文/蘇州工業(yè)園區(qū)職業(yè)技術學院 仲昭宇

對于高校行政管理來說，辦公室起著樞紐作用，既要對內(nèi)發(fā)布政策要求，又要對外溝通洽談。因此，辦公室管理水平會影響學校的整體管理水平，也會影響到學校的教育科研。基于中長期教育改革，高校辦公室行政管理也應逐步思考如何提升效率和質(zhì)量，以精細化管理方式統(tǒng)籌辦公室行政管理的各個方面，妥善解決行政管理中的既存問題，保證工作順利推進、高效執(zhí)行。

一、辦公室行政精細化管理的必要性

辦公室是綜合性的管理機構(gòu)，涉及師生服務、政策宣導、獎懲落實、后勤管理等多個方面，對高校發(fā)展內(nèi)部管理具有積極的促進作用。當前，高校規(guī)模擴大，人員擴招，精細化管理的實行勢在必行。以精細化管理方式統(tǒng)籌高校辦公室行政管理，可以節(jié)約管理成本，提升管理實效，也將促進高校辦學教學質(zhì)量的提升。就現(xiàn)階段高校辦公室行政工作水平來看，辦公機制尚不完善、工作人員權(quán)責相對模糊、管理秩序較為混亂，管理效率和質(zhì)量的降低不利于高校良好形象的塑造。以精細化管理指導高校辦公室行政管理工作，替代傳統(tǒng)的工作方式，可增強管理的方向性、針對性和實效性。此外，借助這種開創(chuàng)性的管理理念、先進的管理措施也能保證行政管理體制的完善。

二、辦公室行政精細化管理原則

（一）規(guī)范化原則。規(guī)范化是精細化管理的基本要求，其往往與制度建設相結(jié)合，可以確保高校辦公室各項工作權(quán)責清晰、責任到人，效率提升明顯。規(guī)范的制度化建設，讓高校辦公室各項工作的處理有據(jù)可循；采用科學合理的制度，可以讓辦公室工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。辦公室的工作較為煩雜，在制度的指引下，理清工作流程，明確工作重點，使得煩雜的事務管理向著程序化、條理化的方向發(fā)展，基于權(quán)責、分工明確，能夠調(diào)動辦公室工作人員工作的積極性，各項事務的處理效率也明顯提升。

（二）人本化原則。高校辦公室行政管理中滲透精細化管理理念，走精細化管理之路需要堅持人本思想。人是管理的對象，也是管理的主體，辦公室工作人員的成長及發(fā)展理應得到足夠的重視。作為辦公室工作的具體執(zhí)行者，必須以精細化管理中的人本關懷，激發(fā)其工作積極性，使其發(fā)揮主觀能動性，高質(zhì)高效地完成本職工作。同時，以人本化思想指導辦公室工作的開展，工作人員對各項事務的涉及主體進行人本化的需求分析，學會換位思考，可以促使事情處理更合理、更具人情味，也增強了崗位部門之間的凝聚力，帶來辦公室行政事務處理的高效化。

三、高校辦公室行政精細化管理策略

（一）行政管理制度建設要落地。當前高校辦公室行政管理低效的很大原因是管理機制不健全，各項工作的開展缺乏約束性與導向性，在今后的管理工作中實施精細化管理，可以確保制度更健全，落實更到位。

首先，要建立健全管理制度，確保責任落實到人。高校辦公室應參考高校管理辦法和國家教育的相關規(guī)定標準，制定完善的管理制度，并做好制度的教育宣傳，確保其后續(xù)執(zhí)行更有力度；要督促領導干部帶頭示范，切實履行職責，領導干部表率促使精細化管理制度發(fā)揮實效；加大制度執(zhí)行監(jiān)督力度，科學制定獎懲舉措，嚴厲懲處違反制度的行為，配合科學的管理手段，進一步激發(fā)辦公室工作人員的責任感與使命感，使其吸取經(jīng)驗，提升工作效能。

其次，建立健全激勵機制，以促進辦公室工作人員工作積極性的提升，確保其短時間內(nèi)保質(zhì)保量地完成工作。激勵機制必須落實到位，且與績效考核有效掛鉤，物質(zhì)激勵與精神激勵兼顧；考核之外，也應基于辦公室各崗位的實際情況，設置定量定性考核標準，確?？己烁庸?、公正，進一步提升辦公室行政管理效率。

最后，建立健全教育培訓機制，以落實教育培訓機制，促使辦公室工作人員素質(zhì)和能力不斷提升，讓精細化管理常態(tài)化。重視培訓工作，在高校內(nèi)部形成互幫互學、交流共享的良好學習氛圍；在辦公室行政工作開展中，加強部門信息流通，提供經(jīng)驗分享平臺，多方聯(lián)動共同解決辦公室行政管理中的基礎問題，使問題解決更高效。在具體的培訓實施中，應基于高校整體戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，結(jié)合工作人員教育培訓的實際需求，確保培訓計劃更加科學合理、培訓內(nèi)容更具針對性，讓培訓工作穩(wěn)步實施，從而提升辦公室工作人員的能力水平、職業(yè)素養(yǎng)。

（二）完善辦公室行政管理職能。完善辦公室行政管理職能，才能有針對性地開展工作，這也是精細化管理落地的基本要求。

首先，健全服務職能。在高校辦公室行政管理工作的開展中，制定精細化的管理目標，配合服務職能的健全機制，從學校整體發(fā)展的角度出發(fā)，確定辦公室行政管理重點，分清主次，減少差錯，提升管理；督促辦公室工作人員認真做好每項工作，特別是信訪等工作。服務職能的健全，也應關注會議頻次的控制，讓工作人員有更多的時間和精力去做好各系項工作，讓辦公室變被動服務為主動服務，積極參與政務，大膽創(chuàng)新，以完善的內(nèi)部運作優(yōu)化高效管理。

其次，要改進調(diào)研手段，發(fā)揮參謀職能。辦公室行政管理工作的開展過程中，應廣開言路，聽取群眾意見。對高校發(fā)展的整體規(guī)劃、階段性發(fā)展目標、師生發(fā)展訴求等進行分析，正視辦公室行政管理的不足，制定針對性改進策略，保證領導決策的準確性，發(fā)揮自身參謀的職責。在工作中關注主要問題和核心矛盾，幫助師生辦實事，解決基礎問題，以核心問題的突破，讓辦公室行政管理價值得到師生的認可。

最后，要關注辦公室自動化建設，以自動化建設確保職責的完善。辦公自動化系統(tǒng)的引入，提高了信息處理速度，推動了高校的數(shù)字化建設，在信息技術的支持下，實現(xiàn)了各項管理資源的整合，并指導資源的優(yōu)化配置，保證辦公室行政工作的開展有條不紊，從整體上提升工作實效。

（三）加強辦公室行政管理隊伍。高校辦公室行政管理精細化建設，更需要高素質(zhì)、經(jīng)驗豐富的管理隊伍。人在管理中起能動作用，而精細化管理則要求落實好人才建設問題，提供精細化管理的人員保障。

首先，要提高政治素養(yǎng)。辦公室扮演著領導決策的參謀者的角色，也負責政令發(fā)布、工作落實情況的督查，更具有一定的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，辦公室工作人員必須具備良好的政治素養(yǎng)，才能圓滿地完成上述任務；其次要加強政治理論學習，特別是學習中國特色社會主義思想。要全面學習、深入學習、系統(tǒng)學習、長期學習，增強“四個意識”，堅定“四個自信”，堅決做到“兩個維護”，以自覺地學習，指導工作開展，將所學的新理論運用到辦公室行政工作中，合理地應對新問題、新情況；要加強對教育政策的學習。高校辦公室行政管理與企業(yè)辦公室行政管理的區(qū)別，在于其定位不同，工作人員應立足于高校實際，多涉獵學習教育政策方面的知識，明確當前的教育方針、政策、法規(guī)、教育形勢等，對學校管理的各項要求、行政管理規(guī)定有深刻的認知，進行精細化的管理。

其次，要提升自身的業(yè)務素質(zhì)。要重視業(yè)務知識的學習，辦公室內(nèi)部形成學習交流的良好氛圍，完善學習制度?？茖W規(guī)劃，強化業(yè)務學習培訓，讓學習內(nèi)容更具針對性。狠抓培訓過程，并重視培訓考核及結(jié)果運用，發(fā)揮幫帶作用，進一步增強辦公室行政團隊的凝聚力和戰(zhàn)斗力。在業(yè)務素質(zhì)的提升上，應著重“三種能力”的培養(yǎng)：一是控制大局的能力。辦公室人員基于精細化管理，必須具有大局意識、統(tǒng)籌意識，將辦公室工作放在行政管理精細化層面去把握，基于學校發(fā)展的高度去思考，做科學把控事物發(fā)展態(tài)勢，讓辦公室行政工作目標導向清晰、動力不減、步調(diào)不亂。二是團隊協(xié)作能力。這是行政工作開展的基本要求，必須要重視團隊協(xié)作，團隊內(nèi)部相互配合，相互支持，分工明確，但又協(xié)同一致，凝聚力強。三是快速響應的能力。辦公室行政工作開展中可能會面臨一些突發(fā)情況，因此必須具備快速響應的能力，隨機應變，在辦公室行政工作開展中要具有前瞻意識。

最后，努力提升服務水平。服務水平是精細化管理實效的體現(xiàn)。辦公室工作人員面對紛繁的行政工作項目，要具備良好的服務能力，不斷提升自己的服務水平，周密安排各項工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，高效高質(zhì)地完成。盡可能把問題想在前面，盡可能把工作做在前面，以超前意識讓精細化管理更具實效；同時要遵守紀律，在工作開展中原則性與靈活性兼顧；此外要發(fā)揮好師生服務的作用，作為部門、院系、師生聯(lián)系的橋梁與紐帶，必須秉著公平、公正、負責任的態(tài)度去解決各方的訴求。

四、結(jié)語

對于高校辦公室行政管理來說，精細化管理是工作開展的新要求、新導向，打破傳統(tǒng)管理模式的局限，以制度與建設職能的完善、人員的優(yōu)化建設為抓手，讓高校辦公室行政管理實現(xiàn)效率和質(zhì)量的提升，更好地服務廣大師生。