燕 麗

（青海省檔案館，青海 西寧 810000）

傳統(tǒng)檔案管理工作中最重要的一項(xiàng)就是紙質(zhì)檔案管理，它所呈現(xiàn)的形式是多種多樣的，在社會(huì)發(fā)展的過程中具備很高的保存價(jià)值，相對于以往的檔案管理形式，電子檔案管理所含的主要形式就是電子信件與電子圖表等方法，這兩者在根本上有著很大的區(qū)別，電子檔案管理主要是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)的方式進(jìn)行儲存，通過信息化將檔案資料進(jìn)行共享與儲存，信息化檔案管理與多元化檔案管理是社會(huì)發(fā)展的主要趨勢與方向，這對于檔案管理的效率與質(zhì)量有很大的促進(jìn)作用，對于檔案管理人員也提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。電子檔案還具備很高的快捷性與多樣性，與社會(huì)發(fā)展因素息息相關(guān)，因此，電子檔案管理形式是未來的重要發(fā)展方向。

1 檔案管理創(chuàng)新的特征

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)賦予檔案管理新的內(nèi)涵，拓寬了企事業(yè)檔案管理新的外延，但是大數(shù)據(jù)技術(shù)也給檔案管理工作帶來巨大的沖擊。在檔案管理工作中，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的融入促使檔案管理工作環(huán)境、條件以及方式發(fā)生了顯著的變化，促使檔案創(chuàng)新管理呈現(xiàn)以下特征：1）從創(chuàng)新環(huán)境看，呈現(xiàn)創(chuàng)新格局的復(fù)雜化、創(chuàng)新活動(dòng)集合化。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案創(chuàng)新管理不再局限在對某個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或者某個(gè)傳統(tǒng)技術(shù)進(jìn)行變革，而是對檔案整個(gè)管理鏈進(jìn)行重構(gòu)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的集合，達(dá)到協(xié)同效應(yīng)；2）從創(chuàng)新條件看，呈現(xiàn)出技術(shù)條件持續(xù)優(yōu)化、相應(yīng)要求不斷提升的特征。隨著大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新興技術(shù)應(yīng)用場景的持續(xù)拓展，為檔案創(chuàng)新管理工作提供更為優(yōu)越的技術(shù)條件，有效地帶動(dòng)檔案管理工作效率的提升；3）從創(chuàng)新方式看，呈現(xiàn)出多元化的創(chuàng)新路徑。在大數(shù)據(jù)背景下，尤其是檔案信息化的發(fā)展使得檔案管理創(chuàng)新突破單一路徑為核心的創(chuàng)新方法，實(shí)現(xiàn)了多路徑共同推進(jìn)、多要素共同支撐的創(chuàng)新方法。

2 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊與融合

2.1 推動(dòng)電子檔案資源整合，實(shí)現(xiàn)電子檔案精細(xì)化管理

大數(shù)據(jù)時(shí)代，單位要進(jìn)一步著眼于信息資源建設(shè)工作，充分挖掘電子檔案的價(jià)值，推動(dòng)電子檔案資源整合。一是做好源頭控制，單位要制定相關(guān)的規(guī)章制度，明確聲像、影像、圖像、電子文件類檔案資源的處理標(biāo)準(zhǔn)、格式、流程，避免檔案管理無序化。同時(shí)，要細(xì)化檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門在電子檔案管理中的權(quán)責(zé)，探索業(yè)務(wù)部門專責(zé)先行處理的機(jī)制，避免電子檔案二次加工，實(shí)現(xiàn)“一次歸檔、長期利用”的目標(biāo)。二是要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案管理模式，加快電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。單位要堅(jiān)持“存量數(shù)字化”與“增量數(shù)字化”工作的同步推進(jìn)，對現(xiàn)階段的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時(shí)，對新增加的電子檔案進(jìn)行處理。這一過程中，單位既可以招聘更多的檔案管理人員，也可以探索將部分業(yè)務(wù)外包給外部專業(yè)部門，緩解人力資源不足的壓力。三是要重視電子檔案開發(fā)利用，從政策咨詢、專題研究、檔案編研等角度對電子檔案進(jìn)行整合利用。為此，單位可以根據(jù)本單位業(yè)務(wù)類型建設(shè)政策類、業(yè)務(wù)文件類、法規(guī)類以及其他類別的子數(shù)據(jù)庫，便于后期的檢索與利用，打造“檔案智庫”“檔案知識庫”。

2.2 創(chuàng)新檔案管理手段，提高檔案信息利用率

隨著大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)在檔案管理中的融入，企事業(yè)單位必須要改變傳統(tǒng)的單一人工操作的檔案管理模式，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的創(chuàng)新：一是單位要加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，利用大數(shù)據(jù)海量數(shù)據(jù)分析的功能優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)對公路海量檔案信息的自動(dòng)分類與歸納，以便減輕檔案管理人員的工作量。由于公路檔案信息比較大，通過大數(shù)據(jù)的自動(dòng)分析功能可以按照不同的類別進(jìn)行規(guī)整，進(jìn)而提高檔案信息的歸檔效率；二是構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理查閱系統(tǒng)，提高檔案信息的利用率。長期以來檔案管理主要是通過人工查閱的方式，這樣對于檔案管理人員、信息需求者都不方便，因此單位要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理查閱系統(tǒng)，信息需求者按照自己的權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱相關(guān)的信息，提升檔案信息的利用率。

2.3 對組織管理進(jìn)行強(qiáng)化，對管理職責(zé)進(jìn)行明確

企業(yè)想要提高電子文件管理有效性，讓管理人員的管理意識得到提升，就要針對管理情況制定組織管理制度，在制度中對各個(gè)管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確劃分。為了對編寫、歸檔和管理電子文件過程中存在的問題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，企業(yè)應(yīng)成立由負(fù)責(zé)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)帶頭，整個(gè)檔案部門員工為基礎(chǔ)，企業(yè)信息部門提供技術(shù)保障的工作網(wǎng)絡(luò)。檔案部門需要擔(dān)負(fù)起制定和完善電子文件管理制度，并對和電子文件相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控的任務(wù)，如形成電子文件的環(huán)節(jié)、鑒定電子文件的環(huán)節(jié)以及對文件進(jìn)行歸檔的環(huán)節(jié)等，同時(shí)還要加強(qiáng)辦公自動(dòng)化軟件和管理系統(tǒng)的連接緊密性，從而可以更有效地管理整個(gè)電子文件生命周期，對于電子文件是否存在失真、損壞和丟失問題也能進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。

2.4 增強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)中的硬件設(shè)施安全性

企業(yè)利用財(cái)務(wù)共享模式來管理會(huì)計(jì)電子檔案，都有一個(gè)專門用來保存會(huì)計(jì)電子檔案的機(jī)房，而這個(gè)機(jī)房里面的安全性直接就影響到會(huì)計(jì)電子檔案的安全性。如果企業(yè)沒有對機(jī)房中的會(huì)計(jì)電子檔案采取相關(guān)保護(hù)措施，一旦機(jī)房里面發(fā)生火災(zāi)、進(jìn)水或者地震，硬件設(shè)施因此而損壞，那么對會(huì)計(jì)電子檔案造成的打擊是致命的，所以企業(yè)應(yīng)該重視機(jī)房硬件設(shè)施的保護(hù)。首先，企業(yè)可以在機(jī)房頂部加裝一個(gè)避雷器，以此來降低雷電天氣被雷劈中的概率，企業(yè)還可以在機(jī)房的設(shè)備中裝一個(gè)電涌保護(hù)器，這個(gè)保護(hù)器可以讓電壓不超過設(shè)備所能承受電壓的極限，還可以把因雷電而產(chǎn)生的強(qiáng)大電流轉(zhuǎn)移到別處去，通過增加避雷器和電涌保護(hù)器的方式，機(jī)房便可以在雷雨天氣中安然無恙了。造成機(jī)房硬件設(shè)施損壞的原因是多種多樣的，針對這種不可抗力因素，企業(yè)可以把會(huì)計(jì)電子檔案存到云端，或者進(jìn)行備份。這樣一來，不管是自然災(zāi)害對硬件設(shè)施造成的傷害還是人為造成的傷害，機(jī)房都能夠在短時(shí)間內(nèi)把會(huì)計(jì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，企業(yè)的運(yùn)行不會(huì)因此而受到任何影響。企業(yè)還可以通過外部供應(yīng)商為機(jī)房安裝一個(gè)熱站，如果機(jī)房的設(shè)備因?yàn)椴豢煽挂蛩赝蝗徊荒苓\(yùn)轉(zhuǎn)了，熱站就可以讓設(shè)備快速恢復(fù)運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)通過上述所提出的方法，可以有效地提升企業(yè)會(huì)計(jì)電子檔案的安全性。

2.5 對電子檔案進(jìn)行充分利用

利用電子檔案不能違反企業(yè)保密制度，而且不同階層的工作人員擁有的權(quán)限也是不同的，例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)具有調(diào)閱公司各類電子檔案的權(quán)限，還可以對資料收發(fā)記錄進(jìn)行查閱，應(yīng)上述兩點(diǎn)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對電子檔案的充分利用，促使電子檔案發(fā)揮出最大價(jià)值。電子檔案只能在本單位內(nèi)部流傳和使用，例如，一些規(guī)章制度和通報(bào)等文件就可以在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，但是如果電子檔案涉及一些企業(yè)機(jī)密就只能在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上傳遞，而且需要和外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，至于一些和企業(yè)財(cái)務(wù)、戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)營開發(fā)策略等相關(guān)的電子檔案則只能在一定階層進(jìn)行流傳，領(lǐng)導(dǎo)對于企業(yè)發(fā)展計(jì)劃的批示和批復(fù)、企業(yè)科技研發(fā)成果等也屬于這個(gè)范圍。

2.6 加快電子檔案共建共享建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案高效利用

從縮減檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)電子檔案集約化開發(fā)利用的角度來看，加快電子檔案共建共享勢在必行。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)著眼于兩個(gè)方面：一是正確處理好電子檔案保密與檔案信息公開之間的關(guān)系。單位要嚴(yán)格按照政府信息公開條例、保密法、檔案法以及檔案管理法規(guī)的要求，合理設(shè)定各類數(shù)字檔案資源的公開級別，理清信息公開與檔案保密之間的界限。二是要加快外部共享與內(nèi)部共享，綜合利用多種信息技術(shù)。一方面，從外部共享來看，各個(gè)業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位可以依托于云終端進(jìn)行共享，將檔案資源上傳至共同的云終端，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和訪問層級，減少檔案共享的環(huán)節(jié)，提升共享效率；另一方面，從內(nèi)部共享來看，單位要優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能，打通檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)以及其他信息化系統(tǒng)之間的技術(shù)壁壘，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，避免單位內(nèi)部出現(xiàn)信息孤島的局面，滿足單位內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)部門的檔案查閱需求，便于檔案管理人員及時(shí)更新、錄入信息資源。

2.7 重視電子文檔的安全管理，健全安全管理機(jī)制

首先，必須進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的工作責(zé)任意識與安全責(zé)任意識，嚴(yán)格按流程完成電子文檔的錄入、存儲、調(diào)用等工作。檔案管理人員需及時(shí)記錄好檔案信息更改與使用情況，方便后續(xù)查詢。其次，采取定期備份辦法，即把電子檔案信息復(fù)制成兩份或多份，將其保存在不同的存儲載體上。電子檔案易遭到黑客、病毒攻擊而造成內(nèi)容丟失，也可能造成檔案無法打開。有時(shí)，檔案管理人員人為失誤也可能導(dǎo)致檔案信息被誤刪?？梢娮龊秒娮訖n案的備份對確保檔案信息的完備性非常重要。另外，保管電子檔案的設(shè)備一定要專機(jī)專用，以進(jìn)一步提升電子檔案的安全性。若保管電子檔案的計(jì)算機(jī)也同時(shí)有其他用途，必然會(huì)涉及其他工作的媒介信息，從而增加感染病毒的概率，對電子檔案安全造成潛在的威脅。最后，隨著時(shí)間的推移計(jì)算機(jī)中會(huì)形成大量沒用的文檔信息，經(jīng)常出現(xiàn)誤刪或誤用文檔的問題。這需要定期維護(hù)檢查軟硬件設(shè)施，及時(shí)升級軟硬件，保證電子檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)行。借助技術(shù)手段預(yù)防電子文檔被非法訪問或篡改，常見的技術(shù)手段包括數(shù)字簽名、防火墻設(shè)置、身份驗(yàn)證、病毒防護(hù)、讀寫權(quán)限設(shè)置等。

3 結(jié)語

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上創(chuàng)新出來的新方法，不管是在工作效率上還是服務(wù)質(zhì)量上都有著顯著的提高，其中最為明顯的就是檔案管理的效率得到了明顯提升，同時(shí)數(shù)字化的檔案管理模式也為社會(huì)的環(huán)保工作作出了一定的貢獻(xiàn)。作者通過上文的分析，論述了傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理的共同點(diǎn)與不同點(diǎn)，在未來的檔案事業(yè)發(fā)展中，電子檔案管理將全面取代紙質(zhì)檔案的管理方式，是事業(yè)單位檔案管理工作的開展趨勢，合理運(yùn)用電子檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，可以為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。近年來，在信息化的推動(dòng)下，電子檔案的發(fā)展十分迅速，管理人員需要運(yùn)用科學(xué)化的管理模式開展檔案管理工作，從而建立起一套完善的管理制度與相關(guān)條例進(jìn)行管理，在未來的日常工作中，只要不斷創(chuàng)新與實(shí)踐，積極主動(dòng)創(chuàng)造條件，加快社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，相信檔案事業(yè)的發(fā)展定會(huì)更上一層樓。