李春芳

（國網(wǎng)甘肅省電力公司定西供電公司，甘肅 定西 743000）

近年來隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)量也在不斷的增多，形成的檔案數(shù)量也隨之增多，檔案管理的地位和作用也更加突出。但是從電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)際情況來看，其中還存在一定的問題，檔案管理工作的效率、水平有待提升，也無法為電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目提供有效的檔案依據(jù)，給電網(wǎng)建設(shè)也帶來了一定的阻礙。為了改善電網(wǎng)建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀，加強(qiáng)五位一體機(jī)制的有效應(yīng)用是十分有必要的，是提升檔案管理水平和效率的有效舉措。

1 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理的重要性

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理是我國電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目中的重要內(nèi)容，是對整個(gè)工程建設(shè)及管理過程的全面記錄，對于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)質(zhì)量有著重要的保障作用。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理中包含著項(xiàng)目建設(shè)中存在的問題、規(guī)劃、施工、費(fèi)用等方面的內(nèi)容，做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，對于不斷的推進(jìn)電網(wǎng)的集約化以及精細(xì)化管理有著重要作用，也是推進(jìn)電網(wǎng)規(guī)范化建設(shè)以及促進(jìn)電網(wǎng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展的有效舉措。

如今隨著電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理也備受重視和關(guān)注。項(xiàng)目檔案管理在工程驗(yàn)收階段也是十分重要的，在后期維護(hù)、擴(kuò)建以及改造等環(huán)節(jié)也同樣發(fā)揮著重要的作用，是工程項(xiàng)目順利進(jìn)行的一大重要保證。

2 電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 建檔意識薄弱

目前我國電網(wǎng)建設(shè)在檔案管理中，還存在著建檔意識薄弱的問題，過度重視電網(wǎng)建設(shè)，缺乏檔案意識。工程管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)往往更加重視電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、施工以及質(zhì)量管理，沒有意識到建檔工作的重視，導(dǎo)致很多電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后才進(jìn)行檔案資料的整理，導(dǎo)致檔案的真實(shí)性和完整性得不到保證[1]。

2.2 檔案歸檔的過程缺乏監(jiān)督和管理

眾所周知，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，需要與這個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)同時(shí)進(jìn)行，但是由于受到傳統(tǒng)工作相關(guān)以及思維等因素的影響，導(dǎo)致檔案的歸檔范圍并不明確，而且施工單位、監(jiān)理部門在施工期間很容易產(chǎn)生交叉檔案，加上職責(zé)分工缺乏規(guī)范性，監(jiān)督部門缺乏對檔案完整性和準(zhǔn)確性的檢查，從而很容易引起檔案丟失或者檔案不完整的情況發(fā)生。

2.3 檔案歸檔前的缺乏指導(dǎo)和監(jiān)督

在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔前，檔案管理的工作人員由于缺乏對施工進(jìn)度的認(rèn)識和了解，缺乏對檔案歸檔前的有效指導(dǎo)，導(dǎo)致沒有及時(shí)的收集檔案材料，而且工作人員的工作積極性也存在不高的問題，檔案丟失或者損壞情況頻繁出現(xiàn)，給電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔也帶來了較大的影響。

2.4 檔案歸檔文化材料規(guī)范性不足

在進(jìn)行的檔案管理工作中，在文化材料歸檔過程中由于規(guī)范性不足，非紙質(zhì)文件材料并沒有也文字說明進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，而且外文材料若是有譯文，也需要進(jìn)行歸檔，無譯文的則需要譯出題名、目錄才能進(jìn)行歸檔。歸檔的文件材料通常情況下一式一份，其中比較重要且需要重復(fù)利用的則需要增加檔案份數(shù)，并以電子文化的形式加以處理保存，另外也沒有做到紙質(zhì)文件也縮微膠卷同時(shí)歸檔。

2.5 缺乏檔案專職人員

當(dāng)前我國部分電網(wǎng)建設(shè)在檔案管理工作中，往往缺乏專職工作人員，一般都是工程技術(shù)人員和一般工作人員來兼職，由于這些工作人員的專業(yè)能力不足，并沒有經(jīng)過專業(yè)的教育和培訓(xùn)，責(zé)任心意識不足，導(dǎo)致檔案管理的水平也出現(xiàn)了參差不齊的情況，甚至出現(xiàn)檔案管理敷衍應(yīng)付的情況，很難滿足檔案管理的實(shí)際需求。

3 五位一體機(jī)制在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中應(yīng)用的重要性

3.1 規(guī)范項(xiàng)目檔案歸檔管理，創(chuàng)造更高效益

五位一體機(jī)制的應(yīng)用，可以有效加強(qiáng)與實(shí)際工作的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各個(gè)管理部門的密切配合，從立項(xiàng)到驗(yàn)收等環(huán)節(jié)可以實(shí)現(xiàn)更加規(guī)范的流程管理，而且各個(gè)階段都有明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，為檔案的歸檔管理提供了重要保證，同時(shí)也保證了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為檔案的利用提供了可靠的保證，還能創(chuàng)造出更加的社會(huì)以及經(jīng)濟(jì)效益。比如說近年來，農(nóng)網(wǎng)改造升級過程中，使用檔案信息管理系統(tǒng)，為農(nóng)網(wǎng)改造和升級提供了35kV主變壓器廠家資料，提供了重要的資料支持，使得農(nóng)網(wǎng)改造的速度得到了明顯的加快，也為整個(gè)工程的規(guī)劃和設(shè)計(jì)提供了更加完整的文件，保證了農(nóng)村的安全供電[2]。

3.2 提高檔案信息化建設(shè)水平

五位一體機(jī)制的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的完善，促進(jìn)了檔案數(shù)字化建設(shè)和管理，使得傳統(tǒng)的檔案借閱方式得到了創(chuàng)新，有效地縮短了檔案的檢索時(shí)間，促進(jìn)了檔案利用率以及工作效率的提升，使得整個(gè)檔案歸檔和管理更加的規(guī)范。此外，檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)和管理，使得傳統(tǒng)的借閱方式也發(fā)生了改變，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)人工翻閱查找的缺陷和不足，促進(jìn)了檔案管理水平和利用有效率的提升。

4 五位一體機(jī)制在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的應(yīng)用措施

4.1 完善電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系

首先，以統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、層層負(fù)責(zé)為工作原則，建立完善的分級管理體系，并明確崗位職責(zé)和范圍，保證工作人員順利完成職責(zé)范圍內(nèi)檔案的整理以及歸檔工作；其次，建立完善的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，制定統(tǒng)一的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，將項(xiàng)目檔案管理融入到工作標(biāo)準(zhǔn)和崗位責(zé)任制中，并按照項(xiàng)目文化的形成的順序以及項(xiàng)目建設(shè)的完成情況，來做好項(xiàng)目檔案的形成、整理以及歸檔等工作。

4.2 加強(qiáng)對電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過程的嚴(yán)格管控

在職責(zé)范圍內(nèi)，加強(qiáng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的全過程管理和控制。在電網(wǎng)建設(shè)前期，由工作人員做好前期材料的收集和整理工作；設(shè)計(jì)單位對設(shè)計(jì)文件以及概預(yù)算等進(jìn)行整理和收集；施工單位負(fù)責(zé)收集施工文件；建設(shè)管理部門對竣工驗(yàn)收階段所形成的文件進(jìn)行整理，做好檔案的移交以及歸檔工作；檔案管理人員來加強(qiáng)對檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查等工作，并協(xié)助重大建設(shè)項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收等工作。通過加強(qiáng)項(xiàng)目檔案形成全過程的監(jiān)督、指導(dǎo)和管理，保證歸檔工作更加的規(guī)范、完整。

4.3 重視電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的審核

檔案管理人員要嚴(yán)格的落實(shí)檔案歸檔各方面的具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，并對歸檔文件材料的字跡、圖標(biāo)、簽字蓋章手續(xù)等進(jìn)行審核；保證字跡滿足耐久性的相關(guān)要求，需要使用不易褪色的書寫材料；歸檔的項(xiàng)目文件需要保證是原件、正本；保證原材料以及固件具備完整的出廠證明、質(zhì)保書以及復(fù)測報(bào)告等；將項(xiàng)目檔案在檔案信息管理系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)著錄、編目以及電子文件的掛接，并由設(shè)計(jì)院移交PDF或者GWF格式的電子版竣工圖；在電子文件整理過程中還需要注明電子文化的載體類型，并標(biāo)明載體的序號、檔號、密級以及存入的日期等等，在紙質(zhì)文化移交的同時(shí)一并上交相應(yīng)的電子以及音像材料[3]。

4.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)五位一體機(jī)制的常態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)

第一，積極開展檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，保證檔案管理人員可以掌握專業(yè)的方案管理理論知識，邀請專業(yè)人士對專兼職檔案人員加強(qiáng)檔案收集、分類等工作的指導(dǎo)，并對檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用展開培訓(xùn)，提高檔案管理人員的相關(guān)操作能力，提高項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間，保證檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化；第二，將電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面的規(guī)章制度等內(nèi)容制作成小冊子，并分發(fā)給檔案管理人員以及項(xiàng)目參建單位，做到隨身攜帶，保證可以及時(shí)進(jìn)行查閱，保證檔案的收集和管理可以更好地滿足電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面的實(shí)際需求。

5 五位一體電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)用實(shí)例

5.1 實(shí)例一：歸檔更加完整和齊全，為工程的新建和概括提供了重要依據(jù)

項(xiàng)目檔案的歸檔，其目的就是為企業(yè)的經(jīng)營、發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。以我國某省新建的電網(wǎng)項(xiàng)目來看，由于新建的工程符合達(dá)到了400-450兆瓦，傳統(tǒng)的220kV的變電站已經(jīng)無法滿足新建工程的發(fā)展需求，也會(huì)給當(dāng)?shù)赜脩舻陌踩秒妿碛绊懀@就需要對變電站進(jìn)行改造和重建。改造和重建需要借助原始設(shè)備的有關(guān)數(shù)據(jù)，但是由于設(shè)備運(yùn)行中無法進(jìn)行有關(guān)的勘察設(shè)計(jì)工作，若是停電處理還會(huì)影響到企業(yè)供電的可靠性，會(huì)在一定程度上影響企業(yè)的信譽(yù)和形象。為了讓項(xiàng)目前期設(shè)計(jì)勘察更加的安全和準(zhǔn)確，有關(guān)部門以及技術(shù)人員去檔案室對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行了查閱，再加上五位一體機(jī)制的應(yīng)用，為變電站項(xiàng)目的擴(kuò)建提供了完整的檔案數(shù)據(jù)，節(jié)約了費(fèi)用和成本，促進(jìn)了工作效率的提升，為工程的新建和改擴(kuò)提供了重要的支持。

5.2 實(shí)例二：印制頒發(fā)小冊子，促進(jìn)檔案管理水平的提升

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，而且工作過程也較為復(fù)雜，為常規(guī)的培訓(xùn)以及實(shí)踐操作的基礎(chǔ)上，將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》等印制裝訂成冊，當(dāng)作培訓(xùn)的素材，并給項(xiàng)目的參建單位以及檔案工作人員，從而保證可以提高培訓(xùn)的效率和有效性；而且有關(guān)人員也能用作自學(xué)或者后期的復(fù)習(xí)，有利于對有關(guān)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)進(jìn)行全方位的掌握，從而可以更好地解決實(shí)際問題中的問題；專業(yè)的管理人員進(jìn)行小冊子的翻閱，可以對職責(zé)、整理以及歸檔等流程有更明確地了解，特別對于新上崗的工作人員來說，翻閱小冊子能夠幫助新人快速適應(yīng)崗位，從而保證歸檔工作可以順利完成。

5.3 實(shí)例三：為創(chuàng)建國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程奠定堅(jiān)持基礎(chǔ)

檔案管理已經(jīng)成為輸變電工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)考核的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，通過推進(jìn)和實(shí)施五位一體機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了檔案的規(guī)范編制，還能根據(jù)國家對優(yōu)質(zhì)工程的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行自查和復(fù)查，為國網(wǎng)優(yōu)質(zhì)工程的建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

6 結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)五位一體機(jī)制在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中的有效應(yīng)用，是提高檔案管理水平以及推動(dòng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新的重要舉措，對于發(fā)揮出檔案的積極作用有重要意義，同時(shí)還能使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。