竇敏

隨著建筑工程項目規(guī)模的不斷提升，建筑工程項目數(shù)量在鞥家，實際建筑工程檔案管理工作的復雜程度也在提升，此時就需要以更加嚴謹有效的建筑工程招標檔案管理方案，去做好對應建筑工程招標檔案管理工作。本文從這個角度入手，首先對于建筑工程招標檔案管理工作的價值進行分析，繼而從新形勢下去審視當前建筑工程招標檔案管理工作存在的問題，并且提出了對應建筑工程招標檔案管理工作問題改善方案。

建筑工程項目的周期是比較長的，無論是在安全質(zhì)量標準上，還是在施工工藝要求上，乃至是在項目參與主體上，都處于更加復雜的狀態(tài)，其中很多環(huán)節(jié)會產(chǎn)生很多的管理資料或者技術資料，這些資料必須要納入到健全的招標檔案管理工作體系中去，這樣才能夠確保實際的招標檔案管理工作質(zhì)量和效益得到不斷提升。

一、新形勢下建筑工程招標檔案管理工作的價值分析

（一）有利于項目預算方案的編制

對于建筑工程而言，其中一般包括人工費用，材料費用，機械消耗費用，固定資產(chǎn)費用，機具器具購置費用等，這些在整個建筑工程推動的過程中都會產(chǎn)生。在實際預算編制的過程中，會將往期的建筑工程檔案拿出來，尋找其中的數(shù)據(jù)信息和文件資料，將其作為重要的參考，由此確保項目檔案管理工作與實際預算計劃之間關聯(lián)起來。此時如果所需要的資料或者文件難以提供，或者對應信息存在不全面或者失真的情況，都可能對于實際預算方案的編制造成極大的不良影響。從這個角度來看，有效的建筑工程招標檔案管理工作，可以使得預算方案的編制朝著更加有效的方向進展。

（二）有利于引導工程質(zhì)量控制工作的進展

建筑工程質(zhì)量，是確保建筑施工企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提和基礎。在實際施工的前期，施工企業(yè)會對于投入施工過程中的各項資源信息進行歸結(jié)，此時檔案管理工作可以提供確鑿的數(shù)據(jù)信息，繼而引導施工技術方案朝著更加有效的方向進展。也就是說，有了這些技術性電子料，實際的質(zhì)量控制目標才會更加精準，工程建設項目的質(zhì)量管理也能夠步入到更加理想的狀態(tài)。

（三）有利于質(zhì)量驗收和竣工使用維護工作的開展

在建筑工程接近尾聲的時候，施工企業(yè)需要向質(zhì)量監(jiān)督管理部門提供健全的資料去進行審核，此時很多資料都是檔案管理中的資料。因此做好實際的招標檔案管理工作，可以為后續(xù)質(zhì)量驗收工作奠定良好的基礎。再者，在實際工程建設項目投入使用的時候，如果出現(xiàn)了質(zhì)量隱患，就可能需要進行一定程度的維修，此時還是需要依照對應的檔案資料來進行，招標檔案在此時就起到了良好的效能。

二、新形勢下建筑工程招標檔案管理工作存在的問題分析

對于眾多建筑工程招標檔案管理工作進行實踐調(diào)研，了解實際數(shù)據(jù)和信息，希望可以對于此版塊的工作有著深刻全面的認知。詳細來講述，建筑工程招標檔案管理工作問題集中反饋在：

（一）部分地區(qū)建筑工程招標檔案管理制度建設落后

從全國范圍來看，不同的地區(qū)在建筑工程招標檔案管理方面的關注度不一樣，在此方面的認知也有差異，實際的投入也處于參差不齊的狀態(tài)，部分地區(qū)在此方面的改革意識比較強，并且迅速的部署實施，探究出了適合自身地區(qū)的建筑工程招標檔案管理模式。但是部分地區(qū)建筑工程招標檔案管理制度建設落后，也成為十分普遍的現(xiàn)實。有些地方雖然從名義上辦法了招投標檔案管理辦法，但是實際招投標管理辦法處于粗放化的狀態(tài)，與地方相關管理工作和制度之間的吻合性不強，或者說對應制度并沒有被嚴格的貫徹執(zhí)行下去，這樣也會對于實際建筑工程招標檔案管理制度的有效發(fā)展造成極大的不良影響。在制度建設方面，除了上述的缺陷之外，還有很多需要改善的節(jié)點，比如實際負責建筑工程招標檔案管理的行為主體應該如何去界定，在實際制度建設過程中哪些部分需要參與進去，如何確保彼此之間的協(xié)調(diào)性，這些都是需要深度思考的問題，但是多數(shù)情況下都處于相對混亂的狀態(tài)。

（二）檔案管理工作難以進入到細致化的狀態(tài)

建筑工程招標檔案管理工作在開展的過程中，會發(fā)現(xiàn)總是會存在檔案不完整或者檔案質(zhì)量不高的問題，也就是說在實際檔案收集的時候，對應的操作人員并沒有切實的依照實際的要求來進行，或者是檔案內(nèi)容生產(chǎn)的時候也沒有做到嚴謹對待，這樣即使將其納入到實際的檔案中去，也難以確保實際招標檔案管理工作效益的發(fā)揮。如果在此期間檔案信息存在失真的情況，或者不完善的地方，就可能使得檔案的多維度效用難以發(fā)揮;再者，檔案文件的內(nèi)容處于監(jiān)督管理的狀態(tài)，而實際監(jiān)督管理制度不完善，監(jiān)督管理人員工作不認真，沒有對于檔案的質(zhì)量進行檢查，這樣就難以發(fā)揮其在實際招標檔案管理工作中的主導性效能。還有一個環(huán)節(jié)就是，檔案文件的鑒定環(huán)節(jié)，沒有對應鑒定基準，實際鑒定工作多數(shù)都是依照經(jīng)驗來進行判定，后續(xù)的維護和管理方法也沒有達到細化的狀態(tài)，這樣就使得實際檔案鑒定處于相對粗放化的狀態(tài)，從這個角度來看，實際建設工程招標檔案管理工作的質(zhì)量是處于堪憂狀態(tài)的。

（三）招標檔案管理工作的信息化程度比較低

考慮到招標檔案資料的多類別，資料數(shù)據(jù)信息的復雜性，招標檔案管理工作應該積極使用信息技術來進行優(yōu)化，這樣才能夠循序漸進的進入到理想的招標檔案管理工作格局中去。對于此方面的投入和成效進行分析會發(fā)現(xiàn)，很多單位不是很重視招標檔案管理工作信息化平臺的構建，可能在此方面也進行了一定的投入，但是實際系統(tǒng)的覆蓋面積不大，與對應招標檔案管理工作整個流程之間的吻合性不強，這樣就可能使得實際招標檔案管理工作的信息化程度處于較低的狀態(tài)，很明顯這種做法，是存在對應缺陷和不足的，應該積極主動的采取措施去進行改善和調(diào)整。

三、新形勢下建設工程招標檔案管理工作問題改善策略

針對于當前建設工程招標檔案管理工作存在的問題，需要樹立改革的意識，樹立優(yōu)化的意識，繼而驅(qū)動建設工程招標檔案管理工作進入到更加理想的狀態(tài)。詳細來講述，在此歷程中需要做好如下幾個方面的工作：

（一）建立完善的招標檔案管理規(guī)章制度

制度建設，是引導建筑工程招標檔案管理工作朝著有序性發(fā)展的前提和基礎。結(jié)合當前招標檔案管理工作的混亂局面，應該積極做好如下幾個方面的工作：其一，積極對于當前關于建筑工程招標檔案管理工作的相關辦法或者制度進行有效性評價，思考實際制度建設中存在的問題，然后在原本制度框架基礎上進行改革，以確保實際的招標檔案管理制度與實際情況是吻合的。其二，可以嘗試以上級行政主管機關與檔案行政機關聯(lián)合參與，實現(xiàn)招標檔案管理規(guī)范性指導文件的生成，將其作為實際建筑工程招標檔案管理制度設計的基礎，這樣可以使得對應文件的權威性得以提升，繼而使得對應單位能夠以更加嚴謹?shù)膽B(tài)度去面對，這也將為后續(xù)實際規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行營造良好的氛圍。其三，在宏觀制度不斷完善的過程中，還需要注重當前檔案管理辦法的修改，鼓勵招標辦和交易中心能夠協(xié)作起來，切實的依照對應規(guī)章制度，對于實際的招標檔案管理辦法進行細化。也就是說不通的地區(qū)實際情況不同，此時就需要設定一個更加靈活的尺度，內(nèi)部條例的完善性，可以使得后續(xù)的執(zhí)行朝著更加有效的方向進展。

（二）引導建設工程招標檔案管理進入規(guī)范管理狀態(tài)

要想引導建設工程招標檔案管理進入到規(guī)范管理的狀態(tài)，就需要設定更加細化的節(jié)點，其主要包括如下幾個方面的內(nèi)容：其一，要樹立精細化管理意識，實現(xiàn)實際檔案資料收集過程的管理和控制。收集環(huán)節(jié)需要解決的問題，就是以維護檔案完整性，提高檔案卷宗質(zhì)量為落腳點，使得制度保障與相關人員配合朝著更加融合的方向發(fā)展。檔案的收集工作是誰來完成的，實際檔案范圍是如何的，歸檔文件的格式要求是怎樣的，這些細節(jié)需要有明確的規(guī)定，這樣才能夠確保實際招標檔案資料的真實性和有效性。對于招標辦的業(yè)務人員，需要做好實際審批和監(jiān)管工作，更需要做好實際的檔案收集工作。在檔案完整性上，要業(yè)務部門能夠嚴格依照程序來操作，確保無論是紙張的大小，還是格式的調(diào)整，亦或是字體的使用，都需要達到理想的要求，并且積極建立初步鑒定制度，依照對應流程來進行移交，如果不符合實際情況，就需要進行整改，還需要做好報送資料的提交，這樣才能夠進入到招投標備案過程中去。其二，實現(xiàn)招標檔案資料鑒定過程的管理和控制。招投標檔案一次鑒定工作，必須要有專業(yè)的人員參與進去，主要關注于內(nèi)容的完整性，卷宗的質(zhì)量，確保達到對應要求之后，才能夠進入到移交的狀態(tài)。此時可以將其界定為二次鑒定的過程，在此環(huán)節(jié)對應的鑒定人員也需要切實的發(fā)揮自身的能動性，關注保存期限的問題，確保依照對應規(guī)章制度來執(zhí)行。其三，在保管的環(huán)節(jié)，也需要樹立精細化管理的意識，要對照實際保管的標準，從保管內(nèi)容的維度，保管方式的維度來進行探討，由此確保實際的保管制度朝著更加健全的方向發(fā)展。

（三）注重檔案現(xiàn)代化管理手段的使用

檔案現(xiàn)代化管理，是建筑工程檔案管理的必然趨勢之一，此時就需要將信息技術積極主動的使用到檔案管理過程中去，在此歷程中需要關注的問題主要有：其一，積極引入信息技術，建立招標檔案管理信息化平臺或者系統(tǒng)，確保多個部門可以參與進去，實現(xiàn)對應招標檔案信息的共享，這樣可以使得實際招標檔案管理工作朝著更加有序的方向發(fā)展和進步;其二，注重招標檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升，確保信息技術與招標檔案管理工作很好的融合起來，妥善的使用給對應的信息技術，引導實際的招標檔案管理工作步入到更加有效的狀態(tài)。

四、結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案管理工作面領著新形勢，此時就需要以正確的態(tài)度去審視此問題，然后關注建筑工程檔案管理制度的完善，建筑工程檔案管理人才的培養(yǎng)，建筑工程檔案管理信息化體系的構建，這樣才能夠達到理想的建筑工程檔案管理工作格局。

（作者單位： 青海省路達交通建設招標有限公司）