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新時代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考研究

2021-04-14 22:12:25汪林林
卷宗 2021年17期
關(guān)鍵詞:檔案管理信息化信息

汪林林

(山東省濟寧市魚臺縣張黃鎮(zhèn)鹿洼煤礦,山東 濟寧 272000)

在新時代信息數(shù)據(jù)化背景下,信息資源發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)需要加強管理信息資源,才可以實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用,企業(yè)需要利用現(xiàn)代信息技術(shù),提高企業(yè)檔案管理信息化水平。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級發(fā)展,可以提高企業(yè)檔案管理工作效率。雖然近些年企業(yè)檔案管理工作獲得一定的成果,但是仍舊存在不完善部分,企業(yè)需要利用合理的管理措施,促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

1 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)概述

基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的科技檔案管理體系,主要是依照大型分布數(shù)據(jù)庫的基本方式將各類檔案信息進(jìn)行云存儲。而大數(shù)據(jù)信息存儲的基本功能模塊又分為安全度量、用戶評估、云計算、云存儲、訪問評估五個模塊?;谠拼鎯Φ拇罅繖n案信息數(shù)據(jù)庫,可以將大量的檔案信息數(shù)據(jù)分配至各個服務(wù)節(jié)點。其用戶終端可以利用業(yè)務(wù)服務(wù)管理層及功能模塊中的控制層對各信息進(jìn)行檢索及安全等級的評估,從而提升企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)工作的效率與安全水平。

2 新時代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理方式滯后

在新時代信息數(shù)據(jù)化背景下,逐漸突出了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化的重要性,企業(yè)在日常經(jīng)營生產(chǎn)中會不斷出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)化信息資源,在實際利用當(dāng)前的檔案管理模式中,因為數(shù)字化建設(shè)工作具有滯后性,無法滿足時代發(fā)展的需求。一些企業(yè)雖然建立了自動化辦公模式,但是因為企業(yè)檔案管理工作具備保密性,再加上企業(yè)檔案管理工作并不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益,因此一些企業(yè)并沒有構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理信息化平臺,沒有及時歸檔電子檔案,無法完整的存儲企業(yè)檔案信息。

2.2 人才隊伍匱乏

我國企業(yè)的科技檔案管理信息化建設(shè)起步較晚,其價值受到工作環(huán)境和條件的限制,導(dǎo)致信息化建設(shè)人才隊伍匱乏,主要體現(xiàn)為以下幾點:首先,科技檔案信息化建設(shè)人才隊伍的綜合素質(zhì)偏低。部分信息化建設(shè)人員未能通過專業(yè)知識訓(xùn)練或接受高等教育,其自身技能操作能力存在很大問題。其次,缺乏綜合型的信息管理人才。企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工程,有關(guān)人員應(yīng)具備一定知識和技能,但是我國檔案管理信息化建設(shè)中缺乏高素質(zhì)的綜合類人才隊伍。

2.3 管理思維固化

數(shù)據(jù)管理處于萌芽階段,面對檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型,檔案機構(gòu)在思維上存在傳統(tǒng)固化現(xiàn)象。對于檔案管理對象,仍局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理;對于檔案存儲保管,存在管理思維上重數(shù)量、輕質(zhì)量的傾向;對于檔案開放,存在因害怕承擔(dān)信息泄露、篡改等安全隱患的風(fēng)險,而持有“不愿共享、不敢共享、不能共享”的心理。這些固化的傳統(tǒng)檔案管理思維形成檔案數(shù)據(jù)的存儲保管、以及價值發(fā)揮工作的阻礙。

3 新時代信息數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施

3.1 提升檔案信息管理技術(shù)的創(chuàng)新,滿足信息技術(shù)的需求

隨著時代的發(fā)展,社會經(jīng)濟的創(chuàng)新,人們生活水平提高,對檔案管理提出更高的需求,除了確保檔案信息的安全性,相關(guān)人員也應(yīng)該與時俱進(jìn),積極的學(xué)習(xí)各項管理工作,完善自身的管理理念,加強對檔案資源管理方式的提升,進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,進(jìn)而確保檔案信息化技術(shù)的發(fā)展,提升人們的需求。這就需要相關(guān)工作人員首先要確保檔案儲存的有效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范化,不斷優(yōu)化相應(yīng)的管理技術(shù),提升管理水平。要對檔案信息的多樣性和廣泛性進(jìn)行研究。除此之外,要提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì),提升其專業(yè)技能,培養(yǎng)專業(yè)型人才,相關(guān)部門應(yīng)該加強對工作人員方面的信息技術(shù)的培訓(xùn),除了具備檔案資源管理所需要的相關(guān)理論知識之外,還要對相關(guān)檔案的著錄、編研、檢索等方式進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置,能夠熟練掌握相關(guān)的技術(shù),只有提升自身的綜合能力和專業(yè)能力,才能夠在檔案信息不斷更新的過程中提升工作效率,避免工作的失誤。進(jìn)而滿足社會的需求,實現(xiàn)檔案資源信息化的目的。

3.2 提高檔案人員綜合素養(yǎng)

檔案管理需要很強的實用性和專業(yè)性,檔案管理人員是企業(yè)檔案管理的執(zhí)行者和操作者,其綜合素養(yǎng)在很大程度上決定了企業(yè)的檔案管理水平。在企業(yè)人力資源管理中培養(yǎng)一支穩(wěn)定的、專業(yè)的檔案管理隊伍,一是應(yīng)當(dāng)強化檔案工作人員的思想意識,思想上要積極組織政治理論學(xué)習(xí),提高政治覺悟;二是應(yīng)當(dāng)加強檔案工作人員的培養(yǎng)力度;三是應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案工作人員的崗位自豪感和事業(yè)心。

3.3 建立管理服務(wù)平臺

在新時代信息數(shù)據(jù)化背景下,為了高效管理檔案資源,企業(yè)需要優(yōu)化檔案管理形式。利用信息技術(shù)整理企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù),構(gòu)建數(shù)據(jù)化檔案管理服務(wù)平臺。企業(yè)利用數(shù)字化檔案管理平臺,可以及時管理和發(fā)布檔案信息,同時可以存檔電子檔案。企業(yè)需要改進(jìn)檔案管理流程,保障電子檔案安全性,提高企業(yè)檔案信息的規(guī)范性,保障信息化管理效果。企業(yè)完善管理服務(wù)平臺,需要利用平臺拓展性,集成利用企業(yè)自動化辦公系統(tǒng),可以自動歸檔企業(yè)電子檔案。企業(yè)需要利用數(shù)據(jù)化檔案管理模式,完善檔案信息管理系統(tǒng),詳細(xì)地記錄檔案數(shù)據(jù),促使企業(yè)高效利用信息,科學(xué)的配置企業(yè)檔案資源。同時需要通過數(shù)據(jù)分析,滿足企業(yè)信息需求,進(jìn)一步豐富企業(yè)檔案管理功能。建立檔案信息服務(wù)平臺,不僅需要高速的傳輸信息,還要完善安全保障系統(tǒng)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的數(shù)據(jù)化。全面收集實體檔案信息和數(shù)字檔案信息,通過分類匯總,保障檔案信息的安全性,建立檔案信息查詢平臺,有利于企業(yè)高度共享資源,不僅可以提高企業(yè)檔案信息的真實性,同時可以實現(xiàn)企業(yè)檔案資料的數(shù)據(jù)化,幫助用戶便捷的獲取信息,提高企業(yè)檔案管理工作效率。

4 結(jié)語

總而言之,隨著我國當(dāng)代信息技術(shù)的快速發(fā)展,如大數(shù)據(jù)和云計算等先進(jìn)技術(shù)在各個行業(yè)被廣泛應(yīng)用。以往傳統(tǒng)的科技檔案管理方式不但存在很多弊端,還會浪費一定的人力與物力,致使我國當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理工作存在不足之處。所以,企業(yè)應(yīng)該積極利用當(dāng)代大數(shù)據(jù)信息化技術(shù),提高科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量,并為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供一定保證。

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