魯瑞芳

（保德縣國營苗圃，山西 忻州 036600）

隨著社會的進步，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應現(xiàn)代的發(fā)展需要，加上現(xiàn)代信息技術的不斷進步，這就對檔案管理者提出了更高的要求，檔案管理者應該結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡技術以及數(shù)字技術對檔案信息進行整合，從而形成一整套的檔案管理方案，但是在具體實施的過程中又會出現(xiàn)諸多問題，基于此，文章對這些問題做出研究，并制定出有效的優(yōu)化措施。

1 檔案信息化建設的內(nèi)容及特征

1）內(nèi)容。檔案信息化建設需要檔案管理者轉(zhuǎn)變自己的思維，主要是把當下信息技術與檔案信息管理工作進行融合，以實現(xiàn)有效的管理及查閱途徑，檔案信息化建設的內(nèi)容主要包括以下三個方面：（1）硬件設施建設。首先，硬件設施是檔案信息化管理的重要基礎，它主要包括一系列的現(xiàn)代化信息設備，比如計算機、存儲設備、局域網(wǎng)極易數(shù)據(jù)庫等，這都是檔案信息化建設不可或缺的一部分。（2）信息化服務意識建設。信息化服務意識建設是創(chuàng)新檔案管理理念的重要內(nèi)容之一，這主要是屬于思想層面的范疇。首先檔案管理者需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思維，要盡力拓寬自己的思想范圍，要形成快速即時的檔案管理理念；其次檔案管理者應該拓寬信息采集的渠道，這一點可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢；最后要求檔案管理者提高自己的管理技能，以不斷適應時代的發(fā)展，做一名復合型的檔案管理人才。（3）管理水平建設。管理水平是檔案信息化建設的關鍵所在，管理水平建設的程度直接會影響到檔案信息化建設的程度。

2）特征。（1）時效性特征。時效性是檔案信息化建設的最主要的特征，檔案信息化管理可以對現(xiàn)有的信息進行快速分類整理并進行記錄，并且在搜索的時候又具備極大的便捷性。（2）創(chuàng)新性特征。檔案管理的信息化把當代互聯(lián)網(wǎng)技術運用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，這在一定程度上來說是一種創(chuàng)新，另外對于管理的手段也是一種創(chuàng)新。（3）價值性特征。檔案管理的信息化建設充分發(fā)揮了信息本身的作用，把信息資源的共享發(fā)揮到了極致，在另一方面，通過利用網(wǎng)絡拓寬渠道，也能發(fā)揮信息的文化價值。

2 檔案管理信息化建設存在的問題

1）在觀念上，缺乏與信息化建設相匹配的觀念體系。首先檔案管理者缺乏信息化管理意識，對于很多信息的采集和歸檔并沒有養(yǎng)成良好的重視態(tài)度，檔案信息不僅要注重時效性，還要注重檔案信息的交接性，很多管理部門卻忽視了檔案信息的實效性，也養(yǎng)不成良好的交接工作習性，不能夠?qū)r下的檔案進行歸類錄入，通常都是集中處理。其次是歸檔意識淡化。檔案管理人員在工作中往往會忽略行動的重要性，對于很多信息的歸檔都沒有進行落實，就會導致很多信息遺漏或者錯放。

2）在技術上，落后于時代信息化建設的步伐。首先是檔案作業(yè)人員在錄入信息時不能保證信息的準確性，也不能保證錄入信息的實效性，再加上傳輸速度較慢，這就大大影響了檔案信息的價值。其次是檔案信息化建設沒有科學的標準，不同的檔案管理部門有不同的檔案管理標準，這在一定程度上會影響信息發(fā)揮的價值，也會影響信息整合的效率，當下比較常見的是在電子信息采集方面，對信息的錄入沒有做好統(tǒng)一，從而導致錄入的信息不全也不細，進而影響后期的查閱。

3）在人才上，缺少與信息化建設相匹配的專業(yè)隊伍。首先對于檔案管理人員的人配備不合理，很多檔案管理人員都沒有相關的學習經(jīng)歷和學習背景，很多檔案管理人員基本上都是外行出身，這在工作中就會由于專業(yè)知識缺乏而出現(xiàn)眾多的錯誤。其次是缺乏復合型的檔案管理人才，很多檔案管理人員雖然有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，但是卻缺乏相應的信息化操作技術，有的管理者有技術卻沒有相關的檔案管理經(jīng)驗，這就使得檔案信息化建設成了一種表面上的形象工作。

4）在管理上，管理能力和管理水平不能夠滿足檔案信息化建設的需要。首先是檔案管理工作沒有得到落實，也沒有形成科學的管理制度，很多管理工作只是流于形式，這就大大降低了檔案管理的效果。其次是檔案管理者與客戶之間缺乏有效的溝通，很多檔案管理部分都是閉門造車，并沒有考慮到客戶的實際需求，對于原有的信息也沒有進行有效地開發(fā)，部分檔案管理者由于缺乏相關的職業(yè)素養(yǎng)會按照老套路對信息進行處理，方便自己的同時卻影響了客戶的需求。

3 創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化建設的對策

1）構(gòu)建科學的檔案信息化管理體系。（1）首先要根據(jù)信息化建設構(gòu)建相應的信息化管理機制，要確保每個環(huán)節(jié)的合理性和科學性，以確保整個檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（2）其次檔案信息化建設要充分考慮到客戶的需求，還要遵循一定的客觀規(guī)律，要做好檔案的收集和分類整理，從而保證后期信息查閱的高效性。（3）最后要根據(jù)具體的工作情況完善相關的管理流程，使得每一個步驟都有一定的標準可依，要把檔案信息化管理的原則落到實處，從而提高檔案管理的效率。

2）加強檔案信息化管理的基礎建設。（1）對于信息化設備的建設，不僅要注重基礎的硬件設備投入，還應該突出重點環(huán)節(jié)的建設，檔案管理部門應該合理引進各種管理軟件。（2）要加強檔案管理人員的思想建設，不僅要提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，還要提高檔案管理人員的道德素養(yǎng)，檔案管理部門應該定期組織相應的培訓，并且拓寬招聘渠道，不斷引進高素質(zhì)的復合型人才。（3）最后要在管理內(nèi)部應該樹立良好的信息化意識，這就要求領導者首先要加強自身的思想建設，以身作則，從而帶動員工的工作積極性，進而吸引員工參與檔案管理的信息化建設。

3）加大檔案信息化管理方式與技術的創(chuàng)新。（1）首先需要檔案管理者不斷加強自身的學習，可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進行信息搜索，還可以借鑒國外優(yōu)秀的管理方式，另外還可以根據(jù)具體的檔案信息情況積極引進合理先進的管理設備。（2）其次要對檔案信息進行整合和優(yōu)化，要對檔案的信息進行有效歸類，以確保檔案信息管理的有序進行，在保證內(nèi)容質(zhì)量的同時還應該注重信息的多樣性。（3）要不斷引進技能型人才，對檔案管理技術不斷進行創(chuàng)新，從而可以不斷提高檔案信息管理的效率，相關管理人員應該制定出有效的獎勵措施，以不斷激勵員工進行創(chuàng)新。

4）加強檔案信息安全教育，確保檔案信息的安全性。（1）首先要對檔案管理人員進行安全意識培訓，讓其明白檔案信息的重要性，要讓員工樹立良好的責任意識，提高對檔案信息的保護。（2）其次檔案管理部門應該完善信息安全管理制度，信息化的檔案在管理的過程中很容易遭到黑客的攻擊，相關管理者應該加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。（3）對已有的檔案信息要做好備份工作，有必要實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔并存，對一些重要的信息還應該實行異地備份，以防意外火災對檔案信息造成的破壞。

3 總結(jié)

隨著我國現(xiàn)代化信息化技術不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)需要逐漸完善并進行信息化技術跟進，目前我國信息化技術已經(jīng)融入日常的生活生產(chǎn)工作生活，而用發(fā)展性眼光和前瞻性思維來看，信息化檔案管理是未來發(fā)展的整體趨勢和必然趨勢，檔案管理人員應該積極引進先進的技術并完善管理制度體系，從而不斷優(yōu)化檔案管理信息環(huán)境，進而保證檔案信息化管理的穩(wěn)定有序發(fā)展。