麻琦瑋

摘要：2019年末一場(chǎng)突如其來(lái)的新冠肺炎疫情在全球蔓延，對(duì)人們的生產(chǎn)、生活造成巨大影響。疫情之下，為確保人員安全的基礎(chǔ)上保證企業(yè)的生產(chǎn)，居家辦公成為不少企業(yè)的共同選擇。即使在后疫情時(shí)期，居家辦公也隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展得到普遍推行。本文就居家辦公的發(fā)展歷程、居家辦公的優(yōu)勢(shì)和存在問(wèn)題、企業(yè)如何進(jìn)行管理控制進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：居家辦公;新冠肺炎疫情;辦公模式

Abstract：At the end of 2019， a sudden spread of COVID-19 around the world had a great impact on people's production and life. Under the epidemic situation， in order to ensure enterprise production on the basis of safety， home office has become a common choice for many enterprises. Even in the post epidemic period， home office has been widely implemented with the continuous development of technology. This paper analyzes the development process of home office， the posts suitable for home office， the advantages of home office and how to carry out management control.

Key words：Small office ， Home office; COVID-19;Office mode

1.引言

新冠肺炎疫情的爆發(fā)和持續(xù)要求我們盡量減少人與人之間的接觸，因而居家辦公成為人們的首選。此外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展也為居家辦公提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐，使得即使在后疫情時(shí)期，居家辦公的辦公模式也被廣泛接受。

居家辦公的模式意味著員工不到公司而是在家里借助電腦、網(wǎng)絡(luò)等工具完成工作任務(wù)并進(jìn)行工作結(jié)果的匯報(bào)和反饋。這啟發(fā)企業(yè)主、管理者們思考如何在看不到員工情況下，怎樣對(duì)員工的工作狀態(tài)、工作進(jìn)度、工作態(tài)度、思想動(dòng)態(tài)進(jìn)行獲知，保證居家辦公也能夠達(dá)到現(xiàn)場(chǎng)辦公的效果。

2.居家辦公發(fā)展歷程

居家辦公，顧名思義就是員工接受了工作任務(wù)，但無(wú)需在工作時(shí)間到達(dá)辦公場(chǎng)所而是在自己的家中完成工作任務(wù)并將工作結(jié)果向企業(yè)有關(guān)人員進(jìn)行匯報(bào)的一種工作形式。在國(guó)外被稱(chēng)之為SOHO（Small Office， Home Office），對(duì)于歐洲大部分國(guó)家來(lái)說(shuō)已并非什么新鮮事。早在二十世紀(jì)八十年代，歐洲的一些公司開(kāi)始嘗試居家辦公，隨后美國(guó)公司也開(kāi)始跟隨。九十年代，據(jù)統(tǒng)計(jì)歐洲有超過(guò)1，000萬(wàn)人選擇居家辦公。這種現(xiàn)象到了二十一世紀(jì)就更為普遍，僅英國(guó)一個(gè)國(guó)家居家辦公的人數(shù)就達(dá)到了420萬(wàn)人，而且這個(gè)數(shù)字還在繼續(xù)上升。中國(guó)最早的一次大規(guī)模居家辦公試驗(yàn)是在2003年非典時(shí)期阿里巴巴公司成功開(kāi)展的。

3.居家辦公的優(yōu)勢(shì)與存在問(wèn)題

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及居家辦公的發(fā)展歷程看出，居家辦公受到越來(lái)越多的關(guān)注和應(yīng)用，但居家辦公仍存在一些短板。

3.1居家辦公的優(yōu)勢(shì)

從工作者角度，居家辦公為工作者在時(shí)間和空間兩個(gè)維度提供了更多自主性。首先，居家辦公在空間上更為親切、自由和舒適;其次，居家辦公的時(shí)間相對(duì)靈活，節(jié)省了通勤路上的時(shí)間和辛苦，同時(shí)也有效降低了員工通勤路上的工傷事故，這一點(diǎn)對(duì)于那些工作在大城市，通勤路途較為周折的工作人員來(lái)說(shuō)體會(huì)更為深刻;最后，居家辦公可以讓工作者逃避掉上下班考勤的考核，工作時(shí)間由自己掌握。此外居家辦公對(duì)于家庭事務(wù)需要照顧的工作人員無(wú)疑是個(gè)合適的選擇。

從企業(yè)角度，隨著技術(shù)的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用及電腦等辦公設(shè)備的普及，居家辦公有效節(jié)約了企業(yè)集中辦公成本。城市化建設(shè)發(fā)展以及現(xiàn)代化工作內(nèi)容的變化也降低了居家辦公的障礙，使得居家辦公越來(lái)越普遍，已然成為了歐洲的一種流行趨勢(shì)。

3.2居家辦公存在的問(wèn)題

居家辦公存在人際溝通效率降低的問(wèn)題。居家辦公使得工作者不必面對(duì)面交流，依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，通過(guò)遠(yuǎn)程辦公軟件實(shí)現(xiàn)溝通交流。一旦網(wǎng)絡(luò)通訊環(huán)境出現(xiàn)故障，那么存在與同事溝通不暢以及信息不完全的問(wèn)題。

居家辦公需要工作者具備較高的自律能力。如果工作者自身生性比較自由散漫，工作中缺乏主見(jiàn)，自律能力差等問(wèn)題，那么工作效率和工作質(zhì)量都將會(huì)大打折扣。

居家辦公模式使得企業(yè)管理者無(wú)法直接觀察到工作者的工作狀態(tài)以及工作效率，存在難以進(jìn)行績(jī)效考核的問(wèn)題。

3.居家辦公的管理與控制

居家辦公雖在疫情期間得到廣泛應(yīng)用，但在目前仍屬于新生事物，企業(yè)大多缺乏管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，需不斷探索。為了在后疫情時(shí)期或者未來(lái)更好的推廣居家辦公，需要在以下方面采取措施。

4.1確定適合居家辦公的崗位

從開(kāi)展居家辦公比較早的國(guó)內(nèi)外企業(yè)看，那些工作內(nèi)容相對(duì)比較獨(dú)立，無(wú)需與其他崗位同事頻繁接觸的偏腦力型工作更適合居家辦公。比如：1、程序/網(wǎng)站開(kāi)發(fā)人員，開(kāi)發(fā)人員在明確了開(kāi)發(fā)任務(wù)與目的以后，便可以開(kāi)始程序的編寫(xiě)，過(guò)程中無(wú)需與其他崗位人員頻繁接觸或受到任何牽制。2、虛擬助手，這個(gè)職業(yè)在國(guó)外比較盛行，其主要職責(zé)包括安排約會(huì)與會(huì)議、計(jì)劃活動(dòng)、校對(duì)業(yè)務(wù)文檔、準(zhǔn)備報(bào)告等等。3、翻譯工作，除了現(xiàn)場(chǎng)口譯工作外，筆譯工作是很適合居家辦公的一項(xiàng)工作。4、作家/編輯人員，他們?cè)趧?chuàng)作時(shí)往往需要一個(gè)清凈的環(huán)境，與人來(lái)人往的辦公室相比居家辦公是個(gè)更好的選擇。5、平面設(shè)計(jì)師，這是一份靜態(tài)的工作，其主要通過(guò)所積累的素材進(jìn)行設(shè)計(jì)創(chuàng)作，工作過(guò)程獨(dú)立性較強(qiáng)。此外還有咨詢(xún)師、某些客戶(hù)服務(wù)人員也是開(kāi)展居家辦公的先行者，他們借助電腦、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備就可以向目標(biāo)客戶(hù)提供服務(wù)。

4.2建立滿(mǎn)足居家辦公的條件

從上述崗位，我們也不難發(fā)現(xiàn)居家辦公由于缺乏現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督，高度依賴(lài)員工的自覺(jué)性和職業(yè)道德，其核心前提是崗位職責(zé)要明確，工作目標(biāo)要具體，工作過(guò)程和績(jī)效不依賴(lài)于現(xiàn)場(chǎng)辦公條件，理解工作的本質(zhì)在于創(chuàng)造績(jī)效，有效的實(shí)施居家辦公應(yīng)具備如下前提條件：

1、具有穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)通訊環(huán)境，能通過(guò)視頻、語(yǔ)音、文件等與同事和客戶(hù)進(jìn)行信息交互。

2、具有相對(duì)獨(dú)立的辦公環(huán)境，不受家庭及外界干擾，可以保證充足的工作時(shí)間。

3、明確崗位職責(zé)和每天的工作目標(biāo)，能夠?qū)ぷ骺?jī)效負(fù)責(zé)，能及時(shí)有效的反饋工作成果。

4、根據(jù)崗位特點(diǎn)，公司認(rèn)為應(yīng)當(dāng)具備的其他條件。

4.3完善監(jiān)督管理機(jī)制

在具備居家辦公條件下，還需完善監(jiān)督管理機(jī)制。居家辦公由于遠(yuǎn)離辦公室的工作環(huán)境，缺乏相互監(jiān)督的條件，且即使在具備網(wǎng)絡(luò)和通訊的前提下，管理者對(duì)員工的實(shí)際工作狀態(tài)和成效還是很難全面掌握，并且員工具有極大的自主權(quán)，需要高度依賴(lài)員工的自覺(jué)性，如果缺乏了必要的過(guò)程管理，居家辦公很可能會(huì)流于形式，不僅難以產(chǎn)生實(shí)際業(yè)績(jī)，而且會(huì)徒增企業(yè)管理成本，所以在企業(yè)與員工達(dá)成居家辦公的共識(shí)，明確職責(zé)目標(biāo)之后，為了保障居家辦公的實(shí)際工作效果，過(guò)程管控與結(jié)果導(dǎo)向并重，過(guò)程管控的具體方式有：

1、將公司整體目標(biāo)層層分解，準(zhǔn)確的分解到部門(mén)、崗位和員工，將責(zé)任落實(shí)到人，并對(duì)每個(gè)崗位的工作職責(zé)生成明確的考核指標(biāo);

2、搭建統(tǒng)一的在線溝通和協(xié)同工作平臺(tái)，比如視頻會(huì)議系統(tǒng)，企業(yè)系統(tǒng)平臺(tái)等，并對(duì)每次的會(huì)議記錄、在線溝通交流等信息予以保留;

3、每天進(jìn)行工作總結(jié)和計(jì)劃，對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正和指導(dǎo)，將好的經(jīng)驗(yàn)及時(shí)進(jìn)行推廣和分享。

4、提倡對(duì)居家辦公場(chǎng)景和協(xié)作過(guò)程進(jìn)行分享和直播，讓工作盡可能的開(kāi)放、透明，樹(shù)立標(biāo)桿和典型，及時(shí)表彰績(jī)效優(yōu)秀的員工，對(duì)違規(guī)違紀(jì)，績(jī)效不能達(dá)標(biāo)的員工給予一定經(jīng)濟(jì)處罰。

5、明確居家辦公的作息時(shí)間安排，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)考勤制度，每天分享工作日志，明文禁止工作時(shí)間不得進(jìn)行與工作無(wú)關(guān)的私人事務(wù)，打游戲等有礙工作績(jī)效的純娛樂(lè)性行為;

6、對(duì)需要兼顧家庭事務(wù)的特殊崗位，經(jīng)批準(zhǔn)可以予以平衡，并根據(jù)實(shí)際工作時(shí)間進(jìn)行折算福利獎(jiǎng)勵(lì)。

以結(jié)果為導(dǎo)向的績(jī)效管理更是必不可少的?？?jī)效管理中的重要環(huán)節(jié)是對(duì)考核的反饋與確認(rèn)，沒(méi)有考核反饋的績(jī)效管理是無(wú)效的。根據(jù)不同崗位，設(shè)置不同的考核內(nèi)容和指標(biāo)，并及時(shí)將考核結(jié)果反饋給被考核者，讓每位員工都清楚公司提倡什么，禁止什么，通過(guò)考核、物質(zhì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)與處罰等手段激發(fā)每位員工的內(nèi)在動(dòng)力。正因?yàn)榫蛹肄k公高度依賴(lài)自覺(jué)性，所以基于公司的共同使命、愿景和價(jià)值觀是重要基礎(chǔ)，現(xiàn)在已經(jīng)有越來(lái)越多的企業(yè)將價(jià)值觀考核放到了極其重要的位置，有的甚至占到整體考核權(quán)重的50%，他們更加注重員工自身內(nèi)在的品質(zhì)、信仰、價(jià)值取向、對(duì)其工作意義的認(rèn)識(shí)與獲得工作成績(jī)的愿望。

5.居家辦公的未來(lái)展望

在各行各業(yè)高速發(fā)展的今天，居家辦公已成為未來(lái)工作的一種趨勢(shì)，疫情期間，居家辦公對(duì)于絕大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)還只是不得已而為之的權(quán)宜之計(jì)，但如果回歸“工作的本質(zhì)在于通過(guò)分工協(xié)作，創(chuàng)造績(jī)效，為客戶(hù)創(chuàng)造價(jià)值”，從而實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo)和員工的價(jià)值，那么居家辦公只是一種工作形式，只要有利于充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性，能有效的達(dá)到溝通和協(xié)同的目的，能更好的滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，其實(shí)在哪里辦公都是可接受的。

看到越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)展居家辦公，我們有理由相信，隨著高性能網(wǎng)絡(luò)的普及，遠(yuǎn)程控制與在線協(xié)作系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，居家辦公、異地辦公、跨公司的虛擬組織將得以持續(xù)發(fā)展，這不僅可以節(jié)約大量的上下班通勤時(shí)間，而且也有利于削減辦公成本，遠(yuǎn)離辦公室聚集，斬?cái)嗖《镜膫鞑ネ緩?，同時(shí)讓工作變得更加單純，也讓工作變得更加自主和自由，讓工作真正成為每個(gè)人的一種內(nèi)在的追求，成為一種生活方式。盡管當(dāng)前對(duì)居家辦公的管理仍處在實(shí)踐探索階段，但我們相信未來(lái)居家辦公將是一種趨勢(shì)，溝通效率較低以及難以形成有效監(jiān)督等問(wèn)題在后期實(shí)踐中都將得以解決。

6.結(jié)語(yǔ)

本文探討了居家辦公的發(fā)展歷程、優(yōu)勢(shì)與存在問(wèn)題。從確定居家辦公合適崗位、建立滿(mǎn)足居家辦公的條件以及完善監(jiān)督管理機(jī)制的角度為更好推廣居家辦公提出策略。本文最后展望在未來(lái)如何看待居家辦公，怎樣讓居家辦公時(shí)光變得更加美好。

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