文/中國科學(xué)院新疆天文臺 沈程程 龔胡微 王偉萍

2018年中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），《條例》明確指出干部人事檔案在黨和國家日常管理中的重要作用。同時對干部人事檔案工作的內(nèi)容建設(shè)、工作機制、審核利用、規(guī)范監(jiān)督等加以指導(dǎo)完善。新時代背景下，科研單位人事檔案管理同樣面臨新的挑戰(zhàn)，加強檔案管理力度、采取科學(xué)對策解決出現(xiàn)的相應(yīng)問題是十分必要的。

一、科研單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案數(shù)字化程度低，與利用率不匹配。人事檔案具有對其個人學(xué)歷、身份、資質(zhì)等方面的強大的佐證功能，它與其工資待遇、組織關(guān)系等方面緊密掛鉤，對崗位評聘、關(guān)系調(diào)轉(zhuǎn)等也有重要影響。因此，人事管理部門及檔案所屬個人對人事檔案的利用率較科研單位的其他類型檔案（如文書檔案、課題檔案、設(shè)備檔案等）的利用率高。

由于科研單位檔案管理部門大多沿用的是以紙質(zhì)載體檔案管理為主的傳統(tǒng)管理模式，這種管理模式使檔案實體受到損毀的程度和可能性遠高于數(shù)字化管理。長期借閱實體檔案，會造成短時間內(nèi)紙質(zhì)檔案的紙張載體出現(xiàn)污染、酸化、殘缺、脆弱、變形，檔案字跡出現(xiàn)擴散、褪色、磨損、變色等不同程度破損，產(chǎn)生不必要的修復(fù)工作，浪費大量的財、物、人力。且由于傳統(tǒng)檔案利用方式導(dǎo)致信息傳輸渠道單一，所載信息未經(jīng)過技術(shù)性處理或到達延遲率較高，使用戶在利用人事檔案時得到的“用戶體驗度”較差。

（二）制度體系性執(zhí)行力弱，管理缺乏主動性。《干部人事檔案工作條例》中對檔案管理的方式、方法等方面進行了要求，其中包括應(yīng)遵循的工作原則、體制和職責(zé)、收集范圍、日常管理等。但《條例》中所涉及內(nèi)容僅為對各單位人事檔案管理工作提供基本性指導(dǎo)，檔案管理部門在制定相關(guān)制度時，對其進行照搬照抄并直接應(yīng)用在檔案管理工作中。這種“一刀切”且不“接地氣”的操作模式，無法貼合單位管理特色，將不利于日常人事檔案管理工作的開展。

因此，在檔案日常管理過程中，常見的問題有：歸檔范圍或大或小、易變性強；檔案管理時，管理人員的主觀判斷力為主，缺少規(guī)范制度約束；檔案執(zhí)行辦法針對性、執(zhí)行性弱，導(dǎo)致人事檔案在建立、接收、保管、傳遞、信息化、統(tǒng)計、保密、收集、鑒別、整理、歸檔、利用、審核等方面管理隨意、不規(guī)范；人事檔案質(zhì)量考核未列入單位的職稱等考評體系或管理人員的經(jīng)濟責(zé)任制和崗位責(zé)任制，無法積極調(diào)動檔案管理人員的主觀能動性，致使檔案管理呈現(xiàn)被動、拖沓、應(yīng)付的現(xiàn)狀等等。這些問題嚴重影響了科研單位人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

“無以規(guī)矩，不能成方圓”，制定具有針對性的健全的規(guī)章制度體系且執(zhí)行到位，做到“監(jiān)督到位、執(zhí)行到崗”是做好人事檔案工作的前提。

（三）檔案管理體系單薄，歸檔意識欠缺。人事檔案的管理模式采用傳統(tǒng)的直線型工作模式，一般由檔案管理部門直接定期或非定期自人事管理部門或檔案所屬個人接收、征集檔案散件。由于人事檔案的特殊性和專業(yè)性，原則上人事檔案管理工作應(yīng)由人事管理部門人員或具有人事檔案業(yè)務(wù)知識人員承擔(dān)。

人事檔案材料的收集工作其基本形式分為常規(guī)收集和補充收集兩種。常規(guī)收集，是指按照人事檔案接收、歸檔制度，一次性成套或大量地接收檔案；補充收集，人事檔案管理部門在常規(guī)收集基礎(chǔ)上，對已有資源進行核查，并結(jié)合核查結(jié)果進一步收集與人事檔案內(nèi)容有關(guān)的零散資料或其他有關(guān)的資料。為保證人事檔案質(zhì)量，人事檔案管理工作要求檔案管理人員在現(xiàn)有人事檔案資源的基礎(chǔ)上，利用專業(yè)知識，以較短時間對散件材料及人員信息頻繁收集、更新。

人事檔案相關(guān)的人事管理部門及個人或多或少都承擔(dān)著“檔案使用者”“檔案形成者”“檔案工作參與者”等一重或多重身份，在人事檔案收集方面起著重要作用。但上述人員大多欠缺人事檔案收集、整理和歸檔的意識，認為“檔案工作，事不關(guān)己”且“用時才心切”。缺乏對人事檔案重要性的認知，導(dǎo)致人事檔案管理工作進程推進困難，出現(xiàn)對歸檔工作不重視、不配合等問題。因此加大了人事檔案的收集難度，導(dǎo)致檔案管理部門需要利用大量時間和精力于人事檔案資料的補充、接收、收集、鑒定、整理、歸檔等的同時，也影響了人事管理工作。

二、新形勢下人事檔案工作的優(yōu)化對策

（一）積極推進人事檔案數(shù)字化。隨著信息的高速發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為支撐的on-line工作方式已為人們熟悉，這種高效率的工作平臺正逐步在各個工作領(lǐng)域代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作模式?；ヂ?lián)網(wǎng)所受空間、地域限制的影響程度較低，利于隨時隨地開展檔案管理和利用服務(wù)；信息的交換時域性強、更新速度快、交互性強，因此信息到達用戶處及獲得用戶反饋都相當(dāng)便利；信息交換的使用成本低，檔案管理部門可通過信息交換代替實體檔案的借閱、利用，有助于實體檔案的保護和延續(xù)性使用、開發(fā)；信息交換的發(fā)展趨向于個性化，可滿足用戶個性化需求；信息的交換形式多種多樣，如視頻、圖片、文字，多元化的利用和開發(fā)方式使用戶能夠獲得更高質(zhì)量的用戶體驗。

檔案數(shù)字化也可減少人事檔案的實體資料可預(yù)見性問題的發(fā)生，檔案在長期保存和利用過程中，由于環(huán)境中各種有害因素對檔案產(chǎn)生的物理、化學(xué)作用，使檔案紙張強度下降，字跡逐漸擴散，字跡會逐漸蛻變而模糊不清，蛻變嚴重時影響提供利用等情況；或者利用過程中，不小心沾染各種污漬或產(chǎn)生的破損的情況，嚴重的還有損壞或丟失等情況。所以相較于紙質(zhì)實體檔案，在保障互聯(lián)網(wǎng)安全環(huán)境下，人事數(shù)字檔案的信息安全性更高，而且減少修復(fù)檔案所浪費的人力、物力及財力。

科研單位人事檔案管理部門應(yīng)努力推動人事檔案數(shù)字化，建立同步線上檔案管理系統(tǒng)，使得人事檔案實現(xiàn)現(xiàn)代智能化管理，運用軟件功能進行編目、檢索。將人事檔案信息以網(wǎng)絡(luò)形式相連，打破實體檔案與電子檔案的異地、異介質(zhì)等屏障，提高人事檔案信息利用的針對性和高效率；但同時也需做好網(wǎng)絡(luò)信息安全保障工作，避免人事檔案數(shù)字信息盜取或泄露帶來的巨大隱患，保證人事管理工作安全運行。

（二）建立特色化工作機制?？蒲袉挝蝗耸聶n案管理部門需根據(jù)新形勢下人事檔案工作的發(fā)展要求，建立統(tǒng)一、科學(xué)且特色化、執(zhí)行力強的人事檔案管理辦法及歸檔標(biāo)準(zhǔn)，保障人事檔案材料的完整性，強化人事檔案工作的可約束性。檔案管理工作應(yīng)做到“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究”，強化人事檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范性，滲透進人事檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化、查（借）閱、檔案信息研究利用等日常管理工作中。同時科研單位應(yīng)按照人事檔案規(guī)模配齊配強工作力量，組織開展宣傳、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，人事檔案質(zhì)量考核應(yīng)列入相關(guān)人員的職稱等考評體系或管理人員的經(jīng)濟責(zé)任制和崗位責(zé)任制。加強對人事檔案管理工作的重視程度，成為檔案管理部門的堅強后盾，助力人事檔案管理的有序開展。

（三）基于“網(wǎng)絡(luò)式”概念優(yōu)化檔案管理體系。相較于直線型管理，檔案管理部門應(yīng)建立由人事管理部門牽頭、人事檔案管理部門協(xié)助，各相關(guān)部門、個人共同參與的網(wǎng)絡(luò)型工作模式?！熬W(wǎng)絡(luò)型”工作模式將人事檔案的收集、整理等大量繁雜的日常管理工作下放至各級，可降低因工作量大、檔案形成分散而導(dǎo)致的檔案材料漏歸、遲歸等問題發(fā)生概率。網(wǎng)絡(luò)式管理模式具有責(zé)任分布廣、權(quán)利去中心化、各級協(xié)作和可適應(yīng)性強等特點，能更好滿足新形勢下科研單位的人事檔案工作。

人事檔案管理部門還應(yīng)做好檔案宣傳工作，提升各相關(guān)部門、個人檔案歸檔意識，從而推進檔案資料收集的配合度，提高檔案質(zhì)量和檔案管理工作效率。

三、結(jié)語

人事檔案對于促進人才的合理配置，人才隊伍宏觀管理，促進單位的發(fā)展有重要意義，科研單位人事檔案管理水平也需與科研水平相匹配。緊跟時代需求，切實做到人事檔案管理有理有據(jù)，逐步推進人事檔案電子化進程，為單位的科研建設(shè)提供高效精準(zhǔn)的服務(wù)。