翟宜凱 劉金揚 鄭劍

摘? ?要：高校學生服務的信息化與自助化是智慧校園建設的發(fā)展趨勢，同時也是提升服務質量、提高工作效率的有力支撐。學生各類證明材料開具是高校各部門一項重要日常工作，學生需求量大，教職工工作量大。為了提供更加便捷、可靠、安全的證明材料自助打印服務，文章設計并實現了多方式登錄、多材料批量打印、全流程無需值守的學生自助打印系統(tǒng)。文章從需求背景、設計原則、系統(tǒng)設計與實現、使用效果統(tǒng)計分析、實現過程中難點與問題等方面介紹系統(tǒng)的設計與建設經驗。

關鍵詞：自助打印系統(tǒng);證明材料;智慧校園;校務服務;用戶體驗

中圖分類號：TP393.18;G647 ? 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2021）05-0083-04

一、需求背景

隨著智慧校園建設的發(fā)展，如何讓信息化技術更好地服務于師生成為高校從管理向服務轉變的關鍵。[1]我校信息化辦公室在多部門協(xié)同支持下，完成了學生自助打印系統(tǒng)建設。

在讀情況、成績單等各類證明是高校學生畢業(yè)、升學、求職的必要材料。在6-7月畢業(yè)季、10-12月求職或申請國外高校期間，各類證明材料辦理需求量非常大，且辦理材料種類多、份數多，辦理時間隨意性強。由于各種證明歸屬于不同部門，學生需要去不同部門或窗口開具證明材料。再加上部分學生前期材料準備不充分，往往會出現“辦事多次跑、反復跑”等情況。另一方面，相關教職工很多時間和精力投入到重復性地解答學生咨詢、開具證明材料上，依然難以解決業(yè)務高峰期人流量過大、等候時間過長等問題。且人工辦理對開具的證明沒有系統(tǒng)的統(tǒng)計和管理，已開具的證明無法查驗真?zhèn)巍，F行人工管理服務模式已無法滿足實際需求。

自助打印系統(tǒng)的優(yōu)勢可以總結為三個字——便、捷、全?！氨恪笔欠奖悖驅W生提供時間隨便、操作簡便的證明開具服務，同時減少教職工繁雜的重復性工作?！敖荨笔强旖?，學生辦理證明從原來的多次跑變?yōu)橹慌芤惶?，平均辦理時間從半小時縮短到一分鐘?！叭笔侨?，從前辦理各類證明需要了解歸屬部門，一件事的多份證明材料可能要去不同部門或窗口，自助打印系統(tǒng)可以實現一次性批量打印各類證明材料。各業(yè)務部門辦理的證明材料類型如表1所示。

二、設計原則

學生自助打印系統(tǒng)的核心功能是向符合條件的學生開具各類證明。開具證明的關鍵是各部門提供證明所涉及的權威數據，部分證明還存在涉及多部門數據的情況。因此，數據共享是自助證明打印系統(tǒng)建設的基本要求。在數據共享的基礎上，為打造一個證明種類齊全、功能完善的學生自助打印系統(tǒng)，從系統(tǒng)服務角度應當實現信息化、自助化，從用戶使用角度應當具備便捷性、可靠性、安全性。[2]

1.信息化

證明打印服務信息化，要求實現權威準確的數據共享、實現平臺化可擴展。實現準確的用戶數據、業(yè)務數據共享。自助打印系統(tǒng)作為開具證明的權威途徑，應當進行嚴格的身份認證，需要對接準確全面的用戶數據。根據打印材料的不同，需要對接不同部門的權威業(yè)務數據，根據業(yè)務數據確定打印權限和打印內容。實現平臺化可擴展。為滿足全校各部門各種類型證明材料打印需求，應當提供豐富的軟件接口，支持方便地進行應用服務和打印事項擴展。[3]

2.自助化

證明打印服務自助化，通過標準化流程實現用戶全程操作無需指導，通過智能化監(jiān)管實現統(tǒng)一管理維護和異常預警。我校自助打印系統(tǒng)借鑒外賣訂餐操作流程，并在關鍵步驟提供清晰的圖示說明，直觀易用，保證用戶無需指導可以自助完成證明打印。后臺管理系統(tǒng)對設備、用戶、證明類型、打印日志等進行監(jiān)控和分析。對設備異常情況向用戶進行直接提醒，對管理員進行短信實時提醒，滿足無人值守需求。

3.便捷性

為提供良好的用戶體驗，自助打印服務強調方便易用和高效快捷。方便易用要求系統(tǒng)滿足不同用戶各式需求，且全流程操作簡單明了，用最簡化的步驟完成證明打印;高效快捷要求系統(tǒng)提供快速的響應，材料生成、打印、蓋章能夠在較短時間內完成。此外自助機的投放數量和地點的合理選擇、自助打印證明種類的不斷豐富，會進一步增強打印服務的便捷性。[4]

4.可靠性

保證自助機可靠性，要求系統(tǒng)正常運行時間長、故障時間短、故障修復迅速。要求自助打印設備穩(wěn)定性強、耐久性好，設計時充分考慮系統(tǒng)易操作性、增強設計可靠性。系統(tǒng)運維管理后臺通過完整記錄打印日志、多維度監(jiān)控分析，全面監(jiān)控設備軟、硬件，異常情況如耗材不足或網絡異常，都會通過實時短信提醒管理員進行修繕。支持斷點記憶功能，保證用戶打印項目不受設備故障影響。

5.安全性

硬件方面，應保證設備內印章和水印紙的絕對安全。可在關鍵部件采用金屬防爆外殼并加裝多道安全鎖。確保用戶等非管理人員無法接觸實體章和打印紙。此外，可集成第三方廠商專業(yè)化設備，如人臉識別設備、校園卡讀卡器，保證身份驗證、繳費的安全高效。

軟件方面，應保證用戶信息安全和系統(tǒng)網絡安全。系統(tǒng)登錄、打印完成后默認設置倒計時退出，避免用戶匆忙離開產生信息泄露，并根據用戶身份對打印權限和份數進行限制。設備放置在室內環(huán)境里保證網絡的物理安全，系統(tǒng)部署在校園內網環(huán)境的服務器上保證網絡安全。

三、系統(tǒng)設計與實現

自助打印機樣式類似銀行自助取款機，用戶通過觸摸屏進行交互，完成用戶登錄、材料選擇、繳費確認、打印蓋章全流程操作，打印出的證明可以通過手機掃碼檢驗真?zhèn)?。管理員可以通過后臺管理系統(tǒng)對設備、用戶、證明類型、打印日志等軟硬件進行全面的監(jiān)控和管理。

自助打印系統(tǒng)遵循經典的三層架構，如圖1所示，分為界面層、業(yè)務邏輯層、數據層。界面層為用戶提供系統(tǒng)交互操作界面，包括用戶使用的自助打印機、證明掃碼驗證平臺以及管理員使用的系統(tǒng)管理平臺。業(yè)務邏輯層實現各模塊功能。數據層是系統(tǒng)整體數據資源的保障，通過數據共享，提供權威的學生人員數據、各業(yè)務部門數據、財務數據、校園卡數據。下面詳細闡述業(yè)務邏輯層各模塊功能。

1.登錄模塊

自助打印系統(tǒng)提供統(tǒng)一身份認證、基于微信企業(yè)號的掃碼認證、校園卡刷卡、身份證刷卡等多種登錄方式，滿足不同用戶需求。統(tǒng)一身份認證是高校學生最普遍最基礎的用戶名、密碼驗證方式，可以避免學生因沒有帶卡或手機而無法進行證明打印?；趯W校官方微信企業(yè)號的掃碼登錄是一種安全快速的身份認證方式，在學校官方企業(yè)號驗證個人信息后，僅需微信掃碼即可快速登錄自助機。校園卡、身份證刷卡都配合人臉識別功能進行二次驗證，確保用戶本人辦理。身份證刷卡方式可以保證已畢業(yè)學生實現自助打印。

2.材料選擇模塊

自助打印系統(tǒng)借鑒外賣訂餐操作流程，簡單便捷，一目了然。學生可以根據需要預覽材料并選擇份數，支持一次性選擇各類多份文件進行批量打印，通過詳情確認環(huán)節(jié)確認本次所需打印的材料類型和份數。

證明材料根據是否需要審批分為“審批通過材料”和“自助打印材料”。需審批才可打印的材料通過網上服務大廳進行審批，審批完成后對接至自助打印系統(tǒng)進行打印，否則無法選擇該材料。

本模塊還支持已打印記錄和未完成記錄的查詢。已打印記錄為該用戶完成的所有自助打印項目列表。未完成記錄是該用戶在確認打印詳情后，因主觀放棄或客觀中斷未完成打印的記錄。系統(tǒng)支持斷點記憶功能，未完成記錄會保存三天后自動刪除。如因卡紙等機器客觀中斷原因造成打印未完成，可以換一臺機器登錄該賬號，在未完成記錄中找到該記錄完成打印。

3.繳費模塊

繳費模塊根據不同材料計費規(guī)則進行累計，提供清晰的價格明細展示，繳費完成后才能夠完成打印。提供校園卡刷卡或移動支付兩種支付方式，滿足在校學生和已畢業(yè)學生繳費需求。[5]

4.打印蓋章模塊

通過對各高校和公司的充分調研，選擇內置鮮章支持自動加蓋的自助打印設備，避免機器需要提供人工蓋章的空白打印紙，真正減少人力投入。[6]單份材料打印和蓋章時間在10s之內，每增加一份材料等待時間增加3s，縮短證明辦理等待時間，大大提高辦理效率。

上述登錄、材料選擇、繳費和打印蓋章模塊形成了學生使用自助打印系統(tǒng)的主要工作流程，如圖2所示。

5.證明驗證模塊

每一份證明材料均帶有防偽驗證的二維碼，用戶可以通過手機掃碼在證明驗證平臺上進行原文件PDF比對。并設置掃碼累加計數器限制查驗次數，保護用戶隱私。

6.系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理員可以通過系統(tǒng)管理平臺對設備、用戶、證明、打印日志、驗證平臺等進行全面監(jiān)控，對設備異常情況進行實時提醒或預警。并提供不同時間維度的打印日志監(jiān)控分析圖表，方便發(fā)現不同材料的打印需求變化情況。

四、使用效果統(tǒng)計分析

學生自助打印系統(tǒng)投入使用后，首先上線了“本科生在讀證明（中/英文版）”、“本科生成績單”、“研究生成績單”等量大面廣需求迫切的證明。主要用于學生申請國外高校、保研、求職、實習、申請獎學金等各種需求場景。

辦理量：用于申請國外高校的在讀證明需提供中、英文兩版，年辦理人次達到300，辦理份數為中英文各500余份，高峰期為10月至12月。用于求職、保研、獎學金申請等的在讀證明只需開具中文版本，年辦理量達到1000余份，常態(tài)化辦理無明顯高峰期。本、研畢業(yè)年級學生均為4000人左右，都需打印成績單，人均3份。由學院統(tǒng)一報給相關部門，通過自助機進行全學院批量辦理。目前95%的證明開具可通過自助機完成辦理，剩余5%特殊情況進行線下辦理。例如證明存在字段缺失或學生名字長度過長等特殊情況，自助機會提示用戶線下辦理相關信息，保證證明準確性和有效性。

辦理時間：由于學生可以在自助機上集中辦理各類證明，無需多部門多窗口咨詢辦理，平均辦理時間從30分鐘縮短到1分鐘。學生節(jié)省了時間，避免了高峰期辦理排長隊等現象。同時，也大大減輕教職工重復性工作負擔，能夠有更多的時間精力投入到業(yè)務提升與創(chuàng)新中去。

五、實現過程中難點與問題

1.如何選擇自助打印設備

自助打印設備的選擇，首先要求機器具有內置鮮章，確保打印蓋章這一核心功能真正實現自助化。其次要選擇軟硬件功能完善的設備，硬件應具有豐富的功能模塊且布局合理，軟件應支持標準接口能夠方便地擴展應用服務。例如設備具有攝像頭可以支持自動拍照或人臉識別，系統(tǒng)可以對接網上服務大廳進行證明材料審批。最后，軟硬件開發(fā)廠商的選擇也非常重要。雙方需要有效配合，軟件開發(fā)框架能快速實現不同形式的證明樣式，具備對各類數據的對接能力，并通過打印日志提供數據分析及預測等增值服務。

2.如何設計系統(tǒng)操作流程

學生自助打印系統(tǒng)的設計緊扣便捷、可靠、安全的設計原則，充分結合實際需求，利用信息化發(fā)展成果，提供豐富全面的登錄方式，實現無需指導的全流程操作。例如考慮到已畢業(yè)學生的打印需求，設計了身份證刷卡登錄方式和移動支付繳費方式，避免因為沒有統(tǒng)一認證賬號和校園卡導致的無法打印?？紤]到絕大多數學生都有點外賣的經驗，借鑒通用的外賣點餐式流程和界面，設計符合用戶操作習慣的流程并在關鍵步驟中提供簡單準確的提示說明，實現全流程無需值守的自助打印。

3.如何確定服務事項，確保順利推進

我校信息辦聯(lián)合機關黨委召開自助打印證明專題討論會，確定自助打印證明材料上線標準，確定權威的證明專用章和水印紙。并根據各部門證明需求量和條件成熟度確定首批自助打印事項。協(xié)同校園卡綜合服務中心對接校園卡數據，協(xié)同財務處對接費用收繳數據，協(xié)同各部門確認證明內容、樣式和數據，針對一份證明涉及多部門數據的情況通過討論會確認各字段的權威數據源。

六、結語

本文介紹了高校學生自助打印系統(tǒng)設計與建設經驗。以充分滿足學生需求、減輕教師工作負擔為宗旨，遵循服務信息化、自助化原則，設計并實現了便捷、可靠、安全的自助打印系統(tǒng)，提升了服務質量，提高了工作效率?，F已上線在讀證明、成績單等多種服務項目，受到師生廣泛好評。展望未來努力的方向，一方面在積累使用數據后，可以通過對各類材料、不同類別學生、不同時間段使用情況分析，進一步優(yōu)化自助打印系統(tǒng)服務體驗。例如，在畢業(yè)季對常用相關材料實現一鍵批量打印，節(jié)省查找和選擇時間。在每年不同時段調整材料呈現順序，方便學生查找。另一方面，可以不斷豐富自助打印系統(tǒng)功能，例如集成“學生證火車票充磁”服務[7]，打造更多元化的自助服務設備[8]，不斷提高智慧校園自助服務水平。

參考文獻：

[1]教技[2012]5號.教育部關于印發(fā)《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020年）》的通知[Z].

[2]徐青山，張建華，楊立華.高校智慧校園建設的頂層設計及實踐應用——以“智慧北航”為例[J].現代教育技術，2016（12）：112-118.

[3]竇夏陽.高校統(tǒng)一自助打印系統(tǒng)建設研究[J].科技經濟導刊，2018（30）：169-170.

[4]高杰.我國自助設備應用現狀和發(fā)展趨勢[J].中國金融電腦，2010（8）：21-23.

[5]李盾，李林校.完全學分制下高等院校成績單自助打印系統(tǒng)的設計與實現——以北京理工大學珠海學院為例[J].科教導刊，2017（20）：13-15.

[6]姚立敏.淺析浙江大學成績自助打印系統(tǒng)[J].考試周刊，2017（42）：139，141.

[7]劉芬，陸家蘭.高校教務自助服務系統(tǒng)的設計與實現[J].中國教育信息化，2019（3）：94-96.

[8]徐博.基于自助服務設備的高校一站式服務大廳建設[J].科技創(chuàng)新導報，2017（28）：144，148.

（編輯：王天鵬）