文/南京師范大學(xué)泰州學(xué)院 賈燕春

高校辦公室是學(xué)院管理機(jī)構(gòu)以及辦事樞紐，是學(xué)院內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通的重要部門，也是學(xué)院形象的重要象征。因此，一個(gè)學(xué)院辦公室工作管理是否通暢，直接關(guān)系到學(xué)院其他工作是否能夠順利展開。辦公室日常工作煩雜、瑣碎且沒有規(guī)律，突發(fā)事件、臨時(shí)事件較多，因此在辦公室工作管理方面存在一定難度。結(jié)合當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)背景，利用信息化手段才能進(jìn)一步提升辦公效率，更加高效地做好辦公室工作。

一、高校辦公室管理工作的作用

高校辦公室起著院校內(nèi)部溝通、承上啟下的重要作用，也是院校內(nèi)外溝通的橋梁，其管理工作范圍較廣，涉及政務(wù)、服務(wù)、財(cái)務(wù)等日常事務(wù)。大學(xué)主要包含三支隊(duì)伍，分別是教學(xué)、科研以及管理，辦公室工作屬于管理這一部分，對(duì)大學(xué)教學(xué)與科研工作也有著關(guān)鍵影響。高校辦公室管理工作的作用主要包含以下四類。

（一）服務(wù)作用。高校辦公室工作主要是為了服務(wù)好高校的教職員工與學(xué)生，讓高校的教學(xué)、科研等工作可以順利展開。辦公室工作日常除完成高校下達(dá)的各項(xiàng)服務(wù)任務(wù)外，還應(yīng)該做好教職員工與學(xué)生的后勤保障工作。

（二）協(xié)調(diào)作用。協(xié)調(diào)對(duì)象包括高校相關(guān)的各方，協(xié)調(diào)內(nèi)容涉及高校的關(guān)系協(xié)調(diào)、工作計(jì)劃協(xié)調(diào)、社會(huì)與人際協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)等。當(dāng)高校在日常工作運(yùn)行中出現(xiàn)問題或矛盾點(diǎn)時(shí)，辦公室應(yīng)該及時(shí)協(xié)調(diào)，避免問題擴(kuò)大化、焦點(diǎn)化，讓領(lǐng)導(dǎo)層可以將精力集中在高校重大決策上。

（三）督查作用。高校辦公室管理人員結(jié)合校領(lǐng)導(dǎo)決策、校方計(jì)劃等。進(jìn)行階段性檢查，確保決策有效落實(shí)。對(duì)實(shí)際工作或?qū)嵤┻^程中發(fā)現(xiàn)的問題可及時(shí)指出，妥善改善，為下一階段目標(biāo)設(shè)定、工作計(jì)劃安排提供參考，確保學(xué)校決策得到有效落實(shí)。

（四）參謀作用。高校辦公室通過日常工作、管理等積累的信息資源、處理經(jīng)驗(yàn)，可以有效反饋高校存在的問題以及未來(lái)發(fā)展方向，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重大決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，還可以讓校領(lǐng)導(dǎo)整體掌握校園現(xiàn)狀，并提出合理化建議，扮演好參謀角色。

二、高校辦公室管理工作當(dāng)前存在的不足

高校辦公室管理工作在高校運(yùn)行中的地位可以說舉足輕重，但同時(shí)也存在很多不足：

（一）管理目標(biāo)、職能不明確。很多高校辦公室管理工作比較煩雜、零碎，只有做好規(guī)劃，才能確保每項(xiàng)工作有效、按時(shí)完成。然而部分高校辦公室管理工作缺乏整體規(guī)劃，缺乏明確的目標(biāo)與職能，導(dǎo)致問題發(fā)生后出現(xiàn)互相推卸責(zé)任，問題得不到及時(shí)解決的情況，從而影響了整體管理水平。

（二）管理工作缺乏科學(xué)完善的機(jī)制。高校辦公室管理工作面對(duì)的對(duì)象較多，處理的工作內(nèi)容種類也較多，因此在日常處理過程中容易呈現(xiàn)出雜亂無(wú)章的現(xiàn)象。其主要原因是缺乏完善的機(jī)制引導(dǎo)，尤其在處理緊急事件、臨時(shí)事件時(shí)，不知如何下手，且辦公室工作人員因?yàn)槿狈π袨闇?zhǔn)則與辦事規(guī)程，工作落實(shí)程度不夠，工作完成準(zhǔn)時(shí)性也大打折扣。

（三）工作人員整體素質(zhì)不高。高校辦公室工作人員需要專業(yè)的管理知識(shí)以及相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，可以熟練處理日常管理業(yè)務(wù)，同時(shí)需要具備良好的服務(wù)態(tài)度、愛崗敬業(yè)的精神、扎實(shí)有效的工作作風(fēng)和過硬的政治道德素養(yǎng)，才能保證辦事速度與質(zhì)量。但現(xiàn)實(shí)中，很多高校辦公室人員都是從本校教師、輔導(dǎo)員中選調(diào)的，本身缺乏相關(guān)學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)驗(yàn)，很難有效、及時(shí)地完成好工作，導(dǎo)致高校辦公室管理工作水平低下。

（四）辦公室管理方式與模式落后。很多高校辦公室管理工作陳舊落后，文件傳達(dá)、信息宣傳還是以紙質(zhì)傳達(dá)為主，交流與溝通也是面對(duì)面溝通為主，與當(dāng)下信息化發(fā)展水平相違背，且一定程度上影響了管理工作水平與效率的提升。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校辦公室管理工作模式提升方向

（一）利用互聯(lián)網(wǎng)功能，做好辦公室工作的宣傳。高校辦公室是負(fù)責(zé)高校對(duì)外交流溝通、協(xié)調(diào)的重要管理部門，也是高校對(duì)外展示的重要窗口。高校的知名度、活動(dòng)的安排等都離不開辦公室管理。作為窗口部門，辦公室應(yīng)該巧妙利用互聯(lián)網(wǎng)，做好辦公室工作宣傳。例如，通過構(gòu)建辦公室網(wǎng)站，將辦公室日常工作內(nèi)容、高校管理優(yōu)秀案例與圖片分享給校內(nèi)外人員，讓更多的人了解高校辦公室工作職責(zé)，了解高校文化，并公布交流溝通的渠道，比如郵箱、電話等。

（二）結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)資源，完善辦公室管理工作機(jī)制。互聯(lián)網(wǎng)資源豐富多彩，為辦公室管理工作提供了眾多參考經(jīng)驗(yàn)與案例。對(duì)于高校辦公室而言，工作瑣碎、具體、復(fù)雜，僅僅依靠自身的工作經(jīng)驗(yàn)，往往無(wú)法構(gòu)建完善的規(guī)章制度。作為高校領(lǐng)導(dǎo)，可以嘗試結(jié)合自身辦公室管理工作情況，結(jié)合高校自身教職工實(shí)際情況、學(xué)校日?；顒?dòng)等，借鑒互聯(lián)網(wǎng)高校辦公室管理經(jīng)驗(yàn)，建立規(guī)章制度。并通過不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)完善、調(diào)整，確保提供更好、更周到的服務(wù)。管理工作機(jī)制中應(yīng)該明確管理職責(zé)，按照其職能進(jìn)行合理的小組分組，落實(shí)崗位職責(zé)到個(gè)人，明確各個(gè)事項(xiàng)的管理制度，做好座談會(huì)開展流程、會(huì)議安排流程、上下級(jí)協(xié)調(diào)流程等，確保每項(xiàng)工作都能夠有序展開。除此之外，還應(yīng)該結(jié)合其他院校的工作經(jīng)驗(yàn)，制定應(yīng)急管理機(jī)制，確保臨時(shí)事件可以得到有效處理。

（三）提升信息資源的可靠性、及時(shí)性，提高輔助決策水平。辦公室管理工作不僅要完成高校日常運(yùn)行管理，還包括領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常事務(wù)，思考學(xué)校的各個(gè)方面現(xiàn)狀。因此，辦公室管理人員工作煩雜，其管理的過程是對(duì)高校各個(gè)區(qū)域工作了解的過程，通過仔細(xì)研究，搜集校內(nèi)外的動(dòng)態(tài)消息，并及時(shí)提供給校方領(lǐng)導(dǎo)。一方面，互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校辦公室管理人員應(yīng)該積極利用信息化手段，展開日常工作。比如對(duì)于日常領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的通知，利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布，確保通知及時(shí)到位；另一方面，對(duì)于日常運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題也可以及時(shí)反饋，信息交流更加快捷、有效。

（四）實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高工作效率。無(wú)紙化辦公是未來(lái)社會(huì)工作的主要方向，也是環(huán)保的迫切需求。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，各行各業(yè)無(wú)紙化辦公的發(fā)展也有了不同程度的提升。高校無(wú)紙化辦公進(jìn)程較慢，體現(xiàn)較多的是很多高校管理工作通知、領(lǐng)導(dǎo)決策等都是以紙質(zhì)文檔傳達(dá)。一方面，高校辦公室管理工作人員應(yīng)該從環(huán)保、便利角度出發(fā)，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)背景，逐步適應(yīng)無(wú)紙化辦公，利用電子消息、文件取代傳統(tǒng)的文件，利用互聯(lián)網(wǎng)交流減少電話、紙質(zhì)交流。在節(jié)約資源的同時(shí)，也能確保信息傳達(dá)的有效性、及時(shí)性，減輕了管理工作人員的負(fù)擔(dān)。以往大量的紙質(zhì)文檔保存、印發(fā)等工作需要耗費(fèi)大量人力、物力，無(wú)紙化辦公可以提高工作效率；另一方面，信息化資源更容易保存、備份，教職工與學(xué)生足不出戶就可以掌握最新傳達(dá)信息，突破了時(shí)間、空間限制。

（五）構(gòu)建辦公室管理工作模塊，細(xì)化工作與考核。傳統(tǒng)的辦公室管理工作大多都是按照紙質(zhì)檔案來(lái)實(shí)施的，工作的開展需要領(lǐng)導(dǎo)層的安排與通知。隨著互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的普及，辦公室管理工作可以利用ERP等工作模塊來(lái)發(fā)布，工作模塊的建立可以讓部門管理更加一目了然，對(duì)可以實(shí)時(shí)跟蹤管理工作進(jìn)度、安排，減少漏辦事項(xiàng)，且任務(wù)下達(dá)更加便利、有效，辦公室人員通過工作模塊可以更加及時(shí)處理任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)層也可以看到管理進(jìn)度，進(jìn)而考慮下階段安排，讓相關(guān)工作職責(zé)更加明確。

工作模塊中還應(yīng)該涵蓋辦公室管理工作制度、辦公室人員培訓(xùn)與考核計(jì)劃，這樣做一定程度上確保了工作有效落實(shí)。另外一方面，可以讓管理人員們不斷學(xué)習(xí)充電，發(fā)布考核計(jì)劃則具有一定激勵(lì)作用，讓管理工作人員的辦事效率、服務(wù)質(zhì)量都能夠穩(wěn)步提升。通過模塊的建立讓高校辦公室整體工作步入正軌，有效落實(shí)，同時(shí)工作模塊的使用解決了工作人員時(shí)間、地點(diǎn)上的限制，人員在家、在任何地方，只要有網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)就可以及時(shí)完成工作，對(duì)于處理緊急事件大有幫助，同時(shí)模塊具備一定的信息儲(chǔ)存、備份作用，可以隨時(shí)隨地了解自身工作進(jìn)度以及調(diào)取以往工作案例，是辦公室管理工作的備案錄，既能達(dá)到提高工作效率與質(zhì)量的目的，又能很好地記錄工作內(nèi)容，為下階段工作改善與提升提供幫助。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室管理作為高校管理的一部分，對(duì)高校的順利運(yùn)行有著至關(guān)重要影響，當(dāng)下我們正處于互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的階段，高校辦公室管理人員以及校方領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到當(dāng)前工作中存在的不足，結(jié)合本校與辦公室管理具體的具體情況，合理規(guī)劃、提升辦公室管理工作，更新觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)工作作風(fēng)，加強(qiáng)信息交流，建立科學(xué)的評(píng)優(yōu)體系，提高辦事效率與服務(wù)質(zhì)量，為高校進(jìn)一步發(fā)展與領(lǐng)導(dǎo)層決策提供重要參考作用。