龔紅立

本文從現(xiàn)行商管行業(yè)中小型企業(yè)業(yè)務層面分析了存在業(yè)務數(shù)據(jù)傳遞不及時、業(yè)務與財務信息不對稱、基礎數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一等問題，造成內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂；從現(xiàn)有信息化系統(tǒng)方面分析了企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)存在的系統(tǒng)之間未對接、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、內(nèi)控力度不足等問題，這些問題增加了企業(yè)的工作量、降低了工作效率，同時造成信息反饋滯后；從企業(yè)自身發(fā)展的需求方面分析了建設業(yè)財融合信息化系統(tǒng)的迫切需求。最后展望了業(yè)財融合信息化系統(tǒng)建設后全面提升企業(yè)業(yè)財融合信息化系統(tǒng)的管理功能和“四化”建設的效果。

商管行業(yè)業(yè)財融合信息化建設背景

業(yè)務層面存在的問題

1.業(yè)務數(shù)據(jù)傳遞不及時，造成財務信息滯后。在商管行業(yè)中業(yè)務合同量大，合同收款期間、形式等情況繁雜，一般中小企業(yè)管理不規(guī)范，該收什么款、收多少、什么時候開始收等信息財務處理是滯后的，并且需要業(yè)務部門將紙質(zhì)合同轉到財務，或通過業(yè)務部門開具收款通知書。業(yè)務數(shù)據(jù)傳遞不及時，財務無法掌握公司最前端的經(jīng)營情況，造成財務信息嚴重滯后。

2.業(yè)務與財務信息不對稱，造成數(shù)據(jù)不一致。業(yè)務數(shù)據(jù)通常具有弱鉤稽、零散、多維度、實時發(fā)生的特征，而財務數(shù)據(jù)通常具有強鉤稽、專有體系、維度有限、滯后反映的特征，因此財務數(shù)據(jù)需通過對業(yè)務數(shù)據(jù)進行整理、加工、歸納、匯總等處理，如果信息不對稱容易造成業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)“打架”。在商管企業(yè)中物業(yè)人力成本占比相對較高，人力部門和財務部門采用不同維度和取數(shù)方式，呈現(xiàn)出來的結果就會截然不同。這種取數(shù)方式均不能滿足分析人力成本數(shù)據(jù)的需求，各部門間業(yè)財數(shù)據(jù)的一致并不是指完全相同，而是指核心指標相同，但也可多維度相融。

3.基礎數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一，造成內(nèi)部系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂。商管行業(yè)信息系統(tǒng)一般都未進行過整體規(guī)劃，導致系統(tǒng)之間基礎數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)口徑不一致等問題。如：業(yè)務端口客戶變更企業(yè)名稱，有可能財務系統(tǒng)沒有變更名稱，又或者造成同一客戶多個名字、多個賬戶、賬面混亂；數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一屢見不鮮，這種數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)傳遞困難，加大了增加人工核對的工作量。

4.業(yè)務數(shù)據(jù)顆粒度粗糙，造成經(jīng)營分析無法滲透。單從財務系統(tǒng)能獲取數(shù)據(jù)信息來看非常有限，比如辦公費是我們常用的會計科目，作為一個大型集團公司，分子公司多體量大，僅通過辦公費科目，不能深入分析將費用異常的原因。假如我們將辦公費再進一步細分：辦公耗材、辦公用紙、辦公用品、辦公飲水、辦公設備等，那么深入費用分析費用時所有的細節(jié)自然會浮出水面了。

現(xiàn)有信息化系統(tǒng)的不足

1.企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)之間未對接。在商管行業(yè)中，大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務系統(tǒng)都是獨立運行，未進行整合串聯(lián)，造成大量重復工作重復。如：收費系統(tǒng)、物業(yè)管理系統(tǒng)、電能耗系統(tǒng)、開票系統(tǒng)、第三方結算系統(tǒng)等系統(tǒng)之間相互不關聯(lián)，業(yè)務數(shù)據(jù)形成后財務人員再根據(jù)單據(jù)錄入財務系統(tǒng)，這種周而復始的重復工作，使得工作效率低、質(zhì)量差、數(shù)據(jù)信息嚴重滯后等問題。

2.企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)內(nèi)控力度不足。中小企業(yè)的信息系統(tǒng)由于人員系統(tǒng)化思維欠缺、分工不明確，造成同一操作人員同時具有多個系統(tǒng)操作權限，如在簽訂商鋪租賃合同時，同一操作員既可能是錄入員，又可能是審核員，還可能是業(yè)務員。這些都容易造成形成信息建設管理上出現(xiàn)的漏洞，增加管理風險，反而為其創(chuàng)造了舞弊行為的機會。

3.企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)信息反饋滯后。如今社會信息化程度高，交通便捷，市場活躍度高，需要企業(yè)及時地調(diào)整經(jīng)營決策。中小企業(yè)因信息系統(tǒng)較差，業(yè)務和財務數(shù)據(jù)信息反饋滯后，不能及時傳達給經(jīng)營者，可能會造成企業(yè)錯失市場機遇，或因不能及時調(diào)整經(jīng)營策略，造成嚴重的企業(yè)損失。

企業(yè)自身發(fā)展的需求

企業(yè)為了自身發(fā)展，需要適應現(xiàn)代化市場經(jīng)濟，需要更精細化、系統(tǒng)化管理。因此，企業(yè)迫切需要建立一套高效可行的財務信息化系統(tǒng)，滿足企業(yè)個性化需求，能夠?qū)崟r提供業(yè)務和財務數(shù)據(jù)，以應對滿足瞬息萬變的市場環(huán)境。

商管行業(yè)業(yè)財融合信息化建設建議

業(yè)務與財務數(shù)據(jù)結合，建立“線型管理思維”模式系統(tǒng)

所謂“線型管理思維”模式，指將業(yè)務“線”的特點與財務“流”的現(xiàn)象緊密結合起來，簡單點說，就是將所有業(yè)務活動串聯(lián)起來，找出業(yè)務線與財務流的鏈接點，根據(jù)這些點將業(yè)務線數(shù)據(jù)匯入財務流程中，將財務數(shù)據(jù)反饋到業(yè)務線形成管理閉環(huán)。將這些思維融入業(yè)財系統(tǒng)中即可以快速地理清財務管理中的紛繁復雜、相互交錯的財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)之間的關系。

具體到實際，我們以業(yè)務部門辦公費用報銷為例，從業(yè)務部門費用發(fā)生→審核→付款→記賬→報表→費用分析→反饋業(yè)務。通過對費用發(fā)生這個業(yè)務線的分析，找到鏈接財務的付款、記賬、費用分析等關鍵控點，實時收集業(yè)務發(fā)生數(shù)據(jù)，并在發(fā)生時進行預算控制。通過記賬關鍵點進行多維度對費用發(fā)生進行記錄，為費用的分析、控制提供更多、更有說服力的支撐數(shù)據(jù)。

深入挖掘業(yè)務前端數(shù)據(jù)，建立業(yè)財數(shù)據(jù)助力經(jīng)營決策系統(tǒng)

在商管行業(yè)中，人流量情況是決定這個商業(yè)體經(jīng)營狀況的一個重要指標，通過建立一套對人流量數(shù)據(jù)的收集分析系統(tǒng)，融入財務系統(tǒng)中，將會極大地提高經(jīng)營決策可靠性。如：建立一套攝像頭作為數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)對進行商業(yè)體的人群、男女、老少、年齡分布等進行分析，作為調(diào)整經(jīng)營業(yè)態(tài)、商品品種、商品定位等的重要數(shù)據(jù)信息支撐。

所謂真正意義上的財務管理業(yè)財融合必須滿足四個條件：一是數(shù)據(jù)的來源，均來自業(yè)務而并非財務的自行錄入、再加工的數(shù)據(jù)；二是數(shù)據(jù)標準，必須符合財務標準和要求；三是數(shù)據(jù)運行。財務與業(yè)務的數(shù)據(jù)應是同步產(chǎn)生財務數(shù)據(jù)不滯后。四是數(shù)據(jù)傳達，數(shù)據(jù)反饋速度快，查看便捷，精準傳達，精準決策。

這套財務管理運行模式也體現(xiàn)了現(xiàn)代財務的人發(fā)展趨勢：從財務中來，到業(yè)務中去，其實質(zhì)是財務思維和業(yè)務思維的融合。而業(yè)財融合的核心抓手也必須伸到業(yè)務的最前端，實現(xiàn)前端管控，事中監(jiān)督，事后考核評價，從根本上“溯源”解決問題。由此才能提升經(jīng)營管理效能、降本增效。形成企業(yè)一體化綜合業(yè)財管理軟件，從而配合企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。