意識，學會換位思考，特別是站在領(lǐng)導的立場和思路去思考問題、謀劃工作，才能做到“謀之有道”。比如，辦公室在起草全員聘任制工作方案或者績效改革方案時，首先應(yīng)了解領(lǐng)導關(guān)于學院有關(guān)改革的思路和考慮，然后結(jié)合學校要求和有關(guān)文件精神，找準工作的著力點和方向，在工作思路上與學校精神、領(lǐng)導思路共鳴、合拍，使上級和學校有關(guān)政策文件能夠真正有效貫徹執(zhí)行，這也是基層院系辦公室工作人員參謀工作需要特別重視的方面。3.做好聯(lián)絡(luò)溝通、信息處理，做到“上下聯(lián)動”。院系作為基層單位，既應(yīng)加強與校內(nèi)職能部門和兄弟院系的溝通協(xié)調(diào)，確保學校政令暢通、高效運轉(zhuǎn)，也應(yīng)加強與校外政府機關(guān)、科研院所、行業(yè)組織、學術(shù)團體、校友等機構(gòu)和人員的廣泛溝通聯(lián)系，如此，可以不斷拓展學院教學科研合作的空間及人才培養(yǎng)、科學研究的渠道。院系工作紛繁蕪雜，院系的很多工作秘書要同時處理和完成來自多個機關(guān)職能部門和眾多師生服務(wù)對象的訴求和事務(wù)。及時了解掌握機關(guān)職能部門下達的各項工作任務(wù)，熟悉掌握處理工作事務(wù)的正確流程和有效方法，是做好參謀助手工作的基礎(chǔ)和前提。辦公室工作人員應(yīng)認真聽取學院師生員工的意見和建議，做好信息收集和傳達，既做到下情上達、也做到上情下達，“上下聯(lián)動”，這是輔助學院領(lǐng)導決策和開展工作的有力保障。

（二）協(xié)調(diào)服務(wù)到位。搞好協(xié)調(diào)和服務(wù)是辦公室工作的一項重要職能。辦公室做好協(xié)調(diào)工作，應(yīng)著重做好以下幾個方面：1.要有敢于協(xié)調(diào)的擔當。前文所述，學院辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，會議活動、學術(shù)活動、學生活動等都需要強有力的協(xié)調(diào)。辦公室人員要有敢于協(xié)調(diào)的擔當，才能夠理清工作的頭緒、主次和分工，充分調(diào)動各方面的積極性，協(xié)調(diào)各方卓有成效地開展工作。此外，協(xié)調(diào)應(yīng)盡可能考慮周全和細致，及時同有關(guān)各方溝通情況、拾遺補闕，在各級領(lǐng)導的帶領(lǐng)下，分工協(xié)作、同心協(xié)力，搞好“大合唱”，確保學院工作“一盤棋”“一臺戲”。2.要有善于協(xié)調(diào)的本領(lǐng)。協(xié)調(diào)要“長袖善舞”，注重充分發(fā)揮各方面的積極性，做好上下左右的聯(lián)絡(luò)、溝通、服務(wù)。要加強與學校各級部門和兄弟單位的聯(lián)系，爭取獲得更多的指導和幫助；要密切與院內(nèi)各系、所、中心的聯(lián)系，及時了解和掌握有關(guān)情況，把師生員工普遍關(guān)心、關(guān)注的熱點、難點問題作為協(xié)調(diào)的重點，以實際行動取信于民；通過學院分管行政工作的院領(lǐng)導做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，讓協(xié)調(diào)工作更加順暢，讓學院各項工作相得益彰。3.要講究協(xié)調(diào)的藝術(shù)。協(xié)調(diào)是一門科學，更是一門藝術(shù)，方式方法很關(guān)鍵。學院的協(xié)調(diào)工作，關(guān)鍵是要注意溝通方式和事務(wù)的輕重緩急。既要善于抓住事務(wù)性工作的要害，又要考慮到復雜因素，照顧到方方面面；既要善于抓大事，抓關(guān)鍵環(huán)節(jié)，突出工作目標，也要注意細節(jié)。在協(xié)調(diào)溝通的方式上，要特別注意溝通的語氣和說話的分寸，既要理直氣壯，又不能頤指氣使，協(xié)調(diào)工作與說話藝術(shù)密切相關(guān)。

做好各種服務(wù)工作是學院辦公室人員的一項基本技能。比如，新形勢下很多一流高校加大海內(nèi)外高水平人才的引進招聘力度，辦公室人事秘書或人才專員在聯(lián)系海內(nèi)外學者的工作中應(yīng)熱忱主動服務(wù)，想人才之所想，急人才之所急，才能真正讓高水平人才滿意，才能落實引才到位；只有在學院困難教職工幫扶、教職工福利發(fā)放等工作中做好溫馨細致的服務(wù)工作，才能把學校對教職工的關(guān)心關(guān)愛傳遞到位。學院辦公室還承擔很多綜合服務(wù)工作，既有“請進來”的工作，也有“走出去”的工作，如接待校內(nèi)外兄弟單位來訪調(diào)研，以及赴兄弟高校和行業(yè)單位考察學習，落實合作交流事項，都需要辦公室工作人員增強服務(wù)保障的本領(lǐng)。

（三）督辦落實到位?！盀檎?，重在落實”。學院作為學校的二級單位，必須認真抓好學校工作部署，確保學校政令暢通。學院辦公室工作人員在工作任務(wù)的督辦落實上責無旁貸。1.認真做好學院黨政聯(lián)席會議的落實督辦工作。學院黨政聯(lián)席會議是學院治理體系的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，院黨政聯(lián)席會議的組織安排和落實督辦工作，直接關(guān)系到學校和學院的決策安排部署是否到位。作為學院辦公室主任，應(yīng)認真做好黨政聯(lián)席會議記錄和紀要工作，讓會議決策有據(jù)可查、經(jīng)得起檢驗，會后應(yīng)根據(jù)工作需要和輕重緩急，妥善安排，確保會議決策安排一一落實到位。2.要有敢于擔當?shù)挠職夂推橇?。督辦落實工作要敢于碰硬，敢于堅持。對學校的重要決策部署和工作安排等，要主動作為，大膽督辦，跟蹤反饋，直至落實，對關(guān)系師生員工切身利益的績效政策和學院改革發(fā)展的重要活動安排必須督辦到位。3.要在整體協(xié)調(diào)和做細做深上下功夫。學院事務(wù)紛繁蕪雜，但有機統(tǒng)一，辦公室人員應(yīng)把握相關(guān)工作的整體性、規(guī)律性，注重整體協(xié)調(diào)推進，把落實工作做細、做深。比如學生工作與教學管理工作之間，科研管理與財務(wù)管理之間，黨建工作與業(yè)務(wù)工作之間本身就天然聯(lián)系，互相融合，學院分管領(lǐng)導和辦公室相關(guān)人員密切配合，在落實學校相關(guān)工作上可以整體謀劃、整體推進、整體落實。

三、鍛造一流干部隊伍，規(guī)范辦公室日常工作

一流高校呼喚一流管理，一流管理呼喚一流的管理干部隊伍和卓越的管理水平。新形勢下，高校尤其是“雙一流大學”必須建設(shè)和鍛煉一支忠誠可靠、業(yè)務(wù)精湛，作風過硬、公正廉潔、樂于奉獻的一流干部隊伍。

基層管理工作和管理人員的能力素質(zhì)提升，是黨和國家教育方針政策、學校決策部署貫徹執(zhí)行的基礎(chǔ)工作和基礎(chǔ)力量。高校二級學院辦公室工作人員應(yīng)在參謀服務(wù)、協(xié)調(diào)服務(wù)、督辦落實上下功夫，在日常辦文、辦會、辦事過程中切實做到高效、有序、規(guī)范，保證上級政策、領(lǐng)導意圖和基層要求順達、暢通，只有這樣，才能在一流大學建設(shè)和新時代中國特色社會主義偉大實踐中貢獻應(yīng)有的智慧和力量。