許春文 張茜

近年來，隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域都逐漸注重信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理領(lǐng)域也不例外。檔案在社會(huì)中起著關(guān)鍵的作用和意義，其直接關(guān)系到企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)的正常運(yùn)行。同時(shí)，隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，我國檔案管理的水平也得到了進(jìn)一步提升，但成效并不理想，加上電子政務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展，也讓檔案管理從業(yè)者更加注重信息化發(fā)展。基于此，在檔案管理中必須緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到具體實(shí)踐之中，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，從而不斷提升我國檔案管理工作的水平。

一、檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重要意義

（一）有利于提高檔案管理效率當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到迅速發(fā)展，我國的檔案管理工作已開始廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)手段，力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠較好地提高檔案信息的收集速度，也能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，從而全面提高我國檔案管理的工作質(zhì)量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制，而實(shí)現(xiàn)信息化后，這一問題就得到了有效處理，人們可以隨時(shí)隨地查閱和傳送檔案信息，也可以有效利用網(wǎng)絡(luò)來高效且迅速傳送檔案文件。同時(shí)，在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，可提高檔案管理工作的效率，還能夠減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，大大提升檔案信息的管理和查閱速度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的存檔和分類，最終有效提升檔案的利用率。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的共享在檔案管理過程中，通過對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加以有效運(yùn)用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網(wǎng)絡(luò)共享相關(guān)數(shù)據(jù)庫，達(dá)到檔案目錄共享的目的，也有利于相關(guān)人員隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案卷宗。同時(shí)，通過將信息化技術(shù)手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關(guān)鍵詞就能夠迅速檢索到相關(guān)信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數(shù)據(jù)庫信息的提取速度，以此來更加高效且科學(xué)地存儲(chǔ)和運(yùn)用檔案信息。除此之外，通過將信息技術(shù)手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對信息傳送流程進(jìn)行簡化，實(shí)現(xiàn)檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。

（三）滿足檔案管理的多元化需求在我國以往的檔案管理中存在管理方式單一、受限于時(shí)間和空間不足等問題，并且這一管理方式也無法滿足當(dāng)前社會(huì)迅速發(fā)展下不斷豐富的檔案管理需求，也很難有效提升檔案信息的利用率。針對這一問題，檔案管理從業(yè)者需要積極實(shí)現(xiàn)管理的信息化科學(xué)發(fā)展，以此來更好地滿足檔案管理多元化的需求，也就是立足于信息技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助下，促使檔案信息收集、處理及存儲(chǔ)更具高效性和安全性，還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息進(jìn)行加密處理，在極大程度上提高了檔案信息管理的安全性及檔案信息的利用率。

二、當(dāng)前我國檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理的安全意識阻礙了其創(chuàng)新性不管是處于何時(shí)何地，檔案管理對社會(huì)發(fā)展都起著重要的作用和意義，只是不同時(shí)期具備不同的作用。在當(dāng)今時(shí)代背景下，各領(lǐng)域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現(xiàn)代化檔案管理模式。同時(shí)，隨著信息化的發(fā)展，也給我國檔案管理事業(yè)帶來了極大沖擊，然而我國檔案管理體系依然具有諸多問題，無法跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。盡管我國檔案管理事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入到信息化發(fā)展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是十分復(fù)雜的，以往的檔案管理與管理創(chuàng)新之間具有一定的矛盾，應(yīng)該應(yīng)用切實(shí)可行的措施進(jìn)行有效解決。

（二）檔案資料管理制度不夠完善我國對各領(lǐng)域的檔案資料均做出了明確的管理規(guī)范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現(xiàn)為：（1）缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實(shí)際工作中無章可循，這就大大降低了工作效率;（2）領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理制度無法落到實(shí)處;（3）檔案信息化的保護(hù)不到位，相關(guān)人員未對檔案資料的存儲(chǔ)和保管引起足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案信息發(fā)生丟失、損壞等情況。

（三）檔案信息化管理尚未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和法治化當(dāng)前，我國檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，但在這一過程中依然存在信息化程度不足的問題，檔案使用范圍存在一定局限性，未能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，造成這些問題的主要原因在于：（1）因?yàn)槭艿焦芾矸绞胶腕w系的影響，不同的檔案管理部門之間并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范，以政府部門為例，其當(dāng)前并沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，這項(xiàng)工作的開展依然處于分散狀態(tài)，在檔案管理過程中各部門之間所需執(zhí)行的政策、法規(guī)還存在一定的差異，甚至存在矛盾和沖突;（2）在信息時(shí)代環(huán)境下，我國檔案管理處于動(dòng)態(tài)變化中，這就要求其具備更強(qiáng)的時(shí)效性。

（四）電子政務(wù)對我國檔案管理提出了更高的要求現(xiàn)如今，正是我國電子檔案建設(shè)的重要階段，這項(xiàng)工作的特點(diǎn)是較高的復(fù)雜性和鮮明的時(shí)代性。盡管相關(guān)人員已充分認(rèn)識到辦公自動(dòng)化等的關(guān)鍵性，然而并不只是局限于此，具體表現(xiàn)為：我國電子檔案系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，其與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌，具有很強(qiáng)的功能性，可以較好地滿足社會(huì)大眾的需求，并且履行著政府職能;電子檔案立足于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它是我國檔案管理系統(tǒng)中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以說，要想有效構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)電子檔案建設(shè)。在這一過程中，目前亟需解決的內(nèi)容在于：（1）安全系統(tǒng)，需要增加一定的功能，最為關(guān)鍵的是信任模塊和可授權(quán);（2）構(gòu)建自動(dòng)備份系統(tǒng)，通過對電子檔案中全部的檔案信息進(jìn)行備份，從而確保在遇到網(wǎng)絡(luò)或是數(shù)據(jù)庫故障時(shí)，信息也不會(huì)丟失。

三、我國檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的具體對策

（一）構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫在檔案信息化管理過程中，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員在海量的檔案資料信息數(shù)據(jù)中簡便、快速地查詢和獲取自己想要的檔案，必須積極構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，具體做到以下幾點(diǎn)：（1）檔案管理工作人員需對計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用，將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變和錄入成數(shù)字化檔案;（2）依據(jù)科學(xué)的規(guī)范和要求，進(jìn)一步優(yōu)化處理經(jīng)數(shù)字化與信息化處理的檔案信息、資料，構(gòu)建起數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫，使得檔案信息能夠一清二楚，確保使用者可以明確查找方向，從而更加簡便和迅速地查找所需資料，還能夠在極大程度上減少辦公系統(tǒng)使用過程中對內(nèi)存的需求;（3）結(jié)合數(shù)字化檔案的實(shí)際內(nèi)容來進(jìn)行科學(xué)分類，可劃分成多個(gè)不同的專題，然后構(gòu)建起檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保該數(shù)據(jù)庫具有一定的開放性，從而有效實(shí)現(xiàn)各部門之間的檔案共享和互通，使得檔案資料得到最大化的利用。例如，檔案管理人員通過構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助相關(guān)電子設(shè)備來完整地掃描紙質(zhì)檔案，并且將全部檔案文件錄入到數(shù)據(jù)庫之中，然后結(jié)合檔案的類型、時(shí)間及任務(wù)來對全部檔案文件進(jìn)行合理劃分，使用者只需輸入關(guān)鍵詞即可獲得相關(guān)內(nèi)容，從而不斷完善我國信息化檔案管理工作。