馬月利

摘 要：隨著城市化進(jìn)程的加快，各地城市軌道交通建設(shè)規(guī)模正迅猛擴(kuò)大，軌道交通運(yùn)營線網(wǎng)將越來越龐大，軌道交通運(yùn)營管理部門覆蓋面越來越廣泛，而這種線網(wǎng)分散擴(kuò)大情況下，也滋生較多如生產(chǎn)現(xiàn)場情況不能及時(shí)掌握，文件簽發(fā)、流轉(zhuǎn)效率低，資源共享困難問題，庫存管理時(shí)效性不強(qiáng)等問題，迫切要求做好綜合信息化平臺的構(gòu)建。以武夷山有軌電車為例，探討“一個平臺、六大核心、多種應(yīng)用”的六合一信息化協(xié)同辦公管理平臺，以實(shí)現(xiàn)公司全面的辦公自動化（Office Automation簡稱OA），與基礎(chǔ)的管理平臺。

關(guān)鍵詞：有軌電車;信息化;平臺建立

武夷新區(qū)旅游觀光軌道交通項(xiàng)目為南平市高鐵站至武夷山東站（1號線）連接合福高鐵南平市站和武夷山景區(qū)， 線路全長約 26.43公里（含北延 2.23公里）， 定位為“旅游觀光線路”，是國內(nèi)第一條專有路權(quán)并以高架形式敷設(shè)的有軌電車線路。全線共10座車站，需要建成一套性能可靠、技術(shù)先進(jìn)、操作簡便、易于維護(hù)的綜合辦公自動化系統(tǒng)。

1 平臺整體構(gòu)建思路

結(jié)合武夷新區(qū)旅游觀光軌道交通項(xiàng)目的基本情況，研究構(gòu)建“一個平臺、六大核心、多種應(yīng)用”的信息化協(xié)同辦公管理平臺，以實(shí)現(xiàn)公司全面的辦公自動化（Office Automation簡稱OA），與基礎(chǔ)的管理平臺。具體為：

“一個平臺”：以“統(tǒng)一管理，分權(quán)維護(hù)”的方式建設(shè)覆蓋公司各業(yè)務(wù)板塊的統(tǒng)一協(xié)同管理平臺，提高公司的執(zhí)行力、溝通的便捷性、政策下達(dá)的高效性、團(tuán)隊(duì)工作的協(xié)作性、知識的可管理性、資源調(diào)度的有序性。

“六大核心”：建設(shè)【門戶應(yīng)用板塊】，可以展示企業(yè)文化、發(fā)布企業(yè)信息;建設(shè)【流程管理板塊】，可以規(guī)范工作流程、明晰工作職責(zé)、支撐企業(yè)管控、復(fù)制管理制度;建設(shè)【知識管理板塊】，可以積累知識資源、復(fù)制知識經(jīng)驗(yàn)、管理信息知識。建設(shè)【人事管理】，將人員納入系統(tǒng)，統(tǒng)一管理;建設(shè)【綜合辦公】，將公文、會議、車輛、資產(chǎn)、用章等綜合事務(wù)統(tǒng)一管理，提高效率;建設(shè)【資源集成】，集成公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，抓取數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解公司各種運(yùn)營數(shù)據(jù)，提供決策依據(jù)。

“多種應(yīng)用”：基于“一個平臺”和“六大核心”，通過流程、門戶、知識、人事、綜合辦公、集成等措施，構(gòu)建多種管理應(yīng)用，包括：協(xié)同辦公、文化宣傳，知識共享、費(fèi)控控制、項(xiàng)目管控、信息整合等，可隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，調(diào)整和擴(kuò)充。

2 協(xié)同管理平臺整體建設(shè)內(nèi)容

針對企業(yè)信息化進(jìn)程中遇到和存在的種種問題，提出整體解決方案，提供的是一個長遠(yuǎn)的平臺應(yīng)用規(guī)劃，進(jìn)行分步實(shí)施。能滿足項(xiàng)目公司業(yè)務(wù)需求和并支撐公司發(fā)展要求的協(xié)同管理應(yīng)用平臺，主要內(nèi)容為：門戶管理平臺、流程管理平臺、知識管理平臺、人事管理平臺、移動辦公管理平臺、綜合辦公管理平臺、公文辦公管理平臺。

2.1 門戶管理平臺功能

（1）基于不同部門、不同用戶所負(fù)責(zé)工作領(lǐng)域及關(guān)注度不同而建立的分類信息推送;

（2）個人門戶可羅列個人工作相關(guān)的所有信息，便于員工快速知曉與處理。集中聚合員工個人辦公所需信息與提醒。涵蓋員工待辦工作、待審閱文件、未讀郵件信息、日程安排、重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)等所有未處理的工作信息，便于員工在開啟個人門戶之初即可得知當(dāng)前工作進(jìn)展。提供當(dāng)日工作計(jì)劃、當(dāng)日會議、預(yù)定日程等集中的個人工作提醒機(jī)制，避免員工遺漏部分工作和計(jì)劃行程;

（3）多門戶聯(lián)合應(yīng)用，不僅能將企業(yè)的公共信息準(zhǔn)確同意傳遞，也有助于員工的學(xué)習(xí)與交流，塑造企業(yè)內(nèi)部良好的文化氛圍;

（4）公司通知公告、重要新聞、人事變動、政策制度等公共信息的窗口。

2.2 流程管理平臺功能

（1）統(tǒng)一和規(guī)范化企業(yè)的各種工作流程線上流轉(zhuǎn)簽批;

（2）流程賦權(quán)、轉(zhuǎn)發(fā)、批注、代理、會簽等功能;

（3）與工作桌面、PC短信、手機(jī)短信、即時(shí)通訊等集成的流程提醒;

（4）流程的智能化自動觸發(fā);

（5）流程跟蹤、監(jiān)控和回溯。

2.3 知識管理平臺功能

（1）建立文檔的管理規(guī)范;

（2）集成office組件、公文管理、電子簽章、痕跡保留等特性;

（3）動態(tài)知識庫的維護(hù);

（4）組織內(nèi)外用戶在權(quán)限內(nèi)的信息高度共享;

（5）各種知識工具提升知識的分享和利用效率;

（6）實(shí)現(xiàn)文檔相關(guān)所有信息立體化集成;

（7）嚴(yán)密的文檔查看和操作權(quán)限。

2.4 人事管理平臺功能

人事管理平臺，可以定義企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、角色和權(quán)限;提供薪酬福利、考勤、培訓(xùn)、獎懲考核、人事流程，全面提升人力資源管理的效率;各種統(tǒng)計(jì)報(bào)告使公司以多種角度對人力資源進(jìn)行分析，幫助公司制訂合理的人力資源管理政策;與其它模塊的結(jié)合，使所有與員工相關(guān)的信息，都在人力資源卡片上綜合體現(xiàn)。通過該平臺可實(shí)現(xiàn)人事管理功能：

（1）基于組織、角色和級別的人力資源管理;

（2）全套的人力資源數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu);

（3）完善和動態(tài)的人力資源數(shù)據(jù)庫;

（4）全套的人事管理流程;

（5）管理員工的考勤情況并可設(shè)置外部的數(shù)據(jù)接口;

（6）根據(jù)員工的職務(wù)、技能和績效管理薪酬福利;

（7）規(guī)劃、安排、執(zhí)行、監(jiān)控和考核培訓(xùn)活動;

（8）個人的工作安排和對下屬工作情況的跟蹤;

（9）多種人力資源分析報(bào)告;

（10）搜索、通訊錄等其他功能。

2.5 移動辦公管理平臺功能

2.5.1 移動平臺的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)

移動平臺的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)可以根據(jù)公司目前的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)來設(shè)計(jì)，并且可以通過集群的方式響應(yīng)大并發(fā)用戶;同時(shí)移動平臺可以讓公司的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)更加適合移動化趨勢，讓用戶更加快速、方便和安全的接入內(nèi)部相關(guān)應(yīng)用的服務(wù)器。

2.5.2 移動應(yīng)用功能簡介

（1）移動審批。移動審批組件：可查詢個人所有相關(guān)的待辦、已辦、辦結(jié)、抄送等事宜，可隨時(shí)做審批流程、發(fā)起流程、轉(zhuǎn)發(fā)流程，以及查看流程流轉(zhuǎn)日志和流程流轉(zhuǎn)圖等功能?？煽焖偬幚砭o急事件，利用碎片時(shí)間完成重要流程審批，而且流程的數(shù)據(jù)完全與 PC 同步;

（2）移動日程。移動日程組件：與PC端日程互動，可以與手機(jī)上的日程互動;通過權(quán)限控制可以支持給自己給同事做日程標(biāo)注。工作計(jì)劃、會議安排等可隨時(shí)查詢，并且會提前短信提醒，確保計(jì)劃安排不忘記、不遺漏;

（3）移動考勤。移動考勤組件：也即手機(jī)打卡。采用電子地圖簽到功能，為外勤人員的管理提供了便捷又不失人性化的方式。內(nèi)部辦公人員可以限定區(qū)域手機(jī)考勤;

（4）移動事項(xiàng)協(xié)助。移動事項(xiàng)協(xié)助是公司跨部門事務(wù)協(xié)作的一個組件，包括事項(xiàng)、事務(wù)的分類;可任意組成協(xié)作的部門和人員，形成虛擬團(tuán)隊(duì);可與 OA中的工作流程、文檔、項(xiàng)目等各項(xiàng)信息協(xié)同關(guān)聯(lián)，充分發(fā)揮信息協(xié)同的價(jià)值;可記錄協(xié)作的過程和結(jié)果;

（5）移動新聞公告。移動新聞公告組件可以讓整個組織的所有成員都可以隨時(shí)收看公司的新聞與公告，查閱公司的新聞動態(tài)、通知、公告，查閱所需信息，利用碎片時(shí)間了解公司內(nèi)部動態(tài)，并隨時(shí)可以發(fā)布評論互動。

2.6 綜合辦公管理平臺功能

綜合辦公管理平臺建設(shè)內(nèi)容包括：資產(chǎn)、用印、會議、車輛、協(xié)助等。

2.6.1 資產(chǎn)管理平臺

通過對資產(chǎn)劃分目錄、類別、種類等使資產(chǎn)信息有序化;規(guī)范資產(chǎn)管理流程，包括申購、調(diào)用、盤點(diǎn)、出入庫等，跟蹤資產(chǎn)整個生命周期;并提供多種報(bào)告對資產(chǎn)使用情況、流轉(zhuǎn)情況、折舊情況等作出多角度的分析。

2.6.2 會議平臺

會議管理可以對會議相關(guān)的各種資源進(jìn)行管理，如會議室、會議類別、會議名稱、負(fù)責(zé)人和參會人、會議議程、會議決議、會議通知等進(jìn)行管理。會議管理是一個整合其他模塊應(yīng)用，如知識文檔、人力資源、工作流程等的對會議進(jìn)行管理的模塊，可以有效安排各種會議資源，支持會議的召開并管理會議的相關(guān)信息。

2.6.3 車輛管理平臺

對公司車輛的信息、申請、維護(hù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，用戶可隨時(shí)查看當(dāng)前車輛的使用情況，同時(shí)車輛申請信息與流程關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)車輛申請線上審批，最終通過報(bào)表展現(xiàn)出來。

2.6.4 郵件管理平臺

郵件管理可以與外部的internet郵箱服務(wù)器連接，進(jìn)行郵件的收發(fā)等操作和郵件信息的管理。同時(shí)，郵件管理還可以和系統(tǒng)其他模塊，如人力資源、客戶管理等結(jié)合，進(jìn)行對內(nèi)或?qū)ν獾泥]件發(fā)送。

2.7 公文辦公管理平臺功能

公文管理主要實(shí)現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報(bào)、請示、通知、任免等公文的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，方便公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握單位工作人員的工作情況。公文信息流轉(zhuǎn)的處理范圍完全涵蓋國家現(xiàn)有13種日常公文類型，包括如命令、決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、會議紀(jì)要、議案、請示、報(bào)告、公告、通告、公報(bào)、函等。

2.7.1 主要功能

（1）利用流程規(guī)范公文處理過程;

（2）公文自動編號，允許用戶自定義編號規(guī)則;

（3）多種套紅格式，自動引入紅頭;

（4）條件路由、順序流、分支流、并發(fā)流;支持會簽、加簽、回退、撤銷、分發(fā)等;

（5）追蹤公文處理當(dāng)前所處的環(huán)節(jié);

（6）保留正文修改痕跡;

（7）單一審批、多人并行審批、多人順序?qū)徟冉M合審批模式;

（8）公文要素完全自定義，包括發(fā)文稿紙、紅頭模板、文號、流程、機(jī)關(guān)待字、主題詞等;

（9）采用在線office編輯正文，完全適應(yīng)用戶操作習(xí)慣;

（10）提供電子簽章/電子簽名功能的解決方案;

（11）收發(fā)文的互相轉(zhuǎn)換，收文過程可以轉(zhuǎn)發(fā)文，發(fā)文可以轉(zhuǎn)收文;

（12）提供接口，支持與文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行對接和直接歸檔。

3 方案總結(jié)

本方案充分考慮到項(xiàng)目公司組建初期的實(shí)際情況，分期建立起一套完善的辦公自動化系統(tǒng)。其內(nèi)容涵蓋各方面的功能，基本滿足公司各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的線上辦公需求。以運(yùn)營公司初期架構(gòu)為基礎(chǔ)，項(xiàng)目后期建設(shè)完成基本框架內(nèi)容并作出功能全面提升，并根據(jù)公司實(shí)際運(yùn)營情況作功能性補(bǔ)充及調(diào)整。

項(xiàng)目公司還可根據(jù)自身需求，選擇性的實(shí)施方案中部分平臺或模塊的功能，同時(shí)補(bǔ)充專業(yè)性較強(qiáng)的其它功能軟件或系統(tǒng)。在平臺構(gòu)建初期預(yù)留與外部然間或系統(tǒng)的接口。