項(xiàng)目檔案是建設(shè)單位在建設(shè)過程、交、竣工驗(yàn)收及日后通車營運(yùn)、改擴(kuò)建中占有十分重要的意義，其完整地、真實(shí)地記錄了整個(gè)項(xiàng)目在建設(shè)過程中其“四控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”（質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全）等節(jié)點(diǎn)的重要依據(jù)，至項(xiàng)目通車運(yùn)營后對(duì)工程技術(shù)人員的查考利用、研究開發(fā)都具有很重要的作用。然而，對(duì)于以往的建設(shè)項(xiàng)目來說，因日常沒有采取有效的管理措施來管控施工資料的形成，所以導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的質(zhì)量出現(xiàn)各種欠規(guī)范、條理的問題。對(duì)此，如何更有效地對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管控成了我們檔案管理工作者經(jīng)常進(jìn)行考慮、探討的話題。

一、新形勢下檔案管理工作的發(fā)展模式

新時(shí)期高速公路建設(shè)項(xiàng)目比以往任何時(shí)期建設(shè)的工程項(xiàng)目更加線長面廣，參建的單位眾多，檔案數(shù)量龐大，學(xué)科交叉，內(nèi)容復(fù)雜。自進(jìn)入第十三個(gè)五年計(jì)劃以來，更多的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目均具有規(guī)模大、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)、質(zhì)量要求高、建設(shè)周期短等特點(diǎn)。據(jù)了解，目前我國一些重大建設(shè)項(xiàng)目正在逐步推行實(shí)施“四化”功能，即全面實(shí)現(xiàn)大型化運(yùn)輸、大型化裝配、工廠化生產(chǎn)、標(biāo)準(zhǔn)化制造。其目的在于最大程度地減少現(xiàn)場作業(yè)量和作業(yè)時(shí)間，降低風(fēng)險(xiǎn)，加快進(jìn)度。

二、現(xiàn)階段建設(shè)單位在檔案管理實(shí)際遇到的問題

針對(duì)以往重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理出現(xiàn)管理制度不健全，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)單位對(duì)各參建單位資料管控力度不足，管理人員沒有認(rèn)真把好資料的質(zhì)量關(guān)，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的在收集、整理等各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)不同程度的缺失，令建設(shè)單位在檔案交工、竣工驗(yàn)收階段出現(xiàn)各種各樣的問題。為此，廣東省檔案局曾在2015年聯(lián)合廣東省重點(diǎn)項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室頒發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作監(jiān)管的通知》（粵檔發(fā)[2015]61號(hào)文），關(guān)鍵就在強(qiáng)化日常管控的前提下，最大程度減低管理弊病的發(fā)生幾率，以確保各類文件的齊全完整與準(zhǔn)確。結(jié)合相關(guān)項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況，常見弊病主要在于以下兩個(gè)方面。

1.監(jiān)理單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中未能切實(shí)履行職責(zé)。采取得力果斷的管理措施及時(shí)管控施工單位的資料，管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致施工資料的形成出現(xiàn)滯后移交的現(xiàn)象。

2.參建單位人員對(duì)檔案工作缺乏強(qiáng)烈的責(zé)任感和專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)?！爸亟ㄔO(shè)、輕管理”的現(xiàn)象普遍存在;尤其是沒有加強(qiáng)對(duì)施工資料質(zhì)量形成的抽檢頻率，導(dǎo)致施工資料出現(xiàn)缺失、欠規(guī)范、條理等現(xiàn)象。

三、提高檔案管理工作效率的措施

1.建立健全的檔案管理機(jī)制。建立健全的檔案管理機(jī)制，可以增強(qiáng)各級(jí)管理人員的責(zé)任感與自覺性，讓其明確職責(zé)、落實(shí)到位，著重抓好人員的素質(zhì)管理。這是項(xiàng)目檔案管理首要而必備條件，建設(shè)單位在項(xiàng)目開工伊始，就需提出保證項(xiàng)目檔案管理進(jìn)度與質(zhì)量的目標(biāo)。以筆者公司努力爭創(chuàng)“廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理金冊(cè)獎(jiǎng)”榮譽(yù)稱號(hào)的措施為例：①建立健全整套行之有效的檔案管理制度、辦法，包括《建設(shè)項(xiàng)目土建工程檔案管理強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)》及《建設(shè)項(xiàng)目檔案季度集中存管方案》;②根據(jù)檔案管理“四納入”中納入工程建設(shè)計(jì)劃和管理程序、合同管理、崗位考核的要求，納入項(xiàng)目土建招標(biāo)文件條款當(dāng)中，并將管理制度勞動(dòng)競賽、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)、計(jì)量支付掛鉤，同時(shí)制定與其相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲細(xì)則，以有效約束參建單位檔案管理出現(xiàn)“無人管”及管理落實(shí)不到位等現(xiàn)象。

2.落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作。狠抓落實(shí)，在組織、人力、物力上搭建平臺(tái)，能夠?yàn)闄n案管理工作的順利開展“開好頭”。對(duì)此，各參建單位要做到：①嚴(yán)格遵照業(yè)主檔案主管部門在建設(shè)初期制定的《建設(shè)項(xiàng)目土建工程檔案管理強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)》的具體要求。②聘請(qǐng)對(duì)建設(shè)期檔案管理工作具有豐富經(jīng)驗(yàn)的人員對(duì)各標(biāo)段的內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行監(jiān)督管理，并規(guī)定由總工程師、項(xiàng)目總監(jiān)擔(dān)負(fù)分管檔案工作的責(zé)任;各總監(jiān)辦、項(xiàng)目部成立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，形成健全的管理體系，以便于業(yè)主檔案管理人員對(duì)往后的統(tǒng)籌管理。

3.提高對(duì)監(jiān)理人員的重視程度。要充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理人員的主觀能動(dòng)性、履行監(jiān)管職責(zé)，就需定期對(duì)各標(biāo)段的施工資料進(jìn)行檢查、評(píng)比。對(duì)此，參見單位可采取的措施有：①積極調(diào)配監(jiān)理人員的主觀能動(dòng)性，通過獎(jiǎng)懲進(jìn)行考核。a.為保障各標(biāo)段的內(nèi)業(yè)資料完整、齊全、準(zhǔn)確，業(yè)主檔案管理人員需在監(jiān)理人員的配合下定期對(duì)施工單位的原始記錄本、施工日志、施工月報(bào)、監(jiān)理指令等內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行全面檢查。b.著重發(fā)揮監(jiān)理人員的主觀能動(dòng)性，狠抓監(jiān)理人員對(duì)施工、檢測單位的監(jiān)督管理。c.各總監(jiān)辦檔案主管嚴(yán)格按照業(yè)主管理人員的要求，對(duì)所管轄的標(biāo)段內(nèi)業(yè)資料進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)審核檔案資料是否同步、齊全、準(zhǔn)確。d.在質(zhì)檢資料移交業(yè)主檔案室存管的整個(gè)過程中要求把好“三層關(guān)”;即施工單位資料員在分項(xiàng)工程完工后一個(gè)月內(nèi)，對(duì)該分項(xiàng)工程所形成的管理、工作、試驗(yàn)性文件進(jìn)行自查自糾，自查無誤后移交總監(jiān)辦檔案主管進(jìn)行審核，監(jiān)理經(jīng)審核后必須出示審核意見，若發(fā)現(xiàn)問題馬上退回整改，最后移交到業(yè)主檔案室復(fù)核。e.總監(jiān)辦檔案主管配合業(yè)主檔案管理人員參與月度檔案專項(xiàng)大檢查，對(duì)各標(biāo)段的檔案管理工作依照勞動(dòng)競賽及獎(jiǎng)懲辦法進(jìn)行考核、通報(bào)，并從中篩選出表現(xiàn)優(yōu)秀的標(biāo)段作標(biāo)桿單位，供其他標(biāo)段參觀、學(xué)習(xí)。②認(rèn)真復(fù)核，切實(shí)把好資料的內(nèi)在質(zhì)量關(guān)。a.監(jiān)理人員在檢查試驗(yàn)性文件齊全完整的同時(shí)，應(yīng)注意試驗(yàn)資料與原材料進(jìn)場臺(tái)賬及原始記錄本是否對(duì)應(yīng)，認(rèn)真檢查鋼筋、水泥、等文件的合格證、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明書是否對(duì)應(yīng)原材料進(jìn)場臺(tái)賬上的批次、數(shù)量。b.監(jiān)理人員認(rèn)真核查土工、外部委托試驗(yàn)報(bào)告、配合比等文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，把好質(zhì)檢資料的質(zhì)量關(guān)，根據(jù)監(jiān)理根據(jù)《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》JTG F80/1-2004在開工初期對(duì)項(xiàng)目全線制定單位、分部、分項(xiàng)工程劃分所選用的施工表格，檢查每個(gè)分項(xiàng)工程的質(zhì)檢表格、簽名的齊全完整、及時(shí)同步。③做好資料形成的及時(shí)同步性。質(zhì)檢表格形成滯后是很多建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的一種“通病”，資料收集、整理的同步性是一個(gè)令很多檔案管理者最為“棘手”的難題，主要表現(xiàn)為三種情況：a.資料的形成沒有與對(duì)應(yīng)實(shí)體工程形成同步;b.質(zhì)檢表格的審核流程與簽名沒有與表格完成同步;c.水泥混凝土28天抗壓強(qiáng)度、路基壓實(shí)度記錄表、預(yù)應(yīng)力張拉記錄表、分（項(xiàng)）部工程評(píng)定表及中間交工證書沒有與質(zhì)檢表格形成同步。抓好監(jiān)理人員對(duì)質(zhì)檢表格的審核，加大監(jiān)理人員對(duì)各標(biāo)段內(nèi)業(yè)資料的抽檢頻率，重點(diǎn)檢查質(zhì)檢表格是否完整準(zhǔn)確。對(duì)質(zhì)檢資料管理嚴(yán)重滯后的標(biāo)段“對(duì)癥下藥”，根據(jù)勞動(dòng)競賽及優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)相應(yīng)的條款進(jìn)行罰款，有效防止質(zhì)檢資料出現(xiàn)“拖后腿”的現(xiàn)象，并加大監(jiān)理人員的月度對(duì)所管轄標(biāo)段的抽檢頻率，對(duì)每季度移交資料滯后，季度集中移交資料超過四分之一不符合歸檔要求的標(biāo)段，應(yīng)暫緩當(dāng)月計(jì)量支付，相應(yīng)管轄的監(jiān)理人員信用等級(jí)不能評(píng)為AA級(jí)。

4.強(qiáng)化培訓(xùn)工作。針對(duì)監(jiān)理人員及標(biāo)段檔案管理人員其業(yè)務(wù)水平、管理素質(zhì)存在參差不齊的現(xiàn)象，建設(shè)單位要從源頭抓起，強(qiáng)化學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，從而不斷提高管理意識(shí)和水平。①加強(qiáng)各參建單位管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)學(xué)習(xí)與宣貫。業(yè)主檔案管理人員主要精力放在對(duì)項(xiàng)目全線的檔案管理工作宏觀調(diào)控、統(tǒng)纜全局，但也難以做到面面俱到。對(duì)此，強(qiáng)化各參建單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、提高監(jiān)理人員的管理素質(zhì)和責(zé)任感，落實(shí)監(jiān)督管理的職責(zé)是強(qiáng)化監(jiān)管力度的基本前提。通常來說，監(jiān)理檔案管理人員除了參加廣東省檔案局、省運(yùn)輸廳檔案管理信息中心的專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育課程外，還必須按照項(xiàng)目開工初期修訂的對(duì)監(jiān)理單位監(jiān)管措施及勞動(dòng)競賽中的獎(jiǎng)懲辦法定期對(duì)各總監(jiān)辦的檔案管理人員進(jìn)行考核，并重點(diǎn)對(duì)監(jiān)理人員的管理執(zhí)行力、責(zé)任心及業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)導(dǎo)致監(jiān)管不到位的監(jiān)理單位及人員進(jìn)行通報(bào)，從而按照問題的嚴(yán)重程度的參建單位責(zé)任人和管理人員發(fā)文進(jìn)行重罰、調(diào)崗，同時(shí)要求各總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理及檔案員形成互相監(jiān)督、互相學(xué)習(xí)、落實(shí)責(zé)任。②加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部宣貫，反復(fù)強(qiáng)化考核意識(shí)。業(yè)主檔案管理人員必須按月度定期組織各個(gè)參建單位檔案管理人員召開檔案管理工作例會(huì)，對(duì)各參建單位管理人員進(jìn)行內(nèi)部檔案宣貫，并根據(jù)各總監(jiān)辦的工作匯報(bào)對(duì)前階段的管理工作存在問題進(jìn)行分析，匯總。同時(shí)，將月度檔案管理工作例會(huì)列入勞動(dòng)競賽專項(xiàng)考核，形成會(huì)議紀(jì)要，下發(fā)各參建單位，從而強(qiáng)化管理人員對(duì)檔案管理考核意義的重視。

綜上所述，作為建設(shè)單位的檔案管理人員，應(yīng)集中精力加強(qiáng)對(duì)全線施工資料的質(zhì)量進(jìn)行管控和嚴(yán)格把關(guān)，這是保障項(xiàng)目檔案在施工過程形成及交、竣工各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)齊全、完整、準(zhǔn)確的先決條件。不僅如此，由于加強(qiáng)對(duì)施工資料質(zhì)量管控的重點(diǎn)在于增強(qiáng)各參建單位檔案管理人員的自覺性和責(zé)任感，這可以保證整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理工作的有序開展。從國家、企業(yè)、檔案事業(yè)的高度去衡量、思考、出發(fā)，各級(jí)檔案管理人員尤應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的日常管理、嚴(yán)格抓好、管控檔案文件材料的形成質(zhì)量，是我們從事檔案管理工作最最關(guān)鍵的要素。

（作者單位：廣東惠清高速公路有限公司 ? ?廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司廣韶分公司）