徐潔

摘 要：高校智慧檔案館的建設(shè)與運(yùn)營(yíng)，提高了檔案服務(wù)效能。但隨著智慧檔案館的應(yīng)用和推廣，一些管理問題也浮出水面，影響了自身的發(fā)展。高校智慧檔案館應(yīng)尋求根本性的轉(zhuǎn)型與突破，通過建立分布式檔案管理架構(gòu)、引入顆?；瘷n案管理方式等途徑，增強(qiáng)智能管理效能，提高服務(wù)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高效;智慧檔案館;智能管理;方略

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)深入發(fā)展的背景下，高校通過深度的技術(shù)自研和銜接，推動(dòng)了智慧檔案館的建設(shè)、運(yùn)營(yíng)與發(fā)展，使檔案信息資源的管理效能得到了大幅度的提高。但隨著高校智慧檔案館的發(fā)展，面臨一些新的問題，影響了其建設(shè)進(jìn)程。本文從高校智慧檔案館的運(yùn)營(yíng)管理問題切入，尋求構(gòu)建完善的智能管理體系，以便更好地釋放智慧檔案館的智能管理效力。

在當(dāng)前的高校智慧檔案館管理工作中，主要以傳統(tǒng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用新的智慧技術(shù)智能渠道和智能設(shè)備，為相關(guān)各方提供檔案信息資源服務(wù)與支持。智慧檔案館的管理方式也進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整和升級(jí)，引入了更開放的自主管理和自主維護(hù)機(jī)制，為檔案資源需求方提供了更多的管理權(quán)限，也切實(shí)增強(qiáng)了智慧檔案館管理的效能[1 ]。

1 高校智慧檔案館管理存在的主要問題

當(dāng)前，在智慧檔案館管理中，高校仍重視傳統(tǒng)的管理模式和結(jié)構(gòu)，更強(qiáng)調(diào)通過穩(wěn)定、專項(xiàng)、固化的管理來保障智慧檔案館的應(yīng)用和發(fā)展。雖然這種相對(duì)保守的管理模式保障了智慧檔案館在初期階段的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，但面對(duì)日新月異的技術(shù)革新、需求革新和模式革新，高校智慧檔案館還面臨一些新問題，正在影響智慧檔案館服務(wù)效能的提高和突破。

1.1 管理結(jié)構(gòu)問題

以專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)為主，進(jìn)行定向的檔案資源管理，是當(dāng)前高校智慧檔案館沿用的主要模式。這一模式對(duì)管理者的要求相對(duì)較高，需要管理團(tuán)隊(duì)擁有豐富的檔案管理知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)智慧檔案館的實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求來進(jìn)行靈活的管理支持。但在運(yùn)營(yíng)過程中發(fā)現(xiàn)，由專業(yè)團(tuán)隊(duì)管理的智慧檔案館，無法全面深入管理細(xì)節(jié)，難以切實(shí)保障管理的及時(shí)性，與智慧檔案館高效、便捷、開放的特性出現(xiàn)了一定的矛盾。特別是在滿足使用者需求上，專業(yè)團(tuán)隊(duì)能夠發(fā)揮的管理作用越來越少，面對(duì)高頻、高標(biāo)準(zhǔn)、高訪問量的管理現(xiàn)象，現(xiàn)有管理結(jié)構(gòu)承受的壓力越來越大，正在面臨管理結(jié)構(gòu)瓦解的威脅[2 ]。

1.2 管理方式問題

這個(gè)問題主要表現(xiàn)在智慧化發(fā)展要求與傳統(tǒng)式工作方式的矛盾上。實(shí)際工作中，看似已經(jīng)使用了大量的智能工具，根本的管理方式卻是傳統(tǒng)方式，工作人員只能被動(dòng)進(jìn)行表層的管理。從實(shí)踐觀察中可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前管理方式相對(duì)滯后，難以形成更深層次和更廣范圍的檔案資源管理。在現(xiàn)有管理工作中，管理人員主要是借助“以用代管”的方式，根據(jù)使用者的需求來推動(dòng)相應(yīng)的管理工作，在滿足使用者需求的同時(shí)，完成對(duì)相應(yīng)內(nèi)容或?qū)?yīng)資源的優(yōu)化和維護(hù)。特別是在智慧化、遠(yuǎn)程化和信息化手段不斷完善之后，管理者可以借助更多元的工具支持，來定向輸出管理支持，方便使用者進(jìn)行資源的調(diào)用[3 ]。

這種“以用代管”的管理方式，將管理視野局限在相對(duì)狹小的范圍之內(nèi)，無法深層次挖掘現(xiàn)有資源的內(nèi)在價(jià)值，也不利于對(duì)高校檔案資源進(jìn)行持續(xù)、高頻、深入、廣泛的優(yōu)化和維護(hù)，很容易出現(xiàn)檔案資源管理維護(hù)不及時(shí)而引發(fā)的疏漏。

1.3 管理速率問題

智慧檔案館投入使用切實(shí)方便了使用者，大大提高了檔案服務(wù)的效率，也進(jìn)一步抬高了需求者的使用預(yù)期。越來越多需求者希望得到更高標(biāo)準(zhǔn)、更高速率、更高質(zhì)量的檔案服務(wù)，但現(xiàn)有的檔案管理速率已經(jīng)進(jìn)入發(fā)展的瓶頸期，盡管有更多工具和更多渠道的支持，也很難打破傳統(tǒng)管理架構(gòu)下的速率極限。更為關(guān)鍵的是，在智慧檔案館的發(fā)展過程中，管理速率提高，將是相關(guān)各方的共同要求和共同訴求，漸進(jìn)式的速率提高方式，無法深度滿足速率要求，也不適合當(dāng)前全面升級(jí)的發(fā)展要求。智慧檔案館不智慧、不高效、不方便的聲音已經(jīng)出現(xiàn)，且會(huì)逐步增多、增大。

2 高校智慧檔案館的智能管理方略

針對(duì)上述問題，高校智慧檔案館唯有從“智慧”這一核心要點(diǎn)切入，明確智慧管理方略，進(jìn)行深層次的改革和根本性的轉(zhuǎn)變，才能切實(shí)展現(xiàn)智慧檔案館的智慧效能，深度滿足各方要求，全面發(fā)揮其效能。

2.1 分布式智能管理方略

這種方略主要是針對(duì)當(dāng)前智慧檔案館管理結(jié)構(gòu)上存在的問題，嘗試引入分布式管理的新理念，構(gòu)建扁平化的管理結(jié)構(gòu)。所謂分布式智能管理，就是將管理權(quán)限通過分發(fā)的方式，交由相應(yīng)的使用者、需求者和管理者，共同對(duì)智慧檔案館的資源進(jìn)行管理。在這種管理架構(gòu)中，相關(guān)各方可根據(jù)自己的使用權(quán)限，對(duì)特定的檔案資源進(jìn)行自定義管理和自主化管理，而檔案館的管理團(tuán)隊(duì)僅需對(duì)其管理過程進(jìn)行監(jiān)督、記錄和反饋，即可由具備較高專業(yè)素養(yǎng)的人士，對(duì)其專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的檔案和信息進(jìn)行精細(xì)化的高效管理。采用這種方式，不僅會(huì)大大降低管理團(tuán)隊(duì)的壓力，還會(huì)切實(shí)提高管理結(jié)構(gòu)的合理性，使智慧檔案館真正服務(wù)于各方，讓智慧檔案館的管理結(jié)構(gòu)問題化解于全新的分布式管理過程之中。采用這種方式，還將讓管理團(tuán)隊(duì)的管理經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和能力分發(fā)到更多參與管理的主體，讓智慧檔案館的管理標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到更為理想的狀態(tài)[4 ]。

在這種管理結(jié)構(gòu)中，參與智慧檔案館管理工作、使用其資源信息的相關(guān)各方，都將成為檔案館的管理者，承擔(dān)起資源管理的責(zé)任，并根據(jù)自身實(shí)際需求，對(duì)資源進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整和優(yōu)化，讓智慧檔案館憑借智能技術(shù)的深度應(yīng)用，形成“服務(wù)人人，便利人人，能夠在人人參與中，不斷進(jìn)化的動(dòng)態(tài)智慧檔案館”。另外，分布式機(jī)制的引入，還將為智慧檔案館的安全保障、資源存儲(chǔ)、資源分發(fā)等提供更多的渠道支持，讓智慧檔案館擁有更為堅(jiān)實(shí)的管理基礎(chǔ)。

2.2 顆?；悄芄芾矸铰?/p>

這種方略是指在檔案管理過程中，采用更具效能性的智能管理方式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，建立以標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)簽為主的檔案管理顆?；w系，并由相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)，使用群體或維護(hù)團(tuán)隊(duì)，對(duì)這些獨(dú)立但完整的，體量更小的顆粒進(jìn)行精細(xì)化的管理和維護(hù)[5 ]。