方草地

摘要：隨著《中華人民共和國檔案法》的發(fā)布實施并且提出：加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務(wù)，各級政府紛紛響應(yīng)，把檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的“十四五”規(guī)劃。我國鐵路事業(yè)如今飛速發(fā)展，近年成為國際高鐵標(biāo)準(zhǔn)的制定規(guī)范者，鐵路建設(shè)項目檔案的工作得到大力發(fā)展和重視，檔案工作的收集和整理工作就顯得至關(guān)重要。本文對鐵路建設(shè)項目檔案的收集和整理進(jìn)行了簡單的介紹，對其所需要的方法和要求也做了全面的闡述，希望對鐵路檔案工作者中有所幫助。

關(guān)鍵詞：鐵路檔案;收集;整理

1引言

鐵路是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)，發(fā)展鐵路交通符合我國可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略要求。因此，加快鐵路發(fā)展已成為我國政府和社會各界的共識。鐵路建設(shè)項目檔案貫穿于規(guī)劃、施工、竣工、維管養(yǎng)護(hù)全過程，是鐵路建設(shè)全過程的反映，是項目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄。2015年國家發(fā)展改革委和國家鐵路局發(fā)布《鐵路建設(shè)項目國家驗收實施辦法》，其中明確要求檔案專項驗收經(jīng)相應(yīng)行政主管部門驗收合格為鐵路正式驗收前提條件之一，因此，隨著建設(shè)開通線路的增加，鐵路檔案的收集和管理就顯得尤為重要，目前鐵路檔案管理工作還處于發(fā)展階段。

2鐵路建設(shè)項目檔案介紹

鐵路建設(shè)項目檔案分為六個階段，包含預(yù)可行性研究階段、可行性研究階段、初步設(shè)計階段、施工設(shè)計階段、施工竣工階段、養(yǎng)護(hù)維修階段，另外還有文書檔案、科研檔案、照片檔案、電子檔案等其他檔案。因涉及單位有建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等多家單位，導(dǎo)致檔案的收集整理工作參差不齊，進(jìn)度不統(tǒng)一，難以做到與鐵路建設(shè)同步進(jìn)行。同時存在沒有相應(yīng)制度和人員、收集人員不專業(yè)、沒有能達(dá)到檔案保管條件的庫房等客觀問題。

3收集制度和人員

3.1檔案制度

鐵路建設(shè)項目檔案收集中涉及的第一個問題就是檔案的制度，包括前期收集整理的制度和后續(xù)入館以后的管理制度，前期收集涉及的單位需要定崗定員進(jìn)行專人收集，確定檔案機構(gòu)和職責(zé)，確定主管領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)，確定收集部門和人員，具體制度還有工作的立卷、收集、整理制度;檔案管理的制度;檔案保管的制度。后續(xù)入館以后需要明確和掛牌的制度有保密制度、借閱制度、檔案復(fù)制制度、庫房管理制度、檔案銷毀制度等。其中庫房管理制度需要按照《中國鐵路總公司鐵路建設(shè)項目檔案管理辦法》要求，做到防火、防盜、防水、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物（霉、蟲、鼠等）的要求。只有從建設(shè)前期到檔案入館都有相應(yīng)制度，檔案工作才能有序進(jìn)行，保證齊全完整、收集及時。

3.2檔案人員

在《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（T28-2018）中明確各單位應(yīng)加強項目檔案管理，配備項目檔案工作所需人員、經(jīng)費、設(shè)施設(shè)備等各項管理資源，從制度落實到責(zé)任明確，需要設(shè)立專人進(jìn)行檔案工作，以免造成工作重心偏差、人員更換等問題，檔案人員應(yīng)加強檔案工作培訓(xùn)，認(rèn)識到鐵路建設(shè)檔案是反映鐵路建設(shè)全過程的有效載體，是質(zhì)量、安全責(zé)任追溯的重要依據(jù)，也是建設(shè)項目運營后進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)、改造、管理的基礎(chǔ)性資料。認(rèn)真領(lǐng)會鐵路檔案文件資料收集存在著同步性、完整性、及時性的特點，確保收集檔案的內(nèi)在保持有機聯(lián)系，使形成的檔案能滿足日常調(diào)閱、查考、利用。只有提高思想認(rèn)識的高度，才能在實際檔案工作中長見識，補差距，補短板，積累相關(guān)經(jīng)驗。

3.3收集工作

鐵路項目檔案的收集工作，結(jié)合項目建設(shè)內(nèi)容、行業(yè)特點、管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。對于圖標(biāo)等A4資料的歸檔，應(yīng)滿足字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字認(rèn)可手續(xù)完備的條件，文件書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，熱敏紙等不利于長期保存的原件需要復(fù)印，需永久，長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。收集工作的成果，直接影響后續(xù)檔案歸檔的案卷質(zhì)量和完整性，是檔案工作中的基礎(chǔ)工作，收集人員應(yīng)充分理解鐵路檔案特點，重視收集工作，收集工作應(yīng)與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，并做到系統(tǒng)、完整、真實、準(zhǔn)確，具有可追溯性。

4整理要求

4.1檔案的分類和管理

收集檔案之后，需要進(jìn)行分類，是屬于科技檔案還是屬于文書檔案，或者屬于照片視頻檔案。把鐵路檔案的分類工作做好，是整理工作必不可少的前置條件。

科技檔案根據(jù)文件資料形成的規(guī)律，按綜合、線路、路基、橋梁、涵洞、隧道、站場、機務(wù)、車輛、給排水、通信、信號、電力、電氣化、房建、環(huán)水保、專用線、監(jiān)理、鐵路用地等分專業(yè)開展整理工作，保證組卷的科學(xué)性、平順性、合理性。文書檔案按照時間-部門-保管期限、時間-保管期限-部門等進(jìn)行整理，同時需要注意區(qū)分收發(fā)文、上行文、平行文、下行文等不同性質(zhì)的文件進(jìn)行整理。照片檔案需要按照時間、內(nèi)容或者專業(yè)、性質(zhì)等進(jìn)行整理，完善照片信息的登記和目錄的編制。視頻照片需要進(jìn)行分類保管，完善載體的信息和錄入信息，再進(jìn)行整理保管工作。

4.2 利用和保管

鐵路檔案因為特殊性，期間查找利用較多，對于整理好的檔案需要做好保管，以免在利用過程中出現(xiàn)丟失、損壞等情況，如果出現(xiàn)借閱情況，需要進(jìn)行登記信息，并且區(qū)分文件的保密程度，是否能借閱復(fù)制。在保管上宜單獨設(shè)立區(qū)域，配備相應(yīng)的檔案架、溫度儀、防火器、防潮劑等設(shè)備設(shè)施，未正式入館的檔案需要臨時裝具，宜采用單層雙裱壓制的無酸牛皮紙或者文件盒作為臨時裝具。入館以后的鐵路檔案需要滿足八防要求，落實制度進(jìn)行管理。

5結(jié)束語

通過本文我們知道鐵路檔案是鐵路建設(shè)過程的有效載體，是質(zhì)量、安全責(zé)任追溯的重要依據(jù)，也是建設(shè)項目運營后進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)、改造、管理的基礎(chǔ)性資料。加強鐵路檔案工作的收集和整理是整體檔案質(zhì)量的先決條件，文中對檔案的收集和整理進(jìn)行了逐步的介紹，對收集和整理存在的問題和方法也提出了解決措施，希望本文對相關(guān)工作人員在鐵路檔案工作中有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（T28-2018）

[3]《中國鐵路總公司鐵路建設(shè)項目檔案管理辦法》鐵總當(dāng)史【2018】29號