鄧 東

（海航集團檔案館，海南 海口 570203）

隨著我國經濟健康快速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)集團的數(shù)量逐步增多。面對下屬企業(yè)數(shù)量眾多、業(yè)態(tài)多樣、地域分布廣、企業(yè)檔案管理水平參差不齊等挑戰(zhàn)，現(xiàn)代企業(yè)集團檔案管理機構如何對下屬成員企業(yè)實施有效管控？其中檔案檢查工作起著至關重要的作用。那么在檔案檢查過程中，如何克服企業(yè)業(yè)態(tài)多樣、檔案門類眾多等困難值得廣大企業(yè)檔案工作者思考和探索。筆者從事企業(yè)集團檔案檢查工作多年，對此深有感觸，在此簡要談談個人的幾點看法。

1 合理確定檔案檢查組成員是檔案檢查成功的關鍵

檔案檢查組成員的綜合素質是決定企業(yè)檔案檢查工作水平高低的關鍵所在。如果檔案檢查組成員專業(yè)素質不過硬，檔案檢查工作只能停留在表面，照本宣讀，敷衍了事，無法達到企業(yè)集團檔案檢查工作的預期目標。確定檢查組成員時，需要從以下幾個方面考慮：1）檔案檢查組成員必須具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，能夠保證檔案檢查過程中的公平與公正；2）檔案檢查組成員應熟悉檔案基礎業(yè)務和被檢單位業(yè)務狀況，了解立檔單位基本情況；3）檔案檢查組成員須熟悉檔案檢查程序，通曉檔案法規(guī)，能夠對檔案檢查過程中遇到的檔案管理問題的緣由、責任進行實事求是的調查分析及認定；4）檔案檢查組成員須具備一定的組織協(xié)調能力，能夠妥善處理檢查過程中的各類突發(fā)事件等。

同時，檔案檢查組成員在實施檢查過程中應當堅持檢查標準，嚴格檢查程序，對于發(fā)現(xiàn)的典型檔案違法事件要嚴肅問責，并下發(fā)處分通報，從典型抓起，達到懲戒教育的作用。同時積極引導各單位切實貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，不斷強化檔案法治意識，切實做好依法治檔工作，建立健全檔案管理制度，促進檔案管理水平不斷提高。

2 做好前期準備工作是檔案檢查成功的必要保障

面對集團成員企業(yè)數(shù)量眾多、業(yè)態(tài)多樣、檔案種類繁多等困難，做好前期準備工作是檔案檢查成功的必要保障，可以讓檢查組成員在檢查過程中做到胸有成竹，掌握檢查過程中的主動權，為圓滿完成檢查工作目標提供充分的保證。對檢查的前期準備工作，可以由以下幾方面入手：1）組織檢查組成員認真學習檢查標準，理解檢查精神實質，把握檢查標準內涵，熟悉檢查方法步驟，必要時可先行被檢單位模擬演練，進行檢查預演，提高檢查成效。2）收集被檢查單位的單位簡介、單位性質、大事記、獲得榮譽、職能、單位重大支出等，對被檢單位有可能產生的檔案內容、檔案種類做好初步判斷；3）實地檢查前預先實施OA系統(tǒng)及文檔系統(tǒng)網(wǎng)絡檢查，對被檢查單位檔案錄入、收集做好網(wǎng)上預檢，記錄被檢查單位基本情況，鎖定問題所在；4）檔案檢查組還應該在檢查活動實施之前，關注被檢查單位的重大活動安排，商定好檢查時間，從而確保檢查工作順利推進。

3 通過縱向及橫向比較等方式準確評價被檢單位檔案管理工作

檔案檢查組在做好檔案檢查準備工作的同時，還應通過縱向及橫向比較等方式準確評價被檢查單位的檔案管理工作。橫向比較包括兩個方面，一是把檔案業(yè)務與本單位其它業(yè)務比較，看它是否在本單位各項工作處于正確的地位，以此判斷單位領導的重視程度及干部員工檔案意識的強弱。二是與集團其它同類性質單位的檔案部門進行比較，如同類型航空公司、機場、酒店等，是否存在核心門類檔案缺失等問題，這樣才能較準確地評價各單位檔案工作的優(yōu)點與不足，共同提高。同時，在開展橫向比較的同時，不能忽視縱向比較，不同單位受限于規(guī)模、基礎條件等情況，造成檔案工作的建設也有所差異，一味地橫向比較，就看不到其進步，容易得出片面的結果，挫傷檔案工作者的積極性，以及被檢單位領導對檔案工作的信心。

4 強化核心檔案的檢查力度是檔案檢查的價值所在

部分單位檔案管理機構存在形式主義的傾向，多數(shù)停留在檔案產生部門移交什么就收集什么的被動局面，企業(yè)核心檔案未歸檔或嚴重缺失，檔案工作價值難以體現(xiàn)。因此檔案檢查組在設計檢查評分表時，應充分體現(xiàn)出檔案檢查重點及需要倡導的檔案管理方向，具體為：一是各職能部門形成的綜合性核心檔案，這些檔案記錄了企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略管控、重大決策、重大合同以及企業(yè)發(fā)展歷史等；二是具有知識產權意義的企業(yè)研發(fā)項目檔案、重大固定資產投資項目檔案、商標檔案、專利檔案等，這類檔案屬企業(yè)重要的技術秘密和商業(yè)秘密；三是企業(yè)重點基建項目工程檔案及設備檔案，這類檔案是企業(yè)生產運行、設備改造的技術憑證依據(jù)；四是企業(yè)資產與產權變動檔案或破產企業(yè)檔案；五是其他對企業(yè)具有影響力的重大活動、重要事項的檔案等，都是檢查組在實施檢查工作時應關注的重點。

5 注重檔案檢查的廣度，做好被檢單位關停并轉企業(yè)檔案檢查工作

隨著現(xiàn)代企業(yè)集團的發(fā)展壯大，企業(yè)關閉、兼并、轉制、重組等情況時有發(fā)生，企業(yè)在被關閉、兼并、轉制、重組期間，由于各種工作紛繁復雜、員工人心浮動、高層重視程度不夠、企業(yè)文化差異以及相關部門職責不清等原因，檔案處置常常滯后于企業(yè)關停并轉工作，特別是破產企業(yè)的檔案處置工作，由于檔案部門沒能及時介入，企業(yè)破產后，檔案只能原地封存，存在較大的安全隱患，極易造成檔案丟失。因此檔案檢查組在檢查時除了關注實體運營企業(yè)外，還應依據(jù)《國有企業(yè)產權變動檔案處置辦法》，高度關注企業(yè)改制過渡期間及改制后檔案的安全，對本公司關停并轉企業(yè)檔案歸屬與流向進行監(jiān)控和檢查，通過與資產管理部門及時溝通，及時獲取企業(yè)關停并轉信息，重點檢查被檢單位部門化及關停并轉企業(yè)檔案移交情況及接收情況、是否采取相關對策妥善解決檔案處置問題，以及在企業(yè)重整過程中產生的有關企業(yè)結構調整、資產整合、產權變動等重要文件材料，以有效維護企業(yè)利益。

6 有序開展境外企業(yè)檔案檢查工作，調研與檢查并舉

現(xiàn)代企業(yè)集團境外成員企業(yè)區(qū)域跨度大、語言和文化多元，不同國家和地區(qū)的企業(yè)內部管理模式也不盡相同。這類檔案因遠離主管單位和檔案部門的指導監(jiān)督，經常會出現(xiàn)檢查真空，多數(shù)存在檔案管理制度不健全、檔案收集不完整、檔案管理過于分散、檔案保管空間不足等問題，一旦檔案管理失控或重視不夠，致使企業(yè)核心資料缺失，將不利于境外資產規(guī)范化管理。發(fā)生法律糾紛時，將在理清糾紛情況和準備證據(jù)資料過程中處于不利地位。因此，應特別關注不同地域、不同類型的境外企業(yè)檔案管理，有序強化境外企業(yè)檔案檢查工作，健全境外企業(yè)檔案工作管理機制，解決境外企業(yè)檔案管理與國內融合、國際接軌的問題。在做好檢查的同時，要加強調研、認真了解不同國家和地區(qū)檔案管理法規(guī)要求，針對性建立境外企業(yè)檔案歸檔工作指引，組織開展對境外企業(yè)檔案人員的交流和培訓，提升境外企業(yè)檔案工作人員專業(yè)素質，推動境外企業(yè)檔案管理水平提升，以有效應對各種不確定的檔案安全隱患。

7 壓實責任抓整改，加強檔案檢查工作的持續(xù)性

落實整改，促進被檢單位檔案管理水平提升是檔案檢查工作成果的最終體現(xiàn)。檔案檢查結束后，在下發(fā)檢查結果通報的同時，對各被檢單位存在的主要問題，梳理細化，逐項制定有針對性的具體整改措施，并向被檢單位逐一下發(fā)檔案檢查業(yè)務提示單。針對存在問題特別突出的被檢單位，專門召開檔案整改專題會，提出專項整改任務，壓實責任，明確每一項整改措施的工作目標、牽頭領導、責任人，并要求限期整改完成。檔案檢查工作必須健全層層負責、環(huán)環(huán)相扣的工作推進機制，應將檔案檢查工作納入企業(yè)集團檔案管理經常性工作之中，納入檔案制度化建設之中，常抓不懈，避免時緊時松，一查了事。同時，檔案檢查組在督促被檢單位整改的同時，應做好分類指導工作，把檔案工作的共性要求與被檢單位的特點結合起來，根據(jù)不同類型單位的不同情況，分門別類地有針對性地給予具體的指導和幫助，最終促進企業(yè)集團整理檔案管理水平持續(xù)提升。

現(xiàn)代企業(yè)集團檔案檢查工作是決定企業(yè)集團檔案管理水平和質量的一項實質性工作。面對企業(yè)檔案工作由傳統(tǒng)的以保管為主向現(xiàn)代化的信息資源開發(fā)利用轉變的形勢，企業(yè)集團應轉變觀念，切實加強對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督指導，有效規(guī)范企業(yè)檔案工作，重視檔案綜合型人才的培養(yǎng)，建立起一支高素質的檔案檢查隊伍，逐步提高現(xiàn)代企業(yè)集團檔案工作整體水平，充分發(fā)揮檔案工作的價值，為企業(yè)的健康發(fā)展保駕護航。