吳文君

摘要：當(dāng)前，干部人事檔案造假問(wèn)題層出不斷，對(duì)于干部人事檔案的專項(xiàng)審核提高新高度，各部門也在全面審核干部人事檔案，促進(jìn)了人事檔案管理走向規(guī)范化道路。同時(shí)，也暴露出人社部門在管理人事檔案方面也存在一定的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：人社部門;人事檔案;問(wèn)題;解決策略

對(duì)于一個(gè)社會(huì)公民來(lái)講，檔案是非常重要的，借助于檔案信息，能夠?qū)⒏刹康恼鎸?shí)情況準(zhǔn)確反映出來(lái)，如果信息失真就會(huì)給組織人事工作來(lái)到很多層面的消極影響。特別是近年來(lái)頻發(fā)干部檔案造假事件，讓人們對(duì)人社部門檔案管理工作更是提出了新的要求。

一、當(dāng)前人社部門人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理不夠規(guī)范

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在人社部門人事檔案管理中進(jìn)行了多方面的應(yīng)用，但是不少的檔案依然需要采用傳統(tǒng)的記載方式，特別是時(shí)限較長(zhǎng)的人事檔案，集中于書(shū)面文本記載。目前，人社部門人事檔案管理存在較多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在檔案材料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，尤其是早期材料，有使用圓珠筆、藍(lán)色墨水筆，甚至是鉛筆填寫(xiě)的;字跡潦草，不能直觀辨識(shí)，同時(shí)存在涂改勾抹的情況;有些檔案表冊(cè)并沒(méi)有根據(jù)要求進(jìn)行填寫(xiě)，照片缺失，簽名不清晰，未蓋章等情況;有的檔案沒(méi)有清晰規(guī)范的卷宗目錄，目錄打印不規(guī)范，裝訂較為隨意等等。此外，還存在檔案記錄顯得過(guò)于敷衍，比如有的干部的年度考核表和工作學(xué)習(xí)總結(jié)等，每年都是完全一樣。這些不規(guī)范的現(xiàn)象導(dǎo)致一部分人事檔案不具備真實(shí)性。

（二）檔案信息不對(duì)稱

在檔案信息方面，也存在較多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在年齡記載沒(méi)有體現(xiàn)出一致性，就算信息記載并沒(méi)有出現(xiàn)涂改的情況，可是早期材料與后面的材料中出現(xiàn)了不同的出生年月，或者并沒(méi)有注重如實(shí)填寫(xiě)信息的地方，有的出生年月采用公歷，有的采用陽(yáng)歷。有的年齡與實(shí)際情況有所出入等。工作經(jīng)歷記載和工齡之間有著一定的差距，有的差距達(dá)到了一兩年，主要原因在于不少干部在校時(shí)間較早，而參加工作之后并沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤記載，早期材料缺失不少關(guān)鍵性材料，卻無(wú)法進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)錄。學(xué)歷學(xué)位材料不齊全，甚至出現(xiàn)造假的情況。不少干部并沒(méi)有進(jìn)行很好的歸檔，沒(méi)有將自己的學(xué)籍材料進(jìn)行及時(shí)交送，甚至有個(gè)別干部對(duì)自己的學(xué)歷學(xué)位進(jìn)行作假，從而讓自己能夠達(dá)到崗位晉級(jí)晉升的要求。

（三）檔案材料嚴(yán)重缺失

對(duì)于人社部門來(lái)講，每年都會(huì)進(jìn)出大量的人員，在收集檔案資料的時(shí)候并沒(méi)有根據(jù)要求全部上交，導(dǎo)致不少的檔案材料嚴(yán)重缺失。主要是相應(yīng)的學(xué)籍材料、黨員材料、學(xué)歷材料、參加工作佐證材料、調(diào)轉(zhuǎn)材料、干部任免審批表、獎(jiǎng)懲材料等等。由于材料的缺失，組織在培養(yǎng)和選拔干部的時(shí)候，不能對(duì)材料進(jìn)行充分的利用。同時(shí)，有的材料不夠完成，缺少簽名、印證公章，甚至有些填表時(shí)間都沒(méi)有，導(dǎo)致材料不夠真實(shí)可信。

二、導(dǎo)致人社部門人事檔案管理問(wèn)題的原因分析

（一）管理制度不健全，缺少監(jiān)督機(jī)制

雖然在人社部門的人事管理中，都形成了相應(yīng)的規(guī)章制度，并且經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，但是真正的落實(shí)卻存在一定的問(wèn)題。究其原因是并沒(méi)有對(duì)具體的人事管理工作進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督，導(dǎo)致管理人員能夠動(dòng)用自己的權(quán)力對(duì)檔案進(jìn)行修改。同時(shí)，管理過(guò)程中也存在玩忽職守的現(xiàn)象，有些管理人員并沒(méi)有充分重視檔案管理工作，材料收集混亂，導(dǎo)致檔案信息不夠明確，信息出現(xiàn)不一致的現(xiàn)象，而管理人員對(duì)其中的問(wèn)題并沒(méi)有進(jìn)行反饋，只是將這些收集到的材料胡亂歸檔到一起，從而導(dǎo)致材料缺失的現(xiàn)象。

（二）人社部門干部個(gè)人缺乏檔案意識(shí)

人社部門的干部人員都是學(xué)歷較高的人才，主要工作與教學(xué)教研工作中，對(duì)檔案工作不夠了解，總覺(jué)得這些工作是由檔案管理人員擔(dān)任，需要自己的提交的時(shí)候才會(huì)進(jìn)行提交，尤其是后期獲得的學(xué)歷、職稱和獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)材料，并沒(méi)有進(jìn)行主動(dòng)上交，從而導(dǎo)致個(gè)人檔案并不齊全。在需要填寫(xiě)個(gè)人檔案材料的時(shí)候，書(shū)寫(xiě)潦草，出現(xiàn)錯(cuò)誤隨意涂改，填寫(xiě)過(guò)程中顯得較為隨意，并沒(méi)有注重檢查，導(dǎo)致多次提交的材料信息不對(duì)稱。尤其是對(duì)于個(gè)人工作總結(jié)和年度考核等相關(guān)材料，都是網(wǎng)絡(luò)上全文摘錄，甚至有些的相關(guān)材料多年來(lái)都完全相同，對(duì)干部在某段時(shí)間的具體的表現(xiàn)不能真實(shí)地反映出來(lái)。從中可以看出，部分人社部門干部個(gè)人并不具備檔案意識(shí)，導(dǎo)致檔案信息不夠齊備和真實(shí)。

（三）管理手段傳統(tǒng)，沒(méi)有充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)

大部分人社部門在檔案管理中投入的經(jīng)費(fèi)和人力都不夠充分，從而導(dǎo)致軟件硬件配套落后，現(xiàn)代化信息技術(shù)使用水平不高。集中表現(xiàn)在硬件和軟件設(shè)施方面。在硬件方面，不少人社部門的檔案庫(kù)房和閱檔室并沒(méi)有配置齊全的設(shè)施設(shè)備，從而導(dǎo)致管理?xiàng)l件落后，相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)備等基本硬件達(dá)不到工作的需要。在通風(fēng)、防潮等方面不能有效跟進(jìn)，從而讓檔案材料的保存有著一定的安全隱患。硬件方面主要是檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，并沒(méi)有開(kāi)展定期或者不定期的培訓(xùn)，在檔案管理方面方法傳統(tǒng)，不能形成較好的管理效率。當(dāng)前依然有一些人社部門依然采用傳統(tǒng)的查閱方式，采用手寫(xiě)記錄的方式，并沒(méi)有對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行充分的利用。

三、人社部門人事檔案管理的有效措施

（一）建立與之對(duì)應(yīng)的管理制度

針對(duì)人社部門人事檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)不規(guī)范的情況進(jìn)行充分的改善，主要是需要將與之對(duì)應(yīng)的管理制度建立起來(lái)。只有形成了相應(yīng)的規(guī)范管理制度，才能讓人社部門檔案管理步入科學(xué)化、制度化、規(guī)范化軌道。制度涉及到眾多方面，盡量進(jìn)行全面的考慮。具體涵蓋了崗位職責(zé)、管理程序、保密制度、查閱利用制度、庫(kù)房管理制度等。同時(shí)，需要對(duì)責(zé)任追究機(jī)制進(jìn)行建立和完善，將依法管檔理念樹(shù)立起來(lái)，對(duì)于有涂改或者造假的檔案材料，務(wù)必進(jìn)行及時(shí)上報(bào)并處理。借助于相應(yīng)的管理制度，能夠讓管理工作落到實(shí)處。

（二）建立檔案收集工作的長(zhǎng)效化，維護(hù)檔案權(quán)威

人社部門在人事檔案整理工作開(kāi)展中，需要注重對(duì)材料的收集，這是最為基礎(chǔ)性的工作，管理人員需要仔細(xì)鑒別材料，對(duì)于有疑問(wèn)的材料務(wù)必需要進(jìn)行相應(yīng)的核實(shí)，如果出現(xiàn)了偽造、存疑或者涂改過(guò)的人事檔案材料，不能進(jìn)行入庫(kù)，從而能夠保證材料的真實(shí)性和規(guī)范性。已經(jīng)經(jīng)過(guò)收集獲得的材料，需要進(jìn)行妥善保管，科學(xué)合理進(jìn)行分類并進(jìn)行裝訂。在查閱和專遞等環(huán)節(jié)中要遵守相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)人事檔案進(jìn)行安全使用。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)化管理水平

對(duì)于人社部門人事檔案管理的工作人員，需要選擇專業(yè)對(duì)口、黨性較強(qiáng)，有著責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的人員。在管理過(guò)程中，需要對(duì)他們的工作進(jìn)行細(xì)化，堅(jiān)決按照法律法規(guī)和檔案管理制度工作，從而保證人事檔案材料的真實(shí)性和完整性。多加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期或者不定期進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理手段，加強(qiáng)審核檔案的能力。

（四）加快建設(shè)檔案工作數(shù)字化，建設(shè)信息化管理

由于人社部門人事檔案價(jià)值較大，需要從傳統(tǒng)的檔案管理方法中轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)。傳統(tǒng)的手工分類、裝訂和保管等環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)一些私藏、造假和涂改等情況，對(duì)于檔案的真實(shí)和全面方面有著一定的影響。因此，可以充分借助于現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行管理。通過(guò)掃描的方式將材料變成電子文檔進(jìn)行保存，從而讓保存體現(xiàn)出多樣化形式，并且能夠提高管理的工作效率。

總之，人社部門人事檔案管理工作存在一定的問(wèn)題，我們需要對(duì)導(dǎo)致問(wèn)題的原因進(jìn)行充分的查找和研判，針對(duì)性實(shí)施一定的改進(jìn)策略，以此提高人社部門人事檔案管理的工作效率。

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