李榮梅 中國航發(fā)貴州紅林航空動力控制科技有限公司

引言

為深入貫徹落實中央八項規(guī)定精神，堅持不懈改進工作作風，營造清風氣正的創(chuàng)業(yè)氛圍，國家依法治企、合規(guī)經(jīng)營工作力度不斷加大，高頻次開展巡視、專項檢查、對規(guī)范“三公經(jīng)費”開支，規(guī)范財務基礎管理，加強財務監(jiān)督提出更高要求。

一、規(guī)范會議費管理的重要性

規(guī)范會議費的管理，對于貫徹落實中央八項規(guī)定精神、推進厲行節(jié)約，反對浪費具有重要意義。

一是貫徹落實中央八項規(guī)定的要求。會議費管理嚴格、流程清晰，避免出現(xiàn)會議雜而多的現(xiàn)象，是落實八項規(guī)定精神要求的重要體現(xiàn)。

二是會議費用支出合規(guī)的要求。會議費用審批和開支不規(guī)范，容易造成會議費用超預算，可能存在一定的廉潔風險，加強會議費預算審批，制定會議費開支標準、開支范圍，規(guī)范報銷流程，嚴控會議經(jīng)費開支。

三是提高會議質(zhì)量和效率的要求。堅持講實效、開短會，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、信息化手段改進會議形式，采用電話、視頻等形式，提高會議效率與質(zhì)量。

二、會議費管理中存在的問題

（一）未建立健全會議費管理制度

企業(yè)未建立健全管理內(nèi)部控制制度或制度內(nèi)容不完整，制度中未對會議的必要性、規(guī)模、地點做出具體規(guī)定，缺乏會議費報銷規(guī)定，未對會議費的期間的伙食、住宿及其他費用進行規(guī)定，超標準列支會議費。

（二）預算支出顆粒度大，無預算約束性

企業(yè)在制定年初預算時，僅對會議費進行總預算列支，未對具體的開支范圍、明細進行規(guī)定，預算審批手續(xù)不全，導致預算支出“失控”。

（三）以會議費的名義列支其他費用

存在以會議費的名義列支評審費、獎勵費、招待費、辦公會等支出，套取現(xiàn)金。

（四）會議費報銷審核把關不嚴

報銷發(fā)票不規(guī)范，存在異地開會，開具本地會議場所會議發(fā)票的現(xiàn)象；原始報銷依據(jù)不充分，不提供會議預算、會議文件、會議簽到表等，甚至出現(xiàn)會議是否舉辦，都用各種發(fā)票報銷會議費的情況發(fā)生。

（五）混淆會議類型，多列支會議費支出

會議類型一般按重要性分為一、二、三類會議，企業(yè)在報銷時將會議類型進行修改，提高會議費報銷標準，套取現(xiàn)金。

三、存在問題的原因分析

（一）責任意識不強，制度執(zhí)行不到位

在會議費管理過程中，存在責任意識不強，制度執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。會議費制度未能及時修訂，部分條款不符合中央八項規(guī)定的要求。

（二）會議費開支范圍、標準不明確

會議費管理制度中未對不同類型的會議的開支標準進行明確規(guī)定，開支的范圍籠統(tǒng)、不夠細化，導致日常核算中，會議費支出的彈性較大，存在概念不清晰、口徑、標準不夠規(guī)范等問題，將一些無法入賬或需要調(diào)整的費用列入會議費中報銷，在執(zhí)行過程中存在偏差，出現(xiàn)無章可循的狀況。

（三）缺少歸口部門的管理，內(nèi)部管控力度不夠

在會議費流程管控環(huán)節(jié)，缺少歸口單位管理，導致會議費開支超預算，各單位自行組織會議，從聯(lián)系會議地點、食宿安排到會議費報銷均由一個部門完成，內(nèi)部管控與監(jiān)督不到位，會議費報銷與實際金額是否一致，無法核對，容易產(chǎn)生搭車報銷、列支其他費用。

（四）內(nèi)控制度不健全，財務監(jiān)督職能弱化

內(nèi)部控制制度是企業(yè)運行合規(guī)、合法、合理的重要保障。嚴格控制會議費活動經(jīng)費的規(guī)定，一般只有禁止性的規(guī)定，沒有相應的處罰的規(guī)定，制度的約束力不強。財務人員一般僅對會議費支出的票據(jù)的合法性和真?zhèn)芜M行審核，而不能對支出的過程進行監(jiān)督，更無法控制報銷結(jié)果。

四、規(guī)范會議費具體措施和工作創(chuàng)新

針對在會議費方面存在的問題，查找根源、深入分析，以完善制度建設為保障，預算管理為抓手、以歸口管理為統(tǒng)領，財務信息化為手段，規(guī)范會議費全過程管控，助力企業(yè)規(guī)范管理水平和效率提升。

（一）完善、細化會議費管理制度

根據(jù)《中央和國家機關會議費管理辦法》（財行〔2016〕214號）規(guī)定，修訂完善企業(yè)會議費管理制度，對會議類型、會議費開支范圍、開支標準予以明確、細化；對不同業(yè)務類型的會議審批流程、相關手續(xù)等進行規(guī)范，用制度約束會議費的管理行為。

（二）以全面預算管理為抓手，確保會議費合理支出

1.納入年初全面預算

每年年初將會議費納入企業(yè)統(tǒng)一資金預算。一是加強業(yè)務歸口單位管理。根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務不同，由會議費歸口單位上報預算，納入該主管單位的年度預算總額。二是加強預算的審核。根據(jù)上報情況與預算單位積極溝通，確定會議費的開支范圍和標準，合理有效開展預算編制、審核工作。

2.控制預算內(nèi)會議費開支

為確保會議費預算支出管控到位，在報銷過程中對會議費進行嚴格審核，對總預算超過10%、單項預算超過20%的費用，要求進行說明。

3.嚴格控制預算外會議費支出

對于年初無預算的會議費支出嚴格控制，執(zhí)行“一事一議”預算外審批程序，上報預算管理辦公室申請預算后，才予以執(zhí)行。

（三）強化業(yè)務歸口管理和事前審批，規(guī)范會議費報銷管理

1.強化業(yè)務歸口管理

充分發(fā)揮會議費歸口主管單位的職能作用，從會議費的預算審核、過程控制，到預算調(diào)整，均由歸口主管單位審核，主要負責指導和監(jiān)督經(jīng)辦部門開展業(yè)務活動，對業(yè)務的真實性、合法性、合規(guī)性進行審核，同時對會議費負有統(tǒng)計和分析的責任。

2.加強事前審批，事中過程控制

為加強會議費的開支，會議費需進行業(yè)務事前審批，實行“一會一報銷”制，企業(yè)不得超預算、超標準列支。

（四）建立完善內(nèi)部控制制度，加強財務監(jiān)督

針對近年來巡視及檢查中暴露的會議費問題進行梳理匯總，結(jié)合國家相關法律法規(guī)及八項規(guī)定的管理要求，修訂完善會議費相關制度，規(guī)范了會議費的開支標準、范圍及審批程序及大額現(xiàn)金支付會議費等。企業(yè)制定了費用報銷財務審核相關細則，統(tǒng)一了財務人員的監(jiān)督審核標準。

（五）加強會議費報銷審核，規(guī)范會計核算

加強會議費報銷審核，完善核算手續(xù)，報銷時需提供會議通知、會議簽到表以及會議記錄，對會議發(fā)生的辦公用品需提供發(fā)放明細等基礎資料，重點關注是否存在未列入年度會議預算、超范圍、超標準開支會議費的情況，從會計核算方面規(guī)范會議支出的報銷手續(xù)及流程，使之更加嚴謹、合理、合規(guī)。

（六）突出過程管控，以表單的形式展現(xiàn)

會議費的開支審批強化過程管控，按照不同業(yè)務性質(zhì)的會議費報銷審批，采用表格、表單形式將會議費開支要求進行列示。便于經(jīng)辦人員對照執(zhí)行，同時也便于財務人員的報銷審核，全面提升企業(yè)會議費報銷工作效率。

（七）實現(xiàn)網(wǎng)上報銷，提升工作效率和質(zhì)量

通過“互聯(lián)網(wǎng)+”實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)線上報銷、銀企直連；與稅務系統(tǒng)連接，自動識別發(fā)票真?zhèn)?，?guī)范票據(jù)管理，通過實現(xiàn)影像上傳，促進票據(jù)管理規(guī)范；充分運用計算機系統(tǒng)的自動處理能力，實現(xiàn)業(yè)務自動生成會計實時憑證，財務數(shù)據(jù)的及時自動上報，從而提高了工作效率和質(zhì)量。

五、會議費全過程管控取得的工作成效

（一）進一步提升了會議費預算編制的科學性

結(jié)合企業(yè)實際情況，會議費開支預算編制的科學性、合理性和準確性進一步提升，提高會議費支出執(zhí)行力，確保費用支出可控，降低風險，提高了會議費預算事前、事中控制力。

（二）進一步提升了規(guī)范會議費的主動性

企業(yè)各單位對會議費支出編制積極主動、編制數(shù)據(jù)更加合理、規(guī)范。業(yè)務歸口單位做到事前審批、事中控制、事后審核，進而使會議費的支出得到良好的控制，切實提高會議費開支管理的效率和質(zhì)量。

（三）進一步提升了會議費報銷的嚴謹性

企業(yè)將相關法規(guī)、制度、辦法進行有效整合，將風險控制點以表單列示形式固化，大幅減少各類報銷業(yè)務執(zhí)行過程中違規(guī)違章情況發(fā)生。同時對會議費租賃場所所發(fā)生的會議費支出，全部對公結(jié)算，規(guī)避大額現(xiàn)金支出。

（四）進一步提升了會議費核算規(guī)范性和報銷效率

規(guī)范會議費管理與會計核算，將原在會議費科目下核算的項目評審費、咨詢費單獨列示，保證數(shù)據(jù)核算的準確性，提高會計信息質(zhì)量；統(tǒng)一財務審核標準，避免因財務人員理解差異造成的審核口徑不統(tǒng)一問題，提高財務報銷工作效率。

（五）規(guī)范會議費報銷，成本費用得到有效控制

通過規(guī)范會議費各項開支范圍、標準，會議費開支得到有效控制，成本費用逐年下降。

結(jié)語

會議費是“三公經(jīng)費”的重要組成部分，規(guī)范會議費的管理，對于貫徹落實中央八項規(guī)定精神、推進厲行節(jié)約，反對浪費具有重要意義。通過不斷創(chuàng)新工作方法和思路，實現(xiàn)了會議費報銷全過程管控，強調(diào)自控與監(jiān)控相結(jié)合，將會議費管理工作落到實處，建立長效機制，進一步防范企業(yè)經(jīng)營風險和財務風險。