張 焱

（中國(guó)建筑標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京 100048）

在新時(shí)代背景影響下，通過(guò)加強(qiáng)信息化檔案管理在工程建筑施工過(guò)程中的應(yīng)用，有利于全面增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和水平，同時(shí)，這也降低了檔案管理的繁瑣性。除此之外，采用現(xiàn)代信息化檔案管理手段，也是順應(yīng)了我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展的潮流，最終有助于全面增強(qiáng)工程建筑檔案管理質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的信息化檔案管理目標(biāo)。

1 當(dāng)前信息化工程建筑檔案管理中存在的具體問(wèn)題

1.1 工程建筑檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作過(guò)分依賴信息系統(tǒng)軟件

現(xiàn)代化背景下，由于我國(guó)現(xiàn)代科技迅速發(fā)展，并且在辦公領(lǐng)域中體現(xiàn)出了其價(jià)值，獲得了管理和工作人員的青睞，并且將信息化檔案管理引入到了具體的工作中。同時(shí)，大部分工程建筑企業(yè)在開(kāi)展具體的檔案管理工作時(shí)，往往會(huì)采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)展具體的工作，雖然這種現(xiàn)代化檔案工作方式可以為工程建筑檔案管理人員減輕工作量，也能為工作人員提供管理的方便，但是，一些檔案管理人員會(huì)對(duì)系統(tǒng)軟件產(chǎn)生依賴心理，一旦離開(kāi)工程建筑檔案管理系統(tǒng)，就無(wú)法開(kāi)展后續(xù)的工作。同時(shí)，通過(guò)詳細(xì)觀察具體的工程建筑檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，如果存在操作不妥當(dāng)或者是停電的現(xiàn)象，一些檔案管理軟件或者系統(tǒng)將無(wú)法正常運(yùn)行，已經(jīng)錄入的信息也很難獲得保存，這種情況下，直接制約著工程檔案管理工作效率的提高和有效進(jìn)行。

1.2 工程建筑檔案管理信息化工作體系不完備

在我國(guó)部分工程建筑企業(yè)中，有些工程建筑企業(yè)配備的檔案管理工作人員不豐富，同時(shí)也沒(méi)有特別關(guān)注相檔案管理工作的開(kāi)展，這種情況下，很難做好工程建筑檔案管理的分配工作，這樣則容易給工作人員帶來(lái)較大的工作壓力，具體的工程建筑檔案管理工作效率也很難獲得提升，目前，雖然在工程建筑行業(yè)中建立了現(xiàn)代信息化檔案管理系統(tǒng)，但是有些建筑工程檔案管理人員只是對(duì)電子檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的加密和保存處理，這樣檔案信息容易流失。再者，還有一部分工程建筑檔案管理人員并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作形成全面的認(rèn)識(shí)，這就使得相應(yīng)的工程建筑檔案管理評(píng)價(jià)體系不完善，最終會(huì)降低工程建筑檔案管理的工作效率。

1.3 在信息化背景下，工程建筑檔案管理系統(tǒng)容易缺少準(zhǔn)確性的檔案原始數(shù)據(jù)

當(dāng)前，在工程建筑企業(yè)中，雖然許多工程建筑企業(yè)已經(jīng)采取了現(xiàn)代化模式開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作，但是產(chǎn)生的效果差強(qiáng)人意。這主要是因?yàn)橛行n案管理人員在開(kāi)展具體的檔案管理工作中，還是存在許多工程建筑原始檔案數(shù)據(jù)需要檔案管理工作人員使用手動(dòng)的方式進(jìn)行輸入和記錄，這直接降低了工程建筑檔案管理效率，因此，如果工程建筑檔案管理工作人員在輸入原始檔案數(shù)據(jù)時(shí)存在一些誤差，容易產(chǎn)生較大的錯(cuò)誤。除此之外，如果相關(guān)的工程建筑檔案管理人員事先筆記沒(méi)有將數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行備份，這可能會(huì)導(dǎo)致工程建筑檔案數(shù)據(jù)信息丟失，繼而導(dǎo)致工程建筑檔案管理工作中數(shù)據(jù)信息不全面，這直接影響到工程建筑檔案管理工作的順利有效開(kāi)展，信息化檔案管理模式也很難發(fā)揮其重要作用。

2 信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法和策略

2.1 增強(qiáng)工程建筑檔案管理人員的信息技術(shù)管理能力

在我國(guó)現(xiàn)代化工程建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，工程建筑企業(yè)負(fù)責(zé)人需要加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)他們的工作能力。比如，工程建筑企業(yè)可以每周或者每月定期舉行一次信息化檔案管理模式測(cè)評(píng)，通過(guò)采取筆試和實(shí)踐操作兩種方式來(lái)測(cè)試管理人員的信息化檔案管理水平，對(duì)于某些工程建筑檔案信息化管理水平降低的管理人員，相關(guān)的管理者需要做好他們的管理和培訓(xùn)工作，讓他們?cè)诰唧w的培訓(xùn)過(guò)程中充分了解信息化工程檔案管理工作的重要性和價(jià)值，進(jìn)而增強(qiáng)工程建筑檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.2 建立科學(xué)完備的現(xiàn)代化工程建筑檔案管理制度與工作機(jī)制

在新形勢(shì)影響下，我們的工作和生活進(jìn)入了現(xiàn)代化，這就要求著工程建筑工作和管理人員充分采用信息模式開(kāi)展具體的工程建筑檔案管理工作。所以，針對(duì)工程建筑檔案管理工作，相關(guān)的檔案管理人員需要根據(jù)工程建筑企業(yè)內(nèi)部檔案管理的實(shí)際管理情況制定科學(xué)完備的檔案管理制度，同時(shí)還需要采取先進(jìn)科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制，那么，在構(gòu)建現(xiàn)代化數(shù)字化工程建筑檔案管理平臺(tái)時(shí)，檔案管理人員需要根據(jù)相關(guān)的檔案管理資源進(jìn)行整合，打造科學(xué)、富有濃郁現(xiàn)代化氣息的工程建筑檔案管理制度和平臺(tái)，構(gòu)建嚴(yán)密的工程建筑檔案管理體系。再者，工程建筑檔案管理人員需要強(qiáng)化自我管理機(jī)制，充分發(fā)揮自主檔案管理能力，通過(guò)借助信息平臺(tái)，掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，提高工程建筑檔案管理工作的水平。此外，工程建筑檔案管理工作人員還要做到實(shí)事求是，根據(jù)工程建筑企業(yè)的檔案實(shí)際管理情況，借助現(xiàn)代化模式規(guī)范工程建筑檔案管理工作，制定統(tǒng)一科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理的不同類型、格式等加以規(guī)范，這樣可以增強(qiáng)信息化工程建筑檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和高效開(kāi)展。

2.3 借助大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，構(gòu)建科學(xué)完善的工程建筑企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

為了全面增強(qiáng)工程建筑檔案管理工作的高效性，相關(guān)的檔案管理人員需要構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，借助數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展具體的工作，保存相應(yīng)的工程建筑檔案信息，并且還要利用信息技術(shù)搜索出具體的內(nèi)容，這樣可以節(jié)省工程建筑檔案管理工作的時(shí)間。同時(shí)，工程建筑檔案管理人員需要熟練地操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性開(kāi)展具體的信息整合和數(shù)據(jù)庫(kù)管理工作，為工程建筑檔案管理工作提供保障。在搭建起了工程建筑檔案管理信息平臺(tái)后，相關(guān)的管理人員也不能松懈，要對(duì)后期的維護(hù)和運(yùn)營(yíng)工作提供保障和技術(shù)支持工作，這樣有利于保證工程建筑檔案信息化管理數(shù)據(jù)的安全和完整，有利于推進(jìn)工程建筑企業(yè)檔案管理工作的順利開(kāi)展和進(jìn)行。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，工程建筑企業(yè)需要詳細(xì)分析現(xiàn)代信息化檔案管理工作模式的價(jià)值和重要作用，之后將信息化模式引入到現(xiàn)代工程建筑檔案管理工作中。不僅如此，工程建筑企業(yè)還需要制定科學(xué)合理的信息化檔案管理體系，然后根據(jù)該體系的指導(dǎo)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。