李丹妹

（成都軌道建設(shè)管理有限公司，四川 成都 610000）

城市軌道交通在進(jìn)行合約檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，有著顯著的鏈條長(zhǎng)、人手多的特點(diǎn)。因此，為了充分保證城市軌道交通合約檔案管理工作的準(zhǔn)確高效，必須展開(kāi)無(wú)紙化的管理模式。隨著社會(huì)快速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用到各行各業(yè)，因此在城市軌道交通合約檔案管理過(guò)程當(dāng)中也可以與時(shí)俱進(jìn)，借用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。只有這樣才可以在檔案管理過(guò)程當(dāng)中，針對(duì)目前存在的現(xiàn)狀問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化改良，從而保證檔案管理的真實(shí)完整性，為城市軌道交通做決策或宏觀調(diào)控時(shí)提供真實(shí)可靠的信息數(shù)據(jù)。

1 城市軌道交通合約檔案管理無(wú)紙化實(shí)施的必要性

1.1 提高管理工作效率

城市軌道交通合約檔案管理的主要內(nèi)容包括，招標(biāo)投標(biāo)、合約簽訂、內(nèi)部審計(jì)、項(xiàng)目決算、政府審計(jì)、概算回歸、計(jì)量支付、合約履行、可行性研究、項(xiàng)目概算、項(xiàng)目后評(píng)價(jià)等等一系列內(nèi)容。面對(duì)這樣紛繁復(fù)雜的工作想要達(dá)到合約檔案管理的理想目標(biāo)。就必須實(shí)施無(wú)紙化管理。借用信息化的技術(shù)對(duì)合約檔案可以進(jìn)行資源信息庫(kù)的建立，從而在管理過(guò)程當(dāng)中達(dá)到資源共享、協(xié)同辦公的高效模式。并且在相關(guān)文件進(jìn)行傳遞和提供利用的時(shí)候，對(duì)一些需要審批的流程也可以極大地進(jìn)行簡(jiǎn)化，從而節(jié)省城市軌道交通合約檔案管理工作的人力、物力、財(cái)力等多方面資源。并且在平常對(duì)合約檔案進(jìn)行維護(hù)與處理的過(guò)程當(dāng)中也可以借用電腦自動(dòng)化辦公系統(tǒng)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行權(quán)限的設(shè)計(jì)，從而在對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱、批注和修改的時(shí)候也可以充分保證合約檔案可以安全儲(chǔ)存而不被流失。因此，實(shí)施無(wú)紙化管理模式，可以極大地提高檔案管理的高效性和便捷性[1]。

1.2 促進(jìn)綠色環(huán)保

隨著我國(guó)不斷落實(shí)環(huán)境保護(hù)的國(guó)家戰(zhàn)略之后，對(duì)城市軌道交通合約檔案管理進(jìn)行無(wú)紙化管理辦法的實(shí)施也可以極大地促進(jìn)紙張的節(jié)約，從而為環(huán)境保護(hù)事業(yè)作出貢獻(xiàn)。隨著無(wú)紙化檔案管理模式逐步推進(jìn)，在信息進(jìn)行收集、整合和處理的過(guò)程當(dāng)中，所需的紙張就會(huì)越來(lái)越少，不僅從當(dāng)前就可以看到對(duì)紙張的節(jié)約，從較為長(zhǎng)遠(yuǎn)的可持續(xù)發(fā)展層面來(lái)說(shuō)，無(wú)紙化的合約管理辦法也是保護(hù)珍貴森林資源的重要舉措。傳統(tǒng)檔案管理其信息量巨大，因此在以紙為媒的管理過(guò)程當(dāng)中所耗費(fèi)紙品資源頗巨，極大地增加了合約檔案管理的投資成本。無(wú)紙化合約檔案管理辦法不僅可以極大地降低投資成本，而且在檔案信息進(jìn)行最重要的傳遞環(huán)節(jié)過(guò)程中，可以一觸即發(fā)，從而保證辦公效率。就目前城市交通軌道建設(shè)新浪潮之中采用無(wú)紙化的合約檔案管理辦法意義重大[2]。

2 城市交通合約檔案管理無(wú)紙化的不足

2.1 存儲(chǔ)方面的不足

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)信息資源的存儲(chǔ)技術(shù)也得到了迅速的提升。雖然在目前情況來(lái)看，通過(guò)儲(chǔ)存媒介進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的保管具有很高的可靠性和安全性。但是因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)日新月異，一些當(dāng)前看來(lái)較為先進(jìn)的儲(chǔ)存辦法在不久的將來(lái)很有可能就會(huì)被淘汰，而且在那時(shí)，如果儲(chǔ)存媒介的格式與更為先進(jìn)的讀取技術(shù)不匹配，就會(huì)影響信息數(shù)據(jù)的讀取，從而造成合約檔案嚴(yán)重丟失。同時(shí)在對(duì)合約檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理辦法之中。一些電子媒介雖然方便高效，但是卻極易受到相關(guān)物質(zhì)的沖擊而造成質(zhì)變。無(wú)論這個(gè)影響因素是化學(xué)的還是物理的，都會(huì)導(dǎo)致電子媒介在發(fā)生質(zhì)變之后對(duì)存儲(chǔ)文件無(wú)法打開(kāi)，這是對(duì)城市軌道交通合約檔案管理無(wú)紙化過(guò)程中存在的最為嚴(yán)重的隱患[3]。

2.2 在安全方面

將合約檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理，對(duì)其信息化的文檔進(jìn)行保密是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的飛速發(fā)展，一些別有用心的人或許會(huì)掌握相關(guān)先進(jìn)技術(shù)，從而可以利用職位之便對(duì)信息化檔案進(jìn)行竊取以作他用。而且就算是在日常的辦公過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)樾枰獙?duì)檔案管理進(jìn)行權(quán)限開(kāi)放，如果相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)較為欠缺，就會(huì)借用電子郵件或者是優(yōu)盤對(duì)檔案信息進(jìn)行傳播與轉(zhuǎn)移。同時(shí)，部分。思想不夠端正的員工在進(jìn)行辦公的時(shí)候，一旦出現(xiàn)情緒化，很有可能意氣用事對(duì)檔案信息進(jìn)行。一鍵刪除?；蛘吆鷣y修改。這就會(huì)導(dǎo)致城市軌道交通的合約檔案出現(xiàn)泄露，刪除或者被篡改，從而造成極為嚴(yán)重的商業(yè)損失。為了避免這種不利現(xiàn)象的出現(xiàn)，在進(jìn)行無(wú)紙化檔案管理的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)該嚴(yán)格制定及規(guī)章制度，并且采用強(qiáng)制性的法律保護(hù)手段，以此確保合約檔案，電子信息的安全性和保密性。

2.3 在轉(zhuǎn)換方面

無(wú)紙化的檔案管理辦法不能完全替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。這是因?yàn)槟壳盁o(wú)紙化的管理辦法仍然處于一個(gè)較為初始的探索階段。因此在各部門之間進(jìn)行無(wú)紙化管理的過(guò)程當(dāng)中，主要還是采用紙質(zhì)檔案的收集整理和統(tǒng)計(jì)。政府對(duì)無(wú)紙化管理辦法的普及力度較為薄弱。這也極大地制約了無(wú)紙化檔案管理的工作進(jìn)度。傳統(tǒng)檔案在向無(wú)紙化檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換的過(guò)程當(dāng)中，缺乏科學(xué)的規(guī)劃與協(xié)調(diào)，從而在目前的檔案管理過(guò)程當(dāng)中依然是各部門基層進(jìn)行收集，逐級(jí)遞交，并且簽字蓋章確認(rèn)其真實(shí)有效性。

3 城市軌道交通合約檔案管理實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的提升策略

3.1 提供無(wú)紙化管理平臺(tái)

在對(duì)城市軌道交通合約檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理的過(guò)程當(dāng)中，首先應(yīng)該為無(wú)紙化管理提供一個(gè)可以充分容納和管理的平臺(tái)。就像一些大型的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)一樣。需要通過(guò)一些計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)人員設(shè)計(jì)出功能強(qiáng)大，便于操作的軟件系統(tǒng)同時(shí)配備以先進(jìn)的硬件設(shè)施對(duì)所需管理的檔案進(jìn)行平臺(tái)的搭建，從而檔案管理人員可以基于此平臺(tái)，根據(jù)相關(guān)部門為自己所開(kāi)放的權(quán)限對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息進(jìn)行補(bǔ)充整理等。此外，也可以為檔案信息所需要的人員提供便捷的服務(wù)，極大地增強(qiáng)了城市軌道交通合約檔案管理的可行性，為逐步推行無(wú)紙化檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的可發(fā)展基礎(chǔ)。并且通過(guò)數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立可以極大地實(shí)現(xiàn)重要信息的資源共享。

3.2 構(gòu)建檔案信息安全管理辦法

在城市交通軌道合約檔案管理實(shí)施無(wú)紙化的過(guò)程當(dāng)中最為重要的環(huán)節(jié)就是保證其信息數(shù)據(jù)的安全可靠性，因此在這一方面必須制定嚴(yán)格的安全管理機(jī)制。這一環(huán)節(jié)最為突出的兩個(gè)重要因素，第一是對(duì)信息安全利用，第二是保證檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)的安全運(yùn)行。對(duì)于信息安全管理規(guī)章的制定必須責(zé)任到人，細(xì)化到點(diǎn)。檔案信息由儲(chǔ)存到校驗(yàn)或者調(diào)用等各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于相關(guān)工作人員進(jìn)行具體權(quán)限的劃分[4]。使整個(gè)管理辦法具有極高的條理脈絡(luò)，堅(jiān)決保證合約檔案的信息安全性。此外是對(duì)信息檔案管理平臺(tái)的安全管理在這一方面主要關(guān)注的是硬件設(shè)施和所搭建的數(shù)據(jù)平臺(tái)軟件系統(tǒng)，對(duì)于硬件方面主要是配備可以高效處理信息數(shù)據(jù)的服務(wù)器與電腦，對(duì)于軟件系統(tǒng)主要是在于對(duì)信息的及時(shí)更新以及對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)，從而可以保證城市軌道交通合約檔案信息安全，在這一過(guò)程當(dāng)中，最重要的一點(diǎn)是要對(duì)合約檔案信息進(jìn)行備份或者云端儲(chǔ)存甚至進(jìn)行多級(jí)備份，從而充分提高合約檔案無(wú)紙化信息管理的安全性能。

3.3 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

在城市軌道交通合約檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理辦法推行的過(guò)程當(dāng)中，檔案管理人員依然扮演著最重要的管理角色，所以企事業(yè)單位的相關(guān)管培人員應(yīng)該對(duì)合約檔案管理從業(yè)者進(jìn)行周期性的培訓(xùn)與專業(yè)指導(dǎo)，從而充分提高檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和管理技能，并且在培訓(xùn)過(guò)程當(dāng)中通過(guò)對(duì)于相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和明確提高檔案管理的責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理的職業(yè)道德素養(yǎng)。并且在不斷地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)過(guò)程當(dāng)中，使檔案管理人員對(duì)于新時(shí)代的新型辦公理念與技術(shù)不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)與優(yōu)化，從而加強(qiáng)高效率辦公管理的自主學(xué)習(xí)，以保證合約檔案管理在進(jìn)行數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)的過(guò)程當(dāng)中，始終具備合法性。通過(guò)管理人員的綜合素質(zhì)提升，促進(jìn)無(wú)紙化檔案管理，在轉(zhuǎn)型過(guò)程當(dāng)中更加高效。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在對(duì)城市軌道交通合約檔案進(jìn)行無(wú)紙化管理辦法的推進(jìn)過(guò)程當(dāng)中，無(wú)紙化管理的確有著其傳統(tǒng)管理辦法無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)與巨大潛能，不僅可以充分的提高管理工作的效率，而且還響應(yīng)了國(guó)家環(huán)境保護(hù)政策的號(hào)召。但是在用無(wú)紙化辦法進(jìn)行管理過(guò)程當(dāng)中依然存在著較大的隱患與亟待解決的不足使無(wú)紙化檔案管理，面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。為了解決這些問(wèn)題，文中所提出的相關(guān)建議性策略，可以在具體的落實(shí)過(guò)程當(dāng)中更加凸顯無(wú)紙化管理的效果。