姜繼鼎，賀永金，孫冠華

（1.航天長(zhǎng)征化學(xué)工程股份有限公司蘭州分公司，甘肅 蘭州730010；2.航天長(zhǎng)征化學(xué)工程股份有限公司，北京101111）

隨著工業(yè)4.0[1]、5G[2]和智能制造[3]等概念的付諸實(shí)踐，煤化工作為典型的流程工業(yè)，對(duì)智能制造及數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)、解決物理世界與信息世界之間交互共融的需求日益迫切，目前國(guó)內(nèi)以數(shù)字化交付為基礎(chǔ)的數(shù)字化工廠建設(shè)已備受業(yè)主和工程公司的重視[5]。作為數(shù)字化工廠建設(shè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，數(shù)字化交付主要是將全工廠信息進(jìn)行對(duì)象化、屬性化、參數(shù)化，進(jìn)而變成結(jié)構(gòu)化、數(shù)字化，利用數(shù)字化交付平臺(tái)將項(xiàng)目建設(shè)各階段的“信息孤島”通過唯一身份（包括設(shè)備位號(hào)、文檔編號(hào)等）進(jìn)行“熱點(diǎn)化”鏈接，以項(xiàng)目特點(diǎn)定制關(guān)聯(lián)關(guān)系，形成數(shù)據(jù)資產(chǎn)，為物理工廠搭建數(shù)字化工廠，方便工廠的高效運(yùn)維和資產(chǎn)管理。

由于各供應(yīng)商提供的物資千差萬別，公司規(guī)模、合同額各異，導(dǎo)致目前數(shù)字化交付的能力參差不齊。事實(shí)上，很多供應(yīng)商已經(jīng)習(xí)慣于“貨到付款”的常規(guī)交易模式，由設(shè)備隨機(jī)資料（紙版、電子版）及約定售后服務(wù)來保證交付質(zhì)量，但通過這種方式形成的資產(chǎn)信息是碎片化、孤島化的，甚至是失真的，很難為業(yè)主的數(shù)字化運(yùn)維服務(wù)。本文以某煤化工項(xiàng)目的數(shù)字化交付為例，重點(diǎn)論述供應(yīng)商文件在數(shù)字化交付過程中存在的問題及其改進(jìn)方案，并提出后續(xù)供應(yīng)商文件交付的改進(jìn)建議。

1 數(shù)字化交付實(shí)施概況

1.1 供應(yīng)商文件的交付范圍

某項(xiàng)目以煤炭為原料，每年生產(chǎn)100萬t甲醇、20萬t乙二醇、50萬t醋酸，占地約8.2×105m2（1 230畝），總投資約121億元，目標(biāo)是建成智能工廠示范項(xiàng)目。借鑒中海殼牌數(shù)字化交付模式[5]，該項(xiàng)目數(shù)字化交付參與方主要為業(yè)主、數(shù)字化執(zhí)行管理院（Project Management Contractor，簡(jiǎn)稱PMC）、數(shù)字化交付總體院、承包商及數(shù)字化軟件平臺(tái)商等。該項(xiàng)目氣化裝置采用H T-L（航天爐）粉煤加壓氣化技術(shù)，由航天長(zhǎng)征化學(xué)工程股份有限公司進(jìn)行E PC總包并實(shí)施數(shù)字化交付，其采購(gòu)工作（P）涉及設(shè)備、智能系統(tǒng)和大宗材料共計(jì)96家供應(yīng)商的167個(gè)采購(gòu)合同，項(xiàng)目建設(shè)期3年。

1.2 供應(yīng)商文件的數(shù)字化交付目的

通過工廠監(jiān)造、簽章文件、保修等方式進(jìn)行質(zhì)量管控的常規(guī)項(xiàng)目在實(shí)際交付后，靠人力從紛繁復(fù)雜的紙質(zhì)、電子資料中查找特定信息，非常耗時(shí)耗力，使得整個(gè)工廠的運(yùn)維無法及時(shí)響應(yīng)、超前預(yù)測(cè)。假如運(yùn)維人員能隨時(shí)監(jiān)控重要設(shè)備當(dāng)前狀態(tài)及其零部件的庫(kù)存情況，可隨時(shí)瀏覽對(duì)應(yīng)的裝配圖紙、操作流程及注意事項(xiàng)，可隨時(shí)獲得供應(yīng)商的技術(shù)支持，則可實(shí)現(xiàn)一人多崗、高效運(yùn)維，而要達(dá)到上述效果，供應(yīng)商文件的數(shù)字化交付就是必不可少的條件。

1.3 供應(yīng)商文件的交付內(nèi)容

根據(jù)《石油化工工程數(shù)字化交付標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T51296—2018），結(jié)合業(yè)主運(yùn)維需要，數(shù)字化交付總體院首先制定出一套符合項(xiàng)目特點(diǎn)的供應(yīng)商文件交付統(tǒng)一規(guī)定，主要明確供應(yīng)商文件的交付方式、編號(hào)規(guī)則、交付清單及相關(guān)附件。供應(yīng)商需要根據(jù)總體院制定的統(tǒng)一規(guī)定提供滿足文件層級(jí)要求且正確編號(hào)的文檔，并填寫“非結(jié)構(gòu)化文檔-位號(hào)對(duì)照表”。經(jīng)過層層審查順利交付的供應(yīng)商文件，利用數(shù)字化交付平臺(tái)就能使其與設(shè)計(jì)、施工信息建立鏈接，實(shí)現(xiàn)互相關(guān)聯(lián)。

1.4 供應(yīng)商文件的交付流程與分工

承包商應(yīng)保證采買物資的供應(yīng)商文件滿足數(shù)字化交付質(zhì)量要求，需簽字后提交業(yè)主資料審查團(tuán)隊(duì)進(jìn)行驗(yàn)收。按照項(xiàng)目統(tǒng)一規(guī)定，供應(yīng)商文件的交付流程見圖1。

圖1 供應(yīng)商文件的交付流程

從承包商的人員分工來說，采購(gòu)經(jīng)理對(duì)供應(yīng)商的合同負(fù)責(zé)，進(jìn)度經(jīng)理對(duì)合同的執(zhí)行進(jìn)度負(fù)責(zé)，催交工程師按專業(yè)負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商完成文件的提交和整改，數(shù)字化專員則要對(duì)交付文件的編號(hào)和格式負(fù)責(zé)，最終檢查合格后簽字提交業(yè)主。

1.5 供應(yīng)商文件的交付方式

該項(xiàng)目中供應(yīng)商文件交付的各環(huán)節(jié)都采用電子郵件交付。優(yōu)點(diǎn)是電子郵件本身可以添加附件，可同時(shí)多人抄送，在轉(zhuǎn)發(fā)和回復(fù)時(shí)，保留了交流信息和聯(lián)系方式，方便項(xiàng)目考核和管理。但在實(shí)施的過程中也發(fā)現(xiàn)該方式的弊端，比如每次提交各審查節(jié)點(diǎn)都需重新下載附件；大附件上傳、下載比較費(fèi)時(shí)；提醒功能不便捷，容易導(dǎo)致查閱不及時(shí)；存在發(fā)送失敗，被攔截或轉(zhuǎn)至垃圾郵箱等情況。

2 存在的問題、分析及改進(jìn)

2.1 存在的問題

上述交付流程和分工在實(shí)施過程中并不順利，每個(gè)采購(gòu)包在各環(huán)節(jié)總能發(fā)現(xiàn)諸多問題，導(dǎo)致多次返工整改，交付進(jìn)展非常緩慢。對(duì)35個(gè)已經(jīng)審查通過的采購(gòu)包進(jìn)行各審查環(huán)節(jié)的問題梳理，匯總見表1。

表1 供應(yīng)商數(shù)字化交付文件審查問題匯總

由表1可見，主要問題可歸納為內(nèi)容不合規(guī)、編號(hào)不合規(guī)、格式不合規(guī)、爭(zhēng)議問題，每一類都有不同細(xì)節(jié)表現(xiàn)。

2.2 問題分析

分析表1中改進(jìn)前的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)“缺文檔或附表且未說明理由”“文件夾命名錯(cuò)誤”“特定文檔未按規(guī)定模板樣式提供”“文件夾層級(jí)錯(cuò)誤”等問題在每個(gè)采購(gòu)包審查中出現(xiàn)的概率都超過80%，屬于典型問題，筆者將從如下幾個(gè)角度分析產(chǎn)生上述典型問題的根源。

2.2.1 供應(yīng)商角度

（1）人員方面。與承包商對(duì)接的人員多是商務(wù)人員或銷售代理，無法編寫專業(yè)技術(shù)資料，只能依靠相應(yīng)的生產(chǎn)部門，生產(chǎn)部門不注重資料是否滿足項(xiàng)目要求，還需資料員按項(xiàng)目要求整理。經(jīng)過層層傳達(dá)，很容易造成信息失真或附件丟失。

（2）能力方面。人員工作不夠細(xì)致，忽視項(xiàng)目要求，傾向于用常規(guī)做法簡(jiǎn)單應(yīng)付，當(dāng)對(duì)項(xiàng)目要求理解有困難時(shí)不主動(dòng)求助，或者偏執(zhí)地將錯(cuò)就錯(cuò)，造成多次返工。還有些則求助過于頻繁，也造成了一些麻煩。

（3）管理方面。投標(biāo)時(shí)輕視或錯(cuò)估數(shù)字化交付的工作量，工作中存在部分資料未留底或保存不當(dāng)丟失的情況。

（4）責(zé)任心方面。大量供應(yīng)商交付拖延，或因整理、修改工作困難出現(xiàn)懈怠情緒，影響承包商進(jìn)度。

2.2.2 催交工程師角度

（1）人員方面。催交工程師大多為設(shè)計(jì)人員兼任，平時(shí)設(shè)計(jì)任務(wù)繁重，只能做到涉及本專業(yè)供應(yīng)商的聯(lián)絡(luò)工作。

（2）能力方面。對(duì)規(guī)范要求和項(xiàng)目規(guī)定掌握不透徹，對(duì)制造行業(yè)缺乏了解，無法做到細(xì)節(jié)把關(guān)。

（3）管理方面。管理沒有形成閉環(huán)，未強(qiáng)調(diào)催交工程師的職責(zé)，考核不細(xì)致，跟蹤不及時(shí)，導(dǎo)致工作懈怠。

（4）責(zé)任心方面。文件內(nèi)容審核費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也是資料審查的第一關(guān)，催交工程師無簽字負(fù)責(zé)制的約束，主觀上對(duì)工作質(zhì)量要求較低。

2.2.3 數(shù)字化專員角度

數(shù)字化專員的工作是承包商質(zhì)量把關(guān)的最終環(huán)節(jié)，需要復(fù)核供應(yīng)商文件的內(nèi)容合規(guī)性并檢查格式合規(guī)性，不合格可以駁回催交工程師，合格就要簽字提交業(yè)主。但數(shù)字化專員通常是從專業(yè)設(shè)計(jì)部門中臨時(shí)借調(diào)，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目數(shù)字化交付設(shè)計(jì)、施工、采購(gòu)的全過程，并非專職供應(yīng)商文件審查，且由于自身專業(yè)限制，無法對(duì)所有專業(yè)內(nèi)容熟知，對(duì)項(xiàng)目要求理解可能存在偏差，在交付的高峰期也會(huì)產(chǎn)生疏漏，導(dǎo)致部分問題在業(yè)主審查階段才被發(fā)現(xiàn)。

2.3 改進(jìn)措施

2.3.1 細(xì)化人員分工

從承包商角度出發(fā)，根據(jù)審查問題的匯總分析，做好人員分工細(xì)化，可解決“人員問題”，供應(yīng)商文件交付分工結(jié)構(gòu)圖見圖2。應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)數(shù)字化專員的總結(jié)和反饋工作：（1）根據(jù)項(xiàng)目統(tǒng)一規(guī)定開展對(duì)全體供應(yīng)商的宣貫會(huì)，并以常見錯(cuò)誤舉例說明；（2）制作“項(xiàng)目附表填寫說明模板”并提供示例；（3）制作適用于各類供應(yīng)商的“交付成品”模板；（4）將審查過程中的問題形成文字版并舉出示例；（5）制作供應(yīng)商文件自查清單。

圖2 供應(yīng)商文件交付分工結(jié)構(gòu)圖

2.3.2 改進(jìn)流程

改進(jìn)流程有助于“能力方面問題”的解決。根據(jù)表1統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，“內(nèi)容不合規(guī)”的問題比較突出，占比超過40%，所以應(yīng)由專業(yè)工程師代替催交工程師負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和一致性逐項(xiàng)審查，有問題直接反饋供應(yīng)商整改，無問題簽字后提交數(shù)字化專員進(jìn)行交付文件合規(guī)性的最終審查，此時(shí)數(shù)字化專員就可重點(diǎn)審查格式的合規(guī)性，有問題直接反饋供應(yīng)商整改并抄送專業(yè)工程師，重新開始循環(huán)，無問題則簽字提交業(yè)主方審查團(tuán)隊(duì)。業(yè)主方審查團(tuán)隊(duì)包括數(shù)字化專員、材料工程師、專業(yè)工程師、數(shù)字化交付PMC、文控工程師，每個(gè)采購(gòu)包要依次經(jīng)過內(nèi)容整體合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性審查，到達(dá)數(shù)字化交付PMC時(shí)將進(jìn)行包含設(shè)計(jì)、施工和采購(gòu)三方的數(shù)據(jù)一致性審查，審查合格后提交文控工程師入庫(kù)，同時(shí)反饋告知承包商審核結(jié)果。改進(jìn)后供應(yīng)商文件的交付流程見圖3。

圖3 改進(jìn)后供應(yīng)商文件交付流程

2.3.3 強(qiáng)化考核與反饋

憑借主觀責(zé)任心無法保證文件交付的質(zhì)量和效率，應(yīng)落實(shí)各環(huán)節(jié)的簽字負(fù)責(zé)制，并以采購(gòu)包為單位制定考核與反饋機(jī)制：每月初發(fā)布考核計(jì)劃，中旬更新計(jì)劃落實(shí)狀態(tài)，下旬重點(diǎn)督查未落實(shí)的計(jì)劃，月底項(xiàng)目組內(nèi)反饋本月計(jì)劃執(zhí)行情況，抄送項(xiàng)目管理部，若某采購(gòu)包計(jì)劃經(jīng)過兩月滾動(dòng)均無進(jìn)展且無正當(dāng)理由，則作為相關(guān)人員績(jī)效考核的扣分項(xiàng)，經(jīng)多次催交仍不配合的供應(yīng)商將反饋給采購(gòu)部，納入公司采購(gòu)黑名單。

2.4 改進(jìn)結(jié)果

采取以上措施改進(jìn)后，隨機(jī)抽取35個(gè)采購(gòu)包進(jìn)行各環(huán)節(jié)問題匯總（結(jié)果列于表1），發(fā)現(xiàn)改進(jìn)后各類問題明顯減少，問題總數(shù)從336個(gè)降至156個(gè)，降低了53.6%。分析改進(jìn)前后各類問題的細(xì)節(jié)，“內(nèi)容不合規(guī)”和“編號(hào)不合規(guī)”問題占比基本持平，而“格式不合規(guī)”占比從原22.6%降至13.5%，說明提供成品模板對(duì)于減少格式問題效果明顯，“爭(zhēng)議問題”占比有所上升，原因可能是隨著審查經(jīng)驗(yàn)的增加，業(yè)主對(duì)交付質(zhì)量的要求有所提高。

理想的交付情況是，從供應(yīng)商接到發(fā)貨通知起，沿交付流程一次性順利交付。但按照改進(jìn)后模式交付，有5%的供應(yīng)商表現(xiàn)良好，只返工1次，有23%的供應(yīng)商返工2次，大多供應(yīng)商需要返工3～6次才能交付成功。

3 展望與建議

返工整改會(huì)大量消耗交付各環(huán)節(jié)的時(shí)間和人力，隨著行業(yè)內(nèi)數(shù)字化交付趨勢(shì)愈加顯著，供應(yīng)商文件如何更高效交付值得探討。

3.1 創(chuàng)新交付方式

利用網(wǎng)絡(luò)云空間的模式交付，設(shè)置角色賬號(hào)和短信提醒，線上完成文件編號(hào)、提交，并自動(dòng)生成報(bào)表，不同角色的審查全部線上完成，提交后自動(dòng)流轉(zhuǎn)，配合電子簽名保證責(zé)任到人，交付成功后線上歸檔。這種方案管理，可減少人為失誤，避免反復(fù)上傳下載，但前期投入較大，可由數(shù)字化交付平臺(tái)供應(yīng)商負(fù)責(zé)開發(fā)定制，或借助信息技術(shù)和市場(chǎng)資源，使用通用型交付平臺(tái)，在管理模式上進(jìn)行創(chuàng)新。

3.2 優(yōu)化統(tǒng)一規(guī)定

由于統(tǒng)一規(guī)定要求供應(yīng)商文件編號(hào)必須包含項(xiàng)目和分工信息，使得編號(hào)規(guī)則較長(zhǎng)，編號(hào)難度增加，可優(yōu)化為供應(yīng)商只需負(fù)責(zé)特定字段編號(hào)，而項(xiàng)目和分工信息由交付平臺(tái)自動(dòng)添加或?qū)Ｈ伺刻幚?。供?yīng)商文件交付清單也應(yīng)結(jié)合行業(yè)實(shí)際和規(guī)范，增加更細(xì)致的分類，對(duì)于每一分類，也要精簡(jiǎn)交付清單，附件、附表有特殊要求時(shí)，需增加備注和示例。統(tǒng)一規(guī)定的任何變更都應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員。

3.3 改進(jìn)質(zhì)量審查流程

沒有最好的實(shí)施流程，只有最適用的。后續(xù)項(xiàng)目中，承包商可以根據(jù)項(xiàng)目需要，直接按專業(yè)大類從設(shè)計(jì)生產(chǎn)部抽調(diào)專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商資料全流程的交付，包括與供應(yīng)商的對(duì)接、催交、內(nèi)容及數(shù)字化合規(guī)性審查，合格后直接送業(yè)主審查團(tuán)隊(duì)。業(yè)主方的審查流程建議改為“數(shù)字化專員→專業(yè)工程師→數(shù)字化PMC”，將材料工程師對(duì)“完整性”的審查工作交由專業(yè)工程師處理會(huì)更高效。

4 結(jié) 語

以某煤化工項(xiàng)目的數(shù)字化交付為例，從承包商角度出發(fā)，通過項(xiàng)目實(shí)施問題分析、制定改進(jìn)措施并落實(shí)，使得改進(jìn)后供應(yīng)商文件審查出的問題數(shù)量總數(shù)減少54.3%，高效完成了供應(yīng)商文件的數(shù)字化交付。

本文探討結(jié)果表明，通過細(xì)化人員分工、改進(jìn)流程、強(qiáng)化考核與反饋，能夠?qū)?yīng)商文件的數(shù)字化交付起到積極作用，可以為類似項(xiàng)目提供借鑒，為探索更高效的文件交付模式提供改進(jìn)思路。作為數(shù)字工廠、智能工廠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，數(shù)字化交付是趨勢(shì)，工程公司和供應(yīng)商都應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變思路，積極參與，更加重視服務(wù)質(zhì)量，拓展服務(wù)范圍，延長(zhǎng)服務(wù)周期，謀求各方合作的長(zhǎng)效機(jī)制，實(shí)現(xiàn)共贏。