摘要：隨著網(wǎng)絡的普及，越來越多的信息在網(wǎng)絡上產(chǎn)生和傳輸，如何處理日益增多的檔案信息也成了不少事業(yè)單位正在面臨難題。在這種情況下，依托網(wǎng)絡來處理日益繁多的文件信息成為一種必然的態(tài)勢。本文探究了檔案信息化的必要性，以及對如今制約相關(guān)工作建設開展的因素進行了探討，并給出了幾點建議，希望能對當前事業(yè)單位的檔案信息化工作的展開提供些許幫助。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案處理;單位

引言：

隨著科技的不斷發(fā)展，我國的事業(yè)單位穩(wěn)步提升，相關(guān)的檔案信息也越來越多。但是，很多事業(yè)單位對檔案的管理還停留在傳統(tǒng)的方式上，根本無法對數(shù)量日趨龐大的單位檔案進行有效管理。而實現(xiàn)檔案的信息化轉(zhuǎn)變這一舉措正是解決我國不少單位當下困境的良方。那么完成檔案的信息化轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)對檔案信息的有效管理，成為了必然的趨勢。

一、事業(yè)單位的檔案管理完成信息化轉(zhuǎn)變的必要性

在服務層面上來說，檔案信息化是指從紙質(zhì)檔案為核心向以信息化檔案為核心來向社會提供服務的轉(zhuǎn)變過程。在電子網(wǎng)絡不斷普及的今天，完成檔案的信息化轉(zhuǎn)變對幫助事業(yè)單位的員工處理內(nèi)部越來越多的檔案，輔助領導進行相關(guān)決策等極有必要。

（一）提升事業(yè)單位檔案管理部門整體素質(zhì)

檔案信息關(guān)系到我國事業(yè)單位的方方面面，想要真真正正實現(xiàn)檔案的信息化轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位有必要購置專門的電子設備對信息化的檔案進行統(tǒng)一處理。只有硬件條件達到了，才能將檔案的信息化這一目標落實。與此同時，全新的檔案存儲處理形式對于進行相關(guān)工作的員工來說，意味著新的知識與技能。單位有必要對員工進行相關(guān)培訓，拔高員工的自身素質(zhì)。如此，設備更新了，相關(guān)人員技能豐富了，檔案處理部門的整體素質(zhì)水平必然將大幅上升。

（二）提高事業(yè)單位對檔案信息的利用水平

在管理層面上，管理紙質(zhì)檔案往往要付出較大的人力物力，而信息化檔案存儲在網(wǎng)絡世界，只要通過一臺網(wǎng)絡設備就能輕松實現(xiàn)對檔案信息的管理與利用。尤其是在網(wǎng)絡發(fā)達的今天，事業(yè)單位的相關(guān)工作人員動一動手指就可以實現(xiàn)對檔案信息的有效管理。工作的簡單化，意味著工作人員對檔案信息能夠進行更多的處理，檔案信息能夠應用在事業(yè)單位的更多方面。

二、當前制約我國單位進行檔案的信息化轉(zhuǎn)變的因素

檔案信息對我國企業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，能否實現(xiàn)對檔案信息的有效處理更是直接關(guān)乎單位項目能否正確開展。我國單位要想跟上時代腳步，完成檔案的信息化轉(zhuǎn)變已成必然前提。但是，我國不少單位的相關(guān)工作卻進展緩慢，其中自然存在著不少制約因素。

（一）我國事業(yè)單位缺少管理檔案的專業(yè)人員

管理檔案的專業(yè)人員在我國的事業(yè)單位中是比較稀缺的，很多單位的檔案管理人員既沒有參加過專門的訓練，又缺少相關(guān)的知識，管理能力普遍偏低。其次，單位內(nèi)部進行檔案處理的員工經(jīng)常變動，使得本就復雜的檔案處理工作變得極其混亂，檔案丟失亂象常有發(fā)生。另外，檔案管理人員在進行檔案管理時工作態(tài)度大都偏差，對自己的工作缺少責任心，更不用提耐心地去進行復雜的檔案管理工作了。

（二）檔案管理工作缺少技術(shù)支持

我國很多單位對于檔案的信息化這件事還只是一個概念。換句話說，很多單位沒有將檔案信息化這一目標付諸實踐。有些單位甚至沒有給處理檔案信息的相關(guān)部門引進專業(yè)的現(xiàn)代化設備。沒有硬件的支持，檔案的信息都錄不上去，一切目標都是空談。其次，就算有硬件設備，相關(guān)的軟件條件也很難滿足。沒有專門的檔案系統(tǒng)處理軟件，工作人員對檔案的處理只能停留在保存，收集等表淺層面上，無法對信息進行深度操作。

（三）事業(yè)單位對信息化檔案利用不足

事業(yè)單位對信息化檔案的利用普遍不足，相關(guān)工作人員對檔案信息的認識仍舊停留在信息的采集、保存方面，沒有看到信息化檔案在開發(fā)加工方面的巨大潛力。利用不足，也就無法產(chǎn)生對這方面的需求，嚴重限制了檔案管理信息化的進展。

（四）單位領導對信息化的相關(guān)工作忽視現(xiàn)象嚴重。領導的態(tài)度直接代表了整個單位對某件事的態(tài)度。而國內(nèi)現(xiàn)在的情況是，很多領導沒有認識到信息化的檔案對檔案處理有關(guān)工作的重大意義和作用，于是出現(xiàn)了上層人員對檔案信息化建設疏于管理、指導;下層人員對檔案管理信息化工作不上心，不主動提升自己，學習相關(guān)知識的現(xiàn)象。這些，無一不極大的阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理信息化的建設。想要扭轉(zhuǎn)當前的局面，事業(yè)單位上層管理人員必須收起對本單位檔案管理信息化建設的輕視之心，在工作中展現(xiàn)出對其的看重。上行下效，由領導帶動事業(yè)單位全體員工對檔案管理信息化建設態(tài)度的改觀，激發(fā)他們對檔案管理的熱情，這將極大地促進事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提高。

（五）事業(yè)單位員工困于傳統(tǒng)模式，檔案信息化水平落后。

過去，受限于科技水平，事業(yè)單位的檔案信息幾乎全部由紙張記錄。今天，全球信息化已成趨勢，檔案信息載體的選擇已不受科技水平的限制。要知道，紙質(zhì)檔案有諸多缺陷，但即使如此，很多事業(yè)單位員工還是受限于傳統(tǒng)模式，思維比較固化，認為利用傳統(tǒng)的檔案管理模式比較得心應手，對進行檔案信息化建設主觀上比較懈怠，在工作上還是偏向于采用紙張記錄事業(yè)單位的檔案信息，而不選擇更加優(yōu)秀的電子信息化載體。要知道，相比于傳統(tǒng)的紙張載體，將檔案以信息的形式保存在網(wǎng)絡上擁有諸多優(yōu)點。例如，信息化的檔案管理更加方便，借助一些管理程序，可以在幾秒鐘內(nèi)完成過去要耗時幾周或幾月的檔案信息排序、編輯、收錄能工作。其次，信息化的檔案易于存儲，保存條件不像紙張文件那么苛刻?？梢哉f，信息化檔案在諸多方面上可以碾壓紙質(zhì)檔案。事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的工作人員要迅速改掉自己的習慣，適應時代發(fā)展，在檔案管理工作上利用電子設備進行記錄、處理，促進本單位檔案信息化的進展。

三、對提高我國檔案的信息化工作水平的建議

近年來，我國事業(yè)單位檔案管理工作已日趨完善，但是離真正實現(xiàn)檔案管理信息化還有相當長的一段路要走。目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設中還存在許多問題，如果不能及時解決，勢必會影響事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。于是，本文給出了如下幾點建議。

（一）擺脫傳統(tǒng)模式，適應信息化改變。事業(yè)單位的檔案管理人員普遍受困于傳統(tǒng)模式，還在用以前的思維看待事物。這使得他們習慣于在紙張上記錄檔案信息，而很難適應目前更加高效的信息化處理模式，更不用提主動地促進傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉(zhuǎn)變了。員工要順應時代改變，擺脫傳統(tǒng)模式對自己的桎梏，主動走出自己的舒適區(qū)，去接觸現(xiàn)在發(fā)達的電子信息技術(shù)，學習相關(guān)知識。有關(guān)單位要做好相關(guān)員工的思想工作，幫助他們完成思想上的轉(zhuǎn)變。只有這樣，檔案處理工作的相關(guān)員工才能在全新的檔案處理模式中如魚得水，而不是對此感到懈怠。為了幫助員工完成這樣的轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位的領導可以組織相關(guān)講座，幫助自己的員工學習信息技術(shù)，適應當前的信息化改變。

（二）保證事業(yè)單位檔案信息的安全性。信息化的檔案同以前的紙質(zhì)檔案相比擁有諸多優(yōu)點，但是，也和紙質(zhì)檔案一樣存在安全問題。如果事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設的過程中出現(xiàn)了信息化檔案遺失、缺漏、遭竊等安全問題，勢必會引起單位上下對信息化的檔案的安全性的考慮，極大地挫傷員工的積極性。為此，有關(guān)單位要做好防范工作，杜絕以上事件。在這一要求下，事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的網(wǎng)絡安全人員為檔案信息化的安全顧問，建立事業(yè)單位信息化檔案的防火墻，防止單位的檔案信息流出。

（三）事業(yè)單位對檔案管理員工的專業(yè)本領和思想建設要兩手抓。要想真正完成事業(yè)單位的檔案管理信息化建設，關(guān)鍵還是在人。只有單位的檔案管理相關(guān)人員去做，才能將一切手段付諸現(xiàn)實。為此，加強事業(yè)單位檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)本領顯得極為重要。事業(yè)單位可以定期舉辦關(guān)于檔案管理技能、網(wǎng)絡信息技術(shù)等檔案管理信息化相關(guān)方面的知識講座，給本單位的員工接觸這些知識的機會，幫助他們學習相關(guān)技能，提高自己的業(yè)務水平。另外，檔案管理人員由于其工作的特殊性，稍有人心術(shù)不正，就極其容易導致事業(yè)單位的信息流失，造成單位的巨額損失。故單位在強化員工專業(yè)本領的同時，也要做好員工的思想建設，可以向他們普及相關(guān)的法律知識，杜絕這種監(jiān)守自盜的現(xiàn)象。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位檔案管理有效與否直接關(guān)系到事業(yè)單位的人才選拔、培養(yǎng)，單位高層的決策，員工調(diào)動等諸多重要方面。尤其是在電子信息技術(shù)不斷普及的今天，檔案信息處理的高效與否顯得更加重要。我國單位只有把握住時代脈搏，完成網(wǎng)絡技術(shù)與自身的結(jié)合，實現(xiàn)對檔案信息的高效處理，才能不斷發(fā)展，為國家創(chuàng)造更多利益。

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作者簡介：鄒馨1978.7，女，漢族，江蘇常州金壇人，南京河海大學，單位：常州市金壇區(qū)水利局金城水利管理服務站。