劉寧波

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2011-5640-2918

摘? 要：隨著高校數(shù)字校園建設(shè)的不斷加快，學生學籍檔案管理也向科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化方向發(fā)展。為探究適合高校數(shù)字校園建設(shè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，結(jié)合高校學生學籍檔案管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀分析，從網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化的視角出發(fā)，對高校學生學籍檔案管理系統(tǒng)的功能與業(yè)務(wù)流程進行重新改造，給出優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程，并對改造后的系統(tǒng)功能進行分析，提出針對性的建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字校園? 檔案管理? 學籍檔案? 業(yè)務(wù)流程

中圖分類號：G647? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2021）01（c）-0118-03

Analysis on Function and Business Process Optimization of Student Status File Management System in Colleges and Universities

LIU Ningbo

（Xuzhou Open University， Xuzhou， Jiangsu? Province，? 221000 China）

Abstract： With the development of digital campus construction， the management of student status files is becoming more and more scientific， standardized， networked and automatic. In order to probe into the file management network system suitable for the construction of digital campus in colleges and universities， combining with the analysis of the business status quo of the student status file management system in colleges and universities， from the perspective of networking and standardization， this paper reconstructs the functions and business processes of the student status file management system in colleges and universities， gives the optimized business processes， analyzes the functions of the reformed system， puts forward some pertinent suggestions.

Key Words： Digital campus; File management; School status; Business process

從教育部頒發(fā)的《學校學生管理規(guī)定》中關(guān)于學生檔案管理的規(guī)定來看，學生學籍檔案管理是學校對學生從入學到畢業(yè)整個學習過程的管理記錄，以及學生畢業(yè)后檔案利用的管理活動，這是高校教育管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字校園建設(shè)的不斷推進，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)等在檔案管理中的應(yīng)用越來越普及，這給學生學籍檔案管理工作帶來極大的機遇。基于信息技術(shù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的數(shù)字檔案系統(tǒng)下，高校檔案管理工作逐步向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。如何充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)優(yōu)勢，對傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化與改造，使其更加滿足數(shù)字校園建設(shè)和學生檔案開發(fā)利用的需要，更好地服務(wù)于學生，是當前高校檔案管理研究的重點。

1? 學生學籍檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)描述

從管理制度層面來看，對高校學生檔案管理工作進行調(diào)查分析的結(jié)果顯示，針對學生學籍檔案管理的意識普遍不強，管理主體的職責范圍也不清晰，對學生學籍檔案的整理、調(diào)整、完善、開發(fā)利用等操作很少，導(dǎo)致學生學籍檔案質(zhì)量偏低。實際上從調(diào)查中也發(fā)現(xiàn)，對于學生的學籍檔案，通常只是在涉及到重大事項時，才會進行調(diào)整與補充，比如各科目考試成績、重大獎項情況、入黨情況等，對于其他社會實踐類、學校生活學習類等內(nèi)容的補充很少，這與學生學籍檔案管理制度的不完善有直接的關(guān)系。

通常在高校學生學籍檔案數(shù)字化管理工作中，主要責任主體包括部門負責人、部門領(lǐng)導(dǎo)、管理員、檔案管理員、工作人員等，每個責任主體都有針對性的工作內(nèi)容，以保證學生學籍檔案管理工作的順利開展。以我校學生學籍檔案管理系統(tǒng)的情況來看，原有業(yè)務(wù)流程包括新生檔案建檔管理、檔案補充管理、畢業(yè)檔案管理、檔案變遷管理、檔案使用管理、檔案編號規(guī)則管理等。結(jié)合當前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，學生學籍檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的實際需要，對業(yè)務(wù)流程進行創(chuàng)新優(yōu)化。

2? 學生學籍檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

2.1 新生檔案建檔與檔案補充

新生檔案建檔管理中，學生、教師、檔案管理員、部門領(lǐng)導(dǎo)四個環(huán)節(jié)中均優(yōu)化了手工填寫、手工遞交信息的步驟，而是需要新生入學時直接在系統(tǒng)上傳材料掃描件或電子版，檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)生成材料統(tǒng)計表，并反饋給學生進行核對，信息確認無誤后歸檔。新生檔案建檔的整個流程均是建立在檔案管理系統(tǒng)上的，通過系統(tǒng)對用戶的權(quán)限管理進行操作，不僅效率高，而且降低人工與材料成本。新生材料歸檔優(yōu)化后流程具體為：

學生：新生入學→遞交材料→完善相關(guān)材料;

教師：審核相關(guān)材料;

檔案管理員：接收材料→填寫材料統(tǒng)計表→審核簽字→遞交至部門負責人;

部門領(lǐng)導(dǎo)：接受材料統(tǒng)計表→匯總統(tǒng)計表→表單歸檔。

在新建檔案環(huán)節(jié)，檔案管理員負責將學生的檔案、體檢表等材料掃描填報，然后填報檔案信息表并查看檔案信息表，之后向部門領(lǐng)導(dǎo)提交檔案信息表;部門領(lǐng)導(dǎo)接收到檔案信息表后查看并審核檔案信息，判斷是否有誤，無誤后填報反饋意見，由檔案管理員核實并完善檔案，最后由部門領(lǐng)導(dǎo)將新生檔案歸檔。

在檔案補充之前，需要對學生查閱檔案的流程進行優(yōu)化。每位學生檔案都有唯一對應(yīng)的檔案編號，學生在補充檔案信息之前，先通過檔案管理系統(tǒng)提交查閱申請，提供本人姓名或檔案編號至檔案管理員，檔案管理員核實信息并調(diào)出學生檔案信息給學生本人查看，然后進入檔案補充環(huán)節(jié)。在檔案補充環(huán)節(jié)的流程優(yōu)化中，學生掃描補充材料并填報補充材料掃描件，檔案管理員負責查看材料掃描件、更新檔案庫、提交至部門負責人，然后部門負責人審核檔案信息表，匯總檔案信息表并歸檔。

2.2 畢業(yè)生檔案管理與變遷

學生畢業(yè)后，其檔案轉(zhuǎn)出管理流程的優(yōu)化，主要是優(yōu)化檔案信息的填寫與信息提交模式，在檔案管理系統(tǒng)中，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出管理流程完全建立在系統(tǒng)中，有系統(tǒng)完成錄入與提交，確保檔案信息在轉(zhuǎn)出流程中不會丟失或遺漏。檔案的轉(zhuǎn)出過程中，檔案轉(zhuǎn)出信息表由部門負責人通過檔案管理系統(tǒng)進行審核，確保信息完整錄入并歸檔。對于畢業(yè)生檔案留校申請業(yè)務(wù)，有學生在系統(tǒng)中提出申請，并在系統(tǒng)上填寫申請表后提交，檔案管理員查看畢業(yè)生的申請信息表并審核，核對無誤后由學生完善資料，最后歸檔。

對于畢業(yè)生檔案的寄送管理，同樣完全基于檔案管理系統(tǒng)進行操作，而且實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)模式下的電子檔案寄送，全縣用戶僅需要通過簡單的操作命令即可指令系統(tǒng)對信息進行傳遞、流轉(zhuǎn)與保存。檔案管理員統(tǒng)計留校申請表并提交至部分負責人，部門負責人審批留校申請，核對信息是否有誤，無誤后遞交主管校長審核，審批通過后由檔案管理員完善檔案留校申請表，最終歸檔。

當畢業(yè)生需要遷出檔案時，學生僅需要在學校檔案系統(tǒng)上提出申請，并填寫檔案遷出申請表，將申請表通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上報至檔案管理員，檔案管理員受理申請，核對信息是否有誤，無誤后遞交部門負責人審核，審核通過后反饋信息到學生，學生獲得檔案并將檔案交給轉(zhuǎn)出單位，得到回執(zhí)單提交至檔案管理員，檔案管理員受理回執(zhí)單并進行下一步操作。優(yōu)化后的流程，學生只需要通過系統(tǒng)下載和提交申請即可，而檔案管理員也僅需要在檔案管理系統(tǒng)中進行電子簽章即可，大大節(jié)省了人工資源消耗。

2.3 檔案使用

在檔案使用時，查閱單位需要先在學校檔案管理系統(tǒng)上填寫檔案查閱登記表，并提交查閱登記表，檔案管理員在系統(tǒng)上接收到登記表后填報材料統(tǒng)計表，查看檔案是否可用，并向部門負責人申請是否可以查閱，批準后調(diào)出檔案，供查閱單位查看檔案。整個審核過程是建立在檔案管理系統(tǒng)上的自動化過程，權(quán)限用戶無需人工填寫與遞交，而是由系統(tǒng)錄入與提交。檔案查閱單位查閱完檔案之后需要歸還檔案，檔案歸還流程同樣需要在檔案管理系統(tǒng)上進行優(yōu)化，實現(xiàn)整個流程的網(wǎng)絡(luò)化與自動化。查閱單位填報檔案使用表并遞交檔案管理員，檔案管理員查看并審核檔案使用表，由部門負責人審核，查閱單位完善檔案使用表后，由檔案管理員進行檔案歸還與歸檔。

2.4 檔案編號規(guī)則與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

檔案管理員先編制檔案參數(shù)，然后填報參數(shù)設(shè)置表并向部門領(lǐng)導(dǎo)提交，部門領(lǐng)導(dǎo)查看參數(shù)設(shè)置表后進行審核，核對是否存在錯誤，如有錯誤則填報反饋意見，由檔案管理員進一步完善參數(shù)設(shè)置表，無誤后部門領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置參數(shù)，并歸檔。參數(shù)設(shè)置與審核的流程完全在系統(tǒng)上完成，有效避免了信息流失與缺陷，確保參數(shù)設(shè)置的快速化，以及系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性。對檔案編號規(guī)則，檔案管理員先編制學校統(tǒng)一的編號規(guī)則，然后填寫規(guī)則表并提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)審核無誤后更新檔案編號。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理包括工作人員信息管理、部門信息管理和學生信息管理三個環(huán)節(jié)，建立在檔案管理系統(tǒng)上的優(yōu)化是實現(xiàn)整個信息管理流程的網(wǎng)絡(luò)化與自動化?；A(chǔ)數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化為建檔與修改兩個部分，建檔環(huán)節(jié)由工作人員填報與記錄工作人員信息，系統(tǒng)管理員進行信息審核，有誤則反饋信息至工作人員修改信息，無誤后進行工作人員信息建檔。進入修改環(huán)節(jié)，由工作人員提交變更請求，系統(tǒng)管理員刪除或修改工作人員信息，最終完成工作人員信息更新。部門信息與學生信息的建檔與修改流程與此相同。

3? 學生學籍檔案管理功能分析

高校學生學籍檔案信息管理系統(tǒng)優(yōu)化后需要重新定義其管理功能，而管理功能的實現(xiàn)是結(jié)合用戶角色定位和功能需求而設(shè)定的。學生學籍檔案管理系統(tǒng)主要涉及角色包括工作人員、管理員、部門領(lǐng)導(dǎo)、部門負責人、檔案管理員、主管校長、查閱單位、學生、系統(tǒng)管理員等，每個角色都要對應(yīng)性的功能需求，在檔案管理系統(tǒng)中需要實現(xiàn)其功能需要。

在具體的角色功能中，工作人員負責錄入其信息，管理員則負責給工作人員建檔，并負責后續(xù)的工作人員向信息修改工作;部門領(lǐng)導(dǎo)負責錄入部門信息，而部門領(lǐng)導(dǎo)人則負責給部門建檔以及后續(xù)信息修改;檔案管理員在學生學籍檔案管理系統(tǒng)中的職責較多，對系統(tǒng)的功能需求也較為復(fù)雜，其主要負責參數(shù)設(shè)置、編號規(guī)則等表格的錄入，負責檔案的查閱、遷出、完善與變更、轉(zhuǎn)出以及檔案留校申請等表格的提交，錄入與提交檔案信息表等;主管校長負責參數(shù)設(shè)置、編號規(guī)則、檔案使用與變更、檔案轉(zhuǎn)出及留校等申請表的審核，并對檔案更新、查看的申請表與信息表進行審核;學生學籍檔案系統(tǒng)管理員主要負責新增、刪除、修改權(quán)限，查看與備份日志，對系統(tǒng)日志進行其他高級操作。

對于高校學生學籍檔案管理系統(tǒng)，其系統(tǒng)的總體用例包括系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、新生檔案建檔管理、檔案補充管理、畢業(yè)生檔案管理、檔案變遷管理、檔案使用管理、檔案編號規(guī)則管理幾個部分。在每個業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，均對應(yīng)清晰、標準的業(yè)務(wù)流程，比如在新生建檔環(huán)節(jié)，學生材料歸檔用例過程如下：

學生、檔案管理員、部分負責人均使用各自系統(tǒng)身份登錄系統(tǒng)，然后完成以下操作：

第一步，主要參與人員選擇各自系統(tǒng)角色，然后各自在系統(tǒng)上輸入用戶名與密碼進行登錄，之后進入材料歸檔界面。

第二步，學生對材料掃描件進行上傳，選擇“材料歸檔”，查看材料掃描列表，選擇“上傳”，確定上傳材料后“確定上傳”，直至上傳完成。

第三步，檔案管理員進行材料錄統(tǒng)計表錄入，選擇“材料歸檔”與“材料統(tǒng)計表錄入”，在“手動錄入”模式下填制材料統(tǒng)計表空白模板并錄入信息，最后“確認保持”。

第四步，部分負責人審核材料統(tǒng)計表，進入系統(tǒng)后查看統(tǒng)計表，反饋信息，選擇“新建檔案”;

第五步，檔案管理員在“新建檔案”界面完成檔案信息表的錄入，選擇“確認保存”，生成新生學籍檔案。

4? 結(jié)語

本文結(jié)合高校學生學籍檔案管理系統(tǒng)的實際情況，主要從“手工”向“自動”的方向進行優(yōu)化，改變傳統(tǒng)有些手工錄入與信息提交的環(huán)節(jié)，將這些業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榛诨ヂ?lián)網(wǎng)與檔案管理系統(tǒng)的“電子”模式，并簡化了相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，基本實現(xiàn)了學生學籍檔案管理業(yè)務(wù)流程的整體網(wǎng)絡(luò)化與信息化。

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