摘 要：隨著我國公立醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大發(fā)展，對(duì)人員的需求量也越來越大，醫(yī)院為了對(duì)人員進(jìn)行更好管理，便采取合同形式大量招聘編外技術(shù)人員來解決當(dāng)前醫(yī)務(wù)人員數(shù)量緊缺現(xiàn)象。編外人員在醫(yī)院內(nèi)部主要承擔(dān)的是臨床一線工作，是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展過程中的關(guān)鍵組成部分。醫(yī)院受環(huán)境條件、人員流動(dòng)性大等限制，只建立了編外人員在醫(yī)院工作期間形成的部分檔案，有限管理著他們的職稱、學(xué)歷、工資、獎(jiǎng)懲、考核等材料，但又因檔案的不完整，出現(xiàn)了諸多問題。本文將主要對(duì)醫(yī)院編外人員人事檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行探究，然后從問題出發(fā)，提出相應(yīng)的改善策略來提升醫(yī)院編外人員人事檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;編外人員;人事檔案管理

國家推動(dòng)新醫(yī)改政策，增加了醫(yī)院的就診人數(shù)，就醫(yī)需求大，導(dǎo)致醫(yī)院整體醫(yī)護(hù)人員的數(shù)量嚴(yán)重不足，而國家管控編制造成醫(yī)務(wù)人員編制受限，為了滿足患者就醫(yī)需求，提升醫(yī)院經(jīng)營管理和醫(yī)療質(zhì)量，醫(yī)院需要招聘編外人員，其工作職責(zé)與編內(nèi)人員基本相同。但又因編外人員入編困難，工作不穩(wěn)定，導(dǎo)致編外人員的流動(dòng)性較大，增加了人事檔案管理的困難性，本文將針對(duì)這一問題進(jìn)行探究。

一、人事檔案管理工作的重要性

1.為醫(yī)院內(nèi)部人才選拔和任用提供依據(jù)

醫(yī)院人事檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)內(nèi)部工作人員相關(guān)信息進(jìn)行收集、整理、保存、管理等工作，在人事部門為醫(yī)院選拔人才時(shí)能夠及時(shí)調(diào)取相關(guān)人員的人事檔案，對(duì)該人員的工作和個(gè)人信息進(jìn)行全面了解，確保人才選拔的準(zhǔn)確性。醫(yī)院內(nèi)部選拔人才與普通單位不同，不能僅僅通過交流、簡歷的方式進(jìn)行人才選拔，因?yàn)槿羰菍?duì)人才信息不進(jìn)行全面了解，對(duì)醫(yī)院整體工作隊(duì)伍的水平也會(huì)產(chǎn)生影響，導(dǎo)致醫(yī)院在經(jīng)營中缺乏人才競爭力。人事檔案對(duì)工作人員求學(xué)、工作等經(jīng)歷進(jìn)行了詳細(xì)記錄，信息完整度較高，能夠?yàn)槿瞬胚x拔提供依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體工作隊(duì)伍素質(zhì)的提升。

2.為新工作制度實(shí)施提供保障

現(xiàn)階段處于醫(yī)療改革的深化階段，醫(yī)院內(nèi)部工作制度也在隨著醫(yī)療改革的發(fā)展而產(chǎn)生變化。比如，對(duì)醫(yī)院在職員工的工作進(jìn)行了套改。為了能夠更好適應(yīng)新工作制度，需要結(jié)合人事檔案中有關(guān)員工的工齡、職稱、學(xué)歷等信息來順利完成工資的套改工作。同時(shí)，結(jié)合人事檔案對(duì)現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)、人才流動(dòng)情況進(jìn)行分析，預(yù)估醫(yī)院發(fā)展所需人才數(shù)量，制定有效的人才戰(zhàn)略，在人才選拔過程中更具參考性，能夠完全根據(jù)醫(yī)院人才需求進(jìn)行人才選拔，提升人事工作效率。

3.為員工評(píng)定職稱提供參考

人事檔案對(duì)員工的工作、個(gè)人信息能夠進(jìn)行最為全面的展現(xiàn)，醫(yī)院工作人員進(jìn)行職稱評(píng)聘過程中便可以以人事檔案為主要參考依據(jù)。醫(yī)院主要通過筆試、面試、實(shí)踐操作、綜合評(píng)分等方式來進(jìn)行職稱評(píng)聘工作，員工取得衛(wèi)生資格的同時(shí)，還需要滿足崗位聘任條件才能進(jìn)行職稱聘任，從而調(diào)整工資，且聘任后也會(huì)對(duì)員工后續(xù)的醫(yī)務(wù)工作產(chǎn)生較大影響。因此，充分利用員工的人事檔案，整理出相關(guān)資料作為參考依據(jù)，如年度考核、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)歷、工齡等，讓職稱評(píng)聘更加公平、公正、合理。

二、醫(yī)院編外人員人事檔案管理存在的問題

1.管理缺乏規(guī)范性

醫(yī)院在管理員工過程中，直接將醫(yī)院員工分為編內(nèi)人員和編外人員兩種。編內(nèi)人員早期主要通過醫(yī)學(xué)院校直接進(jìn)入醫(yī)院。近年來，通過政府管控進(jìn)行審批、錄用程序進(jìn)行招錄進(jìn)院，或者從其他醫(yī)院進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)，編內(nèi)人員的檔案存放在醫(yī)院的人事管理檔案室，有正規(guī)的檔案接管流程，由專業(yè)人員對(duì)編內(nèi)人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。

編外人員指的是單位根據(jù)用人需求進(jìn)行自主招聘，簽訂勞動(dòng)合同進(jìn)入醫(yī)院的人員，醫(yī)院受環(huán)境條件、人員流動(dòng)性大的限制，在編外人員進(jìn)入醫(yī)院工作時(shí)，并未接收編外人員的檔案，醫(yī)院只管理了編外人員在院工作期間產(chǎn)生的檔案，有限管理著他們的職稱、學(xué)歷、工資、獎(jiǎng)懲、考核等材料，這些檔案對(duì)他們?cè)谠汗ぷ髌陂g的職稱晉升、調(diào)資、提升學(xué)歷等方面起到了重要作用，但又因缺少以前的學(xué)籍檔案或原工作檔案，導(dǎo)致檔案存在不完整現(xiàn)象，無法對(duì)編外人員檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，在一定程度上增加了檔案管理的困難性。

2.檔案更新不及時(shí)

編外人員進(jìn)院工作時(shí)需要對(duì)檔案進(jìn)行基本審核，由于醫(yī)院檔案管理機(jī)制的不健全，所以并未制定規(guī)范的編外人員檔案管理辦法，加之醫(yī)院人事管理工作復(fù)雜，工作內(nèi)容繁多，醫(yī)院不能及時(shí)對(duì)編外人員檔案進(jìn)行更新，致使優(yōu)秀的編外人員工作未得到及時(shí)評(píng)核，未能夠及時(shí)補(bǔ)充和完善編外人員檔案工作，從而導(dǎo)致編外人員檔案與實(shí)際存在滯后，醫(yī)院無法準(zhǔn)確獲得編外人員實(shí)際信息，對(duì)編外人員的崗位晉升存在不良影響，造成編外人員離職率較高現(xiàn)象。

3.移交缺乏及時(shí)性

員工都有離職選擇其他就業(yè)機(jī)會(huì)的權(quán)利，該權(quán)利導(dǎo)致醫(yī)院編外人員的流動(dòng)性相對(duì)較大。編外人員離職或被辭退后，醫(yī)院應(yīng)該及時(shí)將該員工的檔案移交給其戶口所在地的人才交流中心或新單位進(jìn)行管理，但由于醫(yī)院內(nèi)部檔案管理缺乏規(guī)范性，會(huì)存在醫(yī)院檔案管理部門未及時(shí)將其檔案移交給相關(guān)部門的現(xiàn)象，甚至編外人員檔案出現(xiàn)丟失、資料不全等現(xiàn)象，對(duì)其后續(xù)工作的進(jìn)行存在一定的不良影響。

4.專業(yè)管理人員匱乏

醫(yī)院的主體是醫(yī)務(wù)人員，治病救人是醫(yī)院的重中之重。非檔案專業(yè)人員認(rèn)為檔案整理工作過于簡單，甚至認(rèn)為不需要有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行專職管理，因此檔案管理人員多為臨床醫(yī)務(wù)人員轉(zhuǎn)崗或非本專業(yè)人員擔(dān)任，加之編外人員管理制度的不健全，導(dǎo)致醫(yī)院編外人員檔案管理并未能完整記錄員工的工作情況、個(gè)人能力、思想態(tài)度等相關(guān)評(píng)價(jià)，醫(yī)院無法對(duì)編外人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與提拔，同時(shí)編外人員認(rèn)為沒有升職成長空間而選擇離職，增加人員流失。

5.缺乏信息化檔案管理體系和資源支持

現(xiàn)在我們正處于大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)期，醫(yī)院人員人事檔案的信息化管理是醫(yī)院發(fā)展過程中的必然趨勢，但是醫(yī)院對(duì)編外人員人事檔案進(jìn)行管理過程中，卻依然存在信息化管理不足的問題，主要是由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致編外人員人事檔案信息采集較為混亂。醫(yī)院不重視編外人員人事檔案信息化管理，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部人員分工、協(xié)調(diào)方面都存在混亂現(xiàn)象，工作效率較低，且醫(yī)院內(nèi)部的編外人員人事檔案電子信息數(shù)據(jù)并未合理利用，由于缺乏信息整理導(dǎo)致其成為信息孤島，無法發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息的統(tǒng)籌性功能，增加了編外人員人事檔案信息的不完整現(xiàn)象。

出現(xiàn)該種現(xiàn)象的主要原因是由于醫(yī)院人事檔案管理的信息技術(shù)、電子設(shè)備、系統(tǒng)軟件等相關(guān)物質(zhì)基礎(chǔ)較為匱乏，且缺乏專業(yè)的管理方式，導(dǎo)致醫(yī)院進(jìn)行編外人員人事檔案信息化管理沒有物質(zhì)基礎(chǔ)支持，缺乏可行性。醫(yī)院為了擴(kuò)大內(nèi)部發(fā)展，將大部分的資金進(jìn)行新型醫(yī)療設(shè)備的購入之中，但并未考慮醫(yī)院內(nèi)部信息化管理，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理處于落后狀態(tài)。這便需要醫(yī)院加大在內(nèi)部人事檔案管理工作中的資金投入，改變管理層對(duì)于編外人員和信息化人事檔案管理存在的認(rèn)知誤區(qū)。

三、改善醫(yī)院編外人員人事檔案管理工作策略

1.做好編外人員的檔案管理工作

對(duì)編外人員檔案進(jìn)行有效管理的前提是提升醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度，院領(lǐng)導(dǎo)可以將人員檔案管理工作納入到自身日常監(jiān)管之中，對(duì)檔案管理進(jìn)行定期審核檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的不足，并針對(duì)該現(xiàn)象制訂合理的改善措施，讓編外人員的檔案管理更有條理化。對(duì)于編外人員在醫(yī)院內(nèi)產(chǎn)生的檔案信息，在員工離職后，需要及時(shí)與員工新單位進(jìn)行溝通，將員工在該院產(chǎn)生的檔案封貼轉(zhuǎn)移到員工新單位。若是員工并未進(jìn)入新單位，可以與員工之前在人才交流中心存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行合并，完善編外人員檔案。

2.選擇專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理工作與其他工作不同，檔案管理工作是一項(xiàng)具有長期性且煩瑣、枯燥的工作，但對(duì)醫(yī)院而言是極為重要的。為了確保檔案管理工作移交、更新的及時(shí)性，醫(yī)院需要針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)合理的培養(yǎng)，讓檔案管理人員能夠根據(jù)編外人員在崗狀態(tài)及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。

為了提升檔案管理的專業(yè)性、規(guī)范性，醫(yī)院需要招收專業(yè)檔案管理人員，并對(duì)其專業(yè)能力進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)，或者通過對(duì)現(xiàn)有人員的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鞲邮炀氄莆?通過建設(shè)專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)，利用數(shù)字化形式來建立電子編外人員檔案，并根據(jù)編外人員的工作崗位變動(dòng)情況進(jìn)行及時(shí)更新，從而提升編外人員檔案管理的有效性。

筆者認(rèn)為，醫(yī)院可以通過在學(xué)校內(nèi)部選擇人力資源專業(yè)或檔案管理專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，讓更多新鮮血液加入到醫(yī)院的人力資源管理中來，改善醫(yī)院內(nèi)部較為落后的人力資源管理，從而減少編外人員檔案更新不及時(shí)、移交不及時(shí)現(xiàn)象，提升編外人員檔案的規(guī)范性。

3.定期更新檔案

編外人員的工作情況并非是每天都在變化的，是需要根據(jù)編外人員工作的實(shí)際情況或編外人員檔案不完善的部分，對(duì)其進(jìn)行合理的修改、更新。比如，員工A檔案在2018年1月至2018年9月存在空檔現(xiàn)象，檔案管理人員便需要根據(jù)其這一階段的工作情況進(jìn)行填補(bǔ)，并通過與公安聯(lián)網(wǎng)確認(rèn)員工A在該階段并未存在不良記錄，或者向其詢問該階段的情況進(jìn)行填補(bǔ)完善;對(duì)于記錄的錯(cuò)誤需要及時(shí)進(jìn)行修改，避免因錯(cuò)誤記錄對(duì)員工的工作造成不良影響，減少因檔案管理問題引發(fā)的編外人員流失現(xiàn)象。

4.建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度

建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度主要是以檔案管理人員為主，但也需要對(duì)編外人員的獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行明確記錄，即編外人員在每家醫(yī)院的工作表現(xiàn)情況都應(yīng)該被及時(shí)記錄到檔案之中，便于后續(xù)編外人員更換單位時(shí)，下一家醫(yī)院人事管理部門對(duì)其檔案信息進(jìn)行相應(yīng)的驗(yàn)證工作。對(duì)檔案管理人員的獎(jiǎng)懲是為了確保其能夠?qū)n案進(jìn)行有效管理，所謂無規(guī)矩不成方圓，必須要建立相應(yīng)的管理制度讓檔案管理人員能夠加深自身對(duì)檔案管理的重視度，確保編外人員的升職加薪不會(huì)受到檔案管理的影響。建立檔案管理獎(jiǎng)懲制度能夠讓檔案管理人員更加認(rèn)真地對(duì)待自身工作，從而讓編外人員的檔案信息更加準(zhǔn)確、全面，讓醫(yī)院能夠通過對(duì)檔案進(jìn)行查詢來選拔優(yōu)秀的檔案管理人員與編外工作人員。

5.加大對(duì)人事檔案信息化管理工作投入力度

完善醫(yī)院編外人員的人事檔案管理工作，信息化的加入是必不可少的，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從資金和人員兩個(gè)方面加大投入。首先，是人才建設(shè)資金;其次，是人事檔案管理資金。同時(shí)，還需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)編外人員、人事檔案信息化管理等方面的認(rèn)知觀念加以更新，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層能夠?qū)︶t(yī)院人事檔案信息化管理的重要性進(jìn)行正確認(rèn)知，加大對(duì)信息化管理方面的硬件和軟件資金支持，并在運(yùn)行過程中對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真維護(hù)和管理，構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理的信息化體系，從而有效改善編外人員人事檔案管理工作，確保醫(yī)院內(nèi)部整體人事檔案管理工作高效運(yùn)行。最后，為了能夠促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不僅需要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，還需要基于信息化人事檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案管理人員的信息化知識(shí)培養(yǎng)力度，讓專業(yè)的檔案管理人員能夠利用數(shù)據(jù)分析提升醫(yī)院人事檔案管理的有效性。

6.運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案分類機(jī)制

在圖書管理中，圖書館為了便于我們能夠快速尋找到同類書籍，會(huì)選擇將同類書籍?dāng)[放在一起，該種分類方式可以幫助我們快速尋找某類圖書。檔案管理也是如此，在對(duì)醫(yī)院編外人員檔案進(jìn)行管理過程中也可以采取分類管理方式。

一是根據(jù)編內(nèi)編外人員進(jìn)行檔案管理的分類處理，編外人員基本占醫(yī)院員工總數(shù)的一半，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)為編內(nèi)編外人員建立A、B兩個(gè)檔案管理區(qū)域，通過使用表格形式對(duì)員工基本信息進(jìn)行全面錄入，通過輸入關(guān)鍵字便可找到醫(yī)院內(nèi)部員工的檔案資料，該種管理方式能夠讓檔案管理更加規(guī)范，更快速地尋找編外人員的基本信息。

二是選擇根據(jù)工作時(shí)間進(jìn)行合理劃分，該種分類方式比較適合規(guī)模較大、編內(nèi)編外人員較多的醫(yī)院。因人員較多，查詢員工信息也會(huì)浪費(fèi)較長時(shí)間，所以可以通過根據(jù)員工入職年份進(jìn)行劃分。比如，2000年成立的醫(yī)院，以5年為一個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，根據(jù)員工入職年份，在計(jì)算機(jī)上尋找員工檔案會(huì)更加方便，或者是根據(jù)年份和性別進(jìn)行劃分，如通過輸入“10月份、男性”來快速尋找該男性員工，降低檔案核對(duì)和尋找時(shí)間。

現(xiàn)代檔案管理工作進(jìn)行過程中需要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，需要合理運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)員工檔案進(jìn)行整理分類，讓編外人員能夠及時(shí)查找、更新相關(guān)的檔案信息，減少編外人員檔案不規(guī)范、查詢困難等現(xiàn)象，從而降低因檔案管理而導(dǎo)致的員工流動(dòng)現(xiàn)象，增加檔案管理對(duì)醫(yī)院人力資源管理的有效性，促進(jìn)醫(yī)院人力資源管理質(zhì)量的有效提升。

四、結(jié)語

現(xiàn)如今我國正處于新醫(yī)改深入改革發(fā)展階段，也是醫(yī)院對(duì)人才需求量最大階段，編外人員流失率較大、升職轉(zhuǎn)院現(xiàn)象增加，給編外人員的人事檔案管理帶來了一定困難，對(duì)醫(yī)院的管理也造成了一定影響。在該種情況下，醫(yī)院必須要重視編外人員的檔案管理工作，從根本上提升醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的重視度，讓每個(gè)員工都能夠有檔案管理的基本意識(shí)，從而為檔案管理工作打下良好基礎(chǔ);需要引進(jìn)或以內(nèi)部選拔培訓(xùn)方式選擇專業(yè)的檔案管理人員，提升檔案管理的專業(yè)性;計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理過程中更是不可或缺，醫(yī)院檔案管理過程中必須要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，提升編外人員檔案更新及時(shí)性，確保檔案的準(zhǔn)確性，減少編外人員人事檔案管理中存在的各種問題。

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（作者單位：漢中市中心醫(yī)院）

作者簡介：王昕（1983-），女，漢族，陜西漢中人，館員，本科學(xué)歷學(xué)士學(xué)位，從事檔案管理和文書管理方面的工作。